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ACERCA DE ESTE MANUAL 1.1 Destinatarios de este manual Este manual está pensado para los usuarios interesados en crear, manipular y analizar todas las acciones correspondientes mediante Sistema de ventas System Restaurant, el software trabaja en oficina y está desarrollado con última tecnología de punta Visual Basic con SQL SERVER y Ado.NET 1.2 Introducción El mundo actual con su ritmo vertiginoso, el tiempo acelerado y las exigencias del trabajo, hacen necesario que las Empresas busquen una solución más audaz y rápida para acelerar las actividades que realizan. Para resolver este y otro tipo de 3
problemas creamos el sistema System Restaurant El sistema en cuestión, ha sido desarrollado en lenguaje de programación Visual Basic 6.0 que puede ser soportado por Pentium 3/4 Windows 7/8, y con la Base de Datos SQL-SERVER 2008/2012 con el cual el Usuario se beneficia considerablemente, ya que podrá tener el control de los productos, administración completa de usuarios y control total de productos en stock y controla los reportes de ventas, también puede realizar pedidos y mas. Perfiles de Usuario Este manual puede ser usado por cualquier usuari(o) con conocimientos básicos de ofimática Mantenimiento Clarificación de Platos y Bebidas Conceptos de Egreso Mesas Platos y Bebidas Tipos de Documento Personas Puntos de Venta Empleados Pedidos Proveedores 4
Productos Caja Chica Compras Registrar Registrar Pagos Reporte de Pagos Historial de Movimientos Almacén Ingresos Bar Restaurante Registrar Cobros al Crédito Historial de Documentos Reporte de Cobros Reporte de Ventas Diarias Detallado Egresos Emitir Recibo de Egreso Pagos al Personal 5
Reporte Información Consolidada Reporte de Ventas por Mozo Reporte de Ventas por mesa Reporte de Ventas Detallado Seguridad del Sistema Claves de Acceso Respaldo de Información Backup Partes del modo (LOADING) del software Al iniciar el sistema nos saldrá esta barra de progreso 6
INGRESO AL SISTEMA (CONTRASEÑA) Partes del Sistema Esta es la Ventana Principal del Sistema 7
Partes del modo (PEDIDOS) del software Al iniciar el área de pedidos nos saldrá esta barra de progreso INGRESO AL SISTEMA (CONTRASEÑA) Estos son los Botones a Usar: 8
Botón Nuevo: nos permite limpiar el cuadro de Texto (casillero blanco) o cuadros de textos por si hubiera más datos para llenar, del formulario presente, mostrándose luego el cursor en el primer casillero en blanco. Desde allí el usuario podrá ingresar los datos del cliente. Botón Modificar: nos permitirá activar el casillero(s) luego de haber seleccionado el registro de la Lista General que desea modificar y para confirmar la modificación se hace clic en GUARDAR. Botón Guardar: guardará la información o registro ingresado o modificado. Botón Ignorar: se activará cada vez que se ha buscado algún registro erróneamente y por ende será cancelado y se blanqueará (limpiará) el cuadro de Texto(s)(casillero blanco). Botón Eliminar: eliminará el registro previamente seleccionado Botón Salir: realizará la salida del formulario. Accesos Directos Los accesos directos esta para ayudar al usuario a gestionar el software de una manera más rápida y eficiente. Menú Configuración 9
Ventana principal pedidos Aquí podemos configurar la clasificación de platos y bebidas de acuerdo a los productos que tengamos disponibles 10
En esta ventana nosotros podemos digitar los egresos realizados diariamente Parte del formulario pedido En esta parte tenemos el formulario principal para realizar un pedido del cliente 11
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En esta ventana podemos configurar la unidad de medida. 13
En esta ventana podemos configurar los cargos respectivamente En esta ventana digitamos las tarjetas respectivas con la que la empresa esta trabajando En esta ventana digitamos el tipo de cambio, tambien el Tipo de Moneda respectivamente 14
En esta ventana digitamos el saldo de Utilidad que se genero en el dia, tambien podemos cambiar la fecha respectivamente Menú Mantenimiento 15
Aquí podemos registrar los insumos correspondientes Aquí podemos registrar el personal correspondiente Aquí podemos registrar todos los platos y Bebidas 16
Aquí podemos registrar los puntos de venta Aquí podemos ingresar los activos diarios y las cantidades. 17
Este Menú permite ingresar los Datos principales de la cual se alimentará el Sistema. Para Ingresar una Clasificación se tiene que digitar en el casillero y pulsar el Botón GUARDAR, para Modificar un registro ya guardado de Doble Click en la Grilla para trasladarlo al casillero de la Descripción y así poder modificar la descripción, para eliminarlo de Doble Click al artículo de la grilla y pulse Eliminar. Estas Operaciones se repiten para todos los Mantenimientos. Ventana Concepto de Egresos 18
En esta Ventana registramos los Conceptos del Gasto del Restaurant y también el Nº de Cuenta q va relacionado con el Gasto. Ventana Mesas En esta Ventana Podemos registrar el Nº de Mesas que tiene el Restaurant el Nº de Mesas no tiene limite 19
Ventana Platos y Bebidas En esta Ventana registramos los diferentes Platos y Bebidas que Ofrece el Restaurant Primero seleccionamos la Clasificación luego escribimos la descripción del plato y/o Bebida le podemos escribir un código digitamos su precio y por Ultimo el Producto q lleva el Platillo luego de llenar los datos correspondientes damos clik en Guardar Ventana Tipos de Documentos 20
En esta Ventana podemos registrar los Tipos de Documentos que va usar el Restaurante Pasos para Registrar: 1._Escribimos el Tipo de Documento ya sea Boleta, Factura, etc. NOTA: SI REGISTRAMOS EL TIPO DE DOCUMENTO FACTURA DEBEMOS ACTIVAR EL CHECK APLICAR IGV. LUEGO DE HACER LOS PASOS INDICADOS DAMOS CLICK EN EL BOTON GUARDAR VENTANA PERSONAS En esta Ventana Podemos Registrar los Datos de los Clientes y/o Empleados Primero Escribimos los Apellidos y Nombres del Cliente y/o Empleado también podemos almacenar su Ruc, Dni, Telefono fijo, Teléfono Movil, Email, Direccion, Tipo de Persona NOTA: En Tipo de Persona Debemos Seleccionar que tipo se Trata Cliente/Empleado 21
VENTANA PUNTO DE VENTA En esta Ventana podemos Registrar los Puntos de Venta que puede tener el Restaurant VENTANA PROVEEDORES Proveedores Podemos Registrar los Datos del Proveedor 22
VENTANA PRODUCTOS Productos registramos los datos de los Productos a usar en el Restaurante El Producto puede tener un Código, Descripción, Precio, Stock, Stock_Minimo, Unidad Medida, Unidad Venta NOTA: EN EL CAMPO UNIDAD DE VENTA DIGITAMOS LA CANTIDAD DE PLATILLOS Q PUEDE HACER CON EL STOCK DEL PRODUCTO 23
Menú Compras Consulta de Compras Registrar Pagos de Créditos de Proveedores 24
Reporte de Pagos a Proveedores Proveedores Estado de Cuenta 25
VENTANA ALMACEN En esta Ventana Almacén podemos Visualizar el Stock Actual de los Productos Reporte de Inventario 26
VENTANA STOCK MINIMO En esta Ventana nos muestra una lista donde salen los Productos en Stock Critico y que se tienen que reponer en Almacén 27
VENTANA KARDEX En esta Ventana podemos visualizar los movimientos q a tenido el Producto tanto como ventas y como Compras 28
VENTANA BAR/RESTAURANT En este formulario usted seleccionara la mesa, el mozo, el Cliente y le asignara los productos mediante su código o su descripción aparecerá una Grilla como filtro de la Búsqueda en la cual usted seleccionara al producto mediante el botón + y se les agregara con el botón -.En esta Pestaña se generan los documentos de Venta seleccionado la mesa. La Numeración del Documento la forma de pago y el pago. Esta tercera pestaña sirve para la Búsqueda de los Documentos. VENTANA REGISTRAR PAGOS DE LOS CLIENTES QUE SE LE VENDE A CREDITO 29
Historial de Movimientos del Cliente 30
Reporte de Ventas Menú Egresos 31
En esta ventana se registrara los Egresos (GASTOS QUE NO TIENEN QUE VER EN LA COMPRA DE INSUMO COMO POR EJEMPLO PAGO AL PERSONAL, COMPRA DE UTENSILIOS) que tenga el Negocio. Ventana que sirve para el pago del Personal. Por el Momento no se colocara valor a TOTAL DEUDA A COBRAR. VENTAA PAGOS A EMPLEADOS 32
Menú Información Consolidada 33
Reporte de Ventas Detallado 34
Cómo hacer un pedido? Seleccionamos en la pantalla la mesa correspondiente Luego seleccionar las ordenes correspondientes se 35
Una ves seleccionado las ordenes del cliente hacer clic en imprimir cuenta y listo. Cómo sacar reporte de cuadre de caja diario? Digitamos el nombre del empleado y automáticamente nos saldra todos los ingresos (si es que tiene), todos los egresos (si es que tiene) correspondientemente. 36
Como ingresar o configurar funciones del Usuario? Para ingresar un usuario o configurar al mismo estos son los pasos a seguir 37
Desea hacer un Backup? En esta Ventana podemos Crear una Copia de Seguridad de Datos Solución de problemas 10.1 Para activar el complemento de Análisis tras un bloqueo del sistema (Microsoft Office 2007 y 2010) Si Microsoft Excel 2007/2010 o Microsoft PowerPoint 2007/2010 se bloquean y tiene que cerrar laaplicación, es posible que la aplicación de Microsoft desactive el complemento de Análisis. Si es así, tiene que volver a activar el complemento de Análisis en Microsoft Excel o Microsoft PowerPoint. 1. Abra Análisis para Microsoft Excel o Microsoft PowerPoint. Tras el bloqueo del sistema, el complemento de Análisis no aparece en el menú. 2. Pulse el botón de Microsoft Office en Microsoft Office 2007. Seleccione Archivo en Microsoft Office 2010. 3. En Microsoft Excel, pulse Opciones de Excel. En Microsoft PowerPoint, pulse Opciones de power Point. 38
4. En el cuadro de diálogo "Opciones de Excel" y en el cuadro de diálogo "Opciones de PowerPoint", en el panel de categorías, seleccione Complementos. 5. En el cuadro Administrar, seleccione Elementos deshabilitados. 6. Pulse Ir... 7. En el cuadro de diálogo Elementos deshabilitados", seleccione el complemento de Análisis. 8. Pulse Activar. 9. En el cuadro Administrar, seleccione Complementos COM. 10. Pulse Ir... 11. En el cuadro de diálogo "Complementos COM", compruebe que la opción Análisis esté activada. 12. Pulse Aceptar. La cinta de Análisis está disponible de nuevo. 10.2 Para activar el complemento de Análisis tras un bloqueo del sistema (Microsoft Excel 2003)Si Microsoft Excel 2003 se bloquea y tiene que cerrar la aplicación, la aplicación de Microsoft podría desactivar las entradas del menú de Análisis. Si es así, tiene que volver a activar el complemento de Análisis en Microsoft Excel. Solución de problemas1. Abra Análisis para Microsoft Excel. 2. En el menú Herramientas, elija Complementos... 3. En el cuadro de diálogo "Complementos", seleccione las opciones AnálisisToolPak y Análisis ToolPak - VBA. 4. Pulse Aceptar. 5. Cierre Microsoft Excel y abra de nuevo Análisis para Microsoft Excel. Las entradas del menú de Análisis vuelven a estar disponibles. 10.3 Resolución de problemas relacionados con la creación de diapositivas de Microsoft PowerPoint Si los usuarios detectan problemas al ejecutar la función Crear diapositiva en Análisis para Microsoft Excel, le aconsejamos que siga estos pasos: 39
Compruebe que los usuarios hayan iniciado Análisis para Microsoft PowerPoint manualmente antes de ejecutar la función Crear diapositiva en Análisis para Microsoft Excel. Los usuarios pueden iniciar Análisis para Microsoft PowerPoint en el directorio de Windows en Inicio > Todoslos programas>sistma CENTRO COMERCIAL Business Objetas>Análisis para Microsoft PowerPointo haciendo Doble clic en el icono correspondiente del escritorio. 40