MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE COMPRA DE BIENES, MATERIALES Y SERVICIOS POR MEDIO DE COMPROBANTE ÚNICO DE REGISTRO CUR- SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA AÑO: 2014 1
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3 Subdirección Administrativa, Consejo Nacional de la Juventud Presidencia de la República de Guatemala, -CONJUVE- Autoridades Licda. Mayra Alejandra Carrillo De León Directora General Héctor Alfredo Ruíz Fuentes Director Ejecutivo Cuerpo de Asesores Lic. Hamilton Estuardo Espina González Asesor Financiero Licda. Ana Roxana Urrutia Oliva Asesora de Recursos Humanos Licda. Ingrid Ofelia Castillo Barrientos Asesora Jurídica Colaboración Lic. Marvin Eli Omar Calderón Abrego Auditor Interno Srta. Susana Judith Can Chanax Encargada de Compras Guatemala, Octubre 2014
4 ÍNDICE GENERAL Subdirección Administrativa, Consejo Nacional de la Juventud, Presidencia de la República de Guatemala -CONJUVE- i. Introducción. 5 ii. Objetivos. 6 iii. Justificación. 7 iv. Alcance. 8 v. Disposiciones Legales. 9 vi. Estructura Organizacional 10 vii. Definiciones. 11 viii. Responsabilidad de acuerdo al Manual de Organización y Descripción de puestos. 13 ix. Normas Específicas. 15 1. Conformación de expedientes de compra bienes, materiales y servicios por medio de comprante único de registro 19 CUR- 1.1. Procedimiento. 20 1.2. Flujograma. 23 2. Anexos. 26
5 INTRODUCCIÓN El Manual de normas y procedimientos de compra de bienes, materiales y servicios por medio de comprante único de registro CUR-, ha sido actualizado con la finalidad de ofrecer al Consejo Nacional de la Juventud, Presidencia de la República de Guatemala CONJUVE-, los procesos administrativos y operativos que facilitarán la integración de documentos que respaldarán las compras realizas por este medio. El presente trabajo contiene sus propios objetivos, justificación, alcance, disposiciones legales, estructura organizacional, definiciones, responsabilidades de acuerdo al Manual de Organización y Descripción de Puestos del Consejo, normas específicas, así como el detalle sistemático de los procesos con su respectiva representación gráfica. Por ser un instrumento de consulta organizacional 1, deberá permanecer en los centros de trabajo, por lo que se recomienda realizar su revisión y actualización constante; así como la socialización del mismo, con el personal de la institución. 1 Decreto 57-2008, Ley de Acceso a la Información Pública.
6 OBJETIVOS GENERAL Definir normas y procedimientos para las compras de bienes, materiales y servicios por medio de comprante único de registro CUR-, realizadas por el Consejo Nacional de la Juventud, Presidencia de la República de Guatemala -CONJUVE-. ESPECÍFICOS 1. Mejorar la calidad de las actividades que realiza el Departamento de Compras, en cuanto a la adquisición de bienes, materiales y servicios, a través de la ejecución de procedimientos administrativos actualizados. 2. Proporcionar al personal del Departamento de compras, una herramienta de apoyo que les permita integrar eficientemente los expedientes de compra por medio de CUR. 3. Mejorar el control interno para evitar la duplicidad de funciones y lograr con esta acción menor dedicación de tiempo y esfuerzo. 4. Aplicar y ejecutar de manera eficiente el presupuesto asignado a cada programa. 5. Disponer de un instrumento de capacitación de nuevos usuarios y disponer de una guía para la utilización de los servicios de CONJUVE.
7 JUSTIFICACIÓN El presente trabajo surge de la necesidad de actualizar los procedimientos que conllevan la compra de bienes, materiales y servicios por medio de comprante único de registro CUR- del Consejo Nacional de la Juventud, Presidencia de la República de Guatemala CONJUVE-. Lo anterior permitirá simplificar los métodos de trabajo, evitar duplicidad de procesos, optimización de recursos, obteniendo una mayor eficiencia y eficacia en los procesos administrativos. Su vigencia servirá de base para la orientación de personal de nuevo ingreso, al proveerle la herramienta técnica que facilite su incorporación al puesto de trabajo.
8 ALCANCE El contenido del presente manual tiene aplicación práctica para todos los Departamentos, Unidades y Secciones del Consejo Nacional de la Juventud, Presidencia de la República de Guatemala CONJUVE-, donde cada Servidor y empleado tiene definido el grado de responsabilidad en la ejecución de los procedimientos de acuerdo al puesto de trabajo que desempeña.
9 DISPOSICIONES LEGALES 1. Constitución Política de la República de Guatemala. 2. Acuerdo Gubernativo 405-96, Creación del Consejo Nacional de la Juventud. 3. Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. 4. Decreto 27-92, Ley del Impuesto al Valor Agregado y su Reglamento. 5. Decreto 26-92, Ley del Impuesto Sobre la Renta y su Reglamento. 6. Decreto 30-2012, Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal Vigente. 7. Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento. 8. Decreto 57-2008, Ley de Acceso a la Información Pública. 9. Decreto 31-2002, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas y sus reformas.
10 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD, PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA CONJUVE- Fuente: Subdirección de Recursos Humanos del Consejo Nacional de la Juventud, Presidencia de la República de Guatemala. CONJUVE-
11 DEFINICIONES SOLICITUD DE COMPRA Es el documento escrito por medio del cual el Servidor o empleado del Consejo Nacional de la Juventud, Presidencia de la República de Guatemala CONJUVE- realiza la solicitud de bienes, materiales y servicios que necesite; siempre y cuando lo requerido coadyuve a logro de los objetivos de la institución, dicho documento debe llevar el visto de la Dirección General o quien haga sus veces. COTIZACIÓN DE BIENES, MATERIALES Y SERVICIOS Es el documento o información formal que el Departamento de Compras del CONJUVE, solicita a los proveedores, con el propósito de comparar precios y en el momento de formalizar la compra puedan respetarse los precios fijados, condiciones de entrega, plazos, formas de pagos, entre otros. Dicho documento debe llevar el visto bueno de la Dirección General o quien haga sus veces. (En el caso de que sean compras mayores a veinte mil quetzales deben adjuntarse como mínimo dos cotizaciones) HOJA DE PEDIDO O CONTRATACIÓN DE MATERIALES Y SERVICIOS Es el documento interno cronológicamente numerado, por medio del cual el Departamento de Compras define los siguientes aspectos: tipo de compra o servicio, valor estimado, justificación de la compra o servicio y asignación presupuestaria. Este último es revisado y firmado por el Encargado de Presupuesto del CONJUVE, asimismo dicho documento debe llevar la firma del Encargado de Compras y visto bueno del Subdirector Administrativo o quien haga sus veces. (Ver anexo I) FACTURA Es el documento de compraventa debidamente autorizado por la Superintendencia de Administración Tributaria SAT-, por medio del cual el proveedor respalda y formaliza la entrega o prestación de los bienes, materiales y servicios, y donde el CONJUVE se compromete a acreditar a cuenta del proveedor la cantidad fijada en dicho documento, siempre y cuando la misma cumpla con las condiciones fijadas. (En el caso de que sea una factura cambiaría la misma podrá ser cancelada únicamente con recibo de caja, en caso contrario solo debe ser cancelada).
ORDEN DE COMPRA Es el documento generado por el Encargado de Compras en el Sistema de Gestión de Compras SIGES-, en el cual se detallan los siguientes aspectos: lugar y fecha de formalizada la compra, institución, unidad compradora, número de operación de Guatecompras NOG-, datos del proveedor, descripción de los bienes, materiales y servicios, método de compra (compra directa, contrato abierto, cotización, etc.), resumen del programa y renglón que se esté afectando, unidad de medida, cantidad, precio unitario, precio total, cantidad en letras y observaciones inherentes a la compra. Asimismo dicho documento debe llevar la firma del Encargado de Compras y visto bueno del Subdirector Administrativo o quien haga sus veces. (Ver anexo II) CARTA DE SATISFACCIÓN Es el documento escrito por medio de cual el Servidor o empleado del CONJUVE acepta satisfactoriamente la prestación o entrega de los bienes, materiales y servicios; lo cual servirá de precedente para la contratación futura del proveedor en el momento de volver a contratar sus servicios. Dicho documento debe llevar el visto bueno de la Dirección General o quien haga sus veces. CONSTANCIAS DE INGRESO (FORMA 1-H) Son documentos autorizados por la Contraloría General de Cuentas CGC-, donde se registran contablemente las características y documentos de respaldo de los materiales, suministros y bienes adquiridos por el CONJUVE. Dicho documento debe llevar la firma del Encargado de Almacén y visto bueno del Subdirector Administrativo). (Ver anexo III) INFORME DE ACTIVIDADES Es el documento escrito por medio de cual el Servidor o empleado del CONJUVE, informa en que actividades fueron utilizados los bienes, materiales o servicios solicitados, el cual debe incluir fotografías, listados, itinerarios de actividades, entre otros. El informe y documentos anexos deben llevar el visto bueno de la Dirección General o quien haga sus veces. FORMATO PARA LA REVISIÓN DE PAPELERÍA DE SOPORTE DE EXPEDIENTES DE COMPRAS Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS. Es una herramienta de control interno que permite al Encargado de Compras, llevar un control de los documentos que respaldan las compras por medio de comprante único de registro CUR-. (Ver anexo IV) 12
RESPONSABILIDADES DE ACUERDO AL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DIRECCIÓN GENERAL Coordina y supervisa el desarrollo de las actividades administrativas del Consejo Nacional de la Juventud, de la Presidencia de la República de Guatemala CONJUVE-, dentro del marco de las políticas, programas y estrategias que conllevan a la eficacia, racionalización y transparencia en el manejo y uso de los recursos, con la finalidad de agilizar las acciones del Consejo 2. 13 DIRECCIÓN EJECUTIVA Estará a cargo de un Director Ejecutivo 3, quien llevará a cabo las funciones Ejecutivas de la Institución de conformidad con los lineamientos e instrucciones del Director (a) General. Tendrá a su cargo la administración de los bienes y fondos del Consejo, cumplirá y ejecutará las disposiciones emanadas de la Dirección General, a quien mantendrá informada acerca del funcionamiento de su Dirección y sobre los asuntos que requieran. Propondrá a la Dirección General la creación de los servicios necesarios para su buen funcionamiento y ejercerá las demás funciones y facultades que le correspondan de conformidad con los reglamentos que se dicten y las normas que fueran aplicadas 4. SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA La Subdirección de servicios administrativos es la dependencia del Consejo Nacional de la Juventud, responsable de registrar y agilizar la resolución de toda solicitud, expediente y correspondencia ingresada al Consejo, velando por que el proceso administrativo se desarrolle oportuna y eficazmente, así mismo le corresponde velar por la efectividad de la operación y mantenimiento de los servicios e infraestructura, proporcionando la seguridad necesaria para el adecuado resguardo de las instalaciones del Consejo, deberá cumplir con las formalidades legales de comunicar los actos administrativos emitidos por el Consejo a todas las unidades de servicios administrativos para su eficiente y eficaz funcionamiento 5. 2 Manual de Organización y Descripción de Puestos del Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE- Guatemala septiembre 2013, página 12. 3 La Dirección Ejecutiva es el ente responsable de asumir las funciones administrativas en el caso de que la Directora General no se encuentre en funciones; lo anterior, con base a lo descrito en acuerdo gubernativo 405-96, creación de CONJUVE. Artículo 4, Inciso a). 4 Manual de Organización y Descripción de Puestos del Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE- Guatemala septiembre 2013, página 14. 5 Ibid, página 16.
DEPARTAMENTO DE COMPRAS El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado, en el recaen las responsabilidades de adquirir los insumos (materia primas, partes herramientas, artículos de oficina y equipo) indispensable para la producción de bienes y servicios, poniendo mucha atención para conseguirlos. Los recursos materiales son guardados en el almacén y con posterioridad se surten a los departamentos que lo requieran. Por otra parte el departamento de compras puede tener una aportación a la productividad mediante prácticas de ahorro en el costo de los recursos materiales y servicios adquiridos. Responde ante el Subdirector(a) Administrativa, revisa periódicamente que no falten insumos en la Institución. Debe apegarse al Manual de Procedimientos respectivo, manteniéndose actualizada y apoyada siempre en las leyes que rigen las compas a las instituciones de gobierno 6. 14 SECCIÓN DE ALMACÉN Se encarga de realizar labores de control y registro de acuerdo a su especialidad, de entradas y salidas de materiales, equipos, productos, herramientas, mercaderías, insumos y otros bienes propiedad o en custodia de la empresa, de su almacenamiento, así como verificará y tramitará la documentación para el reabastecimiento oportuno del almacén del Consejo, de acuerdo a las órdenes del jefe de confianza o de los auxiliares del jefe que son asignados por el mismo. Todo lo anterior, utilizando las herramientas, equipos de cómputo, sistemas y/o medios actuales y futuros que le sean proporcionados para la realización de las funciones y actividades principales de su categoría, deberá acoplarse a lo establecido en el Manual de procedimientos respectivo 7. 6 Ibid, página 17. 7 Ibi, página 17.
15 NORMAS ESPECÍFICAS 1. El interesado para solicitar la compra de materiales, bienes o servicios debe solicitarlo por escrito al Subdirector Administrativo con visto bueno de la Dirección General o quien haga sus veces 8, teniendo una fecha límite de recepción hasta el día 15 de cada mes; finalizada esta fecha se realizará la compra en el mes siguiente. 2. El interesado debe realizar su solicitud de bienes, materiales y servicios con base a las líneas estratégicas descritas en el Plan Operativo Anual -POA- para el ejercicio fiscal en ejecución, o siempre que las mismas coadyuven a logro de los objetivos de la institución. 3. El Encargado de compras es el responsable de cotizar los bienes, materiales y servicios solicitados ante la Subdirección Administrativa, así como gestionar ante la Dirección General o quien haga sus veces la aprobación de dicho documento. 4. El Encargado de presupuesto es el responsable de verificar y asignar la partida presupuestaria a cada rubro descrito en la solicitud de compra, certificando disponibilidad presupuestaria en la hoja de pedido o contratación de materiales y servicios. 5. En el caso de que la compra de materiales, bienes o servicios exceda de Q. 20.0 mil, debe adjuntarse como mínimo dos cotizaciones, trasladando la oferta más favorable ante la Dirección General o quien haga sus veces para su aprobación. 6. Todas las cotizaciones adjudicadas (sin excepción), deben llevar el visto bueno de la Dirección General o quien haga sus veces, las cuales deberán contener como mínimo la siguiente información: Emitidas a nombre del Consejo Nacional de la Juventud -CONJUVE-. Número de Identificación Tributaria -NIT- Régimen de Impuesto Sobre la Renta -ISR-, al que este sujeto el oferente. Nombre o razón social del proveedor. El precio ofertado debe incluir el Impuesto al Valor Agregado -IVA- Plazo de entrega. Características de los bienes, suministros o servicios. Garantía ofertada (si hubiera). 8 La Dirección Ejecutiva es el ente responsable de asumir las funciones administrativas en el caso de que la Directora General no se encuentre en funciones; lo anterior, con base a lo descrito en Acuerdo Gubernativo 405-96, creación de CONJUVE. Artículo 4, inciso a). página. 2.
7. Cuando las compras de materiales, bienes o servicios sean menores a Q. 10.0 mil, no quedan obligados realizar su publicación en GUATECOMPRAS. 16 8. El Encargado de Compras es el responsable de solicitar al proveedor si la compra lo amerita, las siguientes Fianzas: de sostenimiento de la oferta, cumplimiento, anticipo, conservación de la obra o calidad de funcionamiento. Las Fianzas deberán formalizarse mediante póliza emitida por instituciones autorizadas para operar en Guatemala. 9. La contratación que se efectúe por compra directa, no debe exceder Q. 90.0 mil; la cual se realizará bajo la responsabilidad y autorización previa de la autoridad administrativa, tomando en cuenta el precio, calidad, el plazo de entrega y demás condiciones que favorezcan los intereses del Consejo. 9 10. Las compras por contrato abierto podrán hacerse directamente con los proveedores con quienes el Ministerio de Finanzas Públicas -MFP-, previa calificación de proveedor, de cotización y adjudicación, de los distintos rubros, hubiera celebrado contratos abiertos; quedando exonerada de los requisitos de licitación y cotización, y serán suscritos en papel membretado de la dependencia o papel simple con el sello de la institución, los cuales serán aprobados por la Dirección General. 10 11. En el caso de contratos por compra de materiales, bienes o servicios; el Subdirector Administrativo es el responsable de remitir dentro de un plazo de treinta (30) días contados a partir de su aprobación, o de la respectiva decisión, una copia a la Contraloría General de Cuentas -CGC- para efectos de registro, control y fiscalización. 11 12. Si el monto de la compra excede los Q. 90.0 mil y, no sobrepasa los Q. 900.0 mil, se elaboran bases de cotización, el cual deberá contener como mínimo tres ofertas firmes solicitadas a proveedores que se dediquen en forma permanente a ese giro comercial y esté legalmente establecido para el efecto y que estén en condiciones de vender o contratar los bienes, suministros, obras o servicios requeridos. 12 9 Congreso de la República de Guatemala. Decreto número 57-92, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. artículo 43. página 14. 10 Ibid. artículo 46, 48 y 49 página 16. 11 Ibi. artículo 75 página 22. 12Ib. artículo 39. página 13.
17 13. La Junta de cotización se integrará con tres miembros que sean servidores públicos del Consejo, los cuales deberán ser nombrados mediante acuerdo por la Dirección General, la cual tendrá la competencia para recibir, calificar y adjudicar la cotización, dejando constancia en acta de lo actuado. 13 14. El Encargado de Compras, no deberá fijar especificaciones técnicas o disposiciones especiales que requieran o hagan referencia a determinadas marcas, nombres comerciales, patentes, diseños, tipos, orígenes específicos, productores o proveedores, salvo que no exista otra manera suficientemente precisa y compresible para describir los requisitos de la contratación. 14 15. Cuando a conveniencia del Consejo, en el concurso de un proceso de cotización, modifique las condiciones de la cotización, el Subdirector Administrativo transmitirá a todos los oferentes, concursantes y proveedores que estén participando en la cotización, las modificaciones realizadas, por escrito y por los medios más expeditos posibles incluyendo el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado de Guatemala -GUATECOMPRAS-, en un plazo razonable, no menor de (8) días, para modificar y volver a presentar sus ofertas. 15 16. La Dirección General es la responsable de autorizar el formulario de cotización y los documentos adjuntos a las bases de cotización, antes de requerirse las ofertas. 16 17. Cuando el monto de la compra de bienes, suministros y obras, exceda Q. 900.0 mil, la compra o contratación deberá hacerse por Licitación Pública; por lo que deberá elaborarse, según el caso, los siguientes documentos: bases de licitación, especificaciones generales, especificaciones técnicas, disposiciones especiales y planos de construcción cuando se trate de obras. 17 18. Todos los bienes y materiales, sin excepción deberán ingresar al Almacén del Consejo Nacional de la Juventud Presidencia de la República; en el caso de prestación de servicios deberá adjuntarse oficio donde se especifique que se ha recibido de conformidad el servicio prestado por parte de la unidad solicitante, con el visto bueno de la Dirección General o quien haga sus veces. 13Ibid. artículo 15 y 16. página 7. 14 párrafo segundo. Ibi. artículo 39. página 13. 15 Ib. artículo 39. página 13. 16 I. artículo 40. página 13. 17 II. artículo 18. página 7.
18 19. Para efectos de liquidación, las facturas que respaldan la compra de materiales, bienes o servicios, deben de ir razonadas al dorso por parte la persona que recibido de conformidad los bienes, materiales y servicios. 20. La Encargada de Compras es la responsable de conformar el expediente de compra para efectos de trámite de pago por medio de comprobante único de registro CUR-; verificando que el mismo incluya: solicitud de compra con visto bueno de la Dirección General o quien haga sus veces, cotización original aprobada por la Dirección General, hoja de pedido o contratación de materiales y servicios autorizada por la Encargada de Compras y aprobada por el Subdirector Administrativo, Orden de Compra generada en el Sistema de Gestión SIGES- autorizada por la Encargada de Compras y aprobada por el Subdirector Administrativo, factura razonada por parte de la persona que recibió los bienes, materiales o servicios (recibo de caja si fuese cambiaría), carta de satisfacción firmada por la persona que recibió el servicio, con visto bueno de la Dirección General o quien haga sus veces, constancia de ingreso a almacén (forma 1-H) firmada por el Encargado (a) de almacén y visto del Subdirector Administrativo, (en el caso de bienes, materiales y/o suministros), informe de actividades firmado por el solicitante con visto de la Dirección General o quien haga sus veces, listados de participación firmados por el responsable y visto bueno de la Dirección General o quien haga sus veces, fotografías (estos dos últimos cuando lo amerite) y formato para revisión de papelería de soporte de expedientes de compra y prestación de servicios. 21. La Subdirección Financiera, es la unidad responsable del trámite de pago al proveedor; devengando el gasto comprometido en el sistema (SIGES) y, ejecutando el acreditamiento en el sistema SICOIN WEB.
19 CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES DE COMPRA DE BIENES, MATERIALES Y/O SERVICIOS POR MEDIO DE COMPROBANTE ÚNICO DE REGISTRO CUR- DEL CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD, PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA -CONJUVE-
20 PROCEDIMIENTO Descripción Nombre de la Unidad: Subdirección Administrativa Departamento de Compras- Título del Procedimiento: Conformación de expedientes de compra de bienes, materiales y/o servicios por medio de comprobante único de registro CUR- del Consejo Nacional de la Juventud, de la Presidencia de la República de Guatemala CONJUVE-. Hoja: 1/3 Número de formas: 4 Inicia: Solicitante Finaliza: Subdirección Financiera Departamento Responsable Paso No. Actividad Unidad Solicitante Interesado 1 Subdirección Administrativa Subdirección Financiera Subdirección Administrativa Dirección General Subdirector (a) Administrativo (a) Encargado (a) de Compras Encargado de Presupuesto Encargado (a) de Compras Directora General o quien haga sus veces 2 3 4 5 6 7 Establece la necesidad de adquirir un bien, material o servicio 18 y gestiona por escrito a través del Subdirector Administrativo 19, quien revisará y dará trámite si corresponde. Recibe y revisa solicitud de compra de los bienes, materiales y servicios. (Si la misma presenta errores devuelve para correcciones, en caso contrario traslada al Departamento de compras para cotizar lo solicitado) Evalúa la solicitud de compra y procede a cotizar los bienes, materiales y servicios con distintos proveedores, con el propósito de optimizar los recursos a cargo del Consejo. (En el caso de que la compra exceda de Q. 20.0 mil, debe de solicitarse como mínimo dos cotizaciones) Con la solicitud y cotización (es) original (es) correspondiente (s), procede a realizar la hoja de pedido o contratación de materiales y servicios, asignando cronológicamente un número de correlativo, seguidamente autoriza, y solicita la firma del Subdirector Administrativo para aprobación. (Traslada al Encargado de Presupuesto para asignación presupuestaria a cada renglón) Recibe y revisa hoja de pedido o contratación de materiales y servicios, y verifica disponibilidad en el Sistema de Contabilidad Integrada -SISTEMA SICOIN WEB- (comprometiendo el gasto), por lo que asigna renglón a cada rubro, certificando en la parte indicada, y traslada al Encargado de Compras para su trámite respectivo. (En caso de no existir disponibilidad devuelve la Subdirector Administrativo para que solicite cuota normal financiera del gasto para el mes siguiente, y finaliza el procedimiento). Solicita el visto bueno de la Dirección General o quien haga sus veces en la solicitud de compra y cotización más favorable, adjuntando hoja de pedido o contratación de materiales y servicios certificada por la Sección de Presupuesto, con el propósito de evidenciar que existe disponibilidad financiera para llevar a cabo la compra. Recibe y revisa expediente, en caso de aprobar la compra firma y sella de visto bueno en la solicitud de compra y la cotización original más favorable para el Consejo, seguidamente devuelve al Encargado de Compra para que continúe su trámite. (En caso contrario finaliza el procedimiento). 18 Las solicitudes de compra tendrán una fecha límite de recepción en la Subdirección Administrativa, hasta el día 15 de cada mes; finalizada esta fecha se realizará la compra en el mes siguiente. 19 El interesado debe realizar su solicitud de bienes, materiales o servicios con base a las líneas estratégicas descritas en el plan operativo anual y actividades inherentes al Consejo.
Descripción Nombre de la Unidad: Subdirección Administrativa Departamento de Compras- Título del Procedimiento: Conformación de expedientes de compra de bienes, materiales y/o servicios por medio de comprobante único de registro CUR- del Consejo Nacional de la Juventud, de la Presidencia de la República de Guatemala CONJUVE-. Hoja: 2/3 Número de formas: 4 Inicia: Solicitante Finaliza: Subdirección Financiera Departamento Responsable Paso No. Actividad Subdirección Administrativa Encargado (a) de Compras 8 9 10 Empresa Adjudicada Proveedor 11 Subdirección Administrativa Encargado (a) de Compras 12 21 Recibe documentos con visto de la Dirección General o quien haga sus veces, posterior procede a generar la Orden de compra en el Sistema de Gestión de Compras SIGESdetallando los datos de la compra y del proveedor adjudicado. Determina el tipo de compra aplicable, pudiendo ser los siguientes: 1) Si la compra es Q. 0.01 hasta Q.90.0 mil, es compra directa 20, la cual se realizará bajo la responsabilidad y autorización previa del Director (a) General o quien haga sus veces, tomando en cuenta el precio, calidad, el plazo de entrega y demás condiciones que favorezcan los intereses de CONJUVE. 21 2) Si la compra es por contrato abierto verifica proveedores registrados en el portal de Guatecompras y presenta información al Director (a) General para evaluación y autorización, quedando exonerada de los requisitos de licitación y cotización. 22 3) Si el monto de la compra excede los Q. 90.0 mil y no sobrepasa los Q 900.0 mil se elaboran bases de cotización, utilizando un formulario cotización, el cual deberá contener un minino de tres ofertas. 23 4) Si la compra excede los Q. 900.0 mil se procede a la elaboración de: bases de licitación, características generales y específicas; así como especificaciones técnicas y disposiciones especiales. (La ampliación de información de los métodos de compra aplicables, se encuentran contenidos en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, Decreto 57-92) Solicita la entrega del bien, material o prestación del servicio al proveedor, posterior notifica al solicitante la fecha y hora en que será recibido lo requerido. Entrega el bien, material o prestación del servicio, seguidamente traslada factura firmada de conformidad por el solicitante al Departamento de Compras. Recibe y revisa factura recibida de conformidad por el solicitante. En el caso de que sean bienes, materiales y/o suministros, solicita al Encargado (a) de almacén (forma 1-H) autorizada CGC- donde se ha registrado el ingreso a bodega; y si fuese prestación de servicios solicita al requirente carta de satisfacción en la cual se debe especificar que el trabajo realizado fue recibido satisfactoriamente por la unidad. En los dos casos anteriores debe solicitarse adicionalmente informe de actividades especificando en que actividad fueron utilizados los insumos (adjuntado fotografías y listados de participantes si es necesario). 20 Debe publicarse en Guatecompras como mínimo la siguiente información: a) detalle del bien o servicio prestado; b) nombre o razón social del proveedor adjudicado y; c) monto adjudicado, no excediendo de Q.90.0 mil. (aplica para compras mayores de Q. 10.0 mil quetzales) 21 Congreso de la República de Guatemala. Decreto número 57-92, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. artículo 43. página 22. 22 Ibid. artículo 46. página 26. 23 Ibid. artículo 39. página 20.
Descripción Nombre de la Unidad: Subdirección Administrativa Departamento de Compras- Título del Procedimiento: Conformación de expedientes de compra de bienes, materiales y/o servicios por medio de comprobante único de registro CUR- del Consejo Nacional de la Juventud, de la Presidencia de la República de Guatemala CONJUVE-. Hoja: 3/3 Número de formas: 4 Inicia: Solicitante Finaliza: Subdirección Financiera Departamento Responsable Paso No. Actividad Subdirección Administrativa Dirección General Subdirección Administrativa Subdirección Financiera Encargado (a) de Compras Directora General o quien haga sus veces Encargado (a) de Compras Contador General Subdirector Financiero 13 14 15 16 17 22 Recibe y revisa documentos de soporte (carta de satisfacción, informe de actividades, fotografías, listados de participación, entre otros, firmados por los solicitantes), posterior traslada los documentos a Dirección General para visto bueno. Recibe y revisa documentos y aprueba con visto bueno, seguidamente traslada a la Encargada de Compras para que continúe su trámite. La Encargada de Compras es la responsable de conformar el expediente de compra para efectos de trámite de pago por medio de comprobante único de registro CUR-; verificando que el mismo incluya: solicitud de compra con visto bueno de la Dirección General o quien haga sus veces, cotización original aprobada por la Dirección General, hoja de pedido o contratación de materiales y servicios autorizada por la Encargada de Compras y aprobada por el Subdirector Administrativo, Orden de Compra generada en el Sistema de Gestión SIGES- autorizada por la Encargada de Compras y aprobada por el Subdirector Administrativo, factura razonada por parte de la persona que recibió los bienes, materiales y servicios (recibo de caja si fuese cambiaría), carta de satisfacción firmada por la persona que recibió el servicio, con visto bueno de la Dirección General o quien haga sus veces, constancia de ingreso a almacén (forma 1-H) firmada por el Encargado (a) de almacén y visto del Subdirector Administrativo, (en el caso de bienes, materiales y/o suministros), informe de actividades firmado por el solicitante con visto de la Dirección General o quien haga sus veces, listados de participación firmados por el responsable y visto bueno de la Dirección General o quien haga sus veces, fotografías (estos dos últimos cuando lo amerite) y formato para revisión de papelería de soporte de expedientes de compra y prestación de servicios. Completo el expediente traslada a la Subdirección Financiera para trámite de acreditamiento. Recibe y revisa el expediente, por consiguiente procede a devengar en el gasto comprometido en sistema (SIGES) y genera constancias de retención según sea el caso 24, posteriormente traslada al Subdirector (a) Financiero para su ejecución en el SISTEMA SICOIN WEB. (En caso de presentar errores o falta de documentos devuelve al Encargado de Compras para dar cumplimiento). Recibe y revisa expediente del Contador General, por lo que genera la orden de pago en el SISTEMA SICOIN WEB. 24 a) Cuando el contribuyente es sujeto a retención pero no es pequeño contribuyente y emite facturas que no excedan de Q. 2,500.00 no se hace retención; b) el pequeño contribuyente cuando emite facturas menores a Q. 2,500.00 no se le realiza retención; c) cuando el proveedor es sujeto a retención y la factura es mayor a Q. 2,500.00 se efectuará retención de 6% para este año; y d) compras mayores de Q. 30,000.00 se les hará una retención del 25% de IVA.
23 FLUJOGRAMA Título: Conformación de expedientes de compra de bienes, materiales y/o servicios por medio de comprobante único de registro CUR- del Consejo Nacional de la Juventud, de la Presidencia de la República de Guatemala CONJUVE-. Unidad solicitante / Interesado Subdirección Administrativa / Subdirector Administrativo Subdirección Administrativa / Encargado de Compras Subdirección Financiera / Encargado de Presupuesto Dirección General o quien haga sus veces Inicio Establece la necesidad de adquirir un bien, material o servicio y gestiona por escrito a través del Subdirector Administrativo, quien revisará y dará trámite si corresponde. No Recibe y revisa solicitud de compra de los bienes, materiales y servicios. (Si la misma presenta errores devuelve para correcciones, en caso contrario traslada al Departamento de compras para cotizar lo solicitado) Decisión Si Evalúa la solicitud de compra y procede a cotizar los bienes, materiales y servicios con distintos proveedores, con el propósito de optimizar los recursos a cargo del Consejo. (En el caso de que la compra exceda de Q. 20.0 mil, debe de solicitarse como mínimo dos cotizaciones) Con la solicitud y cotización (es) original (es) correspondiente (s), procede a realizar la hoja de pedido o contratación de materiales y servicios, asignando cronológicamente un número de correlativo, seguidamente autoriza, y solicita la firma del Subdirector Administrativo para aprobación. (Traslada al Encargado de Presupuesto para asignación presupuestaria a cada renglón) Recibe y revisa hoja de pedido o contratación de materiales y servicios, y verifica disponibilidad en el Sistema de Contabilidad Integrada -SISTEMA SICOIN WEB- (comprometiendo el gasto), por lo que asigna renglón a cada rubro, certificando en la parte indicada, y traslada al Encargado de Compras para su trámite respectivo. (En caso de no existir disponibilidad devuelve la Subdirector Administrativo para que solicite cuota normal financiera del gasto para el mes siguiente, y finaliza el procedimiento). Fin Solicita el visto bueno de la Dirección General o quien haga sus veces en la solicitud de compra y cotización más favorable, adjuntando hoja de pedido o contratación de materiales y servicios certificada por la Sección de Presupuesto, con el propósito de evidenciar que existe disponibilidad financiera para llevar a cabo la compra Si Recibe y revisa expediente, en caso de aprobar la compra firma y sella de visto bueno en la solicitud de compra y la cotización original más favorable para el Consejo, seguidamente devuelve al Encargado de Compra para que continúe su trámite. (En caso contrario finaliza el procedimiento). Decisión No Fin A
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ANEXOS 26
ANEXO I 27
ANEXO II 28
ANEXO III 29
ANEXO IV 30
31 PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA (ACTUALIZADO) GUATEMALA OCTUBRE 2,014- SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE COMPRA DE BIENES, MATERIALES Y SERVICIOS POR MEDIO DE COMPROBANTE ÚNICO DE REGISTRO CUR-