Siesa WEB Release 1.17.0531. Cambios principales. Gestión de Nómina WEB. Mayo de 2017
Contenido Suite de Nomina:... 3 Descargue y ejecución automática de correcciones... 3 Generación de certificados desde el módulo de autogestión.... 6 Contabilización de pagos de nómina... 14 Agrupación para cálculo devengos (Cree)... 16 Importador de vacaciones de saldos iniciales... 19 Contabilización en nómina de conceptos de descuadre de caja... 21 Carga automática de empleados a documento de liquidación de vacaciones... 24 Nuevo valor en el indicador Días de cubrimiento de las novedades para el cálculo de acumulados 27 Agregar dependientes en el certificado de ingresos y retenciones... 28 Nueva forma de contratos... 31 Modificación PILA novedades de TNL en grilla... 42 Nuevos maestros de equivalencias por excepción... 43 Exportar registro tipo 2 autoliquidación de aportes... 52 2
Mejoras liberadas en el Log Release 1.17.0531 Suite de Nómina: Descargue y ejecución automática de correcciones Con el objetivo de que los clientes realicen la ejecución de correcciones (conocidas como parches ), y que no dependan del equipo de IT o producción, se ha diseñado y desarrollado las funcionalidades para que este proceso sea ejecutado automáticamente. Ruta: Estructura/consulta de actualizaciones/consulta de actualizaciones Se tienen las siguientes funcionalidades: Descarga de actualizaciones. Aplica en los servidores donde se encuentre instalada la nómina web con salida a internet. 3
Importar actualizaciones. 4
Aplicar actualizaciones. 5
Generación de certificados desde el módulo de autogestión. Esta funcionalidad es utilizada en el área de gestión humana para confirmar los certificados labores generados desde el módulo de autogestión. Parametrización de referencia: el campo referencia es parametrizable por el cliente, es decir el cliente puede elegir si desea mostrar la referencia en la generación de certificados laborales e impresión estándar y su ubicación a través de un campo desplegable. En el volante de pago y certificado de ingresos y retenciones el campo referencia desaparece del reporte. Ruta: Nomina/Autogestión/Parámetros/Centro de impresión estándar 6
Texto de referencia: El texto que se imprime en el campo referencia en caso de ser parame trizado es editable a través de un campo de texto. Copia email operador. Se agrega una casilla de verificación en la configuración de portales de autogestión, para que el cliente decida si requiere que el empleado al generar el reporte se envié copia al email del operador. Ruta: configuración portales: Nomina/Configuración/Portales 7
Configuración Portal El correo que llega al email operador incluirá en el asunto el texto de la referencia y la referencia. Certificado a imprimir y enviar Email operador 8
Ejemplos: Generación Impresión Estándar sin referencia - Parametrización Impresión Estándar Generada 9
Generación certificado con referencia - Parametrización Impresión Estándar Generada: 10
Generación certificado laboral sin referencia - Parametrización 11
Certificado laboral generado: Generación certificado laboral con referencia: 12
Certificado laboral generado. 13
Contabilización de pagos de nómina En la ruta nómina/liquidación/contabilización de pagos de nómina, se agrega en la pestaña de generales una captura para múltiples cuentas. Si el indicador de la cuenta esta activo para múltiples movimientos solo se permite una cuenta; Si el indicador de la cuenta está inactivo para múltiples movimientos, se permiten varias cuentas. Imagen del maestro con varias cuentas asignadas: La captura de las cuentas tiene 6 campos obligatorios: cuenta bancaria, centro de operación, unidad de negocio, flujo de efectivo, documento banco y valor, el campo número de banco alterno es opcional. El total de la suma de todos los valores activos deben ser igual al que se va a contabilizar: 14
El valor a contabilizar del documento es 395424488 35871910 = 359552578: Este es total de los valores de las cuentas: 359552578, al realizar la pre visualización se genera un registro por cada cuenta bancaria: 15
Agrupación para cálculo devengos (Cree) Se reactiva el parámetro Agrupación para cálculo devengos (Cree) en cual se encuentra en la ruta Nomina / Maestros / Parámetros de nómina / Parámetros de nómina, en la pestaña de Autoliquidación. Esta agrupación de Devengos (Cree) se compara con la agrupación para cálculo base de cotización (Salud y pensión) al momento de realizar la validación para la exoneración de Aportes parafiscales y Salud. Su funcionamiento es el siguiente: 16
Al momento de realizar la liquidación de nómina se utiliza la agrupación de salud y pensión para calcular las bases y con este valor se realizan los descuentos correspondientes al empleado por los conceptos de salud y pensión. Para la Generación de Autoliquidación, En la rutina de exoneración de aportes parafiscales y salud, La Nómina Web verifica de la siguiente forma: Si las dos agrupaciones son iguales (SYP Y SYP), se realiza la exoneración de aportes con el IBC de Autoliquidación el cual proviene de la agrupación de Salud y Pensión y no realiza ninguna otra validación. En el caso que sean diferentes las agrupaciones (SYP y CREE), el sistema valida el tope máximo contra la sumatoria de la agrupación de devengos Cree inicialmente. 17
Los empleados que sean exonerados por tope máximo con la agrupación de devengos cree, también son comparados por la agrupación de Salud y Pensión, como segunda validación para confirmar si están exonerados o no. 18
Importador de vacaciones de saldos iniciales En la ruta : Nómina/Saldos iniciales/tiempo no laborado/tiempo no laborado vacación - vía archivo, se modifican las validaciones al realizar la importación, se requiere que se llenen los días de las vacaciones compensadas y las vacaciones tomadas, esta validación aplica para el maestro de saldos iniciales - vacaciones. Registros correctos para ser importados: con días compensados: Registros correctos para ser importados: con días disfrutados totales: 19
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Contabilización en nómina de conceptos de descuadre de caja Ruta: Menú Global/Nomina/Liquidación/Procesos Adicionales/Procesos Adicionales/Procesos varios/el Euro Cuotas vía TPVS... Se agrega proceso para que los conceptos de descuadre pasen directamente a la nómina como un concepto de préstamo y se haga el respectivo descuento. Se deben seleccionar los empleados a los que se le quieren aplicar el descuento. Se cuenta con los filtros del contrato. Luego, en la pestaña de generales, se deben seleccionar los filtros para generar el proceso de descuento para los empleados seleccionados tales como, Datos de cartera y datos de cuotas. En la pestaña de resultados, aparecen los registros afectados por el proceso. 21
Al verificar en el maestro de cuotas confirmamos que se haya creado. Se procede con la liquidación Y al contabilizar se observa que se acredita la cuenta por cobrar a cliente 22
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Carga automática de empleados a documento de liquidación de vacaciones En la ruta: Nómina/Liquidación/Documentos de nómina/documentos, se modifica el programa de carga de empleados al documento que tenga configurado el tipo de selección en: Programados para vacaciones entre las fechas del documento ; cuando un empleado tiene programada dos o más vacaciones en el mismo período, se controla que no se cargue varias veces el mismo empleado. Empleado con 2 vacaciones en el mismo período: Al dar click en el botón Cargar empleados, solo debe cargar el empleado una sola vez: 24
Al realizar la liquidación de las vacaciones se observa que liquida de forma correcta las vacaciones programadas en el mismo lapso del documento: 25
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Nuevo valor en el indicador Días de cubrimiento de las novedades para el cálculo de acumulados Ruta: nómina/conceptos A los conceptos de modo 99 asignados como variables para el cálculo de prestaciones sociales y extralegales se les puede seleccionar el indicador Días de cubrimiento de las novedades para el cálculo de acumulados según corresponda. Tenemos: El sistema para el calculo de acumulados realiza la revisión de los ultimos 12 meses y dependiendo del indicador seleccionado realiza los siguientes calculos: Toma valor total liquidado: Recibe pago por $50.000.000,oo en el mes de abril. 12 Meses Sale a vacaciones el 20 de abril de 2017 por lo tanto revisa los acumulados desde el 20 de abril/17 al 21 de abril/16 abr may jun jul ago sep oct nov dic ene feb mar abr 21-abr-16 20-abr-17 Realiza el siguiente calculo: Base para liquidar la extralegal: base dos (Salario más Variables) 27
Salario: $1.500.000/30= $ 50.000 Variables: $50.000.000/360= $138.889 $188.889 Agregar dependientes en el certificado de ingresos y retenciones Se ingresan los campos: nombre, parentesco y número de identificación de los dependientes en el certificado de ingresos y retenciones, cuando los dependientes se encuentran a cargo del empleado. Se adjunta imagen con la ruta de la forma y el funcionamiento. Ruta: Gestión de personal/hojas de vida/información personal y familiar 28
Para generar el certificado de ingresos y retenciones por la ruta: Nomina/Procesos periódicos /Generación de certificado Imagen del reporte modificado 29
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Nueva forma de contratos Ruta: Menú global/nomina/maestros/contratos/datos básicos de contratos/contratos Se separa la forma de contratos para que la carga sea más rápida y la manipulación de los datos se pueda realizar de manera más eficiente. Contratos: En esta forma se dejan los datos básicos necesarios para la creación y/o modificación de un Contrato. 31
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Contratos Log de cambios: Se deja la visualizacion de el log en una ventana a parte. 33
Contratos Aportes voluntarios: 34
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Contratos Beneficiarios UPC. 36
Contratos Organigrama. En organigrama además se dejan las entidades dinámicas. 37
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Contratos Prorrogas: 39
Contratos Distribución de salarios. 40
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Modificación PILA novedades de TNL en grilla Ruta: Nomina/Procesos Periodicos/Autoliquidacion/Modificacion de registros. En la forma de modificación de registros de autoliquidación, en la pestaña de empleados, se modifica la grilla de novedades de TNL para que por medio de un botón llamado Actualizar, permita modificar los siguientes campos: Fecha inicial Fecha final IBC Dias Tarifa EPS Cotizacion EPS Tarifa AFP Cotizacion AFP Cotiz.Fondo solidaridad Cotiz.Fondo Sol.Adic. IBC Parafiscales Tarifa CCF Cotizacion CCF Tarifa Sena Cotizacion Sena Tarifa ICBF Cotizacion ICBF 42
Nuevos maestros de equivalencias por excepción Cambio al maestro de conceptos, en la ruta: nómina/ conceptos/ conceptos en la pestaña de equivalencias contables se agrega una nueva sub pestaña con la información de las cuentas contables de excepción. 43
El nuevo maestro de cuentas por excepción consta de dos campos obligatorios, el concepto y el centro de costos Sí la cuenta es llenada se leen los demás campos del maestro (centro de operación, centro de costo, unidad de negocio, tercero, cliente, proveedor), sí están vacíos se toman los de equivalencia generales, 44
en el ejemplo la cuenta de excepción de PCGA está llena, pero el tercero está vacío, se respecta el que se configuró en las equivalencias generales (NOMINAS): A continuación, se presenta consulta de transacciones de un documento: Al realizar el proceso de pre visualización se hace el cambio de cuenta del concepto 016 centro de costos 4007901 la cual está configurada en las equivalencias generales como: 72050601-SUELDOS y se usa 72109501-OTROS, se conserva el tercero de las equivalencias generales: 45
Al cambiar el tercero en las excepciones, tiene prioridad este: 46
Cambio al maestro de códigos de consolidación en la ruta: nómina/ procesos periódicos/maestros básicos/códigos de consolidación en la pestaña de equivalencias contables se agrega una nueva sub pestaña con la información de las cuentas contables de excepción. El nuevo maestro de cuentas por excepción consta de dos campos obligatorios, el código de consolidación y el centro de costos: 47
Sí la cuenta es llenada se leen los demás campos del maestro (centro de operación, centro de costo, unidad de negocio, tercero, cliente, proveedor), sí están vacíos se toman los de equivalencia generales; al realizar la pre visualización, se toman las cuentas de las equivalencias de excepción, el tercero de las cuentas generales se conserva ya que en las cuentas de excepción no se ingresó ninguno: 48
Cambio al maestro de códigos de auto liquidación en la ruta: nómina/ procesos periódicos/maestros básicos/códigos de autoliquidación en la pestaña de equivalencias contables se agrega una nueva sub pestaña con la información de las cuentas contables de excepción. El nuevo maestro de cuentas por excepción consta de dos campos obligatorios, el código de autoliquidación y el centro de costos: 49
Sí la cuenta es llenada se leen los demás campos del maestro (centro de operación, centro de costo, unidad de negocio, tercero, cliente, proveedor), sí están vacíos se toman los de equivalencia generales; al realizar la pre visualización, se toman las cuentas de las equivalencias de excepción, el tercero de las cuentas generales se conserva ya que en las cuentas de excepción no se ingresó ninguno: 50
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Exportar registro tipo 2 autoliquidación de aportes Ruta: Nomina/Procesos periódicos/autoliquidación/ Exportación de planilla Única Se desarrolla la exportación del registro tipo 2 de Autoliquidación de aportes a Grilla de Resultados, con la misma estructura del archivo plano, al momento de realizar el proceso. Una vez se haya realizado en proceso, la Nomina Web realizara el cargue de todos los registros Tipo 2 a la grilla de resultados donde se puede realizar el proceso de exportacion a Excel. 52
En la exportacíon podemos observar que se encuentran todos los campos del registro tipo 2 de la Planilla Unica. La exportación se realiza a Excel: 53
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