Estas indicaciones así como certificación y las guías internas que en ellas se indican se oficializaron mediante nota DFOE-ST-0049-2013 emitida por la Secretaría Técnica de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE). Indicaciones para la formulación y remisión a la Contraloría General de la República del plan operativo anual, el presupuesto inicial y sus variaciones (Artículos 19 de la Ley N. 7428 y 92 y 97 del Código Municipal) Ámbito: Municipalidades y otras instituciones de carácter municipal. Fecha de presentación de: Presupuesto inicial: A más tardar el 30 de setiembre del año previo a su vigencia. Presupuestos extraordinarios: del 1 de enero y al último día hábil del mes de setiembre del año que rige el presupuesto y en este último mes únicamente podrá presentarse un documento presupuestario. Los documentos deberán presentarse en un plazo máximo de quince días naturales siguientes a su aprobación interna definitiva. Según lo establecido en el artículo 97 del Código Municipal. Se reitera que los plazos anteriores son improrrogables por disposición expresa del citado Código. 1. Normativa específica emitida por la Contraloría General (CGR) que rige la materia: Normas Técnicas sobre Presupuesto Público N-1-2012-DC-DFOE, publicadas en el Alcance N. 39 de la Gaceta N. 64 del 29 de marzo del 2012. Normas Técnicas Básicas que regulan el Sistema de Administración Financiera de la Caja Costarricense de Seguro Social, Universidades estatales, Municipalidades y otras entidades de carácter municipal y Bancos Públicos N-1-2007-CO-DFOE, publicadas en La Gaceta N. 58 del 22 de marzo del 2007. Lineamientos generales sobre la Planificación del Desarrollo Local L-1-2009-CO- DFOE, publicados en La Gaceta N. 52 del 16 de marzo de 2009. Directrices generales a los sujetos pasivos de la Contraloría General de la República para el adecuado registro y validación de la información en el Sistema de Información sobre Planes y Presupuestos (SIPP), publicadas en La Gaceta N. 66 del 7 de abril del 2010. Directrices que deben observar las municipalidades y los concejos municipales de distrito en el proceso presupuestario, cuando incorporen a sus presupuestos los recursos provenientes del artículo 5, inciso b), de la Ley de simplificación y eficiencia tributarias N. 8114 D-1-2002-CO-DFOE, publicadas en La Gaceta N. 108 del 6 de junio de 2002. Circular N. 774 del 27 de enero del 1999, referente al tratamiento presupuestario en las municipalidades de las transferencias con cargo al Presupuesto de la República. Cualquier otra normativa que sobre el particular le aplique a la institución. La normativa emitida por la Contraloría General de la República está disponible en su página WEB (www.cgr.go.cr). 2. Presentación del Plan operativo anual y el Presupuesto inicial (Normas Técnicas sobre Presupuesto Público N-1-2012-DC-DFOE): A. Plan operativo anual (Norma 4.2.14)
i. Se debe remitir el Plan Operativo Anual (POA) con una nota donde indiquen la sesión del Concejo donde se aprobó dicho plan conforme lo dispuesto en el artículo 13 k) del Código Municipal y el punto 2.11.2 b) de los Lineamientos Generales sobre la Planificación del Desarrollo Local (principio de legalidad). ii. Además, deben remitir las matrices de planificación, según el modelo elaborado al efecto, que se encuentra disponible en la página Web de la Contraloría General de la República. Este archivo se debe remitir en forma de anexo en el SIPP. iii. Deben incluirse los datos correspondientes en el Sistema de Información sobre Planes y Presupuestos (SIPP), según lo indicado en el punto B I. siguiente. iv. Para verificar el contenido del POA se debe utilizar la Guía para la elaboración del plan operativo anual para las municipalidades y otras entidades de carácter municipal que se encuentra disponible en la página Web de la Contraloría General de la República (dirección electrónica: http://www.cgr.go.cr, Trámites, Aprobación presupuestaria ). Esta guía NO debe remitirse a la Contraloría Gral. v. Adjunto al presupuesto y como anexo mediante el SIPP, debe remitirse el Plan de Desarrollo Municipal al que hace mención los artículos 13 inciso k) y 17 inciso i) del Código Municipal. (Sólo los casos donde no se ha enviado a CGR, haya perdido vigencia el enviado o si ha sufrido modificaciones). vi. En caso de presupuestos extraordinarios y modificaciones presupuestarias, deben adjuntar los ajustes al POA correspondientes. B. Presupuesto inicial y sus variaciones: I. Medio para someter a aprobación de la Contraloría General los documentos presupuestarios El Presupuesto inicial y los presupuestos extraordinarios, se someterán a aprobación de la Contraloría General en forma electrónica, de acuerdo con la normativa y especificaciones del sistema diseñado por el Órgano Contralor para esos efectos (Sistema de Información sobre Planes y Presupuestos SIPP-), según lo establecido en la norma 4.2.12. El plan operativo anual y el presupuesto deberán registrarse y validarse en el SIPP, según corresponda y enviarse con la información adjunta que se indica en la norma 4.2.14 al Órgano Contralor para la aprobación presupuestaria externa, según lo establecido 1. El Presupuesto inicial deberá remitirse con una nota firmada por el Alcalde, que se incluirá dentro de los adjuntos, donde se indique: Monto total del presupuesto que aprobó el Concejo Municipal. Indicación de que se incluyeron los ingresos y los gastos, así como la información que se solicita sobre el POA en el SIPP. Lista de la información que se adjunta en forma de anexos al SIPP, 1 En las Directrices generales a los sujetos pasivos de la Contraloría General de la República para el adecuado registro y validación de información en el Sistema de Información sobre Planes y Presupuestos (SIPP).
señalando claramente el nombre de cada archivo y una breve descripción de su contenido, en el orden que se indica en el punto II inciso v de estas Indicaciones, iniciando con la referencia al Acuerdo del Concejo Municipal en que consta que se aprobó el documento presupuestario. Correo electrónico para notificaciones. Esa nota debe ser: a) Firmada digitalmente, de conformidad con lo señalado en la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, N 8454, publicada en La Gaceta N.º 197 del 13 de octubre del 2005 y su reglamento. b) Firmada en formato Word, para el caso de versiones posteriores al 2006, en vista de que permite una validación con el emisor de la tarjeta de firma digital. O se puede usar otro software especializado libre o no, que permita usar la firma digital oficial para Costa Rica. c) Para las instituciones que no tienen firma digital, se le puede otorgar el rol de validador en el SIPP al Alcalde y que él sea quién envíe el documento y sus anexos a la Contraloría General a través del citado sistema. d) También para quienes carecen de firma digital, se puede adjuntar la nota de presentación con sus contenidos en el SIPP, pero la original se debe resguardar y tener disponible, en el expediente del documento respectivo, en caso de requerirse para efectos de fiscalización. Dicho expediente forma parte del cumplimiento del componente Sistemas de información a que se refiere el artículo 16 de la Ley General de Control Interno, N. 8292 y estar disponible para la Auditoría Interna y la Contraloría General, en caso de que se requieran para efectos de fiscalización. Finalmente, por facilidad de manejo de los archivos enviados, se recomienda la inclusión en el formato original, con un índice que se muestre al principio de cada uno. En el caso de archivos que contengan textos y tablas de cálculo, se requiere no se utilice formatos de imagen para su presentación. II. Información que debe presentarse para la aprobación de los documentos presupuestarios (Norma 4.2.14). Los documentos presupuestarios que se sometan a la aprobación de la Contraloría General de la República deberán ajustarse a la siguiente estructura y presentarse con la siguiente información por el medio indicado en el punto B. I anterior: i. Nota de remisión del documento (ver lo indicado al respecto en el punto B.I de estas Indicaciones). ii. Acta del Concejo Municipal 2 de aprobación del documento presupuestario 2 Con el propósito que el acta de aprobación no ocupe demasiados bits de memoria, y conlleve a una imposibilidad de adjuntar en el SIPP, se solicita que se escanee en resolución muy baja, en blanco y negro o en grises (no a color), que todas las hojas conformen un solo archivo y que finalmente compriman el respectivo archivo.
(copia legible y fiel del Libro de actas de la sesión donde se aprobó el documento, debidamente firmada por la Secretaría Municipal y refrendada el Alcalde/esa) Además, dicha acta debe estar foliada y sellada por la Auditoria interna o unidad interna competente. iii. Sección de ingresos: ajustarse al nivel de detalle establecido en el Clasificador de ingresos del Sector Público (Norma 4.2.10). iv. Sección de gastos: Los gastos se presentarán por partida presupuestaria, programa y un resumen institucional, y de acuerdo con los clasificadores vigentes para el sector público (Norma 4.2.10). La clasificación funcional 3 de los gastos deberá identificarse según el procedimiento establecido en el SIPP. En relación con la clasificación económica del gasto 4, debe adjuntarse como anexo en el espacio definido por el SIPP para esos efectos. v. Sección de información complementaria: Detalle de origen y aplicación de recursos: que refleje el uso que se presupuesta para cada uno de los ingresos, en las diferentes partidas presupuestarias de los programas (Cuadro Nro. 1)*. Justificación de ingresos: Se deberán justificar en los términos indicados en la norma 4.2.14.b) iii., así como suministrar la información que ahí se señala sobre los ingresos por Impuestos, tasas y tarifas, Transferencias, Financiamiento interno y externo y Recursos de vigencias anteriores. Debe indicarse además el método de estimación (técnico, matemático financiero y estadístico), que fundamente la proyección de ingresos (norma 4.1.4). Justificación de los gastos: Se deberán justificar en los términos indicados en la norma 4.2.14.b)iii. Además, se deberá remitir la siguiente información: Remuneraciones: En caso de creación de plazas, aumentos salariales, incremento de dietas y ajustes a incentivos salariales, además del fundamento jurídico, deberá adjuntarse la justificación del movimiento propuesto y la viabilidad financiera para adquirir ese compromiso de gasto permanente, así como los documentos probatorios de contar con la autorización de las instancias competentes, cuando corresponda. Asimismo, deberá suministrarse el detalle denominado Estructura organizacional: Recursos Humanos (Cuadro N. 2)*. También deberá anexarse el detalle del Cálculo del salario del Alcalde y Vice Alcalde o del Intendente Municipal y Vice Intendente Municipal (Cuadro N. 3)*. Transferencias: Base legal; nombre completo del beneficiario directo; finalidad y monto. En el caso de transferencias -corrientes y de capital- a favor de 3 Decreto N. 33875-H, publicado en La Gaceta N. 126 del 26/07/2007. 4 Decreto N. 31877-H, publicado en La Gaceta N. 140 del 19/07/2004.
entidades privadas debe adjuntarse el Cuadro N. 5*. Amortización e intereses de la deuda: Para cada préstamo, el número de operación y nombre del acreedor, monto de la amortización, comisiones e intereses a cancelar durante el periodo y saldo de la deuda al momento de someter a aprobación el documento presupuestario (Cuadro N. 4)*. Proyectos de inversión pública: Adjuntar un detalle de los proyectos que por su monto la Municipalidad debe suministrar información acorde con lo indicado por la Contraloría General de la República en su página web (http://documentos.cgr.go.cr/content/dav/jaguar/documentos/cgr/foe/pres upuestos/formulacion_presentacion_presupuesto_2012/pub_sobre_mon to_proyectos_inv_no_4_2_14.pdf ). Aportes en especie para servicios y proyectos comunales: Detalle de aportes de acuerdo con el Anexo N. 6 de las Guías Internas para la Formulación Presupuestaria*. Adquisición de bienes y servicios: Detalle de las partidas de servicios, materiales y suministros y bienes duraderos de acuerdo con el Anexo No.7* de las Guías Internas para la Formulación Presupuestaria*. Incentivos salariales que se reconocen en la entidad: Detalle de incentivos salariales de acuerdo con el Anexo N. 8 de las Guías Internas para la Formulación Presupuestaria*. Certificación de verificación de requisitos del bloque de legalidad que debe cumplir el presupuesto inicial y sus variaciones de las municipalidades y otras entidades de carácter municipal sujetas a la aprobación presupuestaria de la Contraloría General de la República, la cual deben enviar como archivo mediante el SIPP (opción de adjuntos ), debidamente llena y firmada por el encargado de la formulación del documento presupuestario*. Para el cumplimiento de lo anterior, el formato electrónico para la certificación estará disponible en la página web de la Contraloría General en la dirección http://www.cgr.go.cr/. Esta certificación deberá adjuntarse, tanto al presupuesto inicial como a los presupuestos extraordinarios y a las modificaciones presupuestarias que se realicen durante el ejercicio, a efecto de confirmar el cumplimiento del bloque de legalidad aplicable, según el contenido de esos documentos. Este requerimiento será requisito tanto para la aprobación interna como externa, según corresponda. Certificación del (de la) Secretario (a) del Concejo de la Municipalidad/Concejo Municipal de Distrito/, en relación con el acta de aprobación del presupuesto inicial, según formato elaborado al efecto*. En el caso de Federaciones de municipalidades se deberá hacer referencia al acuerdo de aprobación del documento presupuestario por el órgano colegiado competente. III. Contenido presupuestario suficiente para las obligaciones establecidas en el ordenamiento jurídico o siguiente:
Es responsabilidad de esa Administración el incorporar contenido presupuestario para atender todas aquellas obligaciones que el ordenamiento jurídico le establece, entre otros aspectos para los siguientes, según proceda: i- El aprovisionamiento obligatorio, por objeto del gasto, destinado a desarrollar acciones de prevención y preparativos para situaciones de emergencias en áreas de su competencia, según lo dispuesto en el artículo 45 de la Ley N. 8488. ii- Realizar el ajuste necesario en los sistemas y registros contables, a efecto de adoptar e implementar las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP), de conformidad con lo establecido en la norma 2.3.4 de las Normas técnicas básicas que regulan el Sistema de Administración Financiera de la Caja Costarricense de Seguro Social, Universidades estatales, Municipalidades y otras entidades de carácter municipal y Bancos Públicos, así como para atender los requerimientos de información de la Contabilidad Nacional, según lo dispuesto en la Ley N. 8131. iii- El desarrollo de medidas para dar efectividad a los derechos fundamentales de las personas menores de edad, en los casos que así se requiera y en lo que corresponda, en aplicación de lo establecido en el artículo 4 de la Convención de los Derechos del Niño, Ley N. 7184 y del Código de la Niñez y la Adolescencia, Ley N. 7739. iv- La contratación de auditorías externas para dictaminar sobre la razonabilidad de los estados financieros, según lo dispuesto en la norma 6.5 de las Normas de Control Interno para el sector público (N- 2-2009-CO-DFOE) 5, en los casos en que estas se requieran acorde con lo que determine el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias y con fundamento en las necesidades, posibilidades y características de la institución y los riesgos que enfrenta. Igualmente deberá hacerse la previsión presupuestaria cuando dicha contratación deba realizarse por disposición legal expresa o disposición emitida por la Contraloría General. C. Otros aspectos a considerar en el proceso presupuestario institucional: i. El presupuesto institucional en sus diferentes programas debe reflejar fielmente las metas, objetivos e indicadores de la planificación anual que se pretenden lograr con su ejecución. Asimismo, esa planificación debe estar en concordancia según corresponda con los planes de mediano y largo plazo, la planificación a nivel nacional, sectorial, regional, de desarrollo local y municipal, según corresponda (Norma 2.1.4 NTPP). ii. Esa Administración debe orientar sus esfuerzos en la ejecución del proceso presupuestario y de la planificación asociada, a lograr una equidad e igualdad de género, tanto en su desarrollo organizacional, como en la definición y el logro de los objetivos y metas establecidos para el cumplimiento de sus fines (norma 2.2.10). iii. De conformidad con la norma 3.3 de las NTPP, el jerarca, los titulares subordinados y los funcionarios, serán responsables por el cumplimiento del 5 Publicadas en La Gaceta No 26 del 6 de febrero de 2009.
bloque de legalidad que regula cada una de las fases del proceso presupuestario, por lo que, deben establecer las herramientas necesarias para conocer, verificar y pronunciarse sobre el cumplimiento de dicho bloque de legalidad, según se dispone en la norma N 4.2.4 del mismo marco normativo. iv. Se deberá prever que el financiamiento de gastos fijos ordinarios, tales como los ajustes salariales y la creación de plazas por sueldos fijos, deben financiarse con ingresos ordinarios de la Municipalidad, de conformidad con lo establecido en los artículos 6 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y 101 del Código Municipal y al principio presupuestario del financiamiento de gastos corrientes con ingresos corrientes -ver norma 2.2.9-. v. Las asignaciones presupuestarias por concepto de incentivos salariales (anualidades, prohibición, dedicación exclusiva, salario escolar y demás) deben ajustarse al bloque de legalidad vigente, siendo necesario que la administración activa establezca los mecanismos pertinentes para que previo a su reconocimiento y pago se cumplan todos los requisitos establecidos al efecto. vi. Deben completarse y llenarse las Guías internas de verificación de requisitos formales y otros, que deben cumplirse en la formulación presupuestaria de las municipalidades y otras entidades de carácter municipal sujetas a la aprobación presupuestaria de la Contraloría General de la República, así como los anexos a ésta. Estas guías no deben remitirse a la Contraloría General, son para uso interno de la entidad, sin perjuicio de que sean requeridas por el Órgano Contralor como parte del proceso de fiscalización que le compete. vii. En atención al bloque de legalidad se deberá cumplir con: a. Los principios presupuestarios (norma 2.2.3), procedimientos y requerimientos establecidos en las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público N-1-2012-DC-DFOE. b. La elaboración de proyecciones de las fuentes de financiamiento y de los gastos relacionados con el logro de los resultados, para un período que cubra al menos los tres años siguientes al ejercicio del presupuesto que se formula. La Contraloría General podrá solicitar la presentación de dichas proyecciones en el momento y condiciones que lo requiera para el ejercicio de sus competencias (norma 2.2.5, artículo 18 de la Ley Orgánica de la CGR y principio de sostenibilidad, norma 2.2.3 l)). c. El desarrollo de la programación presupuestaria y la presupuestación de los ingresos y gastos del año, para lo cual considerará como elementos básicos de referencia, entre otros aspectos, el contexto macroeconómico y otras variables del entorno que afectan el accionar de la institución, la continuidad de su gestión, la visión plurianual de su financiamiento y la demanda de los bienes y servicios que produce (norma 4.1.2). d. La definición de escenarios presupuestarios con base en la programación macroeconómica (norma 4.1.7). D. Indicaciones para la presentación del presupuesto inicial y sus variaciones de los Concejos Municipales de Distrito (CMD). Los CMD deberán enviar el presupuesto inicial y sus variaciones a la Municipalidad respectiva, para que el Concejo Municipal los conozca y, a su vez, ordene remitirlo a la Contraloría General de la República, según lo establecido en
el convenio de relaciones entre la Municipalidad y el CMD. Asimismo, la nota de remisión de la Municipalidad así como el acuerdo del Concejo Municipal deben anexarse al presupuesto del CMD como archivos en el SIPP (opción de adjuntos ) y corresponde al digitador y al validador del CMD, registrar y adjuntar toda la información solicitada en estas Indicaciones, acorde con lo que se detalla en este punto 2. * Esta información se encuentra disponible en la dirección http://www.cgr.go.cr, Trámites, Aprobación presupuestaria. Los cuadros se encuentran en la Guía interna de verificación de requisitos del bloque de legalidad que deben cumplirse en la formulación del proyecto de presupuesto ordinario de las municipalidades..., así como en los archivos en formato Excel ubicados en esa dirección electrónica.