VERSIÓN No. 1 PAGINA: 1 DE 16 1. OBJETIVO Establecer el procedimiento para la Administración de los registros públicos de acuerdo a los requerimientos legales y de cámara de comercio de Tumaco. 2. ALCANCE Este documento aplica para la Cámara de comercio de Tumaco. Cubre las actividades de los registros públicos. 3. DEICIONES Registro Mercantil: Tiene por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos sus actos, libros y respecto de los cuales la ley le exige esa formalidad. El registro mercantil es un documento público. Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o proceso Información: Datos que poseen significado Cliente/ Usuario: Organización o persona que recibe un producto o servicio Renovación: Actualización de datos y cumplimiento a la obligación legal RUT: Registro Único Tributario NIT: Número de Identificación Tributaria.
VERSIÓN No. 1 PAGINA: 2 DE 16 4. PROCEDIMIENTOS 4.1. MATRICULA DE PERSONA NATURAL Y ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO 1. Diligenciar los formularios y formatos, fotocopias de la cedula, RUT/ NIT. y entregar en caja. 2. Verificación, liquidación de derechos de matrícula generando recibo con respectivo número de radicación. 3. Recepcionar los de caja y 4. Revisar los, grabar información en el SIRP, levantar pendiente, archivar en el módulo workflow 5. Entregar documentación física. 6. Abrir carpeta, foliar y archivar los. 7. Reclamar, entregar certificado. 1. Usuario, diligencia el formulario Vigente de Registro Único Empresarial y Social RUES de Confecamaras, el formato de control de presentados fotocopia de documento de identidad Cédula, solicitud de inscripción, realiza el trámite de RUT/ NIT y los entrega en caja. 2. Caja, verifica a nivel nacional el nombre, cedula y razón social para establecer si figura inscrito en el registro mercantil que llevan las cámaras de comercio, constatando que la información de los formularios este completa; liquida los derechos de matrícula, generando un recibo con su respectivo número de radicación, la cual genera un pendiente en el sistema SIRP, con indicación de fecha y hora, separa formulario original y la copia la entrega al usuario. (digitalizador), recepciona los de caja y los diario de los en Docunet. 4. Auxiliar de Registro Públicos, revisa los que cumplan con la normatividad legal, graba toda la información del formulario en el sistema SIRP, de acuerdo a los libros correspondientes, se genera etiqueta de la inscripción realizada y revisa el certificado constatando que este bien, para finalmente levantar el pendiente, envía a entrega de certificado y archiva en el módulo workflow. 5. Auxiliar de registros y archivo (digitalizador), genera un reporte en Docunet de los físicos para entregarlos a la auxiliar de archivo. 6. Auxiliar de archivo, abre carpeta de matrícula, identificándolo con el número correspondiente generado por el sistema SIRP y archiva la documentación después de foliarla. 7. Usuario, reclama con la copia del recibo su Formulario RUES F-R1-22 Control de Documentos Recibo de caja Reporte diario de los Etiqueta de inscripción Listado maestro de existencia y representación
VERSIÓN No. 1 PAGINA: 3 DE 16 4.2. RENOVACIONDE REGISTROS MERCANTIL Y ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO - EPSAL La matrícula se debe renovar dentro de los tres primeros meses de cada año (01 enero al 31 Marzo), para obtener los beneficios que de ella se derivan y evitar sanciones legales. La información financiera debe corresponder al balance de corte al 31 de Diciembre del año inmediatamente anterior. Para la renovación de la matricula se debe: 1. Diligenciar formulario, entregar en caja 1. Usuario, diligencia el formulario vigente de Registro Único Empresarial y Social RUES de Confecamaras, lo entrega en caja para su liquidación y revisar que la información del formulario está completa. Formulario RUES (físico o digital) 2. Digitar número de matrícula/ cedula, liquidación de derechos a pagar. 3. Recepcionar los de caja y 4. Revisar formulario, grabar información en el SIRP, levantar pendiente, archivar en el módulo workflow 5. Entregar documentación física. 6. Archivar, foliar los. 7. Reclamar, entregar certificado. 2. Caja, digita el número de la matricula/ cedula/ NIT, y los activos reportados en el formulario, y liquida los derechos correspondientes a pagar. - Si el formulario es virtual al realizar el pago en caja automáticamente queda renovado y puede generar el certificado. Si el formulario es físico se genera en el sistema SIRP un pendiente hasta que se grabe la renovación. (digitalizador), recepciona los de caja y los diario de los en el Docunet. 4. Auxiliar de Registro Públicos, revisa el formulario que este bien diligenciado, graba, genera certificado, revisa que este bien, lo envía a entrega de certificado en el módulo workflow e igualmente realiza el archivo digital. 5. Auxiliar de registros y archivo (digitalizador), genera un reporte en Docunet de los físicos para entregarlos a la auxiliar de archivo, quien los lleva a la carpeta del inscrito. 6. Auxiliar de archivo, archiva los en la carpeta del inscrito después de foliarla. 7. Usuario, reclama con la copia del recibo su Reporte diario de los existencia y representación
VERSIÓN No. 1 PAGINA: 4 DE 16 4.3. MODIFICACIONDE PERSONA NATURAL Y ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO Cualquier modificación que afecte el contenido del formulario de matrícula o la renovación del establecimiento, debe presentase por escrito, con presentación personal, en caso que no venga personalmente debe venir con la firma autenticada en notaria. Para la modificación se debe: 1. Diligenciar formatos, entregar en caja 1. Usuario, diligencia el formato de Mutación, el formato de Control de Documentos, formato de solicitud de inscripción (sipref) los entrega en caja para su liquidación y revisar que la información de los está completa. F-R1-20 Mutación F-R1-22 Control de Documentos 2. Digitar número de matrícula/ cedula, liquidación de derechos a pagar. 2. Caja, liquida los derechos correspondientes a pagar por el usuario, generando un recibo con su respectivo número de radicación e imprime al documento la fecha y hora. Recibo de caja 3. Recepcionar los de caja y 4. Revisar, inscripción, grabación de información en el SIRP, levantar pendiente, archivar en el módulo workflow 5. Entregar documentación física. (digitalizador), recepciona los de caja y los diario de los en Docunet. 4. Auxiliar de Registro Públicos, revisa los que este bien diligenciado, realiza inscripción, grabación, genera etiqueta y certificado, revisa que este bien, lo envía a entrega de certificado en el módulo workflow e igualmente realiza el archivo digital. 5. Auxiliar de registros y archivo (digitalizador), genera un reporte en Docunet de los físicos para entregarlos a la auxiliar de archivo, quien los lleva a la carpeta del inscrito. Reporte diario de los 6. Archivar, foliar los. 6. Auxiliar de archivo, archiva los en la carpeta del inscrito después de foliarla. 7. Reclamar, entregar certificado. 7. Usuario, reclama con la copia del recibo su existencia y representación
VERSIÓN No. 1 PAGINA: 5 DE 16 4.4. CANCELACIÓNDE PERSONA NATURAL Y ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO - La matrícula mercantil se cancelará definitivamente a solicitud de quien la haya obtenido, una vez pague los derechos correspondientes a los años no renovados, los cuales serán cobrados de acuerdo con la tarifa vigente en cada año causado, si presenta la solicitud de cancelación entre el 01 de enero y 31 de marzo no cancelara los derechos correspondiente a ese año, de igual manera verificara que no tenga registrado embargo o limitaciones del dominio. - Cuando una persona natural deja de realizar actividades mercantiles, mediante solicitud escrita reconocida ante notario o presentación personal del documento, solicitará la cancelación de su matrícula. - Cuando una persona natural fallece, la solicitud de cancelación la podrá presentar cualquiera de los herederos de la persona, adjuntando el acta de defunción, escritura o sentencia de sucesión. Para la cancelación se debe: 1. Diligenciar formatos, entregar en caja 2. Digitar número de matrícula/ cedula, liquidación de derechos a pagar. 3. Recepcionar los de caja y 1. Usuario, presenta solicitud de cancelación, diligencia los formatos: - Cancelación persona natural - Cancelación del establecimiento - Cancelación de persona natural y establecimiento - Control de presentados Solicitud de inscripción Los entrega en caja para su liquidación y revisar que la información de los esté completa. 2. Caja, liquida los derechos correspondientes a pagar por el usuario, generando un recibo con su respectivo número de radicación e imprime al documento la fecha y hora. (digitalizador), recepciona los de caja y los diario de los en Docunet. F-R1-04 Cancelación Persona Natural F-R1-08 Cancelación de Establecimiento. F-R1-10 Cancelación Persona Natural y Establecimiento. F-R1-22 Control de Documentos F-R1-25 Solicitud de inscripción Reporte diario de los
VERSIÓN No. 1 PAGINA: 6 DE 16 4. Revisar, inscripción, grabación de información en el SIRP, levantar pendiente, archivar en el módulo workflow 5. Entregar documentación física. 4. Auxiliar de Registro Públicos, revisa que los contengan la información correspondiente para el trámite, realiza inscripción, grabación, genera etiqueta y certificado de cancelación; revisa que esté bien, lo envía a entrega de certificado en el módulo workflow e igualmente realiza el archivo digital. 5. Auxiliar de registros y archivo (digitalizador), genera un reporte en Docunet de los físicos para entregarlos a la auxiliar de archivo. 6. Archivar, foliar los. 6. Auxiliar de archivo, archiva los en la carpeta del inscrito después de foliarla. 7. Reclamar, entregar certificado. 7. Usuario, reclama con la copia del recibo su existencia y representación 4.8. REFORMAS O MODIFICACIONES MATRICULA DE PERSONA JURÍDICA De acuerdo a la forma como han constituido así mismo son las reformas (Documento privado o escritura pública). Cualquier modificación que afecte el contenido del formulario de matrícula o la renovación, debe presentase por escrito. Para reformas o modificaciones se debe: 1. Documentación según el caso, diligenciar los formatos, pago impuesto, y entregar en caja. 2. Verificación, liquidación de derechos de matrícula generando recibo con respectivo número de radicación. 1. Usuario, en caso de reforma presenta la respectiva acta, documento privado o escritura pública, diligencia el formato de control de presentados, el formato de SIPRET. Si es modificación diligencia el formato de Mutación o documento privado, formato de control de presentados, el formato de SIPRET. y lo entrega en caja para su liquidación y revisar que la información de los está completa. 2. Caja, liquida los derechos correspondientes a pagar por el usuario, generando un recibo con su respectivo número de radicación e imprime al documento la fecha y hora. F-R1-20 Mutación FR1-22 Control de Documentos
VERSIÓN No. 1 PAGINA: 7 DE 16 3. Recepcionar los de caja y 4. Revisar los, inscribe información, envía a grabación e inscripción. 5. Revisar los, grabar información en el SIRP, levantar pendiente, archivar en el módulo workflow 6. Entregar documentación física. 7. Foliar y archivar los. 8. Reclamar, entregar certificados (digitalizador), recepciona los de caja y los diario de los en el Docunet. 4. Jurídica y/o la coordinadora de los registros públicos, revisa los que cumplan con la normatividad legal e inscribe en el libro correspondiente, envía a grabación. Si existen inconsistencias de acuerdo a la normatividad correspondiente se devuelve el documento y se elabora la glosa de devolución con su respectiva motivación jurídica. 5. Auxiliar de Registro Públicos, graba la información en el sistema SIRP, de acuerdo a los libros correspondientes, se genera etiqueta de la inscripción realizada y revisa el certificado constando que este bien, para finalmente levantar el pendiente, envía a entrega de certificado y archiva en el módulo docunet web ( workflow). 6. Auxiliar de registros y archivo (digitalizador), genera un reporte en Docunet de los físicos para entregarlos a la auxiliar de archivo. 7. Auxiliar de archivo, archiva los en la carpeta del inscripto después de foliarla. 8. Usuario, reclama con la copia del recibo su Reporte diario de los Existencia y representación 4.9. CANCELACIÓN DE PERSONA JURIDICA De acuerdo a la forma como se han constituido así mismo se hace la disolución y liquidación de la respectiva empresa para luego proceder con la cancelación de la respectiva matrícula. Para la cancelación se debe: 1. Documentación según el caso, diligenciar formatos, pago impuesto, y entregar en caja. 1. Usuario, para su disolución presenta Acta de disolución emanada del órgano competente o documento privado o copia autentica de la escritura pública, acompañada de: solicitud de inscripción, Pago de impuesto de registros (Gobernación), diligencia el formato de control de presentado, solicitud inscripción. Para su liquidación presenta la respectiva acta de liquidación acompañada del balance final, pago de F-R1-22 Control de Documentos F-R1-25 Solicitud de inscripción
VERSIÓN No. 1 PAGINA: 8 DE 16 impuesto de registro, solicitud de inscripción y cancelación de matrícula de persona jurídica y establecimiento de comercio o de la EPSAL si es el caso; los entrega en caja para su liquidación y revisar que la información de los esté completa. 2. Verificación, liquidación de derechos de matrícula generando recibo con respectivo número de radicación. 3. Recepcionar los de caja y 4. Revisar los, inscribe información, envía a grabación e inscripción. 5. Revisar los, grabar información en el SIRP, levantar pendiente, archivar en el módulo workflow 6. Entregar documentación física. 7. Foliar y archivar los. 8. Reclamar, entregar certificados. 2. Caja, verifica, liquida los derechos de inscripción correspondientes a pagar por el usuario, generando un recibo con su respectivo número de radicación e imprime al documento la fecha y hora. (digitalizador), recepciona los de caja y los diario de los en el Docunet. 4. Jurídica y/o la coordinadora de los registros públicos, revisa los que cumplan con la normatividad legal e inscribe en los libros correspondientes, envía a grabación. Si existen inconsistencias de acuerdo a la normatividad correspondiente se devuelve el documento y se elabora la glosa de devolución con su respectiva motivación jurídica. 5. Auxiliar de Registro Públicos, graba la información en el sistema SIRP, genera etiqueta de la inscripción realizada y revisa el certificado constando que este bien, para finalmente levantar el pendiente, envía a entrega de certificado y archiva en el módulo docunet web ( workflow). 6. Auxiliar de registros y archivo (digitalizador), genera un reporte en Docunet de los físicos para entregarlos a la auxiliar de archivo. 7. Auxiliar de archivo, archiva los en la carpeta del inscripto después de foliarla. 8. Usuario, reclama con la copia del recibo su Reporte diario de los Etiqueta de inscripción existencia y representación
VERSIÓN No. 1 PAGINA: 9 DE 16 4.10. CONSTITUCION DE SOCIEDADES MERCANTILES Y ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO - EPSAL 1. Documentación legal, diligenciar los formularios y formatos, copias de cedulas, pre- RUT. y entregar en caja. 2. Verificación, liquidación de derechos de matrícula generando recibo con respectivo número de radicación. 3. Recepcionar los de caja y 4. Revisar los, inscribir, enviar a grabación e inscripción 5. Revisar los, grabar información en el SIRP, levantar pendiente, archivar en el módulo workflow 6. Entregar documentación física. 7. Abrir carpeta, foliar y archivar los. 8. Reclamar, entregar certificado. 1. Usuario, presenta documento privado (Estatutos) acompañado del acta de constitución, pre-rut, copias de la cedula de los integrantes de la junta directiva, pago de impuesto de registro (gobernación) solicitud de inscripción, diligencia formulario RUES, formato de control de presentados, formato SIPREF, y los entrega en caja para su liquidación y revisar que la información de los está completa. 2. Caja, realiza control de homonimia sobre el nombre de la persona jurídica y del establecimiento de comercio, constatando que la información de los documento este completa, si es constitución de sociedad mercantil, liquida los derechos de constitución y matrícula, para la EPSAL solo se liquidan derechos de constitución, generando un recibo con su respectivo número de radicación e imprime al documento la fecha y hora, la cual genera un pendiente en el sistema SIRP, con indicación de fecha y hora, separa formulario original y la copia la entrega al usuario. (digitalizador), recepciona los de caja y los diario de los en el Docunet. 4. Jurídica, revisa los que cumplan con la normatividad legal e inscribe, envía a grabación e inscripción. 5. Auxiliar de Registro Públicos, graba la información en el sistema SIRP, de acuerdo a los libros correspondientes, se genera etiqueta de la inscripción realizada y revisa el certificado constando que este bien, para finalmente levantar el pendiente, envía a entrega de certificado y archiva en el módulo docunet web G(Workflow). 6. Auxiliar de registros y archivo (digitalizador), genera un reporte en Docunet de los físicos para entregarlos a la auxiliar de archivo. 7. Auxiliar de archivo, abre carpeta de matrícula, identificándolo con el número correspondiente generado por el sistema SIRP y archiva la documentación después de foliarla. 8. Usuario, reclama con la copia del recibo su Formulario RUES F-R1-22 Control de Documentos Recibo de caja Reporte diario de los F-D2-02 Listado maestro de existencia y representación
VERSIÓN No. 1 PAGINA: 10 DE 16 4.11. INSCRIPCION Y ACTUALIZACION PROPONENTES 1. Diligenciar los formularios y formatos, fotocopias de la cedula, RUT. y entregar en caja. 2. Verificación, liquidación de derechos de matrícula generando recibo con respectivo número de radicación. 3. Recepcionar los de caja y 4. Revisar los, inscribe información, envía a grabación e inscripción. 5. Revisar los, grabar información en el SIRP, levantar pendiente, archivar en el módulo workflow 6. Entregar documentación física. 7. Abrir carpeta, foliar y archivar los. 8. Reclamar, entregar certificados. 1. Usuario, diligencia el formulario Único de Registro de Proponente RUP de Confecamaras y anexos, en la página web de la cámara de comercio, el formato de control de presentados,, formato SIPREF; los entrega en, caja para su liquidación y revisar que la información de los esté completa. 2. Caja, liquida los derechos de inscripción correspondientes a pagar por el usuario, generando un recibo con su respectivo número de radicación e imprime al documento la fecha y hora. (digitalizador), recepciona los de caja y los diario de los en el Docunet. 4. Jurídica, revisa los que cumplan con la normatividad legal e inscribe en el libro correspondiente, envía a grabación e inscripción. Si existen inconsistencias de acuerdo a la normatividad correspondiente se devuelve el documento y se elabora la glosa de devolución con su respectiva motivación jurídica. 5. Auxiliar de Registro Públicos, graba la información en el sistema SIRP, genera etiqueta de la inscripción realizada y revisa el certificado constatando que esté bien, para finalmente levantar el pendiente, envía a entrega de certificado y archiva en el módulo workflow. 6. Auxiliar de registros y archivo (digitalizador), genera un reporte en Docunet de los físicos para entregarlos a la auxiliar de archivo. 7. Auxiliar de archivo, Abre carpeta al inscrito para archivar los después de foliarlos, si es actualización se archiva en la misma carpeta. 8. Usuario, reclama con la copia del recibo su Formulario RUP F-R1-22 Control de Documentos Recibo de caja Reporte diario de los Etiqueta de inscripción lista maestra de proponente
VERSIÓN No. 1 PAGINA: 11 DE 16 4.12. RENOVACION DE PROPONENTES: El registro único de proponente se debe renovar cada año, desde el primero de Enero hasta el quinto día hábil del mes de abril, en caso de no renovarse en este lapso de tiempo, cesaran los efectos de la inscripción. Para su renovación se debe: 1. Diligenciar los formularios y formatos, y entregar en caja. 2. Verificación, liquidación de derechos de matrícula generando recibo con respectivo número de radicación. 3. Recepcionar los de caja y 4. Revisar los, inscribe información, envía a grabación e inscripción. 5. Revisar los, grabar información en el SIRP, levantar pendiente, archivar en el módulo workflow 6. Entregar documentación física. 7. Abrir carpeta, foliar y archivar los. 8. Reclamar, entregar certificados. 1. Usuario, diligencia el formulario Único de Registro de Proponente RUP de Confecamaras y anexos, en la página web de la cámara de comercio, el formato de control de presentados, formato de solicitud de inscripción; los entrega en caja para su liquidación y revisar que la información de los está completa. 2. Caja, liquida los derechos de renovación correspondientes a pagar por el usuario, generando un recibo con su respectivo número de radicación e imprime al documento la fecha y hora. (digitalizador), recepciona los de caja y los diario de los en Docunet. 4. Jurídica de los registros públicos, revisa los que cumplan con la normatividad legal e inscribe, envía a grabación e inscripción. Si existen inconsistencias de acuerdo a la normatividad correspondiente se devuelve el documento y se elabora la glosa de devolución con su respectiva motivación jurídica. 5. Auxiliar de Registro Públicos, graba la información en el sistema SIRP, genera etiqueta de la inscripción realizada y revisa el certificado constando que este bien, para finalmente levanta el pendiente, envía a entrega de certificado y archiva en el módulo workflow. 6. Auxiliar de registros y archivo (digitalizador), genera un reporte en Docunet de los físicos para entregarlos a la auxiliar de archivo. 7. Auxiliar de archivo, Archiva en la carpeta del inscrito los después de foliarlos. 8. Usuario, reclama con la copia del recibo su Formulario RUP F-R1-22 Control de Documentos F-R1-25 Solicitud de Inscripción Recibo de caja Reporte diario de los Etiqueta de inscripción proponente
VERSIÓN No. 1 PAGINA: 12 DE 16 4.13. CANCELACIÓN DE PROPONENTES: Se pueden presentar dos situaciones: 4.13.1. Después de un (1) año, no lo renuevan y automáticamente el sistema lo pone inactivo. 4.13.2. El Usuario entrega documento carta de notificación indicando su intención de Cancelarlo. 4.14. REGISTRO DE LIBROS Se registran libros únicamente en blanco, cada libro debe presentarse debidamente rotulado con el nombre de la entidad que pertenecen, NIT, y su destinación (ej. Libro de actas), y cada libro debe llevar una numeración consecutiva y continua de folios. Requisitos para registro de libros: Cuando se ha terminado un libro y se va a registrar uno nuevo, debe cumplirse con estos requisitos: - Solicitud de registro firmada por el contador o revisor fiscal, en el cual se da fe que los libros terminaron o están pronto a terminar. - Si la empresa no tiene contador o revisor fiscal, el propietario o representante legal debe solicitar la inscripción de nuevos libros. 1. Diligenciar formatos, requeridos, entregar en caja. 1. Usuario, diligencia los formatos de Registros de libros o documento privado, Control de Documentos, formato SIPREF, entregando los requeridos y las hojas que tenga intención de registrar en caja para su liquidación y revisar que la información de los está completa. F-R1-12 Registro de libros F-R1-22 Control de Documentos 2. Digitar número de matrícula/ cedula, liquidación de derechos a pagar. 2. Caja, liquida los derechos correspondientes a pagar por el usuario, generando un recibo con su respectivo número de radicación e imprime al documento la fecha y hora.
VERSIÓN No. 1 PAGINA: 13 DE 16 3. Recepcionar los de caja y 4. Revisar, inscripción, grabación de información en el SIRP, levantar pendiente, archivar en el módulo workflow 5. Entregar documentación física. (digitalizador), recepciona los de caja y los diario de los en el Docunet. 4. Auxiliar de Registro Públicos, revisa los que este bien diligenciado, realiza inscripción, grabación, genera etiqueta, revisa que esté bien, lo envía a entrega de certificado en el módulo workflow e igualmente realiza el archivo digital. 5. Auxiliar de registros y archivo (digitalizador), genera un reporte en Docunet de la solicitud de inscripción de libros para entregarlos a la auxiliar de archivo, quien lleva a la carpeta del inscrito para su archivo. Reporte diario de los 6. Archivar, foliar los. 6. Auxiliar de archivo, archiva los en la carpeta del inscrito después de foliarla. 7. Reclamar, entregar certificado, libros. 7. Usuario, reclama con la copia del recibo su certificado, libros; Auxiliar de archivo le hace entrega delos debidamente sellados y firmados. existencia y representación 4.15. REGISTRO NACIONAL DE TURISMO 1. Ingresa al portal web de la Cámara de Comercio de Tumaco o a la página del RNT. 2. Actualiza información, imprime comprobante de pago. 3. Agregar copia digitalizada en PDF 4. Revisar los, comparar datos 1. Usuario, entra al portal de web del Registro Nacional de Turismo, el cual se encuentra en la dirección: http://www.cctumaco.org/, o directamente en la dirección: http://rnttumaco.confecamaras.co/ donde se accede o ingresa con su usuario y contraseña previamente asignados. 2. Usuario, actualiza su información, tanto personal como del establecimiento, e imprime comprobante de pago de impuesto para pagar en la oficina de la Gobernación correspondiente. 3. usuario, una vez hecho el pago de impuesto de turismo, debe ingresar nuevamente al portal web y agregar copia digitalizada en formato PDF de los comprobantes de pagos 4. jurídica responsable del proceso, recibirá en su perfil una alerta de que hay un nuevo procedimiento para revisar de que los cumplan con la normatividad legal y que los datos actualizado por el usuario coincidan con los que reposan en la base de datos de registro mercantil. portal de web del Registro Nacional de Turismo Comprobante de pago de impuesto
VERSIÓN No. 1 PAGINA: 14 DE 16 5. enviar notificación de trámite 6. Descargar certificado 5. jurídica, deberá enviar una notificación de trámite aprobado al usuario, si toda la información está completa. Si se encuentra alguna inconsistencia debe enviar una notificación de trámite de devolución, donde se explica la razón de la devolución para que el usuario realice la respectiva corrección. 6. usuario, procederá a descargar el certificado Nacional de Turismo RNT, después de que su trámite sea aprobado, el cual será válido hasta el 31 de marzo del siguiente año. Notificación de tramite Certificado RNT. 4.16. TRAMITE NACIONAL DE REGISTRO UNICO EMPRESARIAL Y SOCIAL RUES CAMARA RECEPTORA 1. Realizar control de homonimia 1. Caja, hace el respectivo control de homonimia (estudio de nombre) local y nacional (matricula). Se le informa al usuario los requisitos necesario para el tramite nacional solicitado y dado el caso (personas jurídica) se le remiten los a la abogada. 2. Verificar y revisar los 2. Abogada, verifica y revisa que los cumplan con los requisitos legales para el correspondiente trámite nacional. 3. Liquidación de los derechos a pagar 4. Escanear los 5. Firmar 3. Caja, recibe los, verificando que se encuentren completos, bien diligenciados, se realiza nuevamente la consulta de homonimia (matricula), se liquida y se le informa al usuario los valores correspondientes a pagar, genera impresión del recibo de pago y recibe los valores por el concepto de derechos, constatando que sean los mismos liquidados por el sistema. 4. Auxiliar de registros públicos, escanea los, ingresando al escritorio de Windows XP, entrando a capture software, en formato TIFF y se guarda a través de la red en el equipo asignado para trámite del RUES. 5. Auxiliar de registros públicos, abre el programa Firmar Documento y selecciona la imagen que se va a firmar digitalmente y la envía a la Cámara Responsable. Recibo de caja
VERSIÓN No. 1 PAGINA: 15 DE 16 6. Verificar respuesta 6. Auxiliar de registros públicos, verifica respuesta de cámara responsable entrando a la página de Internet www.rues.org.co por la opción Administración, auditoría y control. En caso de haber sido devuelto el trámite por la cámara responsable, se imprime y conjuntamente con el usuario se toman los correctivos necesarios para volver a enviar. 7. Soporte físico 7. Auxiliar de registros públicos, deja soporte físico (archivo) del trámite nacional en caso de que la cámara responsable solicite estos. CAMARA RESPONSABLE 1. verificar trámites recibidos de RUES 2. Recibir y direccionar imágenes 3. Revisar 4. Procesar información 5. Entregar documentación física. 6. Abrir carpeta, foliar y archivar los. 1. Auxiliar de registros públicos, verifica tramites recibidos en el equipo asignado al RUES por la opción TRAMITES RECIBIDOS se revisa si existen tramites pendiente para esta cámara, de existir se ingresa por la opción Certifirma y se bajan las imágenes correspondiente. 2. Auxiliar de archivo y registros públicos, recibe las imágenes físicas y procede a cargar al sistema, direccionando a los funcionarios que corresponda a través del módulo worflow. 3. Abogada y/o auxiliar de registros públicos, revisa que los cumplan con los requisitos legales para el correspondiente trámite, e inscribe. En caso contrario se hace la respectiva glosa de devolución y se envía a través de la opción Rué imágenes. 4. Auxiliar de registros públicos, procesa la información, levanta pendiente y archiva 5. Auxiliar de registros y archivo (digitalizador), genera un reporte en Docunet de los físicos para entregarlos a la auxiliar de archivo. 6. Auxiliar de archivo, abre carpeta (matricula), identificándolo con su número de matrícula correspondiente y archiva la documentación después de foliarla. Recibo de caja
VERSIÓN No. 1 PAGINA: 16 DE 16 5. RESPONSABILIDADES Responsable del proceso, líder de calidad y comité de calidad. 6. REFERENCIAS F-R1-04 Cancelación de persona Natural. F-R1-07 Modificación al registro Mercantil. F-R1-08 Cancelación del establecimiento. F-R1-10 Cancelación de persona Natural y establecimiento. F-R1-12 Registro de Libros F-R1-22 Control de documento presentado F-R1-25 Solicitud de Inscripción 7. CONTROL DE CAMBIOS REVISIÓN EMISIÓN SECCIÓN MODIFICACIONES MOTIVO Elaboró: Nombre: AURA BELLANIRA Cargo: COODINADORA OPERATIVA DE Firma: Revisó: Nombre: EUYENITH CORTES CABEZAS Cargo: JEFE ADMINISTRATIVA Y ANC. Firma: Aprobó: Nombre: ZAIDA L. PATTERSON MOSQUERA Cargo: PRESIDENTE EJECUTIVO Firma: