La aportación del sector privado a la modernización de la Justicia La Gestión del Cambio y la Justicia San Sebastián, Noviembre de 2006 0
El Modelo de Justicia Electrónica Objetivos del modelo Conocimiento Integración, explotación y publicación de la información a todos los niveles. Capacidad para una actividad operativa óptima Terceros colaboradores Modelo único e integrado, con soporte tecnológico avanzado: digitalización, internet, certificados digitales Administración transparente y abierta al ciudadano Administración de Justicia Ciudadanos Implementar nuevos servicios: Ventanilla única Adaptación y orientación de las Integrar a terceros en los procesos estrategias e inversiones en Infraestructura Tecnológica Basado en modelos normalizados de procedimientos y trámites Capacidad de adaptación ágil Información y modelo de gestión interno: análisis, simulación... Accesibilidad Eficiencia Agilidad y flexibilidad de la gestión y racionalización de esfuerzos y recursos Conocimiento y estructuración de la información Soporte integral a TODAS las funciones requeridas en la gestión judicial 1 Eficacia
El Modelo de Justicia Electrónica Articulación del modelo Conocimiento Conocimiento Integración, explotación y publicación de la información a todos los niveles. Accesibilidad Eficacia Accesibilidad Administración transparente y abierta al ciudadano Capacidad para una actividad operativa óptima Eficiencia Administración Ciudadanos (terceros) Solidez y evolución De un esquema Administración-Administrado a un esquema OferenteDemandante de Servicios Eficacia Servicio Acceso, autenticación y firma digital MODELO BÁSICO DE TRAMITACIÓN de la JUSTICIA Cuadro de Mando Servicios Información operacional Gestión de expedientes judiciales Servicios Comunes Módulos específicos Repositorio Central de información y documentación judicial Portal del GESTOR Gestores de la Administración Servicios al CIUDADANO Ciudadanos Servicios al PROFESIONAL Portal de colaboración INTER ADMINISTRATIVA 2 Profesionales Otros Organismos
Ibermática y la Gestión del Cambio Porqué una gestión del cambio en la Justicia de Ibermática? Actualmente la Administración de Justicia está inmersa en un proceso de cambio hacia un modelo de gestión, basado en la creación de nuevos Sistemas de organización y gestión desarrollados en base a las tecnologías de información que den servicio a la Administración de Justicia. Se crean nuevas herramientas de gestión y utilizando las nuevas tecnologías Firma electrónica, notificaciones, servicio al ciudadano, administración de Justicia electrónica Se crean nuevas formas de interrelación. Interoperatividad, entre la Administración de Justicia y el resto de Administraciones Se identifican nuevos procedimientos de trabajo o se modifican los existentes. Diversos colectivos afectados por el cambio. Señalamientos de juicios rápidos mediante pda, gestión de solicitudes externas, etc... Muchos usuarios de la Administración de Justícia (jueces, magistrados, secretarios cuerpos auxiliares, cuerpos administrativos, etc.) Dispersión geográfica de los colectivos. Ubicaciones distintas y usuarios distribuidos por todo el territorio 3
Ibermática y la Gestión del Cambio Porqué la gestión del cambio?. Impacto del cambio Nuevos procedimientos: Tele-tramitación Nuevas metodologías de trabajo: Oficina sin papeles Nuevos sistemas y aplicaciones: Firma digital Nuevos conocimientos y habilidades: Gestión de equipos XXXXXX Àrea de Negoci XXXXXXXXX XXXXXX Responsables EPOCA XXXXX Gestors Gestors XXXXX de Gestors XXXXXXde Gestors XXXXXXde EPOCA Continguts Seguretat Workflow Editors XXXXX - Creadors XXXXXX Moderadors Continguts Continguts Requisitos de adaptación organizativa: NOJ Nuevas fórmulas de interrelación entre la organización y los ciudadanos: Internet La implantación de un proyecto de transformación en una organización representa un cambio de gran importancia para sus procedimientos y hábitos de gestión. En algunos casos, debido a la complejidad de la estructura organizativa es especialmente importante que en este proceso de transformación se considere el impacto sobre los colectivos involucrados, identificando y gestionando todos aquellos aspectos que constituyen las principales barreras al éxito del programa. 4
Ibermática y la Gestión del cambio Porqué la gestión del cambio?. Misión de la Gestión del Cambio La Gestión del Cambio debe ser el catalizador para la consecución n de los hitos del proyecto, asegurando la correcta asimilación de la nueva metodología de trabajo e identificando y proponiendo acciones correctoras para que los objetivos iniciales se cumplan. 5
-IMPACTO Ibermática y la Gestión del cambio Porqué la gestión del cambio?. Factores de éxito Factores de éxito en proyectos de transformación Los principales aspectos que típicamente se detectan y favorecen a las organizaciones que se afrontan a importantes procesos de transformación, son: + ÉXITO DEL CAMBIO Liderazgo de la dirección Visión estratégica Plan estratégico de comunicación Plan estratégico de formación Planificación estructurada de las iniciativas de cambio Implicación de los receptores del cambio - + Font: Best practices in Change Management - Prosci Benchmarking Report Estudio realizado con la participación de 288 empresas de 51 países 6
Ibermática y la Gestión del cambio Enfoque de la gestión del cambio en Justicia de Ibermática Componentes de la Gestión del Cambio El proceso de cambio en la Administración de Justicia debe ir orientado a reducir la resistencia al cambio así como a reducir el impacto organizativo que los diferentes proyectos pueden tener. Crear la necesidad de cambio Comunicar claramente las ventajas de los proyectos Identificar los usuarios clave que se comprometen en el proyecto Equilibrar los aspectos técnicos y humanos para afrontar la implantación del cambio, es decir, implicar a las personas que deben soportar el cambio en el proceso Aportar las herramientas necesarias (información y formación) para realizar la transición al nuevo modelo de una forma no traumática Evitar la sensación de aislamiento aportando todo el apoyo necesario con el objetivo de evitar el rechazo 7
Ibermática y la Gestión del cambio Enfoque de la gestión del cambio en Justicia de Ibermática. Objetivos Componentes y Objetivos de la Gestión del Cambio Para conseguirlo y con el fin de generar un entorno adecuado en la Administración de Justicia y facilitar la implantación de los nuevos SI, se propone el desarrollo de iniciativas de gestión del cambio enfocadas en 4 grandes áreas de actuación, definiéndose los siguientes objetivos para las mismas : Evaluar el impacto del nuevo modelo en las personas y procedimientos diarios Personalizar las acciones de gestión del cambio a cada grupo de destinatarios A Adaptación cambios organizativos Procesos Personas Gestión del Cambio Comunicación B Tecnología Transmitir la visión y objetivos del proyecto, para conseguir el máximo alineamiento dentro de los agentes internos y externos implicados. Proporcionar a cada colectivo de usuarios la información necesaria sobre el nuevo sistema, transmitiéndole las ventajas del cambio en su trabajo diario. Publicitar los resultados que se van obteniendo en el proyecto, socializando los éxitos al mayor número de profesionales posible. Reducir las resistencias que puedan existir en el cambio previsto. Involucrar y comprometer a los colectivos afectados Apoyar para la planificación y ejecución de las acciones de formación y las actividades posteriores a la formación. Desarrollar y reforzar los conocimientos, habilidades y competencias necesarias para lograr un uso eficaz de las nuevas herramientas de trabajo. Coordinar la creación y entrega de los Materiales de divulgación de las aplicaciones. Facilitar la asimilación y la adaptación al nuevo en torno a trabajo. C Formación Organización Soporte rendimiento operativo D Proporcionar el apoyo necesario para asegurar el cumplimiento y la eficacia de las tareas. Minimizar las dificultades y los obstáculos que puedan surgir durante la puesta en marcha de los sistemas de información. Apoyar a los agentes del cambio (formadores, facilitadores, dinamizadores informáticos, etc.) en el proceso Proporcionar información y la infraestructura para la gestión 8
Ibermática y la Gestión del cambio Enfoque de la gestión del cambio en Justicia de Ibermática. Factores críticos de éxito Gestión y coordinación global del proceso. El impulso por parte de la Administración de Justicia para llevar acabo la gestión del cambio Afianzar y garantizar los conocimientos y habilidades requeridas. Sensibilización de los intervinientes Crear y consolidar una perspectiva positiva frente al cambio. Proporcionar información de gestión a los equipos en la fase de implantación 9
Modelo de Referencia con Visión Global La Solución Las soluciones de se apoyan en los servicios que Ibermática está en disposición de ofrecer. gestión procesal gestión del conocimiento servicios para el ciudadano servicios para el profesional i+j i+j Aplicaciones CAU e infraestructuras Consultoría Calidad teletramitación (CRM) sistema de acceso i+j i+j Aplicaciones Consultoría CAU e Infraestructuras Calidad Gestión del cambio i+j i+j Gestión del Cambio 10
Película Flash 11