IGT-05 v.01 Página 1 de 6 1. Objetivo y Alcance Determinar las instrucciones necesarias para el reconocimiento, el uso y la debida aplicación de las. Aplica desde el Reconocimiento del Sistema de Codificación de las Tablas de Retención, hasta el Archivo de la Información. 2. Responsable El responsable de la aplicación y ejecución del presente documento es el Líder del Proceso de Gestión. 3. Definiciones 3.1 Codificación Operación consistente en representar una información mediante un código. 3.2 Archivo Central o Intermedio Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizados su trámite, que sigue siendo vigente y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. El Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico según períodos e indicaciones definidos en las de la oficina. 3.3 Archivo de Gestión Denominado también Archivo de las oficinas productoras de documentos en el cual se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten. Los Archivos de Gestión se transfieren al Archivo Central según períodos e indicaciones definidos en las de la oficina. 3.4 Archivo Histórico Es el archivo al cual se transfiere la documentación del Archivo Central, que por decisión del correspondiente Comité de Archivos y, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Elaboró Revisó Aprobó Firma Martha Helena Cañas Camargo Firma Rosalba Omaña de Restrepo Firma María Victoria Bautista Bochagá Fecha 22 de julio de 2010 Fecha 29 de julio de 2010 Fecha 13 de agosto de 2010
IGT-05 v.01 Página 2 de 6 3.5 Ciclo Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina [Archivo de Gestión] y su conservación temporal [Archivo Central], hasta su eliminación o integración a un archivo permanente [Archivo Histórico]. 3.6 Serie Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, contratos, Actas, Informes, entre otros. 3.7 Subserie Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto. 3.8 Listado de series y subseries y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Las demás definiciones que aplican para el presente Documento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. 4. Contenido 4.1 Reconocimiento del Sistema de Codificación de las Tablas de Retención Responsable: Auxiliar de Gestión Las TRD disponen de un sistema de codificación alfanumérico decimal, dividido en cinco campos. El primer campo corresponde a los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad que están en relación con la Unidades Administrativas a partir de las cuales se derivan todas las áreas, dependencias y programas, éstas son Proceso Unidad Administrativa
IGT-05 v.01 Página 3 de 6 Direccionamiento Estratégico Rectoría DE Vicerrectoría Administrativa Dirección Administrativa VA Gestión Académica Vicerrectoría Académica Gestión de Investigación Vicerrectoría de Investigaciones Bienestar Universitario Vicerrectoría de Bienestar Universitario Interacción Social Vicerrectoría de Interacción Social GA PI BU IS Gestión de la Infraestructura y Logística GI Vicerrectoría de Gestión del Recurso Físico y Apoyo Logístico Gestión y Desarrollo Tecnológico GD Vicerrectoría de Gestión y Desarrollo Tecnológico Después de los procesos o unidades administrativas vienen las áreas, las dependencias o los programas, las series y las subseries documentales, así: Campo 1 Campo 2 Campo 3 Campo 4 Campo 5
IGT-05 v.01 Página 4 de 6 Proceso / Unidad Administrativa Área Dependencia o Programa Serie Subserie Gestión Académica / Vicerrectoría Académica Facultad de Artes y Humanidades Departamento de Artes Actas Comité de Programa GA 140 60 AC00 200 Alfabético Numérico Numérico Alfanumérico Numérico
IGT-05 v.01 Página 5 de 6 4.2 Uso del Sistema de Codificación de las Tablas de Retención Responsable: Auxiliar de Gestión Las unidades administrativas (procesos) y las áreas, van juntas y separan por medio de un punto (.) de las dependencias o programas, alas cuales van unidas las series, las que, igualmente, se separan a través de un punto (.) de las subseries, así: GA140.60AC00.200 Cuando las unidades administrativas o las áreas no incluyen una dependencia o un programa, sólo se empleará punto (.) para separar la subserie, verbigracia: Rectoría- Despacho del rector-actas.reunión DE00AC00.460 El consecutivo de la serie se coloca, según el caso, después de la serie o la subserie separado por un guión, ejemplo: GA140.60AC00.220-007 DE00AC00.490-001 4.3 Aplicación de las Tablas de Responsable: Auxiliar de Gestión Retención Toda la documentación que genere y reciba la Universidad de Pamplona, ya sea en sus unidades administrativas, áreas, dependencias o programas, debe ser codificada según sus. La documentación que en su trámite pase por el Proceso de Gestión -Correspondencia o Archivo Central- y no observe dicha normativa será devuelta a la dependencia responsable para los arreglos respectivos. 4.4 Archivo de la Información Responsable: Auxiliar de Gestión Las series y las subseries documentales que en el ejercicio de sus funciones generen las unidades administrativas, áreas, dependencias o programas, de la Universidad de Pamplona, deben archivarse, observando de manera rigurosa su codificación, según los ciclos documentales establecidos en la HGT-04 Tablas de Retención para el Archivo de Gestión, el Archivo Central y el Archivo Histórico. 5. Documentos de Referencia NTC ISO 9000:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. NTC ISO 9001:2000 Sistema de Gestión de la Calidad NTC GP 1000:2004 Gestión de la Calidad en el Sector Público NTC GP 1000:2009 Gestión de la Calidad en el Sector Público HGT-04.
IGT-05 v.01 Página 6 de 6 6. Historia de Modificaciones Versión Naturaleza del Cambio Fecha del Cambio 00 Cambio de líder de Proceso Aprobación del Cambio 29 de julio de 2010 13 de Agosto de 2010 7. Administración de Registros Cod. Nombre Responsable Ubicación Acceso Tiempo de Retención Disposición Final 8. Anexos. 8.1 Anexo 1 HGT-04 v.02.