Versión 2014 TIMBRADO DE LA NOMINA 1
TIMBRADO DE LA NOMINA CONFIGURAR SERVIDOR DE SALIDA PARA ENVÍOS DE CFDIS... 3 Usar cuenta propia... 3 Usar cuenta alternativa de SOFTWARE FACIL... 4 CONTROL DE LA FIEL... 5 CONTROL DEL SELLO DIGITAL... 6 DATOS DEL PAC... 7 TIMBRADO DE LA NOMINA... 8 Timbrar Nómina... 9 Actualizar Emails... 9 Enviar CFDIs... 10 Imprimir CFDIs... 10 Cancelar CFDIs... 10 Visualizar XMLs... 10 Respaldar CFDIs en SFacil Mi-NUBE... 11 IMPRIMIR RECIBOS DE NÓMINA CON FOLIOS DEL SAT... 12 Recibos en formato PDF... 12 Listado de Nómina y Recibos en Formatos Preimpresos... 12 2
Procedimiento para implementar la expedición de Recibos de Nómina en el esquema CFDI: 1. Configurar servidor de salida para envíos de CFDIs. Opcional. 2. Capturar información de la FIEL. Opcional. 3. Capturar información del Sello Digital. Obligatorio. 4. Capturar información del PAC. Obligatorio. 5. Calcular la Nómina (este procedimiento no cambia respecto a la versión anterior). Obligatorio. 6. Timbrado de la Nómina (expedición de Recibos de Nómina en el esquema CFDI). 7. Impresión de Recibos de Nómina. A continuación se detalla cada uno de estos pasos. Nota: Para implementar este procedimiento se requiere tenga instalada la versión 2014 del sistema SFacil NOMINAS. Configurar servidor de salida para envíos de CFDIs Estimado Usuario, el sistema le permite el envío de los XMLs a los empleados de la empresa vía correo electrónico, para esto le damos un par de opciones para que utilice la que prefiera: 1. Usar una cuenta propia. 2. Usar una cuenta alternativa del servidor de SOFTWARE FACIL. Usar cuenta propia Cree una cuenta nueva, por ejemplo de GMAIL o HOTMAIL, la recomendación es usar una cuenta de GMAIL pues regularmente tienen menos tráfico que las cuentas de HOTMAIL. Entre a la opción Nómina SMTP para Envíos : 3
En la ventana que se abra use el botón "Datos de GMAIL o Datos de HOTMAIL, según corresponda, al hacerlo por omisión se cargará la Información del servidor, anote su nombre, dirección de correo electrónico y su contraseña (asegúrese de capturar correctamente su cuenta y contraseña pues en caso contrario le marcará errores al tratar de enviar los correos) y use el botón Continuar : Notas: Después de que asigne y establezca los parámetros de la cuenta deberá salir del sistema y volver a entrar para que el cambio tome efecto pues en caso contrario no podrá enviar correos. El uso de esta alternativa es opcional, en caso de no configurar una cuenta propia por omisión sus CFDIs serán enviados por cuentas que SOFTWARE FACIL tiene habilitadas para este propósito. Usar cuenta alternativa de SOFTWARE FACIL El uso de una cuenta propia para el envío de sus CFDIs no es obligatorio, por omisión, sin que tenga que configurar ningún parámetro, todos sus comprobantes serán enviados por cuentas de correo electrónico que SOFTWARE FACIL tiene habilitadas para el envío de los CFDIs a sus empleados. 4
Control de la FIEL SFacil NOMINAS, para un mejor control de su información, le permite organizar y tener un respaldo de los archivos de su FIEL en el directorio donde están los datos de su empresa. Para capturar los datos correspondientes entre a la opción CFDI Control de la FIEL : Al entrar a la opción se abrirá una ventana como la siguiente: 1. En los recuadros a, b y c deberá seleccionar la ruta y nombre de los archivos.req,.key y.cer correspondientes a su FIEL, para hacerlo posicione el cursor sobre el botón, busque la ruta y nombre de los archivos que procedan. 2. El botón Consultar Procedimiento SAT le permite conocer, paso a paso, el procedimiento para la obtención de su FIEL. 3. En los datos d y e podrá guardar y consultar las contraseñas de la clave privada de la FIEL y la clave para la revocación de la misma. 4. Los datos f y g le permitirán al sistema enviarle avisos cuando la fecha de caducidad de su FIEL este próxima a vencer. Nota: La información capturada en el control de su FIEL es meramente informativa, no afecta la generación de su CFDI. 5
Control del Sello Digital A diferencia de la FIEL, el Sello Digital sí es requisito obligatorio para poder expedir CFDIs. Para capturar los datos correspondientes entre a la opción CFDI Control de Sellos Digitales : Al entrar a la opción se abrirá una ventana como la siguiente: 1. En los recuadros a, b y c deberá seleccionar la ruta y nombre de los archivos.req y.key correspondientes a su SELLO, para hacerlo posicione el cursor sobre el botón, busque la ruta y nombre de los archivos que procedan. 2. El botón Consultar Procedimiento SAT le permite conocer, paso a paso, el procedimiento para la obtención de su SELLO. 3. En los datos c y d podrá guardar y consultar las contraseñas de la clave privada del Sello Digital y la clave para la revocación del mismo. 4. Los datos e, f y g son datos informativos, verifique que correspondan a los archivos seleccionados. 5. La captura del datos h le permitirá al sistema enviarle avisos cuando la fecha de caducidad de su Sello Digital este próxima a vencer. Nota: Tenga mucho cuidado en que estos archivos correspondan al Sello Digital y no al archivo de su FIEL pues es común que Usuarios se confundan y como resultado los comprobantes que expidan no serán válidos. 6
Datos del PAC Esta opción le permite registrar el Usuario y Contraseña requeridos para el timbrado de sus Recibos de Nómina en el sistema SFacil NOMINAS, para capturar esta información entre a la opción CFDI Datos del PAC : *PAC. Iniciales de Proveedor Autorizado de Certificación de Comprobantes Fiscales Digitales a través de internet. Al entrar a la opción se abrirá una ventana donde deberá capturar el Usuario y Contraseña que mediante correo electrónico SOFTWARE FACIL le hizo llegar cuando solicitó la activación de su servicio de timbrado, los datos que capturen deber ser iguales, respetando minúsculas y mayúsculas, por ejemplo: 7
Timbrado de la NOMINA Después de haber registrado la información obligatoria (Sello Digital y Datos del PAC), y una vez que calculó la Nómina, ya está listo para expedir CFDIs, para esto entre a la opción CFDI Timbrado de la Nómina : A continuación le abrirá una ventana con los empleados calculados en la nómina para seleccione los que requiera timbrar: Características y opciones disponibles en esta ventana. En la cuarta columna se muestra el correo electrónico capturado a cada uno de los empleados, si requiere enviarles el CFDI por email verifique que los datos estén correctos, en caso contrario vaya a la opción Empleado Catálogo de Empleados para que los corrija. Use el botón Seleccionar para marcar uno por uno los empleados a los que desea expedir el CFDI; use esta misma opción si requiere desmarcarlo. También puede marcar los registros presionando clic en el recuadro correspondiente de la primera columna. Esta opción se da para aquellos casos en que por error, modificaciones o alguna omisión tenga necesidad de recalcular uno o varios empleados y, como consecuencia, tenga que volver a timbrar su Recibo de Nómina. Use el botón Sel. Todos si requiere timbrar los Recibos de todos los empleados. 8
Timbrar Nómina Esta opción permitirá iniciar el proceso de timbrado de todos los empleados seleccionados. Notas: Es importante que antes de continuar este proceso verifique que su nómina haya sido calculada correctamente ya que en caso contrario los timbres utilizados no podrán ser recuperados. Los siguientes son datos obligatorios requeridos por el SAT y/o por el PAC, en caso de que no estén capturados el sistema se los requerirá: o Régimen Fiscal o Domicilio Fiscal de la Empresa Al terminar el proceso de timbrado se abrirá una ventana con la siguiente información: Características y opciones disponibles en esta ventana. Las tres primeras columnas presentan información relativa al timbrado de la Nómina: fecha y hora del timbrado y el folio fiscal asignado por el SAT. La opción Timbrar Nómina le permite volver a realizar el proceso de Timbrado de sus Recibos, esta opción es especialmente útil cuando por error, modificaciones o alguna omisión tenga necesidad de recalcular la Nómina de uno o varios empleados y, como consecuencia, tenga que volver a timbrar sus Recibos; al entrar abrirá la misma ventana que se muestra al timbrar la Nómina por primera vez en el periodo activo. Nota: Antes de volver a Timbrar la Nómina deberá cancelar los Recibos de Nómina previamente timbrados. A continuación se detallen el resto de los botones de esta ventana. Actualizar Emails La sexta columna muestra el correo electrónico capturado a cada uno de los empleados, si requiere enviarles el CFDI por email verifique que los datos estén correctos, en caso contrario vaya a la opción Empleado Catálogo de Empleados para que los corrija, después regrese a esta ventana y use el botón Actualizar Emails para que se reemplacen por las cuentas de correos modificadas. 9
Enviar CFDIs Opción que le permite enviar los Recibos de Nómina timbrados (XML y/o PDF) a los correos de los empleados, verifique que tengan capturado este dato, en caso contrario vaya a la opción Empleado Catálogo de Empleados para que los capture, después regrese a esta ventana y use el botón Actualizar Emails para que se reemplacen por las cuentas de correos capturadas. Imprimir CFDIs Use esta opción para imprimir los Recibos de Nómina en formato PDF, al entrar se abrirá una ventana dándole la opción de imprimir solo un recibo o todos: Cancelar CFDIs Si la nómina por cualquier motivo fue calculada mal, parcial o totalmente, y así fue timbrada será necesario que cancele los Recibos (folios fiscales) de los empleados que requiera recalcular, cuando sea este caso use esta opción la cual le permitirá cancelar todos o cancelar uno por uno seleccionando solo los CFDI que estén incorrectos. Visualizar XMLs El sistema le proporciona esta opción para que pueda consultar en pantalla, e imprimir, cada uno de los XML correspondientes a los XML generados por los Recibos de Nómina, al entrar abre una ventana como la siguiente: 10
Respaldar CFDIs en SFacil Mi-NUBE El servicio SFacil Mi-NUBE le permite tener copias de seguridad de su información en servidores externos evitando perdidas de información por daños en su equipo de cómputo, virus, robos, etc. Para enviar los archivos XML y/o PDF de los Recibos de Nómina a SFacil MI-NUBE el procedimiento es el siguiente: En la ventana de facturas seleccione la factura que desea enviar a SFacil MI-NUBE y presione el botón Enviar XML y/o PDF a SFacil MI-NUBE. Capture el Usuario y Contraseña que se le entregó cuando contrató el servicio SFacil MI-NUBE y presione el botón Aceptar. 11
Imprimir Recibos de Nómina con Folios del SAT Opcionalmente el sistema le permite imprimir los Recibos de Nómina en formato PDF o imprimir su Listado de Nómina y/o Recibos en Formatos Preimpresos como lo hacía antes de este nuevo esquema. Recibos en formato PDF Para imprimir los Recibos en formato PDF use la opción CFDI Timbrado de la Nómina Imprimir CFDIs : Listado de Nómina y Recibos en Formatos Preimpresos De acuerdo a la Resolución Miscelánea Fiscal 2014 y a información difundida en la página del SAT, para efectos de la representación impresa del CFDI, Usted podrá seguir imprimiendo su Listado de Nómina y/o Recibos en Formatos Preimpresos como lo hacía antes de este nuevo esquema. Si está imposibilitado a entregar o enviar el CFDI en formato XML podrá entregar la representación impresa incluyendo los siguientes datos: Folio Fiscal, RFC del Patrón y RFC del Empleado. Resolución Miscelánea Fiscal 2014 dada a conocer el 24 de diciembre de 2013: 12
De acuerdo a material difundido por el SAT si no se está imposibilitado de entregar el XML a los trabajadores entonces no hay requisitos para la representacion impresa: En cualquier caso, tanto el Listado de la Nómina como en los Recibos en Formato Preimpreso, el sistema SFacil NOMINAS incluye la impresión de los datos obligatorios: Listado de la Nómina: 13
Recibos en Formatos Preimpresos: Cualquier duda envienos un correo a Soporte@SFacil.com con gusto le atenderemos. 14