RESPUESTA OBSERVACIONES - INVITACIÓN PÚBLICA No. 031-2012 La E.S.E. Hospital San Rafael Tunja está interesada en recibir propuestas para: CONTRATAR CON UNA COMPANIA DE SEGUROS PARA QUE ATRAVEZ DE POLIZAS SE AMPAREN LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y DEMAS ACTIVOS E INTERESES PATRIMONIABLES ASEGURABLES DE PROPIEDAD DE LA E.S.E. HOSPITAL SAN RAFAEL DE TUNJA,ASI COMO AQUELLOS POR LOS CUALES FUERE O LLEGASE A SER RESPONSABLE RESPUESTA A SOLICITUD DE LA PREVISORA S.A Distinguidos Señores: Con el ánimo de participar en el proceso de la referencia, nos permitimos realizar las siguientes observaciones: 1. CAPITULO I. ASPECTOS GENERALES Y CONDICIONES DEL PROCESO DE SE- LECCIÓN. ALCANCE DEL OBJETO: dentro de los servicios que se ofrece, solicitamos quitar el siguiente ítem: Suministrar un manual de suscripción y un manual de reclamos para la atención de siniestros; toda vez que son Manuales de procedimientos internos de la Compañía. Respuesta: Se acepta la parcialmente la observación, eliminando en los pliegos definitivos la exigencia del manual de suscripción; permanece la exigencia de suministrar el manual de atención de siniestros, dada la importancia de conocer el procedimiento de atención de siniestros de la Compañía para la Entidad. 2. NUMERAL 5.1.1. PERSONAS JURÍDICAS literal G DEUDORES MOROSOS: Al respecto es pertinente enfatizar que a la luz de la ley 80 de 1993, específicamente el numeral 15 del artículo 25, las entidades sometidas no podrán solicitar requisitos que la ley no exige, el tenor literal de la norma es el siguiente: Numeral 15 del artículo 25 de la ley 80 de 1993: Las autoridades no exigirán sellos, autenticaciones, documentos originales o autenticados, reconocimientos de firmas, traducciones oficiales, ni cualquier otra clase de formalidades o exigencias rituales, salvo cuando en forma perentoria y expresa lo exijan leyes especiales.
Si bien dentro un periodo histórico de la contratación pública se consideró improcedente la posibilidad de contratar con el estado en caso de estar reportado en el boletín de deudores de la Contaduría General De La Nación, Parágrafo 3 del artículo 2 de la ley 901 de 2004, a partir del 24 de Octubre de 2005 con la promulgación del estudio de exequibilidad de la corte constitucional se declaró la inconstitucionalidad del referido artículo de la ley 901 de 2004, quedando sin efectos la inhabilidad para contratar con el estado en caso de estar reportado en el boletín de morosos, el efecto de dicho fallo es que las entidades sometidas al estatuto general de contratación pública ya no deben verificar si los proponentes se encuentran o no reportados, dando precisamente aplicación así al artículo 25 de la ley 80 de 1993 donde se establece como una actuación administrativa proscrita la exigencia de ritualidades no consagradas por la ley. Por lo anterior solicitamos de manera respetuosa a la entidad, eliminar del literal g del presente numeral la frase ni deudor moroso. Respuesta: Si bien es cierto las Entidades no podrán o deberán exigir requisitos que la ley no exige, la exigencia contenida en el numeral 5.1.1 literal g, solicita que la misma Entidad oferente manifieste en desarrollo del principio de la buena fe, que no se encuentra incursa en ninguna situación irregular que le impida actuar como contratista del Estado, en garantía de futuras inhabilidades o incompatibilidades que le pudiesen ser oponibles. En ese orden de ideas la solicitud no contraviene los principios generales de la función pública, ni el estatuto contractual (ley 80 de 1993) 3. NUMERAL 6.1 ESTADOS FINANCIEROS literal C Nivel de Endeudamiento: Es importante aclarar que la contabilidad de las Compañías de Seguros, difiere de las demás empresas en algunos aspectos, es el caso de las reservas técnicas de riesgos en curso que corresponden a la parte no devengada de las primas emitidas, las cuales no significan endeudamiento, sino un ingreso recibido por anticipado, de acuerdo con lo establecido por el decreto 839 del 27 de marzo de 1991, emitido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Las Compañías de Seguros con un gran volumen de primas emitidas como es el caso de La Previsora S.A., presentan un alto nivel de reservas técnicas de riesgos en curso, el cual está respaldado por el patrimonio técnico y el margen de solvencia, reglamentados por la Superintendencia Bancaria. Por lo anterior solicitamos que el indicador de endeudamiento se calcule de la siguiente manera: Nivel de Endeudamiento = Pasivo Total Reservas Técnicas menor o igual a 18% Activo Total
Si no se acepta la fórmula planteada, entonces que el nivel de endeudamiento se deje menor o igual 70%. Respuesta: Se acepta parcialmente la observación, aclarando que en el NUMERAL 6.1 ESTADOS FINANCIEROS literal C Nivel de Endeudamiento, se aplicará la siguiente formula: con el fin de dar pluralidad de oferentes en el presente proceso. Nivel de Endeudamiento = Pasivo Total Reservas Técnicas menor o igual a 30% Activo Total 4. NUMERAL 6.1 ESTADOS FINANCIEROS - CAPÍTULO VII RCHAZO DE LA PRO- PUESTA ÍTEM 20 INDICE DE OPERATIVIDAD Y RELACIÓN PATRIMONIAL: De manera respetuosa solicitamos a la entidad indicar la fórmula para realizar el cálculo de los indicadores de operatividad y relación patrimonial, ya que en el resto del contenido del pliego no son mencionados. Respuesta: Se informa y aclara, que en los pliegos definitivos en el Capítulo VII Rechazo De La Propuesta Ítem 20 se cambiará por la exigencia del cumplimiento de los índices financieros por capital de trabajo, índice de liquidez y nivel de endeudamiento, tal como se describe en el numeral 6.1 con sus respectivas formulas. 5. NUMERA 2.1.1 EXPERIENCIA DEL PROPONENTE CUMPLIMIENTO EN EL PA- GO DE SINIESTROS: De manera respetuosa y en aras de permitir la pluralidad de oferentes, se solicita a la entidad, que en las certificaciones para acreditar experiencia en primas se elimine la exigencia de que indiquen el cumplimiento en el pago de siniestros, con base en que es muy difícil predecir en que momento ocurrirá un siniestro y no todos nuestros clientes se han siniestrado durante la ejecución del contrato, por tal motivo indicamos el cumplimiento de los pagos de los mismos por medio de certificaciones de siniestros tal como es solicitado en el tercer párrafo de este numeral, independientes a las certificaciones de experiencia en primas solicitadas. Respuesta: Se acepta la observación y se elimina en pliegos definitivos la exigencia en las certificaciones de experiencia, de que estas indiquen el cumplimiento del pago de siniestros. 6. Comedidamente solicitamos nos sea suministrado inventario actualizado de los bienes a asegurar, de ser posible en formato Excel. Respuesta: Se informa a los posibles oferentes que los inventarios pueden ser consultados en la oficina de Almacén de la Entidad.
7. Adjunto nos permitimos enviar Formularios de Responsabilidad Civil Clínicas y Hospitales, Responsabilidad civil Servidores Públicos e Infidelidad de Riesgo Financieros, los que agradecemos diligenciar y firmar por el Representante Legal, los cuales se requieren la información actualizada, anexando estados financieros de los dos últimos años. Respuesta: Los formularios serán diligenciados, y dispuestos para cada oferente. 8. COBERTURA 7. SEGURO DE RESPONSABILIDAD MEDICA CIVIL CLINICAS Y HOSPITALES, 7.3 COBERTURAS Y CLAUSULAS BÁSICAS: Ítem: 2. Daños patrimoniales, extrapatrimoniales y morales al 100% del valor asegurado, solicitamos comedidamente, Sublimitar a $400.000.000, evento / vigencia. Respuesta: Se acepta parcialmente la observación, sublimitando este ítem a $600.000.000 evento/3.000.000.000 vigencia. 9. Comedidamente solicitamos información de siniestralidad de los tres (3) últimos años de todos los ramos. Respuesta: Se acepta la observación, y junto el pliego definitivo será publicado el cuadro de siniestralidad de los últimos 3 años de la Entidad. RESPUESTA A SOLICITUD DE LIBERTY SEGUROS S.A 1. Numeral 2.1.1. Experiencia del proponente solicitamos amablemente se modifique dicho numeral en cuanto a la experiencia solicitada en siniestros: sugerimos respetuosamente se acepte acreditar siniestros ocurridos durante los últimos 5 años anteriores a la fecha de cierre del proceso. Respuesta: Se acepta la observación y se modifica en pliegos definitivos. 2. Numeral 2.1.1. Experiencia del proponente Solicitamos amablemente se modifique dicho numeral en cuanto a la experiencia solicitada en siniestros; sugerimos respetuosamente se acepte acreditar siniestros cuya sumatoria de las tres certificaciones sea mayor a $300.000.000 sin que cada certificación tenga un valor mínimo a acreditar. Respuesta: Se acepta la observación y se modifica en el pliego definitivo. 3. Requisitos financieros del proponente: De acuerdo a lo solicitado por ustedes en este numeral, el indicador de endeudamiento se tendrá en cuenta la siguiente formula: Pasivo
total/activo total amablemente solicitamos que se acepte un nivel menor del 78% o que sea aceptada la formula descontando las reservas técnicas, teniendo en cuenta que las Compañías de Seguros por disposiciones de la Superintendencia Financiera, deben efectuar reservas que permitan cubrir los siniestros futuros, pero como tal y como esta expresado en el pliego no permite que las Compañías cumplan con el nivel indicado. Proponemos respetuosamente que sea aceptada la siguiente formula de ENDEUDAMIENTO = Pasivo Total Reservas Técnicas / Activo Total para que las Compañías de Seguros puedan participar y se configure la pluralidad de oferentes en el proceso. Respuesta: Respuesta: Se acepta parcialmente la observación, aclarando que en el NUMERAL 6.1 ESTADOS FINANCIEROS literal C Nivel de Endeudamiento, se aplicará la siguiente formula: con el fin de dar pluralidad de oferentes en el presente proceso. Nivel de Endeudamiento = Pasivo Total Reservas Técnicas menor o igual a 30% Activo Total 4. Solicitamos suministrar los cuadros de las condiciones técnicas habilitantes y complementarias en Excel, así como los anexos de valores asegurados. Respuesta: Se acepta la observación y se le informa a los oferentes que requieran esta información solicitarla al siguiente correo: contratación2@hospitalsanrafaeltunja.gov.co 5. Solicitamos amablemente suministrar el formulario de Servidores públicos, IRF y Responsabilidad Civil Médica. Respuesta: Para su diligenciamiento se solicita alleguen a la Entidad los respectivos formularios. 6. Solicitamos para el ramo de Daño Material sub limitar los gastos de arrendamiento a $25.000.000 mensuales por 6 meses, teniendo en cuenta que no es posible que las Aseguradoras den esta cobertura abierta por la restricción de los contratos automáticos. Respuesta: No se acepta la observación y se mantiene en pliego definitivo. 7. Solicitamos a la Entidad disminuya el límite asegurado para el ramo de Responsabilidad Civil Médicos y Hospitales, ya que en el mercado no se está cotizando límites de esta magnitud, sugerimos un límite de $500.000.000.
Respuesta: No se acepta la observación y se aclara el valor asegurado ($3.000.000.000) se sublimita a $600.000.000 evento/3.000.000.000 vigencia. 8. Solicitamos se aclare que el valor de los equipos hace parte de la ambulancia, no se puede cotizar a parte este valor ya que es un conjunto. Respuesta: Se aclara a los oferentes que el valor asegurado de la ambulancia incluyendo la adecuación de la misma es de $60.700.000 9. Solicitamos que se modifique el pliego en relación con el de autos, amparo de accesorios disminuyendo el límite básico a $25.000.000 Respuesta: No se acepta la observación y se mantiene en pliegos definitivos. 10. Solicitamos se excluya de la cobertura de asistencia las motos y la ambulancia, ya que el contrato de servicios con que cuentan las Aseguradoras no se incluyen este tipo de vehículos. Respuesta: Se acepta parcialmente la observación, excluyéndose la asistencia para motos, y se mantiene esta exigencia para ambulancias. Teniendo en cuenta las sugerencias de la oficina de Jurídica y Asesora de Seguros, el Comité acepta las respuestas a las observaciones y las sugiere. Se aprueba por el Comité de Contratación a los catorce (14) días del mes de noviembre de dos mil doce (2012). Se suscribe por quienes en ella intervinieron. COMITÉ DE CONTRATACIÓN E.S.E. Hospital San Rafael de Tunja CLAUDIA AGUIRRE CHAPARRO Directora de Contratación ESPERAZA ORTEGA PINILLA Subgerente Administrativa y Financiera JOSE AGUSTIN ARIAS MILLAN Subgerente de Servicios de Salud