IP 113-2010 TÉRMINOS DE REFERENCIA OBJETO CONTRATACION DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA OPERACIÓN DE LA ZONA FRANCA PERMANENTE ESPECIAL PEOPLE CONTACT S.A. 1
TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO DE LOS TERMINOS DE REFERENCIA 3 2. ANTECEDENTES 3 3. NORMATIVIDAD 4 4. EXCLUSIONES 4 5. RÉGIMEN APLICABLE 4 6. ACTUALIZACIÓN DE LAS CONDICIONES DE LA INVITACIÓN 5 7. ACLARACIONES 6 8. LUGAR DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS 6 9. TÉRMINO DE EJECUCIÓN 6 10. FORMA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA 6 11. DOCUMENTOS SOPORTE QUE HABILITAN 9 12. PROPUESTA TÉCNICA 11 13. PROPUESTA ECONÓMICA 18 14. FORMA DE PAGO 18 15. EVALUACIÓN 18 16. IMPUESTOS 19 17. SANCIONES. 19 18. GARANTÍAS CONTRACTUALES. 20 2
1. OBJETIVO DE LOS TERMINOS DE REFERENCIA PEOPLECONTACT S.A. está interesada en recibir ofertas para la contratación del usuario operador que dirija, administre, opere y promueva la zona franca permanente especial, cuyo trámite para la declaratoria se adelanta en la actualidad en beneficio de una nueva sociedad que se denominará PEOPLE BPO S.A.S. Se requiere que los proveedores interesados en participar presenten toda la documentación jurídica, financiera y técnica de conformidad con la información que se relaciona en los presentes términos de referencia. Esta invitación es una solicitud de ofertas y en ninguna forma puede ser considerada como un compromiso de compra o de celebración de un contrato futuro por parte de PEOPLE CONTACT S.A. Los proponentes que participen en este proceso se obligan a mantener vigente su propuesta por el término de 90 días, siendo obligación de estos respetar los términos de la oferta en caso de que se les adjudique. PEOPLE CONTACT S.A. se reserva el derecho a ceder el contrato que resulte del presente proceso, a la sociedad que se constituya para la operación de la zona franca. 2. ANTECEDENTES Dentro de los programas de crecimiento que adelanta PEOPLE CONTACT S.A se encuentra el denominado plan de expansión que consiste en la adecuación y puesta en marcha de dos sedes nuevas destinadas para la prestación de servicios de Call Center, las cuales se incluirán en el proceso de constitución de zona franca a través de una nueva sociedad que se denominará PEOPLE BPO S.A.S, con el fin de garantizar la sostenibilidad del plan de expansión y conseguir beneficios tributarios que promuevan el desarrollo de la industria de Call Center en la ciudad Para llevar a cabo este proyecto, se inició proceso de selección mediante invitación pública IP 041-2010 para la estructuración de un vehículo jurídico y acompañamiento e implementación para la declaratoria del proyecto de zona franca especial uniempresarial multisede. 3
Con el fin de adelantar tramites pertinentes para la consecución del usuario operador y mientras se lleva a cabo el proceso de la declaratoria de la Zona Franca, PEOPLE CONTACT S.A. esta realizando proceso de convocatoria a través de esta invitación pública para seleccionar el usuario operador que dirigirá, administrará, operará y promoverá la zona franca permanente especial, para la nueva sociedad que se denominará PEOPLE BPO S.A.S. 3. NORMATIVIDAD La elección del proponente y posterior suscripción del contrato se sujetará a la regulación y ordenamientos legales del derecho privado, siguiendo los principios generales de la Contratación Estatal, de conformidad con la normatividad vigente y el régimen excepcional para las sociedades de economía mixta que contiene la ley 1150 de 2007 y el Decreto 2474 de 2008. 4. EXCLUSIONES Es facultad de PEOPLE CONTACT S.A. seleccionar o no los proponentes que den respuesta a esta invitación, reservándose desde ya el derecho a suspender, cancelar o reanudar el proceso de invitación en cualquier momento cuando así lo exijan las circunstancias o lo considere pertinente en el proceso de selección; PEOPLE CONTACT S.A. se reserva el derecho de contratar parcialmente o de hacer adjudicaciones parciales a varios contratistas, de acuerdo con el resultado de las evaluaciones realizadas; de darse cualquiera de estas circunstancias PEOPLE CONTACT S.A. quedará exento de cualquier responsabilidad, reclamación o reconocimiento de indemnizaciones. PEOPLE CONTACT S.A. se reserva el derecho a negociar las diferentes condiciones contractuales con quien resulte elegido PARÁGRAFO: El proponente será responsable de los costos que se generen por la preparación, elaboración y presentación de la propuesta. 5. RÉGIMEN APLICABLE La sociedad PEOPLE CONTACT S.A. se constituyó como una sociedad anónima comercial de economía mixta, indirecta, del orden municipal, de segundo grado, vinculada al Municipio de Manizales, conforme a lo establecido en la Ley 489 de 1998, al Código de Comercio y demás normas concordantes y complementarias, cuya actividad está sometida al control y vigilancia del Municipio de Manizales, autorizada por el Consejo Directivo y los estatutos del Instituto de Financiamiento, Promoción y Desarrollo de Manizales, Infi-Manizales, contenidos en el Acuerdo 4
No. 292 del 6 de agosto de 1997 del Concejo Municipal de Manizales, previa iniciativa del Alcalde del mismo Municipio y con su autorización según consta en acta del Consejo de Gobierno Municipal de Manizales. El capital accionario público, equivale al 89.88% del total del capital social. En consecuencia, el régimen legal aplicable a la contratación de PEOPLE CONTACT S.A. tiene su soporte legal en la ley 80 de 1.993, que nos remite a través de la ley 1150 de 2007 y del Decreto 2474 de 2008 a las disposiciones comerciales y civiles de las empresas industriales y comerciales del estado y de las sociedades de economía mixta para la celebración de contratos cuando su actividad se encuentra en competencia con el sector privado, situación que las faculta para actuar mediante contratación directa, sin formalidades plenas y teniendo en cuenta las normas civiles y del derecho comercial; esta sociedad puede entonces sin sujeción a las exigencias de La Ley 80, celebrar contratos de compraventa, permuta, suministro, arrendamiento de los bienes y servicios, prestación de servicios, contratos de obra, insumos, materias primas y bienes intermedios para la obtención de los mismos, los materiales y equipos que se empleen directamente para la producción de bienes y servicios o prestación de servicios, y los relativos al mercadeo de sus bienes y servicios, en general todo tipo de contratación que aporte al buen funcionamiento de la entidad. Finalmente, establece la ley 1150 de 2007 que Las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), sus filiales y las Sociedades entre Entidades Públicas con participación mayoritaria del Estado superior al cincuenta por ciento (50%), estarán sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, con excepción de aquellas que se encuentren en competencia con el sector privado nacional o internacional o desarrollen su actividad en mercados monopolísticos o mercados regulados, caso en el cual se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a sus actividades económicas y comerciales, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 13 de la presente ley. En consideración a lo estipulado en esta normatividad es claro que las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a la actividad económica de People Contact S.A. en relación con la competencia de las demás empresas que prestan los servicios de CALL CENTER, es el derecho civil y comercial. De conformidad con los estatutos sociales, PEOPLE CONTACT S.A. podrá celebrar todos aquellos actos y contratos que sean necesarios para el cabal desarrollo y cumplimiento de su objeto social. 6. ACTUALIZACIÓN DE LAS CONDICIONES DE LA INVITACIÓN Los términos y condiciones de la presente invitación podrán ser modificados hasta un día antes de la fecha en que se deben entregar las propuestas. En caso de 5
presentarse cualquier modificación, se publicaran las respectivas adendas en la página Web www.peoplecontact.com.co 7. ACLARACIONES Cualquier aclaración relacionada con los términos o requisitos de la presente invitación, debe ser dirigida al correo electrónico maria.garcia@peoplecontact.com.co 8. LUGAR DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS Los servicios a contratar se prestarán en la ciudad de Manizales 9. TÉRMINO DE EJECUCIÓN El término de ejecución del contrato es de 12 meses desde de la fecha de suscripción del acta de inicio de actividades previo el cumplimiento de los requisitos para la ejecución. Para la ejecución del contrato se requerirá haber obtenido la declaratoria de zona franca a favor de la nueva sociedad que se denominará PEOPLE BPO S.A.S; en todo caso será obligación del proponente seleccionado suministrar el programa de control de inventarios y demás documentación y/o aplicativos que se necesiten dentro del proceso previo a la solicitud de declaratoria de zona franca, y aquellas especificaciones técnicas relacionadas en el numeral 12 de los presentes términos. Sin embargo PEOPLE CONTACT S.A. se reserva el derecho a negociar otros términos de considerarlo pertinente. 10. FORMA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA TÉRMINOS El proponente que participe conoce acepta los requisitos y condiciones relacionados mediante la presente invitación. IDIOMA La propuesta debe ser presentada en idioma Castellano. 6
PRESENTACIÓN Los proponentes que participen deberán presentar la propuesta en original y dos copias, debidamente foliadas y con un índice que discrimine la relación de cada uno de los ítems expuestos en ella, además deberá presentarse en medio digital. La carta de presentación de la propuesta deberá diligenciarse en el siguiente formato: Señores PEOPLE CONTACT S.A. Ciudad ASUNTO: IP113 de 2010 Yo identificado con cédula de ciudadanía número domiciliado en, actuando en nombre y representación de tal y como consta en el certificado de existencia y representación legal en caso de personas jurídicas), afirmo bajo la gravedad del juramento que conozco y acepto las siguientes condiciones: Que esta propuesta y el contrato que llegare a celebrarse, sólo compromete al Proponente. Que ninguna entidad o persona distinta de los firmantes tiene interés comercial en esta propuesta ni en el contrato que de ella se derive. Que no nos hallamos incursos en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad establecidas en la Ley 80 de 1993 y demás normas sobre la materia y que tampoco nos encontramos en ninguno de los eventos de prohibiciones especiales para contratar con el estado. Igualmente declaro que en caso de sobrevenir alguna inhabilidad, me haré responsable frente a PEOPLE CONTACT S.A. y ante terceros, por los perjuicios que se ocasionen y me comprometo a ceder el contrato, previa autorización escrita, o si ello no fuere posible, renunciaré a su ejecución. Si se nos adjudica el contrato, nos comprometemos a otorgar las Garantías requeridas y a suscribir éstas y el contrato, dentro de los términos señalados para ello. 7
Que conocemos las leyes de la República de Colombia que rigen la presente contratación. Que los precios de la propuesta son válidos por un término mínimo de 90 días contados a partir de la presentación y se mantendrá para el momento de suscripción del contrato en caso que se nos adjudique. Que hemos tomado nota cuidadosa de las especificaciones y condiciones de la presente contratación y aceptamos todos los requisitos de la misma. Con la firma del presente documento manifiesto bajo mi responsabilidad que la información aquí consignada es veraz. Atentamente, Nombre del Representante Legal Cédula de Ciudadanía No. de Cargo: Dirección: Teléfono: PLAZO El plazo máximo para la presentación de las propuestas es hasta el 30 de junio de 2010 a las 5 P.M las cuales se recibirán en la calle 57 No. 24 a 07 en la ciudad de Manizales dirigido a María Rocío García López Directora de Compras y Presupuesto. Las propuestas entregadas después de la fecha y hora indicadas no se tendrán en cuenta. MONEDA La propuesta debe ser presentada en pesos colombianos 8
VALIDEZ DE LA OFERTA Los precios, términos y condiciones de la oferta tendrán una validez de 90 días, para ello el proponente deberá presentar una póliza de seriedad de la propuesta de mínimo el 20% del valor total de la misma y con una vigencia de 3 meses. 11. DOCUMENTOS SOPORTE QUE HABILITAN La Secretaría General de PEOPLE CONTACT S.A. verificará los diferentes documentos legales que se exigen en los presentes requisitos, siendo este un aspecto habilitador para la posterior evaluación. De no presentarse los documentos habilitantes o no cumplir con la exigencia de los mismos se eliminará al proponente. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL Las personas jurídicas que participen en la presente invitación deberán aportar con la presentación de la propuesta, el certificado de existencia y representación legal expedida por la cámara de comercio, con fecha de expedición igual o inferior a un (1) mes de anterioridad a la fecha de presentación de la propuesta. En caso de que la cuantía de la propuesta presentada exija al representante legal de la sociedad autorización de la Junta, este deberá allegar certificado o acta que así lo acredite. El objeto social de la empresa que participe de esta invitación, deberá estar directamente ligado con el servicio que va a prestar. PAZ Y SALVO DE APORTES PARAFISCALES El Proponente que participe jurídica deberá aportar certificado de estar a PAZ Y SALVO de los últimos seis (6) meses en el pago de parafiscales y sistema de seguridad social integral expedido por el revisor fiscal o quien haga sus veces. CERTIFICADO VIGENTE DE CONTRALORÍA El proponente deberá acreditar certificado de la Contraloría General en el que manifiesten que no es responsable fiscal. 9
CERTIFICADO VIGENTE DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES El proponente debe aportar el certificado de antecedentes disciplinarios sobre inhabilidades e incompatibilidades para contratar con el Estado expedido por la Procuraduría. RUT El proponente debe presentar el Registro Único Tributario expedido por la DIAN. CERTIFICACIONES DE EXPERIENCIA El proponente deberá adjuntar a su propuesta mínimo tres (3) certificaciones como usuario operador de Zonas Francas, además el proponente deberá contar con personas idóneas para la ejecución del contrato Certificar que dentro de su equipo de trabajo cuenta con expertos en asuntos ambientales, aduaneros, comercio exterior y zonas francas, con las correspondientes hojas de vida. Se deberán anexar hojas de vida, las matriculas y tarjetas profesionales de las profesiones que así lo exijan Además el usuario operador deberá acreditar: Conocimiento o experiencia en las actividades de la Zona Franca. Conocimiento o experiencia en comercio exterior y aduanas. Capacidad operativa y financiera. DOCUMENTOS FINANCIEROS El proponente deberá hacer llegar con la propuesta, copia de los financieros relacionando: estados Balance General Consolidado a 31 de diciembre de 2009. Estado de Resultados a 31 de diciembre de 2009. Notas a los Estados Financieros 2009. Se deberán cumplir como mínimo con los siguientes indicadores financieros 10
INDICE FINANCIERO CONDICIÓN 1. ENDEUDAMIENTO TOTAL(%): PASIVO 70% MÁXIMO TOTAL / ACTIVO TOTAL 2. INDICE DE LIQUIDEZ: ACTIVO CORRIENTE 1.1 VECES / PASIVO CORRIENTE 3.INDICE DE OPERATIVIDAD (CAPITAL DE 30% MINIMO TRABAJO/ VR DE LA PROPUESTA Capital de trabajo: Activo corriente-pasivo corriente PÓLIZA DE SERIEDAD. El original de la propuesta deberá estar acompañado de una garantía de seriedad, otorgada por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia. Será respaldada con la firma del tomador, el sello de cancelado o el comprobante de pago por parte del asegurador y su cuantía será del 20% valor de la propuesta. La vigencia de dicha garantía será de tres (3) meses contados desde la fecha de entrega de las propuestas. El proponente garantizará que mantendrá la totalidad de su propuesta, sin modificación de ninguna clase, durante su período de validez y las ampliaciones a que hubiere lugar. Si el proponente no presenta esta garantía, la oferta será rechazada. 12. PROPUESTA TÉCNICA El proponente debe acompañar la propuesta con un cronograma de trabajo de la etapa preoperativa y operativa, y un organigrama del proyecto de la zona franca permanente especial para la nueva sociedad que se denominará PEOPLE BPO S.A.S. Especificaciones técnicas servicios tecnológicos: El usuario operador deberá contar con un programa de control de inventarios de acuerdo con D. 2685/99 Art. 393-3 Numeral 15, el cual pueda ser accedido desde Internet, debe ser una herramienta práctica y de fácil utilización, que permita unificar los procedimientos al interior de la Zona Franca y con ello facilitar la realización y control de todas las operaciones de comercio que se generan en su interior, manteniendo el control de los inventarios en línea y en tiempo real. A través del programa se debe facilitar el control de las operaciones de comercio exterior y agilizar la prestación de los servicios del Usuario Operador, ofreciendo: 11
a. Acceso desde cualquier puerto de Internet en el mundo, permitiendo consultar operaciones en línea, reportes estadísticos e información inherente al aplicativo en tiempo real. b. Digitalización de documentos, con el fin de eliminar la manipulación y archivo de documentos físicos, ofreciendo una rápida interacción entre el Usuario Industrial de Servicios y el Usuario Operador. c. Operatividad del sistema de inventarios en un 99.9%. d. Certificación del sistema de inventarios por una compañía reconocida, la cual asegure la calidad del Software, en seguridad, funcionabilidad y operatividad del sistema. El programa debe contar mínimo con los siguientes módulos: Configuración, seguridad, camiones, movimiento de mercancías, visitantes, monitoreo de camiones, estadísticos, control de áreas, y de facturación, estructurados para cubrir la totalidad de la operación. Soporte data center: El programa de control de inventarios deberá tener como soporte para el almacenamiento de la información un data center propio o tercerizado que responda a los estándares mundiales de alta calidad. Se busca una solución integral que abarque desde la aplicación hasta el almacenamiento de la información propia de la operación de la zona franca. Infraestructura El data center deberá contar con una infraestructura robusta y ofrecer un ambiente avanzado que permita mantener los servidores en servicio las 24 horas al día, con el nivel más alto de interconexión con diferentes redes e Internet, con instalaciones y capacidad de backbone de alta calidad El Data Center deberá ofrecer infraestructura de última generación, redes de acceso local altamente flexibles y múltiples alianzas con grandes proveedores líderes de tecnología. 12
Back up Se deben tomar las precauciones y medidas necesarias para garantizar la continuidad del suministro de energía en el data center donde se almacenará la información. UPS: Se debe ofrecer mínimo dos sistemas continuos de energía los cuales permitirán conexión a los servidores desde dos fuentes independientes y totalmente balanceadas. Al presentarse una interrupción en la fuente de alimentación principal, el sistema de la UPS deberá, ser configurado en línea y cubrir inmediatamente las necesidades energéticas inmediatas de todo el equipo en el Data Center. Seguridad Física Se debe garantizar la seguridad física de la información en el data center por medio de un control continuo, que incluirá: Monitoreo continuo y circuito cerrado de televisión Tarjetas magnéticas para control de acceso Restricción de acceso al edificio Personal de seguridad 24x7x365 Seguridad Lógica Se debe garantizar la seguridad en la red, desde un Network Operations Center (NOC), en donde profesionales altamente calificados analicen, monitoreen y garanticen la integridad de la red usando herramientas tales como: Firewalls, proporcionando mayor seguridad, disponibilidad, desempeño y funcionalidad Monitoreo y administración de servicios y equipos 24x7x365 desde un NOC Soluciones de Seguridad, con sistemas de intrusos, administración del ancho de banda y alta disponibilidad tecnológica. Cobertura La red del data center deberá estar compuesta de backbones en fibra y soportar tecnologías SDH, ATM y/o IP. Servicio de licenciamiento del programa de control de inventarios 13
a. Permitir el uso del programa de control de inventarios incluyendo la configuración inicial de la herramienta y la creación del usuario principal, habilitando una cuenta con su respectiva clave en los servidores de tal manera que los usuarios designados, mediante la respectiva orden de habilitación puedan acceder al programa a través de Internet. b. Entregar los usuarios y sus respectivas claves necesarios para el acceso al programa, los documentos, folletos y presentaciones establecidos como manual de utilización y/o operación del sistema y documentos complementarios. c. Brindar la capacitación para el uso del programa, en aspectos técnicos y operativos, mediante seminarios y talleres presenciales a las personas asignadas por la Zona Franca Permanente Especial. d. Entregar las actualizaciones de acuerdo a las modificaciones normativas, actualizaciones o solicitudes propias de las autoridades de control para el sistema en general, o sus documentos relacionados, en los tiempos que acostumbre o se estimen convenientes y sin que la entrega de dichas actualizaciones genere incrementos en el precio. e. Proveer el servicio de soporte técnico permanente frente a eventuales problemas o inquietudes sobre el funcionamiento del programa, que se prestarán de manera telefónica, o cualquier otro medio no presencial. f. Proporcionar toda la información técnica y logística que sea requerida para garantizar la correcta instalación y funcionamiento del programa. g. Registro y control de los vehículos que ingresan y salen de la Zona Franca. h. Ofrecer el servicio de Call Center para atender las inquietudes técnicas y operativas relacionadas con el programa. Claves de acceso Se deberá asignar como mínimo cuatro (4) claves al Usuario Industrial de Servicios, para el acceso al programa de control de inventarios, las cuales se entregaran con los documentos soportes, folletos y presentaciones establecidos como manual de utilización y/o operación del sistema. Almacenamiento en Data Center 14
Proporcionar el servicio de almacenamiento sobre una infraestructura de SAN (Storage Área Network), garantizando al usuario el almacenamiento en servidores con alto respaldo, accesos restringidos, la seguridad dentro de la configuración y la trazabilidad, operatividad y usabilidad de la información del usuario. El proveedor deberá especificar claramente, apoyado en diagramas, esquemas o modelos, las condiciones técnicas de la conectividad hacia el software (medios, anchos de banda, protocolos, entre otros) así como los requerimientos mínimos que se deben cumplir para su utilización y operación. El proveedor deberá también especificar el esquema de contingencia si se tiene en caso que falle la conexión entre la zona franca y el data center. Además el usuario operador deberá prestar los siguientes servicios en las siguientes etapas: Etapa preoperativa: Desarrollar las funciones propias del usuario operador. Velar por el cumplimiento del régimen de zonas francas. Definir la estructura organizacional para la función de Usuario Operador, incluyendo las funciones de cada cargo, sus responsabilidades y el perfil. Establecer los procesos y procedimientos para realizar eficientemente la función de control aduanero de acuerdo a las operaciones que desarrollará la zona franca. Implantación del modelo de usuario operador al interior de la zona franca permanente especial, mediante el levantamiento, diseño, documentación de procesos y procedimientos necesarios para el usuario operador al interior de la zona franca en un tiempo de dos (2) meses. Realizar el seguimiento a la implementación de los procedimientos para asegurar el correcto funcionamiento de la operación del usuario operador. Capacitar al personal designado para la operación del régimen de zonas francas. Su temario será el siguiente: a. Sensibilización en el funcionamiento del régimen. 15
b. Conceptos básicos del comercio exterior régimen de importación, exportación y tránsitos aduaneros relacionados con el funcionamiento del régimen de zonas francas. c. Basados en los procesos y procedimientos desarrollados se entrenará al personal del usuario industrial simulando la operación del día a día. Determinar los riesgos inherentes a la operación de una zona franca. Régimen sancionatorio. Realizar el taller de manejo de usuarios industriales de una zona franca, además del acompañamiento en la elaboración de matrices para la generación del certificado de integración Capacitar al personal de la empresa de vigilancia suministrado por la Zona Franca Permanente Especial People Contact y coordinar sus labores con el supervisor de la misma, para asegurar el cumplimiento de los procedimientos del usuario operador de zona franca en todas las operaciones de entrada y salida de bienes. Llevar a cabo las actividades propias del usuario operador de la zona franca, atendiendo las obligaciones impartidas por la DIAN en la resolución de calificación y/o en posteriores regulaciones de ley, decreto o resoluciones que cambien las obligaciones del usuario operador de zona Franca. Dar cumplimiento a las obligaciones contenidas en el decreto 2685 de 1999 modificado por el decreto 383 y 4051 de 2007, en relación con las obligaciones del usuario operador de La Zona Franca Permanente Especial People Contact. Etapa operativa Desarrollar las funciones propias del usuario operador definidas en el decreto 2685 de 1999, modificados por el decreto 4051, decreto 383 y resolución reglamentaria 5532. Velar por el cumplimiento del régimen de zonas francas. 16
Realizará el seguimiento a la implementación de los procedimientos para asegurar el correcto funcionamiento de la operación del usuario operador. Cumplimiento de los requerimientos y obligaciones formales ante las autoridades de control y fiscalización. Control de las operaciones (formularios de movimiento de mercancías) de ingreso y salidas del régimen de zonas francas. Capacitación al delegado del usuario industrial de la zona franca en el manejo del programa. Coordinar con el delegado designado del usuario industrial, la actualización de las matrices insumo producto requeridos para el control de la operación. Incorporar en el sistema informático aduanero las planillas de envío del aeropuerto. Control de tránsitos y cierre de los mismos en el sistema informático aduanero. Registro de las operaciones de exportación en el sistema informático aduanero. Realizar reuniones con la DIAN con el fin de informar y coordinar la ejecución de las operaciones. Control de inventarios de mercancías que se encuentran bajo el régimen de Zonas Francas, y presentación de informes a las entidades de control. Aprobar y ejecutar los formularios de movimiento de mercancías que elabore y presente el usuario calificado de la zona franca. Control de inventarios de mercancías que se encuentran bajo el régimen de Zonas Francas, y presentación de informes a las entidades de control. Control de los vehículos de carga que ingresan y salen de la zona franca. Control de desperdicios con o sin valor comercial del proceso de producción y autorización y control de la destrucción de mercancías. 17
Aprobar y controlar procesamientos parciales. Autorizar y controlar los descargues de los inventarios del usuario industrial de los elementos de consumo. Reportar las inconsistencias derivadas del control de los ingresos de mercancías del resto del mundo vía tránsito aduanero. 13. PROPUESTA ECONÓMICA Los proponentes deberán indicar en la oferta lo siguiente: Valor o precios unitarios y el correspondiente valor del IVA. En caso de no indicarse el IVA, PEOPLE CONTACT S.A. lo entenderá incluido. El costo de la propuesta deberá indicarse en pesos colombianos. Debe especificar los descuentos (si los hubiera). PARÁGRAFO: Los valores que ofrezca el contratista para la prestación del servicio, deben cubrir todos los costos de trabajos, prestaciones de Ley, impuestos, herramientas, imprevistos, gastos de administración y utilidades. Los equipos de cómputo y papelería que requieran los funcionarios que se encuentren en sitio son asumidos por la ZFPE PEOPLE BPO SAS. 14. FORMA DE PAGO PEOPLE CONTACT S. A. cancelará el valor del contrato en pagos mensuales dentro de los 30 días siguientes a la fecha de radicación de la factura. Los valores que resulten del contrato con el proponente seleccionado, solo se pagarán a partir del momento de la declaratoria de zona franca, 15. EVALUACIÓN PEOPLE CONTACT S.A. se reserva el derecho a elegir la propuesta que de acuerdo con sus necesidades le brinde seguridad técnica, financiera, jurídica y económica, estableciendo para ello principios de transparencia, selección objetiva, equidad e igualdad. 18
16. IMPUESTOS Los impuestos, tasas, derechos y contribuciones que se causen con ocasión de la celebración, ejecución, modificaciones, prorrogas, liquidación ó terminación del contrato derivado de la presente invitación, estarán a cargo y deberán ser cancelados por la parte que da origen a los mismos, respetando en todo caso lo establecido en las normas tributarias y demás normas concordantes de carácter obligatorio vigentes y aplicables a este Contrato. 17. SANCIONES. El CONTRATISTA que resulte seleccionado deberá tener en cuenta que al momento de suscribir el contrato se debe sujetar al estricto cumplimiento del objeto contratado y acepta por lo tanto las sanciones que se incluirán en el mismo y que se relacionan a continuación. Cláusula Penal: Si el CONTRATISTA no cumple con el objeto del contrato dentro de los plazos y condiciones estipuladas, PEOPLE CONTACT S.A. podrá, sin perjuicio de los demás recursos que le otorga la ley mercantil, imponer una sanción del 20% del valor total del contrato como tasación anticipada pero no definitiva, que podrá ser descontada por PEOPLE CONTACT S.A. de cualquier otra que le adeude al contratista. El CONTRATISTA acepta así mismo que ante el incumplimiento, PEOPLE CONTACT S.A. podrá dar por terminada la relación contractual, sin perjuicio de las demás acciones legales tendientes a obtener el resarcimiento total de perjuicios, entre ellas la reclamación ante el Asegurador para la efectividad de las pólizas. Multa: En caso de incumplimiento del plazo inicialmente pactado, PEOPLECONTACT S.A., queda facultada y así lo acepta el contratista, para imponer multas sucesivas por cada día de retraso en cuantías equivalentes al 0.4% del valor total del contrato, como tasación anticipada pero no definitiva de perjuicios, que podrá ser deducida por PEOPLE CONTACT S.A. de cualquier otra que le adeude al contratista, además de poder acudir a los demás mecanismos de apremio que la ley le otorga incluida la cláusula penal. 19
18. GARANTÍAS CONTRACTUALES. El Proponente que resulte seleccionado dentro de este proceso, deberá constituir las siguientes garantías al momento de suscribir el contrato: a) De Cumplimiento: Por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones que contrae en virtud del mismo. Tendrá una vigencia igual al plazo de ejecución y (4) meses adicionales. b) Pago de Salarios y Prestaciones Sociales: Por un monto equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato, con una vigencia del término de ejecución del contrato y 3 años más. Manizales, Junio 24 de 2010 JOSE MANUEL CARDONA MARTINEZ GERENTE GENERAL PEOPLE CONTACT S.A. Elaboró: Maria Rocío García López Directora de Compras y Presupuesto Carlos Andrés González Ossa Secretario General 20