PROCEDIMIENTO PRO-DAF-FIN-009

de 8 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO UNIDAD FINANCIERA PROCEDIMIENTO PRO-DAF-FIN-009 ELABORADO POR: COLABORACIONES: Regina Farfán de Lujan Jefe Julio René Alarcón Aquino Delia Guerrero Vivian Álvarez Fecha: 19/03/2010 REVISADO Y PRESENTADO POR: Myriam Ovalle Gutiérrez de Monroy Directora General Instituto Nacional de Ciencias Forenses de Guatemala Fecha: 25/03/2010 APROBADO POR: Consejo Directivo Instituto Nacional de Ciencias Forenses de Guatemala INACIF CD-INACF-005-2010

de 8 1. INTRODUCCIÓN El presente procedimiento detalla las actividades que realizan tanto la como la, para hacer efectivos los pagos por concepto de adquisición de bienes y servicios a través de compra directa, contrato abierto, evento de cotización, evento de licitación y casos de excepción, pago de nómina de sueldos, contratación de servicios técnicos y profesionales, etc. La descripción del procedimiento guarda coherencia con las respectivas disposiciones legales y administrativas, que regulan el funcionamiento del Instituto Nacional de Ciencias Forenses de Guatemala. 2. OBJETIVOS 2.1. Delimitar las actividades que la y la realizan para hacer efectivo el pago por concepto de adquisición de bienes y servicios a través de compra directa, contrato abierto, evento de cotización, evento de licitación y casos de excepción, pago de nómina de sueldos, contratación de servicios técnicos y profesionales, etc. 2.2. Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo. 2.3. Reducir el tiempo de adaptación al personal de nuevo ingreso facilitando el aprendizaje de de las actividades que le sean asignadas. 3. ALCANCE Este procedimiento compete a la y a la, por ser quienes realizan el trámite final para hacer efectivo el pago por concepto de adquisición de bienes y servicios a través de compra directa, contrato abierto, evento de cotización y licitación y casos de excepción, pago de nómina de sueldos, contratación de servicios técnicos y profesionales, etc. 4. RESPONSABLES 4.1. Secretaria de Adquisiciones 4.2. Cotizador de la Adquisiciones 4.3. es s y Administrativos 4.4. Jefes de Tesorería/Contabilidad/Presupuestos 4.5. Jefe de Adquisiciones 4.6. Jefe 4.7. Jefe 4.8. Jefe del Departamento Administrativo 4.9. Gestión de Acreditamiento y Control de la Calidad 4.10. Almacén 5. LISTA DE DISTRIBUCIÓN 5.1. Dirección General 5.2. Departamento Administrativo 5.3. 5.4. 5.5. Tesorería/Contabilidad/Presupuestos 5.6. Adquisiciones 6. GLOSARIO 6.1. Adquisición de Bienes: Compra de bienes muebles, equipo, suministros, bienes fungibles, etc.,

de 8 6.2. Adquisición de Servicios: Arrendamientos, mantenimiento de equipos informáticos o no, pago de nomina de sueldos, contratación de servicios técnicos y profesionales, etc. 6.3. Compra Directa: Consiste en la compra o contratación que se efectúa en un solo acto, con una misma persona y un precio entre un centavo y noventa mil quetzales (Q.0.01 y Q.90,000.00), realizada conforme las normas, lineamientos y condiciones especiales establecidas de ejecución presupuestaria, bajo la responsabilidad y autorización previa de la autoridad Superior de la Institución. 6.4. Compra por Contrato Abierto: Es aquella compra de bienes y suministros exonerada de los requisitos de licitación y cotización, realizada por los Organismos de Estado y las dependencias autorizadas para ello. Las compras se podrán hacer directamente con los proveedores con quienes el Ministerio de Finanzas Públicas, previa calificación de proveedor, hubiera celebrado contratos abiertos. 6.5. Compra por Casos de Excepción: Consiste en la adquisición de servicios personales y no personales tales como: Arrendamientos, manifestaciones de interés, nóminas de sueldos, pago de fiscalización a la Contraloría General de Cuentas, prestaciones laborales y pago de cuota laboral y patronal al IGSS. 6.6. Orden de Compra: Documento que inicia el proceso de compra y pago, el cual incluye de manera detallada los datos del bien y servicio adquirido, así como del beneficiario a favor del cual se realizará el pago. 6.7. Anexo de Orden de Compra (liquidación): Documento por medio del cual se realiza la liquidación del Compromiso, en el cual se registra el detalle de las facturas que amparan el pago. 6.8. CUR: Comprobante Único de Registro, se utiliza cuando el respaldo es un documento físico. Con este documento se le asigna a cada expediente un número único que lo identifica y será el medio por el cual se realicen los pagos; basándose en la orden de compra. 6.9. CUR Electrónico: Comprobante Único de Registro emitido de manera electrónica, autorizado por la Contraloría General de Cuentas, mediante resolución número 11189 de fecha 12/11/2003. 6.10. CUR de Compromiso: Este documento se genera para reservar dentro del presupuesto de la Institución la cuota asignada al pago que se realizará. 6.11. CUR de Devengado: Este documento se genera en base al CUR de Compromiso, para pagar total o parcialmente el monto comprometido según corresponda y lo indique la liquidación de la orden de compra. 6.12. Documentos de Soporte: Documentación necesaria para respaldar un gasto. (Solicitud de compra, factura, cotizaciones, constancia de ingreso a almacén o inventarios, orden de compra, CUR, entre otros) 6.13. Expediente de Pago: Documentos que se trasladan a las diferentes dependencias con los que se origina la gestión de pago. 6.14. Modalidades de Compra establecidas en la Ley de Contrataciones del Estado: Compra Directa, Contrato Abierto, Evento de Cotización, Evento de Licitación, Casos de Excepción. 6.15. Momento Contable de Comprometido: Refleja el monto de obligaciones jurídicas o contratos formalizados de acuerdo al derecho privado o de actos de voluntad para disponer gastos aunque no existan obligaciones jurídicas. Para el registro de un compromiso debe existir disponibilidad presupuestaria y debe ser efectuado por un funcionario competente. 6.16. Momento Contable de Devengado: Los gastos se consideran devengados en el momento en que existe contraprestación, se origina una obligación de pago por parte de la Institución con terceros, por la recepción conforme de un bien o servicio, acompañando la factura o documentación de soporte correspondiente. 6.17. Momento Contable de Pagado: Es la extinción de las obligaciones exigibles, la cual puede efectuarse en efectivo, cheque, CUR ELECTRÓNICO, por transferencia a la cuenta bancaria del beneficiario u otras modalidades autorizadas por el Ministerio de Finanzas Públicas. 6.18. SICOIN WEB: Sistema de Contabilidad Integrada, el que se consolidó en el cambio de plataforma informática bajo la tecnología Web en n capas, accesada por medio del Internet. 6.19. SIGES WEB: Sistema informático de gestión por el cual se administran los procesos de gestión de Compras, según acuerdo Ministerial número 40-2005 de fecha 30 de diciembre del 2005.

de 8 7. RECURSOS 7.1. Tecnológicos 7.1.1. Equipo de cómputo con acceso a Internet 7.1.2. Página Web SICOIN 7.1.3. Página Web SIGES 7.2. Logísticos 7.2.1. Insumos y materiales de oficina 8. ACTIVIDADES Responsable Presupuesto, Financiera Puesto de Trabajo Secretaria de Adquisiciones Secretaria de Adquisiciones Administrativo (Operador de SIGES) Número de Operación Actividad 8.1 Recibe el expediente para iniciar trámite de pago por adquisición de bienes ó servicios pudiendo ser: a) Factura por compra directa b) Factura de compra por contrato abierto c) Expediente por celebración de contrato por evento de cotización d) Expediente por celebración de contrato por evento de licitación e) Contrato celebrado bajo la modalidad de compra por casos de excepción. f) Nomina de pago de sueldos bajo las diferentes modalidades de pago utilizadas por la institución. (011, 022) g) Facturas para pago de servicios técnicos y profesionales por celebración de contrato de servicios técnicos y profesionales. h) Expediente de pago por liquidación laboral por finalización de relación laboral o contrato de trabajo. i) Pago por cuota patronal al IGSS. Procede a foliar expediente de pago para trasladarlo a la Presupuesto de la. 8.2 Envía expediente de pago a la Presupuestos para asignación de partida presupuestaria a excepción de la literal f) de la operación 8.1 debido a que la Salarios y Compensaciones de la de Recursos Humanos incluye la partida presupuestaria en cada una de las nóminas de pago. 8.3 Verifica disponibilidad presupuestaria y asigna la partida presupuestaria correspondiente con base al monto estimado, posteriormente traslada el expediente de compra a la Adquisiciones. 8.4 Elabora, registra e imprime la orden de compra por medio del Sistema de Gestión (SIGES), con base en la documentación del expediente de compra.

de 8 Responsable Almacén, Contabilidad/ Inventarios Almacén, Gestión de Acreditamiento y Control de la Calidad Puesto de Trabajo Administrativo de Almacén Encargado de Inventarios de Almacén Administrativo (operador de SIGES) Encargado de Control y Calidad del Gasto Número de Operación Actividad 8.5 Autoriza la orden de Compra firmándola donde corresponde y posteriormente traslada el expediente a la Contabilidad. Para el caso de compra de bienes traslada copia de la orden de compra a la Almacén y al Proveedor. 8.6 Recibe y revisa el expediente de trámite de pago, procede a realizar el registro contable con las partidas presupuestarias asignadas por la Presupuesto y solicita el CUR de Gasto en la etapa de COMPROMISO en SIGES. 8.7 Aprueba el CUR de COMPROMISO a través del Sistema Integrado de Contabilidad Integrada (SICOIN), por el monto total de la Orden de Compra y traslada el expediente a la Adquisiciones para elaborar la liquidación. (Anexo de Orden de Compra) 8.8 En el caso de compra de bienes, los recibe y elabora constancia de ingreso a almacén e Inventarios, forma 1-H, (Anexo 1) razona y firma la factura, cuando corresponda. Si son activos inventariables traslada las facturas a Inventarios, de la Contabilidad. 8.9 Opera el ingreso del activo en libro de inventarios, en el caso de compra de bienes y actualiza tarjetas de responsabilidad y devuelve la factura a la Almacén. 8.10 Recibe las facturas. En el caso de compra de bienes y las traslada a la Adquisiciones (SIGES). 8.11 Recibe y revisa el expediente, elabora liquidación en el SIGES completando el procedimiento que quedó en etapa de Compromiso, lo traslada al encargado de Control y Calidad del Gasto para su respectiva revisión y visado. 8.12 Recibe el expediente y lo revisa. De esta actividad puede resultar: a) Que solicite rectificación o modificación de alguno de los procesos que ha sufrido la documentación. En este caso devuelve el expediente a la Adquisiciones para rectificación o modificación de alguno de los documentos que obran en el expediente de pago. b) Que toda la documentación cumpla con el procedimiento establecido y proceda el pago. En este caso traslada el expediente de pago visado a la Adquisiciones.

de 8 Responsable Puesto de Trabajo Administrativo (operador de SIGES) Número de Operación Actividad 8.13 Recibe el expediente visado de parte del encargado de Control y Calidad del Gasto. Traslada el expediente de compra a la Sección de Contabilidad para elaboración del CUR de Devengado. 8.14 Revisa el expediente y elabora el CUR presupuestario de gasto en la etapa de Devengado en el SIGES. Jefe de Sección 8.15 Aprueba CUR de Devengado en el SICOIN y traslada a la Jefatura de la, para solicitud de pago. Jefe de 8.16 Solicita el pago a través del SICOIN, posteriormente se traslada el expediente de compra a la Tesorería para emisión de cheque o acreditamiento a cuenta según corresponda. Tesorería, 8.17 Realiza: a) Emisión de cheque si corresponde. b) Acreditamiento a cuentas del personal que labora para la Institución. Tesorería, Financiera Procede a obtener firmas del Jefe de la Sección de Tesorería y de la Jefatura de la Financiera. Jefe de Sección 8.18 Recibe la documentación en el caso de cheques firma y traslada la documentación para firma del cheque del Jefe de la. En el caso de acreditamiento a cuenta revisa que el procedimiento haya sido realizado satisfactoriamente. Jefe de 8.19 Revisa la documentación recibida y firma los cheques para continuar el trámite de pago. Tesorería, Tesorería, Tesorería, Traslada los cheques firmados a la Tesorería. 8.20 Firmados los cheques, los traslada a la Jefatura del Departamento Administrativo para revisión y firma. 8.21 Se reciben los cheques según sea el caso, con el visto bueno de la Jefatura del Departamento Administrativo y se procede a la entrega de los mismos a los beneficiarios. 8.22 Realizado el pago en cualquiera de las modalidades, traslada el expediente a la Contabilidad para su archivo correspondiente. 8.23 Recibe el expediente y archiva.

de 8 8 SITUACIONES EXCEPCIONALES La Dirección General, su representante autorizado o el personal designado por ésta son los responsables de resolver cualquier aspecto técnico relacionado con este procedimiento. 9 ANEXOS 9.1 Forma 1-H

de 8 9.1 Forma 1-H