Instructivo de Trabajo para la realización de Compras Directas Código: ITD-AD-IT-001 Referencia a la Norma ISO 9001:2015 8.4, ISO 14001:2015 8.1, OHSAS 18001:2007 4.4.1 e ISO 50001:2011 4.5.7 INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA LA REALIZACIÓN DE LAS COMPRAS DIRECTAS 1. La compra de bienes y servicios para el lo realiza la del Departamento de Recursos Materiales y. 2. Las áreas solicitantes, llenan el Formato para Requisición de Bienes y ITD-AD-IT-001-04, especificando claramente los requisitos de compra, recaban las firmas correspondientes y lo entregan a la oficina de adquisiciones del Departamento de Recursos Materiales y del Instituto Tecnológico. 3. La entrega del insumo será en un plazo máximo de 5 días posteriores a la recepción de la requisición, 10 días para los servicios y 30 días para las compras de activo fijo, con su subpresupuesto debidamente autorizado. Lo anterior de conformidad a la disposición del bien o servicio del proveedor. 4. La solicita cotizaciones (de acuerdo a los montos establecidos en la normatividad vigente) a proveedores registrados en el Catálogo de Proveedores ITD-AD-IT-001-01, previamente evaluados, seleccionados y/o revaluados por la oficina de adquisiciones del Departamento de Recursos Materiales y en el Instituto Tecnológico, en los registros para selección de proveedores ITD-AD-IT-001-02 y para evaluación de proveedores ITD-AD-IT-001-03. 5. La realiza la compra al proveedor seleccionado del Catálogo de Proveedores Seleccionados ITD-AD-IT-001-01, utilizando el formato para Orden de Compra de Bienes o ITD-AD-IT-001-05. 6. En la contratación de un servicio, el proveedor del servicio debe respetar los criterios ambientales del descrito en ITD-AD-IT-001-02. 7. La y/o Almacén e Inventarios en el Instituto Tecnológico, recibe del proveedor los bienes comprados y verifica el cumplimiento de los requisitos de compra especificados en la Requisición de Bienes y ITD-AD-IT-001-04 y la Orden de Compra de Bienes o ITD-AD-IT-001-05 comparándola con la factura y bienes recibidos, así como recibe las hojas de seguridad del bien comprado si aplica. 8. La Almacén e Inventarios en el Instituto Tecnológico hace la Entrada y Salida Simultánea de Almacén y entrega los bienes a las áreas solicitantes, quienes firman de manera electrónica de recibido el vale de consumo ITD-AD-IT-001-07 de los bienes de acuerdo a criterios de seguridad si aplican. CONTROL DE EMISIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ Ing. Alejandro Cortez Cortez Jefe del Depto. de Recursos Materiales y de. M.E. Carlos Cesar Martínez Cordero Subdirector de Administrativos Firma: Firma: Firma: M.C. Alfredo Villalba Rodríguez Director 15 de Agosto de 2016 24 de Agosto de 2016 30 de Agosto de 2016 ITD-AD-IT-001 Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción del original. Rev. 1
Instructivo de Trabajo para la realización de Compras Directas Código: ITD-AD-IT-001 Referencia a la Norma ISO 9001:2015 8.4, ISO 14001:2015 8.1, OHSAS 18001:2007 4.4.1 e ISO 50001:2011 4.5.7 9. En caso de que el bien se requiere el resguardo en el almacén, este almacenamiento debe realizarse de acuerdo a los criterios de seguridad del bien, si aplican. 10. La Almacén e Inventarios en el integra expediente (Entrada y Salida de Almacén, factura del proveedor, así como registros ITD-AD-IT-001-04 y ITD-AD- IT-001-05) y lo envía mediante memorándum ITD-AD-IT-001-06 al Departamento de Recursos Financieros en el para que programe o realice el pago correspondiente. 11. En el caso de servicios en el Departamento de Recursos Materiales y en el Instituto Tecnológico, es quien recibe del proveedor, para que con el Jefe del área solicitante determinen si cumplen con las especificaciones registradas en la Orden de Compra de Bienes o ITD- AD-IT-001-05. Solo si cumple con las especificaciones, se notifica al Departamento de Recursos Financieros en el Instituto Tecnológico, para que realice el pago de la factura con apego a la normatividad vigente. Registros Catálogo de Proveedores Seleccionados Selección de Proveedores Evaluación de Proveedores Requisición de Bienes y. Orden de Compra del Bien o Servicio. Memurandum Vale de consumo Ubicación y almacenamiento Digital Digital Tiempo de retención Hasta que se actualice Responsable de conservarlo Recursos Materiales y Código de registro ITD-AD-IT-001-01 ITD-AD-IT-001-02 ITD-AD-IT-001-03 ITD-AD-IT-001-04 ITD-AD-IT-001-05 ITD-AD-IT-001-06 ITD-AD-IT-001-07 ITD-AD-IT-001 Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción del original. Rev. 1
Catálogo de Proveedores Seleccionados Código: ITD-AD-IT-001-01 FECHA: No. NOMBRE DEL PROVEEDOR R.F.C. DOMICILIO No. TELEF ACTIVIDAD ELABORO AUTORIZO ITD-AD-IT-001-01 Rev. 1
Selección de Proveedores Código: ITD-AD-IT-001-02 No. NOMBRE DEL PROVEEDOR FECHA DE SELECCIÓN 1. Cumple con requisitos fiscales 2. Porcentaje de descuento ofertado en compras de mayoreo 3. Ofrece crédito 4. Horario de servicio 5. Medios de comunicación para solicitar productos 6. Transporte para entrega de productos a domicilio 7. Tiene interés en ser proveedor del Instituto 8. Cumple con la legislación ambiental correspondiente al servicio proporcionado, si aplica. 9. Acepta el compromi-so de respeto de los criterios ambienta-les del instituto TOTAL PUNTOS OBTENIDOS OBSERVACIONES Nota: El proveedor se considera seleccionado, si totaliza un mínimo de 70 puntos. Si el proveedor presenta un NO en los punto 8 o 9 se descarta su selección. ELABORO JEFE/A DE LA OFICINA DE ADQUISICIONES AUTORIZO JEFE/A DEL DEPTO. DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS ITD-AD-IT-001-02 Rev. 1
Evaluación de Proveedores Código: ITD-AD-IT-001-03 No. NOMBRE DEL PROVEEDOR FECHA DE EVALUACIÓN 1. Calidad de productos comprados. 2. Precio de productos comparados con proveedores similares. 3. Tiempo máximo de entrega de los productos comprados 4. Ofrece tiempo de garantía en productos que la requieran 5. Proporciona catálogo de productos y servicios comprados 6. Atención y servicio al cliente 7. Existencia (stock) de los productos que ofrece 8. Actualiza su existencia de acuerdo a los nuevos productos que salen al mercado 9. Respeto los reglamentos y criterios ambientales aplicables del instituto durante la ejecución del servicio. 10. Entrego hojas de seguridad del bien suministrado y dio capacitación sobre su uso TOTAL PUNTOS OBTENIDOS OBSERVACIONES Nota: 1.El proveedor se considera evaluado y aprobado, si totaliza un mínimo de 70 puntos. 2. La re-evaluación de proveedores debe hacerse anualmente, utilizando los criterios de este mismo formato. 3. Si el proveedor presenta un NO en los punto 9 o 10 se descarta como proveedor. ELABORO AUTORIZO ITD-AD-IT-001-03 Rev. 1
TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS REQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS Área Solicitante: Jefe del Área Solicitante: Programa: Proyecto: Acción: Clave presupuestal: Requisición No: Firma: : Los Bienes o están contemplados en el Anteproyecto del Programa Operativo Anual o en el Programa Operativo Anual? Justificación: Partida Cantidad Unidad Descripción Importe. Subdirector Jefe Planeación, Prog. y prest. Director Paseo Tecnológico km. 3.5, C. P. 33000, Cd. Delicias, Chihuahua, México Teléfonos y fax: (639)474-50-92, (639)1326500 www.itdelicias.edu.mx ITD-AD-IT-001-04 Rev. 1
TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO DEPARTAMENTO DE RECUSOS MATERIALES Y SERVICIOS ORDEN DE COMPRA DE BIENES Y SER SERVICIOS Proveedor: Área solicitante: Orden de Compra: Requisición: Código: No. Cantida Unidad Descripción Precio Importe Total Jefe de Oficina Jefe Depto. Recursos Materiales Subdirector de de y Administrativos Paseo Tecnológico km. 3.5, C. P. 33000, Cd. Delicias, Chihuahua, México Teléfonos y fax: (639)474-50-92, (639)1326500 www.itdelicias.edu.mx ITD-AD-IT-001-05 Rev. 1
TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO MEMORANDUM : Para: Jefe/a Depto. Recursos Financieros De: Jefe/a de la Asunto: Solicitud de Pago de Orden de Compra Anexo al presente me permito entregar a usted facturas fiscalizadas de acuerdo al artículo 29 y 29ª del Código Fiscal de la Federación, recibidas en este almacén para gestionar los trámites necesarios y efectuar el pago correspondiente: Proveedor Factura Importe Sin otro particular, aprovecho la ocasión para enviarle un cordial saludo. A T E N T A M E N T E Jefe/a de la Paseo Tecnológico km. 3.5, C. P. 33000, Cd. Delicias, Chihuahua, México Teléfonos y fax: (639)474-50-92, (639)1326500 www.itdelicias.edu.mx ITD-AD-IT-001-06 Rev. 1
TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO VALE DE CONSUMO : Proveedor: Área solicitante: Orden de Compra: Factura: Requisición: No. Cantida Unidad Descripción Precio Importe Total Firma digital Encargado de Almacén e Inventarios Firma digital Jefe/a área solicitante Paseo Tecnológico km. 3.5, C. P. 33000, Cd. Delicias, Chihuahua, México Teléfonos y fax: (639)474-50-92, (639)1326500 www.itdelicias.edu.mx ITD-AD-IT-001-07 Rev. 1