TERMINOS DE REFERENCIA RESPONSABLE FINANCIERO DE LA UNIDAD EJECUTORA (UE), PROGRAMA DE CANJE DE DEUDA KFW-ALEMANIA PARA LA ADAPTACIÓN AL CAMBIO CLIMÁTICO I. ANTECEDENTES 1.1 El Estado de Guatemala ante la urgente necesidad de atender los impactos del cambio climático, como un país altamente vulnerables, lleva a cabo a una serie de medidas y acciones que buscan reducir la vulnerabilidad y ayudar a las poblaciones en general, a adaptarse a estas nuevas condiciones. Una de las medidas más fuertes y de mayor impacto a ha sido la promulgación e implementación de la Ley Marco para Regular la Reducción de la Vulnerabilidad, la Adaptación Obligatoria ante los Efectos del Cambio Climático y la Mitigación de Gases de Efecto Invernadero, Decreto 7-2013. En ese sentido, el Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales, a través de la Dirección de Cambio Climático, lleva a cabo la coordinación y la ejecución de actividades relacionadas con la Ciencia del Cambio Climático, Reducción de Vulnerabilidad y el Mejoramiento de la Capacidad Adaptación y la Mitigación al Cambio Climático 1.2 Es por ello, que el Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales, en el marco de su competencia institucional ha gestionado con la República Federal de Alemania a través de KfW, un Programa Canje de Deuda con KfW-Alemania para la Adaptación al Cambio Climático, el cual tiene el objetivo de aumentar la resiliencia de los paisajes productivos y los sistemas socioeconómicos en los municipios de Zacualpa, San Pedro Jocopilas, San Andrés Sajcabajá, Sacapulas, San Bartolomé Jocotenango y Canillá del departamento de Quiché, amenazados por los impactos del cambio climático y la variabilidad climática, coadyuvando a la implementación del Plan de Acción Nacional de Cambio Climático, se busca coadyuvar a la implementación de la Ley Marco para Regular la Reducción de la Vulnerabilidad, la Adaptación Obligatoria ante los Efectos del Cambio Climático y la Mitigación de Gases de Efecto Invernadero (Decreto 7-2013), así como los instrumentos de Política Nacional de Cambio Climático y el Plan de Acción Nacional de Cambio Climático. 1.3 A través de este Programa, se espera contribuir a la mejora de la calidad de vida de la población y promoverá que las comunidades seleccionadas realicen prácticas, ambiental y culturalmente adecuadas para el uso y conservación de los bienes y servicios naturales, a fin que les permita reducir su vulnerabilidad y mejoramiento de su adaptación al cambio climático, con énfasis en la seguridad alimentaria. 1
1.4 En el marco de la cooperación establecida entre el Gobierno de República Federal de Alemania a través de KfW, se ha establecido la necesidad de regular las acciones del proyecto a travez del Documento del Programa Canje de Deuda con KfW- Alemania para la Adaptación al Cambio Climático, en el inciso 5.3 Estructura administrativa, Responsable Financiero (1); 1.5 Dentro de las funciones que se establece como prioritarias está la coordinación de la ejecución del Proyecto para poder dar cumplimiento a los resultados esperados y velar por la apropiada implementación en atención a las normativas y políticas de KfW y el MARN, manteniendo un vínculo de comunicación constante con todas las unidades que conformaran el Comité Técnico sobre el avance del Proyecto. II. OBJETIVO 2.1 Apoyar al MARN y a la Unidad Ejecutora (UE) en el proceso de Seguimiento a las actividades Administrativas y Financieras del Programa de Canje de Deuda KFW- Alemania para la Adaptación al Cambio Climático III. ACTIVIDADES 3.1. Asistir al Coordinador de la Unidad Ejecutora (UE) del Programa en la ejecución financiera del Programa. 3.2. Asegurar el buen funcionamiento financiero del Programa y el uso apropiado de los recursos asignados, siguiendo los lineamientos establecidos en las Políticas de KFW-Alemania y complementariamente en la legislación nacional. 3.3. Presentar al Coordinador de la Unidad Ejecutora en instancias correspondientes los informes financieros, mensuales, trimestrales, semestrales y anuales para su aprobación. 3.4. Monitorear los avances y resultados financieros de la ejecución del Programa. 3.5. Elaborar el Plan Financiero del Programa, sobre la base del Plan de Adquisiciones. 3.6. Elaborar las solicitudes de desembolsos y las rendiciones de cuenta del proyecto. 2
3.7. Apoyar al Responsable de Adquisiciones de la Unidad Ejecutora, para adecuar los documentos de licitación a las normas de administración de los recursos financieros de la Cooperación (KFW-Alemania) y complementariamente a la legislación nacional. 3.8. Mantener un archivo físico y electrónico completo y ordenado que permita al Coordinador del Programa, MARN, KFW-Alemania y cualquier otra institución la consulta rápida y precisa de los procesos financieros del Programa. El Especialista deberá actualizar el archivo en forma continua y será responsable de registrar y revisar los documentos que soporten las operaciones financieras. 3.9. Coordinar con la Dirección General de Administración y Finanzas del MARN, la adecuada administración de los recursos financieros del Proyecto, así como los procesos administrativos de acuerdo a lo estipulado en las políticas de KFW- Alemania y lo aplicable por la Legislación Nacional de forma complementaria. 3.10. Coordinar los procesos financieros con los especialistas de la UE, enlaces técnicos, beneficiarios y autoridades. 3.11. Velar por el cumplimiento de políticas de transparencia y debido proceso de la ejecución financiera. 3.12. Asegurar una organización financiera eficiente de la operación y lograr su efectiva aplicación. Todo acompañado de un adecuado ambiente de control interno de las operaciones, establecida en el Convenio de Donación, políticas y procedimientos acordados de gestión financiera de KFW-Alemania, el cual incluye las siguientes áreas de trabajo: a) cumplimiento de condiciones previas; b) formulación del anteproyecto de presupuesto; c) validación del presupuesto; d) solicitud de cuotas cuatrimestrales; e) registro de ejecución de gastos; f) gestión de los desembolsos ante KFW-Alemania; g) cierre contable anual y h) cierre del Programa. 3.13. Mantener actualizada la programación financiera de las necesidades de recursos del Proyecto/Programa, en complemento del Plan de Adquisiciones, POA y presupuesto nacional asignado al proyecto. 3.14. Efectuar seguimiento continuo a la gestión del presupuesto anual asignado al Programa, en toda su dimensión en cumplimiento a la normativa que dicta la ley orgánica del presupuesto nacional. 3.15. Gestionar la preparación de contratos, entrega de productos, plan de pagos, garantías, fianzas y avance físico de obras, realizando visitas de campo para verificar el buen desarrollo de los contratos en ejecución. 3
3.16. Tramitar oportunamente en las instancias correspondientes del Gobierno y KFW- Alemania, para asegurar el desarrollo de la gestión financiera del Programa, en función de la buena gestión financiera del Programa. 3.17. Efectuar los registros financieros de la ejecución de los recursos del Programa, según los procedimientos acordados y el ambiente de control interno establecido, (mantener reportes actualizados a disposición de interesados en la ejecución del proyecto). 3.18. Elaborar oportunamente los informes técnicos financieros periódicos de ejecuciones presupuestarias y financieras mensuales, cuatrimestrales y anuales, tales como: ejecución presupuestaria, conciliaciones bancarias, inversiones acumuladas, flujo de fondos, plan financiero, cumplimiento de cuotas, etc. identificando causas de desviación y posibles soluciones. 3.19. Procesar en forma adecuada y oportuna todas las obligaciones financieras a ejecutar por la Unidad Ejecutora del Programa, asegurando la disponibilidad de fondos para cubrir los compromisos en forma oportuna, incluyendo plan de pagos, plan de contratos, etc. 3.20. Coordinar la contratación de la auditoría del Programa según los procedimientos acordados con KFW-Alemania y presentar oportunamente el informe de estados financieros auditados según requerimiento contractual. 3.21. Mantener un adecuado y actualizado archivo y custodia de la documentación original de soporte de los gastos del Programa, las solicitudes de desembolso y todo lo relativo a la tesorería de la Unidad Ejecutora, en forma diferenciada de otras actividades ejecutadas por las instituciones participantes. 3.22. Gestionar y tramitar las solicitudes de desembolso del financiamiento, asegurando que al momento de presentarlas a KFW-Alemania, estén completas y cumplan con los requerimientos establecidos en las normas y políticas de KFW-Alemania. 3.23. Preparar cierres financieros anuales del programa y cierre final. 3.24. Realizar visitas de campo para verificar el buen desarrollo de los contratos en ejecución 3.25. Todas las demás funciones presupuestarias y financieras necesarias para el logro de los objetivos del Programa, que defina el Coordinador de la Unidad Ejecutora. 4
IV. CARACTERÍSTICAS DE LOS SERVICIOS 4.1 Supervisión: El profesional será supervisado por el Coordinador de la Unidad Ejecutora (UE) del Programa de Canje de Deuda KFW-Alemania. 4.2 Aprobación de los Productos: El Profesional elabora informes mensuales de las actividades realizadas, los productos que el Profesional genere serán revisados y aprobados por el Coordinador de la Unidad Ejecutora del Programa de Canje de Deuda KFW-Alemania. 4.3 Tipo: Servicios Profesionales. Método de selección de consultores individuales/ servicios administrativos, técnicos, profesionales y operativos. 4.4 Calificaciones y Experiencia: El profesional contratado deberá demostrar experiencia de acuerdo a la Sección V, Calificación del Personal, de estos términos de referencia. 4.5 Plazo: El plazo de la contratación será con contrato anual, de acuerdo al ejercicio fiscal; renovable de acuerdo a resultados de evaluación del desempeño. 4.6 Forma de Pago: Los pagos se realizarán de forma mensual. 4.7 Sede: El trabajo será realizado en las instalaciones del Programa Canje de Deuda por Adaptación al Cambio Climático. V. CALIFICACIÓN DEL PERSONAL: El profesional deberá tener las siguientes calificaciones: 5.1 Formación Académica Título Universitario en el área de Administración de Empresas, Económica o Auditoría, mínimo cinco (5) años. 5.2 Experiencia Laboral Cinco (05) años de experiencia mínima en temas financieros. Experiencia en el manejo del Sistema Integrado de Administración Financiera SIAF. Experiencia comprobada en procesos administrativos con el Estado de Guatemala. 5
Participación como consultor, coordinador o especialista en financiero en proyectos financiados a través de organismos internacionales. VI. COORDINACIÓN Y SUPERVISIÓN El profesional trabajará bajo la supervisión y coordinación del Coordinador de la Unidad Ejecutora (UE) del Programa de Canje de Deuda KFW-Alemania Se contratará con el Renglón 22. NOTA: Los CVS se recibirán en la Dirección de Cambio Climático a partir del día 3 de abril del 2018 en horario de 8:00 a 16:30 horas. 6