Expediente Electrónico y Gestión Documental en el Ayuntamiento de Madrid

Fundación Socinfo - 20 de Junio de 2018 Expediente Electrónico y Gestión Documental en las AAPP Expediente Electrónico y Gestión Documental en el Ayuntamiento de Madrid Álvaro Tapias Sancho Jefe del Departamento de Administración Electrónica Informática del Ayuntamiento de Madrid tapiassa@madrid.es

Ayuntamiento de Madrid De un expediente como plataforma para la prestación de servicios electrónicos Hacia un archivo electrónico integral Página 2

Índice A El Ayuntamiento de Madrid en cifras B El documento y expediente electrónico en la estrategia del Ayuntamiento de Madrid C El archivo electrónico actual D El archivo electrónico de futuro Página 3

Ayuntamiento de Madrid 3ª ciudad europea en habitantes Página 5

Ayuntamiento de Madrid Gestión de servicios e infraestructuras 3,2 Millones habitantes 2.000 Inspecciones día 2.700 50.000 Semáforos 2.200 Centros de regulación Centros de control alumbrado 4.500 Kms de calles 7.500 Hectáreas de calzadas 27.000 Empleados municipales 750.000 árboles 1,7 Millones vehículos 300.000 Contenedores de residuos Página 6

Ayuntamiento de Madrid Portal y Sede 400.00 visitas y más de 100.000 usuarios 2,5 millones de visitas al año 2,2 millones de descargas y 500.000 visitas al año Página 7

Ayuntamiento de Madrid. Áreas de gestión Página 8

Ayuntamiento de Madrid. Atención a un ciudadano digital Página 9

Ayuntamiento de Madrid TI - Sistemas de Información Las TI como pieza fundamental en la prestación y mejora de los servicios Página 10

Ayuntamiento de Madrid Visión estratégica Visión digital de los servicios Administración = Administración Digital Gestión activa de la información Simplificación de procedimientos Interoperabilidad Proyectos globales y transversales a toda la organización Página 11

Archivo electrónico de Madrid. Estrategia Dimensiones del archivo electrónico ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO INTERMEDIO ARCHIVO FINAL NORMATIVA ORGANIZACIÓN TECNOLOGÍA Página 13

Archivo electrónico de Madrid. Estrategia Situación de partida HETEROGENEIDAD: Cada aplicación almacenaba su documentación dentro del ámbito del proyecto de un modo heterogéneo: bases de datos, gestores documentales Basados en productos comerciales antiguos. Sin concepto de documento ni expediente electrónico. Sin un sistemas de control de versiones de los documentos. Sin permitir compartir documentos entre aplicativos. Sin unos servicios comunes de interacción con el archivo que aseguren el uso homogéneo del repositorio por parte de las aplicaciones y proporcionen las funcionalidades avanzadas para de gestión de expedientes e intercambio entre administraciones. Sin la posibilidad de que los ciudadanos pudiesen verificar la documentación por medio de un código único de verificación asociado a los documentos firmados electrónicamente. Página 14

Archivo electrónico de Madrid. Estrategia Situación de partida IAM D.G. de Transparencia y Atención al ciudadano (Administración Electrónica) D.G. de Bibliotecas, Archivos y Museos (Archivo de la Villa) Responsables gestión documental (Áreas de gobierno, distritos y OOPP) Archivo final Archivo intermedio Página 15

Archivo electrónico de Madrid. Estrategia PROYECTO de archivo electrónico Método IAM Reuniones de trabajo periódicas con entregables D.G. de Transparencia y Atención al ciudadano (Administración Electrónica) D.G. de Bibliotecas, Archivos y Museos (Archivo de la Villa) Responsables gestión documental (Áreas de gobierno, distritos y OOPP) Archivo final Archivo intermedio Página 16

Archivo electrónico de Madrid. Estrategia PROYECTO de archivo electrónico Método OBJETIVOS ARCHIVÍSTICOS IAM Definición de los criterios metodológicos, técnicos y de archivo para la gestión documental OBJETIVOS ASOCIADOS Administración en el Ayuntamiento de Madrid Electrónica Reuniones de trabajo Impulso de la(dg tramitación de Calidad) periódicas con entregables Gestión integral de los electrónica mediante documentos y documentos del Ayuntamiento de expedientes electrónicos. Madrid (de la gestión documental en la fase de tramitación a un archivo Seguridad en el acceso a la electrónico único) información. Archivo de la Villa Gestión del ciclo de vida de Archivos un Responsables documento y unintermedios expediente electrónico Archivo electrónico como mecanismo de integración de aplicaciones. Página 17

Archivo electrónico de Madrid. Estrategia PROYECTO de archivo electrónico NORMATIVA REGLAMENTO DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS DEL AYUNTAMIENTO DE MADRID (mayo 2015) Página 18

Archivo electrónico de Madrid. Estrategia PROYECTO de archivo electrónico ORGANIZACIÓN Gestión de documentos Cuadro de clasificación Conservación Expedientes y documentos independientes de las apps Independencia Documentos agrupados en expedientes y series Agrupación y Ordenación Metadatos documentales Descripción Firma Seguridad Página 19

Archivo electrónico de Madrid. Estrategia PROYECTO de archivo electrónico Gestión de documentos ORGANIZACIÓN Página 20

Archivo electrónico de Madrid. Estrategia PROYECTO de archivo electrónico TECNOLOGÍA CARGA MASIVA VISOR ARCHIVO DIR 3 COTEJO CSV ADMINISTRACIÓN ARCHIVO SIA APLICACIÓN SERVICIOS BÁSICOS DE ARCHIVO ELECTRÓNICO REGISTROS FIRMA MATERIALIZADOR GESTOR DOCUMENTAL Página 21

Archivo electrónico de Madrid. Hoy Estado actual 58.087.169 Documentos almacenados 40 Aplicaciones Integradas 580.503 Documentos firmados 40.000 Nuevos documentos al mes 10 13.150 243.711 800.000 Repositorios documentales 21.036.314 GB ocupados Copias imprimibles Operaciones mensuales Expedientes Electrónicos Página 23

Archivo electrónico de Madrid. Hoy Estado actual 58.087.169 Documentos almacenados 40 Aplicaciones Integradas 580.503 Documentos firmados 40.000 Nuevos documentos al mes Existen puntos de mejora 10 13.150 243.711 800.000 Repositorios documentales 21.036.314 GB ocupados Copias imprimibles Operaciones mensuales Expedientes Electrónicos Página 24

Archivo electrónico de Madrid. Hoy Estado actual. Algunos puntos de mejora Adaptación a la LEY 39/2015 58.087.169 Documentos almacenados 40 Aplicaciones Integradas 580.503 Documentos firmados 40.000 Nuevos documentos al mes La cantidad de documentos acordes al ENI es escasa 10 13.150 Repositorios GB ocupados documentales Autenticidad e integridad 243.711 800.000 21.036.314 Copias imprimibles Operaciones mensuales Expedientes Electrónicos Metadatación Intercambio Página 25

Archivo electrónico de Madrid. Hoy Estado actual. Algunos puntos de mejora 58.087.169 Documentos almacenados 40 Aplicaciones Integradas 580.503 Documentos firmados 40.000 Nuevos documentos al mes Reglamento Ayto. Madrid Alto almacenamiento de documentos 10 13.150 243.711 800.000 Repositorios documentales 21.036.314 GB ocupados Copias imprimibles Operaciones mensuales Expedientes Electrónicos Otras fases de archivo Destrucción de originales Página 26

Archivo electrónico de Madrid. Hoy Estado actual. Algunos puntos de mejora 58.087.169 Documentos almacenados 40 Aplicaciones Integradas 580.503 Documentos firmados 40.000 Nuevos documentos al mes 10 13.150 243.711 800.000 Repositorios documentales 21.036.314 GB ocupados Copias imprimibles Operaciones mensuales Expedientes Electrónicos Adaptación a la LEY 39/2015 Reglamento Ayto. Madrid No todas las aplicaciones están integradas Archivo único Página 27

Archivo electrónico de Madrid. Hoy Estado actual. Algunos puntos de mejora 58.087.169 40 Aplicaciones Documentos Sostenibilidad del sistema Integradas almacenados 580.503 Documentos firmados 40.000 Nuevos documentos al mes 10 13.150 243.711 800.000 Repositorios documentales 21.036.314 GB ocupados Copias imprimibles Operaciones mensuales Expedientes Electrónicos Página 28

Archivo electrónico de Madrid. Hoy Estado actual Acceso No resuelto Parcialmente resuelto Resuelto Ciudadanos Validación CSV Acceso expedientes públicos Acceso expedientes carpeta Acceso a fondos históricos Interoperabilidad Exportación NTI Remisión documentos-e SIR Remisión expedientes-e INSIDE Gestión IAM Gestión administrativa Gestión en aplicaciones de tramitación Acceso y gestión de expedientes en Archivo Edición colaborativa Digitalización Firma-e Validación CSV documentos internos Órganos colegiados Gestión de archivo Acceso concejales Remisión expedientes al pleno Trámites información pública Clasificación y calificación Transferencias Expurgo Gestión del archivo, físico y digital Publicación fondos Infraestructura Disponibilidad (24x7) Capacidad Seguridad Auditoría Soporte Explotación Funcional Desarrollo Operación Monitorización Almacenamiento Transferencias y procesos de refirmado Página 29

Archivo electrónico de Madrid. Mañana Nuevo proyecto de archivo electrónico Proyecto cuyo objetivo es paliar las necesidades detectadas Adquisición de una nueva plataforma tecnológica Cumplir con la legislación vigente Ampliación funcional Gestión de todo el ciclo de vida archivístico Soporte, disponibilidad y seguridad integral Presupuesto: 4 millones de euros Tiempo estimado: 3-4 años Página 31

Archivo electrónico de Madrid. Mañana Objetivos a futuro Acceso TECNOLOGÍA No resuelto Parcialmente resuelto Resuelto GESTIÓN COMO SaaS Gestión Ciudadanos NUEVA PLATAFORMA Gestión eficiente de la infraestructura Validación CSV Acceso expedientes públicos Disponibilidad y soporte continuo Acceso expedientes carpeta históricos Monitorización y auditoría Acceso a fondos Gestión administrativa Seguridad Gestión en aplicaciones de tramitación Acceso y gestión de expedientes en Archivo Interoperabilidad? Rendimiento e inversión Edición colaborativa Exportación NTI Digitalización Remisión documentos-e SIR Firma-e Remisión expedientes-e Validación CSV documentos internos INSIDE Órganos colegiados Gestión de archivo Acceso concejales Remisión expedientes al pleno Trámites información pública 0e Archivado Auditorias uso. Transferencias Expurgo. Gestión del archivo, físico y digital. Publicación fondos. IAM Infraestructura Soporte Explotación Disponibilidad (24x7) Capacidad. Capacidad Seguridad Auditoría Funcional Desarrollo Operación Monitorización Almacenamiento Transferencias y procesos de refirmado Página 32

Archivo electrónico de Madrid. Mañana Objetivos a futuro Acceso TECNOLOGÍA No resuelto Parcialmente resuelto Resuelto Ciudadanos NUEVA PLATAFORMA Validación CSV Acceso expedientes públicos Acceso expedientes carpeta Acceso a fondos históricos Interoperabilidad Exportación NTI Remisión documentos-e SIR Remisión expedientes-e INSIDE Gestión Gestión administrativa Gestión en aplicaciones de tramitación Acceso y gestión de expedientes en Archivo Edición colaborativa Digitalización Firma-e Validación CSV documentos internos Órganos colegiados Gestión de archivo Acceso concejales Remisión expedientes al pleno Trámites información pública Clasificación 0e Archivadoy calificación Transferencias Auditorias uso. Transferencias Expurgo Expurgo.del archivo, físico y digital Gestión Gestión del archivo, Publicación fondos físico y digital. Publicación fondos. NUEVA PLATAFORMA IAM Nuevas aplicaciones Nuevas funcionalidades para la gestión administrativa Nuevas funcionalidades para la gestión del archivo Infraestructura Soporte Explotación Disponibilidad (24x7) Capacidad. Seguridad Auditoría Funcional Desarrollo Operación Monitorización Almacenamiento Transferencias y procesos de refirmado Página 33

Archivo electrónico de Madrid. Mañana Objetivos a futuro Acceso ORGANIZACIÓN No resuelto Parcialmente resuelto Resuelto Ciudadanos Validación CSV Acceso expedientes públicos Acceso expedientes carpeta Acceso a fondos históricos Interoperabilidad Exportación NTI Remisión documentos-e SIR Remisión expedientes-e INSIDE Gestión Gestión administrativa Gestión en aplicaciones de tramitación Acceso y gestión de expedientes en Archivo Edición colaborativa Digitalización Firma-e Validación CSV documentos internos Órganos colegiados Gestión de archivo Acceso concejales Remisión expedientes al pleno Trámites información pública Clasificación 0e Archivadoy calificación Transferencias Auditorias uso. Transferencias Expurgo Expurgo.del archivo, físico y digital Gestión Gestión del archivo, Publicación fondos físico y digital. Publicación fondos. IAM PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO Ampliación y mejora de los procedimientos de gestión delsoporte archivo Infraestructura Explotación Disponibilidad (24x7) Funcional Capacidad. Desarrollo Establecimiento de una Seguridad Operación en el Ayuntamiento Auditoría Monitorización Almacenamiento estructura archivística Transferencias y procesos de refirmado Página 34

GRACIAS POR SU ATENCIÓN Ayuntamiento de Madrid Álvaro Tapias Sancho Jefe del Departamento de Administración Electrónica Informática del Ayuntamiento de Madrid tapiassa@madrid.es