DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

LA DNC forma parte de la Gestión DNC de la Capacitación. La gestión de la capacitación está conformada por cuatro etapas de un proceso continuo: Evaluación de los resultados Gestión de la Capacitación Diseño del Plan de Capacitación Ejecución del plan de capacitación

La detección de necesidades de capacitación (DNC) es el procedimiento por el que se identifican las discrepancias entre lo que es y lo que debería ser, para que con esa información se elabore el programa de capacitación. Detección de Necesidades de Capacitación es el proceso de análisis de las brechas de competencias, reflejadas por carencias de conocimientos, habilidades o actitudes que se observen en las personas y que afectan el cabal cumplimiento de las funciones que están bajo su ámbito de responsabilidades laborales.

La DNC, es la primera etapa del proceso y, por lo mismo, la calidad de sus resultados impacta directamente en todas las otras fases de la gestión de la capacitación, en cualquier tipo de organización.

Una detección realizada de manera no sistematizada, así como la ausencia de un proceso de análisis y reflexión, llevará a la ejecución de acciones de capacitación que no se basan en un trabajo objetivo y comparado respecto de otros intereses y necesidades organizacionales, y muchas veces, probablemente implicarán una subutilización de recursos y la pérdida de oportunidades para alcanzar niveles de desempeño deseables. X

1. Transparentar la gestión de capacitación, de manera que todos los colaboradores se vean reflejados en los análisis que se realicen. 2. Determinar el plan de capacitación de la unidad correspondiente

Se determina en primer lugar las actividades, los puestos o las temáticas sobre las que se realizará la detección Se seleccionan las técnicas a utilizar Se recaba la información con los instrumentos previamente diseñados exprofeso Se determinan las áreas en las que se encuentren las discrepancias Se diferencian los problemas de capacitación y los de tipo administrativo Se especifican las necesidades de capacitación y el nivel de profundidad requerido Se analiza la gravedad del problema y los costos de resolverlos. Se determina quienes son los trabajadores con dichas necesidades. Se integra un informe final

Existe una diversidad de técnicas para realizar el diagnóstico de necesidades de capacitación, pero en todas ellas se compara lo que es contra lo que debería de ser. La DNC se puede realizar a partir de: 1. Análisis de puestos 4. Encuesta 7. Discusión dirigida 2. Inventario de habilidades 5. Herramientas administrativas 8. Exámenes de conocimiento 3. Evaluación del desempeño 6. Análisis de problemas de la empresa 9. Competencias laborales

1. Análisis de puestos Este es un ejemplo de necesidades de capacitación para el puesto de responsable de capacitación. En un análisis de puesto se incluyen varios apartados de los que se puede desglosar los requerimientos de capacitación que puede tener un trabajador.

2. Inventario de habilidades Es un documento que posee información sobre los conocimientos y habilidades de los empleados de tal manera que tenga información inmediata sobre empleados que pueden ser promovidos a puestos laterales o de mayor nivel.

Al revisar los inventarios es posible identificar las necesidades de capacitación. Por ejemplo en los siguientes cuadros se observan los estudios realizados por personal directivo y el número de cursos recibidos por dicho personal:

3. Evaluación del desempeño La evaluación de desempeño puede ser otro buen elemento para determinar las necesidades de capacitación. Cuando se utiliza este procedimiento se revisa el desempeño de los trabajadores y se ubican las necesidades de capacitación en los aspectos que tenga una menor evaluación.

Del análisis de estas tablas se desprende que los instructores necesitan capacitación en el área de planeación didáctica, sobre todo en los aspectos relacionados con la evaluación. La ventaja de contar con instrumento objetivo para evaluar las necesidades de capacitación se observa cuando al final del programa de capacitación se comparan los resultados.

4. Encuesta Realizar una encuesta puede ser otra forma de determinar las necesidades de los trabajadores. Por ejemplo al formular una pregunta abierta a un grupo de educadoras sobre que temáticas necesitaban capacitación de manera prioritaria estas fueron sus respuestas: De la tabla realizada se pueden desprender con relativa facilidad las necesidades de capacitación. La desventaja de utilizar este tipo de herramientas es que puede reflejarse las temáticas que son mas populares y no necesariamente las que requieren mayor capacitación como por ejemplo en matemáticas que en este caso aparece al final de la lista.

5. Herramientas administrativas En ocasiones es útil utilizar algunas herramientas administrativas para realizar el DNC. Por ejemplo un grupo de instructores se reunieron para tratar de averiguar cuáles eran las causas de los problemas que enfrentaban en su trabajo cotidiano. El siguiente diagrama de Ishikawa refleja los resultados de su discusión.

6. Análisis de problemas de la empresa Otra forma de identificar necesidades de capacitación es analizando los problemas de una empresa. Por ejemplo aquí presentamos una tabla en el que se concentran los incidentes de una empresa durante una semana de trabajo.

7. Discusión dirigida Cualquiera de las técnicas de discusión dirigida como corrillos, lluvias de ideas, foro, mesa redondas, paneles, diálogos, etc. puede ser utilizada para realizar un DNC, aquí lo importante es que además de cumplir la metodología de cada técnica se sistematice la intervención para evitar que la sesión se convierta en solo una sesión de lamentos. El siguiente es un ejemplo de un formato que puede ser utilizado en la discusión.

Qué problemática se está presentando actualmente en el trabajo? Se trata de un problema administrativo o de capacitación? Qué conocimientos, habilidades o actitudes se requieren para resolver esta problemática? Qué aspectos específicos se requieren desarrollar en la capacitación? Quiénes tienen esta problemática? Qué tan grave es el asunto del 1 al 100? En qué orden debe ser atendido el problema? Errores y retrabajo en la elaboración de contratos macados por auditoría Capacitación Conocimiento de la Ley de Adquisiciones y obra pública Licitaciones Departamento jurídico Pablo P. y Juan L. 60 1

8. Exámenes de conocimiento La forma mas sistemática de realizar un DNC es a través de un examen de conocimientos, lo cual implica que un grupo de expertos determine cuales son los conocimientos o las habilidades que debe dominar alguien que cuente con la capacitación deseada, luego a partir de ese análisis se elabora un examen o prueba. Todos aquellos que obtengan una calificación satisfactoria no requerirán de capacitación, en cambio aquellos que no acrediten el examen serán quienes necesiten capacitación.

Implica Grupo de expertos determine cuales son los conocimientos u habilidades que debe dominar alguien que cuente con la capacitación deseada luego a partir de ese análisis se elabora un examen o prueba No necesitan capacitación aprobados no aprobados necesitan capacitación

9. Competencias laborales Las competencias son la combinación de habilidades, conocimientos y actitudes que están directamente relacionados con un desempeño exitoso en el trabajo. Detección de Necesidades de Capacitación bajo el enfoque de Competencias Laborales, es el proceso de análisis de las brechas de competencias, reflejadas por carencias de conocimientos, habilidades o actitudes que se observen en las personas y que afectan el cabal cumplimiento de las funciones que están bajo su ámbito de responsabilidades laborales.

Las preguntas que se hace la empresa respecto a todo colaborador:

La Detección de Necesidades de Capacitación será el resultado de la conjunción de tres aspectos: Objetivos y metas del área Principales Actividades que desempeña el colaborador DNC Funciones del área