PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCIÓN DEL PROCESO DE CADENA PRESUPUESTAL 1. OBJETIVO Administrar con eficiencia y seguridad los recursos financieros asignados por el Estado a la Rama Judicial, de conformidad con la normatividad vigente, prestando apoyo y asesoría técnica a las diferentes unidades, en los aspectos normativos y procedimentales del presupuesto establecidos por SIIF Nación, para el cabal cumplimiento de la misión institucional. 2. ALCANCE Dirección Ejecutiva de - Nivel Central y Seccionales 3. RESPONSABLE Director Ejecutivo de, Director de la Unidad de Presupuesto, Directores Seccionales de 4. DEFINICIONES CADENA PRESUPUESTAL: Es el proceso técnico mediante el cual se ejecuta la apropiación presupuestal asignada a las entidades públicas, a través de las operaciones de certificación de disponibilidad presupuestal y el registro de compromisos, cuentas por pagar, obligaciones y órdenes de pago, de conformidad con las normas vigentes. APROPIACIÓN: Son autorizaciones máximas de gasto que el Congreso aprueba para ser ejecutadas o comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva. Después del 31 de diciembre de cada año, estas autorizaciones expiran y, en consecuencia, no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse ni contra acreditarse." (Artículo 8o. de la Ley 225 de 1995). CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL CDP: "Es el documento expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso". (Art. 19 Decreto 568 de 1996) COMPROMISO: Son los actos realizados por los órganos que en desarrollo de la capacidad de contratar y de comprometer el presupuesto a nombre de la persona jurídica de la cual hagan parte, se encuentren en el proceso de llevar a cabo el objeto establecido en los mismos. Dichos actos deben desarrollar el objeto de la apropiación presupuestal. (Resolución 036 de 1998 art.2 literal B1). REGISTRO PRESUPUESTAL DE COMPROMISO: "Es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta de forma definitiva la apropiación garantizando que esta no será desviada a ningún otro fin. En esta operación se debe indicar claramente el valor y el pazo de la operaciones a las que haya lugar". (Art. 20 Decreto 568 de 1996). REGISTRO DE CUENTA POR PAGAR: Es la operación realizada en el sistema SIIF, mediante la cual se reconoce que los proveedores de bienes y servicios han cumplido con los compromisos legalmente contraídos con la entidad pública, y por tanto procede la aceptación de las facturas o cuentas de cobro para el correspondiente trámite de pago. El registro de este documento se constituye en condición para la expedición de la obligación. OBLIGACION: Se entiende por obligación el monto adeudado producto del desarrollo de los compromisos adquiridos por el valor equivalente a los bienes recibidos, servicios prestados y demás exigibilidades pendientes de pago, incluidos los anticipos no pagados que se hayan pactado en desarrollo de las normas presupuestales y de contratación administrativa.(aspectos Generales del Proceso Presupuestal Colombiano Pág.111) ORDEN DE PAGO: Es el acto mediante el cual, la entidad pública, una vez verificados los requisitos previstos en el respectivo acto administrativo o en el contrato, teniendo en cuenta el reconocimiento de la obligación y la autorización de pago efectuada por el funcionario competente, liquidadas las deducciones de ley o las contractuales (tales como amortización de anticipos y otras) y verificado el saldo en bancos, desembolsa al beneficiario el monto de la obligación, mediante SIIF, a beneficiario final o traspaso a pagaduría (cheque bancario, consignación, o pago electrónico), extinguiendo la respectiva obligación. (Decreto 568 de 1996). Página 1 de 15
CUENTA POR PAGAR: Se constituye cuando el bien o servicio se ha recibido a satisfacción antes del 31 de diciembre pero no se le ha pagado al contratista o cuando en desarrollo de un contrato se han pactado anticipos y estos no han sido cancelados. RESERVA PRESUPUESTAL: Se genera cuando el compromiso es legalmente constituido pero cuyo objeto no fue cumplido dentro del año fiscal que termina y será pagada con cargo a la reserva que se constituye a más tardar el 20 de enero de la vigencia siguiente. ENDOSO: Transacción que realiza una sustitución de tercero para efectos del pago, en la orden de pago. Es decir que el tercero referenciado en la obligación, es diferente del tercero a quien se ordena girar los recursos.(circular 61 de 2011 - Administración SIIF MHCP) INSTRUCCIONES ADICIONALES DE PAGO: Conjunto de información adicional a la básica para un trámite de pago, vinculada a una orden de pago y que debe ser tenida en cuenta por parte de la entidad responsable de su ejecución. DOCUMENTO DE INSTRUCCIÓN DE PAGO (DIP): Un documento que permite ordenar el pago a Organismos Internacionales en el Exterior. SIIF: "El Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación es una herramienta modular automatizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera pública, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de sus entidades descentralizadas, y de brindar información oportuna y confiable". (Art. 2 Decreto 2789 de 2004) 5. NORMATIVIDAD Ver Listado Maestro de Documentos Externos y Normatividad 6. ACTIVIDADES 6.1. SOLICITUD DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL 1 Autorizar Solicitud de CDP 2 Registrar solicitud de CDP en el SIIF 3 Tramitar solicitud de CDP 6.2. EXPEDICION CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD Cada Director Seccional y Director de Unidad de la DEAJ, responsable de comprometer el presupuesto, según responsabilidades funcionales o contractuales otorgadas por la Dirección Ejecutiva, autoriza la solicitud de CDP de acuerdo con las necesidades que se deben cubrir y según plan de compras, plan de inversiones o Autorizaciones de Sala Administrativa, previamente aprobados. Verifica en la Dependencia de gasto correspondiente, la apropiación disponible para el Rubro Presupuestal a afectar. Registra en SIIF la solicitud de CDP, en la cual se determine: sub-unidad presupuestal, valor, rubros presupuestales, descripción o justificación del gasto, dejando constancia en la casilla objeto sobre la verificación del plan de compras y/o plan de inversiones aprobados así como de los Acuerdos de autorizando el Gasto. Envía comunicación a través de SIGObius, con destino al Área Financiera de la Seccional o la División de Ejecución Presupuestal, solicitando expedición del CDP, anexando documento digitalizado de solicitud de CDP en SIIF. Director Seccional y Director de Unidad de la DEAJ. Perfil SIIF: Gestión consulta Director Seccional o Director de Unidad solicitante Página 2 de 15
PRESUPUESTAL 4 Expedir CDP Recibe solicitud de CDP a través del SIGObius, Perfil SIIF: Gestión verifica la consistencia y pertinencia de la Gasto. información, valida que el rubro presupuestal corresponde al objeto del gasto. Registra la información en SIIF, Se genera el CDP y según necesidad se imprime para revisión y firma del responsable en la Seccional o División de Ejecución Presupuestal. Tramitar y terminar la gestión en SIGObius. 5 Autorizar CDP División Ejecución Presupuestal o Director de Unidad de Revisa la información contenida en el documento Presupuesto en su impreso, frente a los datos consignados en la solicitud ausencia - y en el memorando con anexos remitidos por la Coordinador unidad solicitante y firma CDP Original. Financiero Seccional o Director Seccional de en su ausencia 6 Entregar CDP Asistente Administrativo Entrega CDP original a la Dependencia o Unidad designado, en la Solicitante y registra la constancia de entrega. División de Ejecución Presupuestal o Dirección Seccional. 7 Modificar CDP En caso de adición, reducción o anulación del CDP, se verifica la justificación según memorando suscrito División Ejecución por Director de Unidad o Director Seccional, de Presupuestal o acuerdo con las circunstancias contractuales o Coordinador administrativas que ameritan los cambios del CDP en Financiero Seccional. SIIF. La solicitud de adición del CDP implica que la Unidad respectiva debe adicionar la solicitud de CDP inicial. 8 Modificar CDP e Modifica documento en SIIF e imprime, según rutas Perfil SIIF: Gestión Imprimir establecidas. Gasto 9 Verificar y Firmar CDP Modificado. División Ejecución Verificada la información se firma el documento Presupuestal o modificado. Coordinador Financiero Seccional 10 Entregar CDP Entrega el CDP modificado y reclama el CDP anterior Asistente Modificado para el correspondiente archivo. Se transfiere en Administrativo División SIGObius la solicitud de modificación de CDP Ejecución informado sobre el proceso realizado. Presupuestal 6.3. REGISTRO PRESUPUESTAL DE COMPROMISO 11 Solicitar el registro Envío de comunicación, a través de SIGObius, Director Seccional o presupuestal del adjuntando acto administrativo de ordenación del Director de Unidad compromiso gasto según corresponda, (nómina, Resolución, correspondiente contrato, otro) solicitando la expedición del registro presupuestal del compromiso. 12 Remitir información Para la elaboración de Registros Presupuestales del Profesional o asistente soporte para pago Compromiso que sean de generación masiva, envía administrativo de la masivo la información en archivos en Excel, vía correo Unidad solicitante de electrónico a la División de Ejecución Presupuestal la DEAJ 13 Revisar los Previo al registro presupuestal de compromiso se Perfil SIIF: Gestión Página 3 de 15
La cuenta bancaria del beneficiario debe estar asociada al contrato o acto administrativo que se está tramitando, la cual debe estar en un estado distinto a inactiva. Para servicios públicos se debe tener en cuenta los Instructivos SIIF sobre el particular. Ingresa al SIIF y a través de la opción Gestión Presupuesto Gastos registra la información, genera e imprime en un ejemplar el Registro Presupuestal del Compromiso y lo pasa para revisión y firma del Director Seccional o del División de Ejecución Presupuestal. Ruta: EPG / Compromiso / Vigencia Actual / Crear Actualiza registros en SIGObius Verifica que los datos del Registro Presupuestal correspondan con los indicados en el Acto Administrativo de origen y que la fecha del registro del compromiso sea igual o posterior a la firma del Acto Administrativo (contrato, acto administrativo, nómina y resolución, entre otros) y previo al inicio de documentos adjuntos a la solicitud de registro presupuestal 14 Expedir registro presupuestal de compromiso 15 Autorizar el registro presupuestal de compromiso deben verificar los siguientes aspectos: 1) Que el acto administrativo de ordenación de gasto esté debidamente expedido, que se anexen los documentos soportes: Beneficiario cuenta, cuenta bancaria, CDP, vigencia futura cuando se requiera. 2) Que el objeto del contrato o acto administrativo esté de acuerdo con la definición y clasificación de los gastos contenidos en el Decreto de Liquidación del Presupuesto. 3) Que el objeto del compromiso guarde coherencia con el CDP emitido y la unidad ejecutora. 4) Que el plazo de ejecución no supere el 31 de diciembre de la vigencia actual Si el plazo de ejecución cubre otra vigencia se verifica la aprobación y el número de asignación de Vigencia Futura expedido en la Unidad de Planeación. 5) La fecha del registro del compromiso (Registro Presupuestal) debe ser igual o posterior a la firma del Acto Administrativo (contrato, acto administrativo, nómina y resolución, entre otros) y previo a la ejecución del mismo. 6) Los terceros y las cuentas bancarias se deben crear previamente en el aplicativo SIIF Nación. Gasto Perfil SIIF: Gestión Presupuesto Gasto División Ejecución Presupuestal o Director de Unidad de Presupuesto en su ausencia - Página 4 de 15
16 Entregar registro presupuestal del compromiso 17 Generar documento masivo para trámite de pago masivo 18 Analizar solicitudes modificación, adición, reducción o anulación del registro presupuestal del compromiso 19 Modificar, adicionar, reducir o anular el registro presupuestal del compromiso 20 Firmar registro presupuestal modificado 21 Entregar registro presupuestal modificado 6.4. CUENTAS POR PAGAR 22 Remitir documentos soportes 23 Recibir soportes para el trámite de cuenta por pagar la ejecución del mismo. Verifica en el caso de Registros Presupuestales a nombre de Consorcios o Uniones Temporales, que se realicen a nombre de la razón social correspondiente y no a nombre de uno de sus integrantes. Firma el Registro Presupuestal del compromiso y autoriza su entrega al área correspondiente. Entrega el original del Registro Presupuestal del Compromiso a la Unidad de Asistencia Legal cuando se trata de procesos de contratación Entrega el original del Registro Presupuestal del Compromiso y documentos soportes, a la División de Contabilidad, cuando se trata de pagos como: nóminas, sentencias, servicios públicos; para trámite de cuenta por pagar, caja menor y otros. En el caso de trámites de pago que se efectúan de manera periódica y/o masiva, se aplica el procedimiento de pago masivo establecido por SIIF Nación, utilizando el archivo convertidor de Excel, generando el archivo XML el cual se comprime para efectos de cargarlo en el sistema conforme a la ruta. Análisis de las solicitudes de cualquier tipo de modificación de registros presupuestales de compromisos, verificando que los argumentos que sustenten los cambios se ajusten a las normas legales vigentes. En la ruta: EPG / Compromiso / Modificar, se pueden cambiar los siguientes campos: Tercero Beneficiario, medio de pago y cuenta bancaria siempre y cuando no tenga obligaciones. De igual manera procede la adición, reducción o anulación del documento. Luego de efectuados los cambios en el sistema se imprime el documento modificado Anular o reducir el valor de un registro presupuestal de compromisos, a petición de la Unidad Solicitante del compromiso, previo acto administrativo justificando la reforma. Luego se imprime y se firma el registro del compromiso, para entregarlo como soporte del proceso contractual. Se firma el documento una vez efectuada la revisión de los cambios realizados al registro presupuestal de compromiso Se entrega el documento a la unidad solicitante entregarlo como soporte del proceso que se esté adelantando. Remite a la División de Contabilidad los documentos soportes del pago según la Guía para la radicación, trámite y pago de la cuenta por pagar Recibe del Supervisor del Contrato, la factura o cuenta de cobro expedida por el proveedor de los bienes o servicios, junto con el correspondiente Coordinador Financiero Seccional o Director Seccional de en su ausencia. Asistente administrativo División de Ejecución Presupuestal Perfil SIIF: Gestión Presupuesto Gasto División Ejecución Presupuestal o Coordinador Financiero Seccional Perfil SIIF: Gestión Presupuesto Gasto División Ejecución Presupuestal o Coordinador Financiero Seccional Asistente Administrativo División Ejecución Presupuestal Supervisor del contrato Perfil SIIF: Central de Cuentas División de Contabilidad Página 5 de 15
cumplido y demás requisitos propios del contrato que se está ejecutando. (Ver Guía para la radicación, trámite y pago de cuentas por pagar). Tratándose de sentencias, facturas de servicios públicos, nóminas y otros actos administrativos que impliquen pagos, sus soportes se reciben de la División de Ejecución Presupuestal. 24 Revisar los soportes Aspectos claves sujetos a verificación: 1) Que la factura, cuenta de cobro o acto administrativo esté acompañado de todos los documentos propios de cada caso. 2) Que las facturas, cuentas de cobro o actos administrativos cumplan con los requisitos de Ley. En el caso de los contratos, los establecidos en las normas tributarias. Art. 617 estatuto tributario 3) Para contratos que así lo requieran se adjunten las certificaciones de pago de aportes a fondo de pensiones obligatorias, a salud y a Riesgos Laborales, conforme al ordenamiento legal vigente. 4) Para el trámite de cuentas de contratos de obra deben anexar Actas de Cortes de Obra ó de Interventoría e informe de ejecución de anticipos 5) En los casos requeridos en el contrato adjuntar Acta de Liquidación. 25 Solicitar ajustes, En el caso de los contratos, de no cumplir con uno o aclaraciones o más de los requisitos, es indispensable comunicar de documentación forma inmediata y por escrito al supervisor del faltantes en los contrato y al contratista para que presente las contratos aclaraciones y/o los ajustes correspondientes. Si no completan la documentación requerida, el contrato se devuelve, indicando que la cuenta por pagar no se tramita hasta cuando cumpla con la totalidad de requisitos. 26 Generar cuentas por De encontrar conformidad en la documentación, pagar procede el registro de la cuenta por pagar. Una vez el sistema acepte el trámite y genere el número de cuenta por pagar se exporta el documento a lo formatos Excel o PDF para impresión. El documento no podrá ser modificado en estos formatos, cualquier cambio deberá registrarse directamente en SIIF. Para el caso del endoso parcial debe estar autorizado por el supervisor del contrato, se debe radicar una cuenta por pagar por el monto del endoso y otra por el excedente que será pagado al beneficiario del pago, para lo cual deberá en la cuenta por pagar en la parte inferior relacionar el beneficiario del endoso y Número de cuenta. 27 Verificar la información de la cuenta por pagar Verificación de la información contenida en la cuenta por pagar, cotejando que los datos correspondan con los consignados en los documentos soportes. 28 Revisar y firmar la cuenta por pagar Se efectúa una segunda verificación de todos los datos contenidos en la cuenta por pagar y se firma por parte del usuario SIIF Perfil SIIF: Central de Cuentas Perfil SIIF: Central de Cuentas División Administrativa de Contabilidad DEAJ Área Contable Dirección Seccional de Perfil SIIF: Central de Cuentas División Administrativa de Contabilidad DEAJ Área Contable Dirección Seccional de Perfil SIIF: Central de Cuentas División Administrativa de Contabilidad DEAJ Área Contable Dirección Seccional de División Contabilidad o Director de Unidad de Presupuesto en su ausencia - Coordinador Área de Página 6 de 15
29 Remitir documentos anexos a la cuenta por pagar al supervisor (es) del contrato Los originales de la cuenta por pagar SIIF junto con sus documentos soportes también en original, se remitirán al Supervisor(es) responsable (s) de la emisión del (los) respectivo (s) cumplido (s) necesario (s) para el pago, conforme con lo establecido en el Manual de Contratación y Supervisión. 30 Expedir cumplido Expide el cumplido de conformidad con el Manual de Contratación y separa los soportes técnicos que debe remitir a la División de contratos para que reposen en la carpeta del contrato 6.5. OBLIGACION PRESUPUESTAL 31 Elaborar la Obligación Elabora Obligación Presupuestal en el aplicativo SIIF Presupuestal en SIIF II, digitando el número de la cuenta por pagar aprobada, el número del compromiso vinculado, el tipo de gasto, Afecta el PAC disponible para el pago, selecciona deducciones, de conformidad con la naturaleza del pago. En el caso de obligaciones a proveedores del exterior consultar Guía para radicar, tramitar y pago de cuentas por pagar. En la obligación se debe seleccionar el atributo contable (Circular Externa 016 de junio 12 de 2012). En el caso de pagos en moneda extranjera se debe marcar el campo DIP (documento de instrucciones de pago). Así mismo, en el caso de endosos parciales, se verifica el trámite de dos obligaciones separadas, una para el beneficiario del endoso y la otra para el beneficiario del pago. 32 Revisar la Obligación elaborada en Aplicativo SIIF Confronta la Información de la Obligación Presupuestal, confirmando que sea igual a los documentos soporte y se hayan incluido los conceptos de Deducciones correctamente Contabilidad Seccional o Director Seccional de Administración Judicial en su ausencia. Asistente Administrativo División de Contabilidad Supervisor del contrato Perfil SIIF: Gestión Contable División Administrativa de Contabilidad DEAJ Área Contable Dirección Seccional de Perfil SIIF: Gestión Contable División Administrativa de Contabilidad DEAJ Área Contable Dirección Seccional de 33 Firmar las Obligaciones SIIF División de Contabilidad DEAJ o Firma los documentos de Obligación Presupuestal de Coordinador Área de SIIF, en señal de verificación y aprobación Contabilidad Dirección Seccional de 34 Remitir la obligación Asistente presupuestal y los Administrativo Los originales de la obligación junto con sus soportes a la División División de documentos soportes también en original, se remitan de Tesorería. Contabilidad DEAJ o a la dependencia encargada del respectivo pago. Dirección Seccional de 6.6. PAGO DE OBLIGACIONES 35 Recibir documentos Revisa documentos relacionados y dispone su Página 7 de 15
relacionados con cesión de derechos, de contratos, embargos, endosos u otras novedades que afectan el pago. 36 Recibir Información del SIIF relacionada con el proceso de pagos. 37 Controlar pagos afectados por novedades. 38 Hacer traslado de obligaciones 39 Organizar las obligaciones recibidas para pago. 40 Gestionar el pago de las obligaciones tramitadas contra PAC de meses posteriores entrega a la Unidad de Asistencia Legal, Unidad de Presupuesto, Unidad de Recursos Humanos, División de Ejecución Presupuestal, División de Contabilidad, Grupo Sentencias (según el caso) y al personal encargado de hacer pagos en SIIF. Recibe correos del Coordinador SIIF de la Entidad, revisa su aplicabilidad al proceso de pagos. Revisa información en la página de SIIF/Ciclo de negocio y normatividad, a efectos de identificar los documentos relacionados con pagos. Diligencia cuadro control de endosos, cesiones, embargos o cualquier otra novedad a tener en cuenta para el pago, tales como pagos con procesos especiales como cuota de auditaje, pagos en moneda extranjera, servicios públicos, etc. Cada persona encargada de hacer pagos, debe llevar su control y archivar el soporte para su posterior consulta. Cuando se va a hacer el pago a un Consorcio o Unión Temporal, se debe verificar por cada uno de las personas naturales o jurídicas que los conforman si existe orden judicial de embargo Al momento de hacer efectiva una novedad de este tipo, actualiza el registro. Al inicio de la vigencia se debe surtir el procedimiento SIIF definido para el pago de obligaciones de rezago. Se ordenan las obligaciones por: a) Vigencia b) Sub Unidad Ejecutora c) Tipo de Beneficiario (final o traspaso a pagaduría) d) Obligaciones afectadas con novedades e) Pagos a efectuar por carga masiva (actividad 57) f) Pagos con instrucciones adicionales de pago. g) Pago tramitados con PAC de meses posteriores. Informa al responsable de la gestión PAC, a fin de que se evalúe la posibilidad de anticipar el PAC gestionado. Revisa la solicitud contra el PAC disponible en el mes: si es viable anticipa el PAC gestionado entrando al SIIF por la Subunidad. Ruta: PAC/solicitud de modificación al cupo PAC/gestionado/instancia obligación/crear solicitud e informa al Perfil Pagador. Si no resulta viable se tiene en cuenta para la solicitud de modificaciones al PAC del mes siguiente. División de Tesorería o Tesorero Dirección Seccional de con funciones de pago. administrar PAC 41 Generar compromisos, obligaciones y órdenes Viene del paso 42. Con la información enviada por División der Ejecución Presupuestal, No. documento de pago a través pago masivo - beneficiario final masivo y No de CDP, continúa el proceso de pago masivo en SIIF, generando el compromiso, las obligaciones y las órdenes de pago 42 Informar a la División Ejecución Presupuestal Vía correo electrónico se comunica a la División de Ejecución Presupuestal el resultado del proceso. Si el resultado de proceso fue exitoso, la División remite los soportes de pago masivo documentales a la División de Tesorería, incluido el compromiso generado. Si el proceso no fue exitoso se revisan las bases y se vuelve a generar en SIIF el documento masivo, iniciando nuevamente el proceso. 43 Generar órdenes de Revisadas las obligaciones, se genera la orden de Página 8 de 15
pago individuales 44 Autorizar cuentas endosadas 45 Autorizar órdenes de pago 46 Imprimir órdenes de pago 47 Verificar el estado del pago 48 Generar reporte diario de pagos efectuados por SIIF por todo tipo de beneficiario pago. Para generar y autorizar órdenes de pago, se sigue el procedimiento fijado en los documentos SIIF: Manual de Pagadurías y Manual cadena presupuestal sin bienes y servicios Nación SIIF II. Ruta: www.minhacienda.gov.co/siif/epg/orden DE PAGO PRESUPUESTAL DE GASTO/CREAR/SIN INSTRUCCIONES ADICIONALES DE PAGO Cuando el pago sea con tipo de beneficiario "Traspaso a Pagaduría" se selecciona la cuenta bancaria autorizada por el Tesoro Nacional a la respectiva pagaduría para la correspondiente cuenta de gasto. En los casos que corresponda, generada la orden de pago se incorpora al SIIF la información referente al endoso, siguiendo el procedimiento fijado en la Circular externa No. 061 de octubre 18 de 2011, emanada del SIIF, quedando la orden de pago en estado "pendiente de autorización". En caso de endoso tanto el beneficiario inicial, como el tercero beneficiario del endoso deben registrarse previamente en el sistema y tener cuenta creada en estado activa. Cuando hay cesión, endoso, etc. se debe verificar que está autorizado por el funcionario competente ver procedimiento. Cuando la novedad se refiere a Cesión de Contrato, el cambio de beneficiario se hace desde el compromiso. Si el pago es con INSTRUCCIONES ADICIONALES DE PAGO, se debe entrar nuevamente por PAG a surtir el trámite definido en el procedimiento SIIF. Para el pago de cuota de auditaje, se debe seguir la guía SIIF específica para este caso. Previa revisión de los documentos que soportan el endoso, procede a autorizar el endoso conforme a lo instruido en la circular antes mencionada y en el procedimiento de endoso. Revisa y autoriza las órdenes de pago en estado Generadas. Diariamente se imprime las órdenes de pago, canceladas en el día y se adjuntan a los soportes. Deben estar organizadas por tipo de beneficiario, de tal forma que permita identificar fácilmente las que tienen tipo de beneficiario Traspaso a Hace seguimiento en el aplicativo, con el fin de identificar a) eventuales pagos no exitosos. b) pagos sin terminar el proceso. En caso de existir se debe adelantar la gestión para subsanar la causa. En el caso de las obligaciones con cargo al rezago presupuestal, debe revisar diariamente aquellas que se encuentran con PAC gestionado y adelantar las acciones necesarias para su pago en el menor tiempo posible. Genera diariamente el reporte de pagos (a más tardar el día hábil siguiente) y lo dispone en el archivo compartido. Ruta: www.minhacienda.gov.co/siif/cen/pag/consolidado Perfil SIIF: Autorizador endosos Página 9 de 15
49 Actualizar archivo electrónico compartido de pagos 50 Relacionar obligaciones pagadas en el día a Beneficiario Final. 51 Entregar soportes de pagos efectuados en el día mediante traspaso a 52 Efectuar pago de obligaciones con tipo de beneficiario Traspaso a Pagaduría 53 Asignar número consecutivo interno a la orden de pago y actualizar archivo de pagos consolidados. 54 Generar relación de obligaciones para pago. 55 Firmar relación diaria de obligaciones a pagar. orden de pago/consulta consolidad orden de pago entidad. El reporte anterior no sale con nombre de terceros por tanto se baja el reporte CEN/EPG/listado de órdenes de pago/según se trate de presupuestales o deducciones y se complementa el anterior. El reporte anterior se clasifica en hojas Excel separadas para pagos a beneficiario Final y para pagos Para los pagos pagaduría, se les incorpora columnas tituladas como: Concepto, nombre de Beneficiario, acto administrativo, obligación, fecha de pago por la Tesorería, valor pagado, fecha de registro del pago de la extensiva en SIIF, observaciones si las hay, sobre todo cuando se presenta diferencias entre los recursos pedidos y el valor pagado. En esta instancia se diligencia concepto, nombre, acto administrativo. Elabora relación y entrega a encargado del Movimiento Diario de Tesorería, junto con los documentos físicos. Entrega Órdenes de pago con sus soportes persona encargada de Caja. a la Recibe las órdenes de pago tramitadas con traspaso a pagaduría, desarrolla las actividades 63 y siguientes. En archivo Excel clasificado por vigencia, se asigna el número interno de la pagaduría necesario para el archivo consecutivo de soportes y para el Informe mensual a Supervisores. Genera diariamente la relación de obligaciones a pagar, para firma del de la División de Tesorería Autorizar con su firma los pagos del día. 6.7. PAGO DE DEDUCCIONES 56 Revisar el valor a Previamente a la creación de la orden de pago no solicitar presupuestal de deducciones, revisa contra las obligaciones con el fin de solicitar los recursos suficientes para atender el pago. 57 Pagar las deducciones Crea y autoriza la orden de pago no presupuestal de deducciones, previendo que el ingreso de los recursos se produzca de tal forma que permita atender el pago oportuno según su clase, tales como: a) pago de retención en la fuente, b) pago de seguridad social y parafiscales, c) pago de descuentos efectuados por nómina y otros. Este pago se puede hacer mediante carga masiva siguiendo el procedimiento fijado en la Circular 16 del SIIF con funciones de Cajero. pagaduría División de Tesorería y Ordenador de Gasto. Página 10 de 15
58 Imprimir órdenes de pago de deducciones 59 Control de órdenes de pago presupuestales, no presupuestales y órdenes de pago de deducciones. 6.8. PAGO DE OBLIGACIONES CON TIPO DE BENEFICIARIO TRASPASO A PAGADURIA Y REGISTRO EN SIIF DEL PAGO DE SUS CORRESPONDIENTES ORDENES DE PAGO NO PRESUPUESTALES 60 Confirmar el ingreso de los recursos solicitados con Traspaso a Pagaduría 61 Revisar obligaciones frente a recursos. 62 Pagar las obligaciones con recursos solicitados Numeral 7. Esta actividad se debe coordinar con el responsable de preparar información para el pago de impuestos, así como el pago de embargos, cooperativas, ley 100, etc. Diariamente se imprimen las órdenes de pago canceladas en el día, organizadas por unidad, se entregan a la persona encargada de incorporar al SIIF el pago no presupuestales En forma regular se debe revisar los siguientes reportes: - CEN/EPG/CONSULTA DE DEDUCCIONES con el fin de verificar los valores que registran en estado disponible SI, es decir los recursos no solicitados de acuerdo a su naturaleza, retenciones, embargos, cooperativas, EPS, pensiones, etc. Adelanta la gestión que corresponda con el fin de que estos valores sean solicitados para cancelar a su beneficiario. - CEN/EPG/LISTADO DE ORDENES DE PAGO/ se revisa el estado y se adelanta las acciones del caso cuando su pago no hay sido exitoso. Con base en el reporte diario de pagos, verifica el ingreso a la cuenta bancaria correspondiente, de los recursos solicitados con tipo de beneficiario: traspaso a Esta validación se efectúa previamente al giro del cheque o transmisión del pago electrónico. Revisa cada obligación frente a los recursos recibidos a efectos de constatar el ingreso completo de los recursos. En caso que se trate de un menor valor recibido informa al Perfil Pagador encargado del pago con el fin de que verifique lo pertinente, si se presenta un menor valor de la obligación lo informa al de la División con el fin de tramitar la cadena Presupuestal. Cuando se trate de mayor o menor valor recibido, previas las verificaciones del caso informa al Perfil Pagador cancelar órdenes de pago pagaduría para ser tenido en cuenta en el compartido de pagos (columna de observaciones). Previa verificación de los soportes físicos y/o magnéticos, así como del ingreso de los recursos para el pago de las obligaciones, realiza el pago por los canales electrónicos cuando así corresponda, con funciones de Caja con funciones de Caja con funciones de Caja cancelar órdenes de pago con funciones de Caja Página 11 de 15
63 Entregar soportes para registro en SIIF Conciliar información Revisar y complementar información 64 Registrar el pago de obligaciones con tipo de beneficiario Traspaso a pagaduría 65 Registrar en archivo compartido el detalle del pago de PILAS 66 Identificar los recursos recibidos no pagados al Beneficiario. 67 Informar sobre pagos no efectuados velando siempre por el pago oportuno de las obligaciones. En todo caso debe velarse por el pago oportuno de las obligaciones. Entrega al Jefe de la División o Coordinador del Área, los soportes de las obligaciones a pagar con cheque, con giro al exterior o cualquier otra forma de pago diferente al anterior. Dispone el pago conforme a lo anterior. Dispone la consignación del cheque, la entrega por ventanilla o la entrega del oficio de autorización en el banco. Inmediatamente entrega las respectivas órdenes de pago junto con los soportes así como copia del documento que soporta la transacción (PILA, comprobante del banco), etc., al responsable de incorporar al SIIF las órdenes de pago no presupuestales En todo caso los soportes deben permitir identificar los pagos tal como serán cargados en el extracto. Adicionalmente cuando exista pago de seguridad social cuyos recursos se solicitan por entidad beneficiaria pero el pago se debe hacer en varias planillas, se debe diligenciar el cuadro compartido en la respectiva hoja de Excel según formato establecido. Confronta la información de las órdenes de pago y de la transacción bancaria con la información contenida en el archivo dispuesto en la carpeta compartida. Registra en el archivo compartido la información que corresponde a fecha de incorporación al SIIF, fecha de pago por la Tesorería, valor pagador, diferencia entre recursos recibidos y el pago, observaciones que permitan ante todo determinar la causa de la diferencia. Incorpora al aplicativo SIIF los pagos, conforme a la Guía para generar órdenes de pago no presupuestales derivadas con tipo de beneficiario traspaso a pagaduría Código: Fecha: 26/10/2011 Versión: 1.0. SIIF Nación. Esta actividad debe adelantarse dentro del mismo mes en el cual se hizo el pago con el fin de no afectar los Estados Financieros. En hoja de Excel separada consolida los pagos de las PILAS, de tal forma que su valor corresponda a la PILA pagada con explicación de las diferencias presentadas explicadas por el Perfil pagador de la caja. Con base en el archivo compartido, hace seguimiento a los recursos recibidos en las cuentas autorizadas por la DTN Nación CSF, a efectos de controlar su pago al Beneficiario. Informa al Jefe de División sobre recursos recibidos en las cuentas, sobre los cuales no se ha recibido orden de pago para registrar en SIIF. con funciones de Caja o Coordinador del área de Tesorería con funciones de Caja con funciones de Caja Página 12 de 15
68 Hacer seguimiento a órdenes de pago con traspaso a pagaduría 6.9. MOVIMIENTO DIARIO DE TESORERIA 69 Recibir soportes de pagos 70 Generar movimiento diario de tesorería 71 Preparar remisión de soportes a la Unidad de Asistencia Legal y a la Unidad de Recursos Humanos. 72 Presentar Informe Diario de Tesorería 73 Revisar documentos a remitir 74 Transmitir por SIGObius y entregar documentos físicos a las Unidades y áreas pertinentes 75 Presentar Informe Mensual de recursos en Cuentas Autorizadas. Consultar regularmente en SIIF las órdenes de pago de este tipo, pendientes de terminar proceso en SIIF y adelantar las acciones que correspondan para su registro. ruta: CEN/PAG/traslados pendientes de legalizar Recibe diariamente los soportes de los pagos, así: Del perfil pagador lo tramitado a Beneficiario Final. Del perfil Pagador con funciones de caja, lo relacionado pagaduría con el soporte dela transacción electrónica o en cheque. Con base en el archivo Excel compartido, genera archivos del día así: Registra claramente la justificación de la diferencia entre los recursos recibidos y los valores pagados. Revisa los documentos recibidos del Perfil Pagador encargado de pagos, y del Perfil Pagador con funciones de Caja, en el caso de pagos con traspaso a Pagaduría (órdenes de pago con anexos, en el caso de traspaso a pagaduría, soportes de la transacción electrónica o del cheque girado), soporte que identifique claramente los valores pagados. Generado el Movimiento Diario de Tesorería, prepara los soportes a remitir a otras áreas así: (ver lista de chequeo) - A la Unidad de Asistencia Legal se remiten los soportes según lo dispuesto en memorandos DEAJAL13-859 de marzo 13 de 2013, DEAJAL13-1543 de abril 29 de 2013, DEAJAL13-1731 de mayo 10 de 2013 y DEAJPR13-3360 de mayo 31 de 2013. - A la Unidad de Asistencia Legal, soportes de las sentencias pagadas con copia a la Unidad de Recursos Humanos. Los soportes deben ir debidamente relacionados e identificar cuando se trata de originales o fotocopias. Entrega diariamente al Jefe de la División, los memorandos remisorios de la información a Asistencia Legal y Unidad de Recursos Humanos.elaborados con base en el formato utilizado conservando el archivo magnético. Revisa los memorandos remisorios de soportes a la Unidad de Asistencia Legal tratándose de contratos y a la Unidad de Asistencia Legal con copia a la Unidad de Recursos Humanos cuando se trate de sentencias. Remite por SIGObius la información relacionada con el Movimiento Diario. Dispone la entrega de los memorandos con sus soportes a las Unidades de Asistencia Legal y Recursos Humanos. Verifica su entrega. Mensualmente, a más tardar dentro de los dos días hábiles siguientes a la terminación del mes, presenta informe detallado por unidad de los recursos en bancos, detallando por lo menos OP SIIF a la que corresponden, beneficiario y valor. Movimiento Diario de Tesorería Movimiento Diario de Tesorería Movimiento Diario de Tesorería Movimiento Diario de Tesorería División de Tesorería Movimiento Diario de Tesorería Movimiento Diario de Tesorería Página 13 de 15
6.10. ARCHIVO DE DOCUMENTOS 76 Archivar documentos El archivo de documentos se debe organizar así: Órdenes de pago con sus soportes: Por número interno asignado en tesorería. (actividad 54) Cuenta contable: En orden cronológico con todos los documentos soporte de transacciones electrónicas, traspasos, etc. Memorandos remisorios de soportes 7. REGISTROS RESPONSABLE NOMBRE DE DILIGENCIARLO Control pagos Perfil Pagador funciones de pago Perfil Pagador con funciones de OP con traspaso a pagaduría Órdenes de Perfil SIIF: pago Pagador funciones de pago Memorandos Responsable de remisión de Movimiento Diario documentos a de Tesorería Unidades Pagos en línea Perfil Pagador con funciones de caja Libros de Responsable de Bancos Cuentas Movimiento Diario autorizadas de Tesorería Relación CDPS, Perfil SIIF: Registros Gestión Gasto, Presupuestales Pagador, contable de Consulta Compromisos, Obligaciones y órdenes de pago 8. ANEXOS LUGAR DE ARCHIVO Archivo Electrónico compartido Archivo de Gestión División de Tesorería Archivo y físico Electrónico Archivo Electrónico de pagos en línea Encargado de Movimiento Diario de Tesorería. CRITERIO TIEMPO DE DISPOSI DE RETENCIÓN CIÓN ARCHIVO Cronológico Ver TRD Ver TRD Cronológico Ver TRD Ver TRD Cronológico Ver TRD Ver TRD Cronológico Ver TRD Ver TRD Libros físicos Cronológico Ver TRD Ver TRD El SIIF permite generar en cualquier momento relaciones actualizadas y archivarlos en EXCEL. Cronológico Ver TRD Ver TRD Anexo 1. Flujograma Cadena Presupuestal DEAJ - Rama Judicial Anexo 2. Circular Externa 10-05/05/09 Longitud cuentas bancarias SIIF Nación Anexo 3. Circular Externa 43-29/07/11 Pago a beneficiarios finales SIIF Nación Anexo 4. Circular Externa 61-18/10/11 Endoso órdenes de pago SIIF Nación Anexo 5. Circular Externa 02-31-01-12 Vigencias futuras DGP - Ministerio Hacienda Anexo 6. Circular Externa 10-23/03/12 Registro de compromisos plan de pagos SIIF Nación Anexo 7. Circular Externa 16-12/06/12 Actualización de versión SIIF Nación Página 14 de 15
Anexo 8. Guía V.1 - sin fecha Gestión vigencias futuras SIIF Nación Anexo 9. Guía Radicación, trámite y pago de cuentas por pagar DEAJ - Rama Judicial Anexo 10. Manual V.1-07/01/09 Manual de cadena presupuestal SIIF Nación Anexo 11. Manual V.1-13/07/09 Estructura carga masiva compromisos SIIF Nación Anexo 12. Manual V.2-27/10/09 Estructura carga masiva radicación cuentas por pagar SIIF Nación Anexo 13. Catálogo - sin fecha Rubros presupuestales de gasto DGP - Ministerio Hacienda Anexo 14. Guía Gestión vigencias futuras SIIF Nación Anexo 15. Guía Pago de Cuota de Auditaje SIIF Nación Anexo 16. Guía Guías varias para el pago de Servicios Públicos y telefonía móvil SIIF Nación Anexo 17. Guía Generación de Reportes para Control Financiero SIIF Nación Anexo 18. Guía Generación pagaduría Anexo 19. Manual de Pagadurías SIIF Nación Anexo 20. Circular 16 de 2012 SIIF Nación Anexo 21. Presentación SIIF Gestión Presupuestal con recursos Banca Multilateral SIIF Nación 9. CONTROL DE CAMBIOS Debido a las modificaciones presentadas en el último año en SIIF y por las nuevas actividades incorporadas en el trámite de las cuentas por pagar y el proceso de pago masivo Página 15 de 15