Página: 1 de 15 TABLA DE CONTENIDO 1. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA O APLICACIÓN... 3 2. REQUISITOS TÉCNICOS... 3 3. GRUPOS DE INTERÉS PARA CONSULTA DEL MANUAL... 3 4. MENÚ Y DESARROLLO... 3 4.1 ALCANCE... 3 4.2 REQUISITOS E INGRESO AL SISTEMA... 4 4.3 INGRESO A LA OPERACIÓN... 4 4.3.1 Ingreso a la operación después de autenticarse... 4 4.3.2 Cambiar de Operación... 4 4.4 GESTIONAR DEMANDAS... 5 4.4.1 Ingreso de Nuevas Demandas... 6 4.4.2 Modificar Demanda... 7 4.4.3 Eliminación de Demandas... 8 4.5 CONSULTAR... 10 4.6 REPORTES DE DEMANDAS... 11 4.6.1 Reporte Demandas Eliminadas... 12 4.6.2 Reporte Demandas Incluidas Afiliado Al MEC... 12 4.7 CONSULTAR INFORMACIÓN Y CONTACTO... 13 5. CONTROL DE CAMBIOS... 15 TABLA DE ILUSTRACIONES Ilustración 1 Ingreso Operación... 4 Ilustración 2 Cambio de Operación... 5 Ilustración 3 Gestión de Demandas... 6 Ilustración 4 Registro Nueva Demanda... 6 Ilustración 5 Demandas Registradas... 7 Ilustración 6 Modificar Demandas... 8 Ilustración 7 Demandas Registradas... 9 Ilustración 8 Eliminar Demandas... 9 Ilustración 9 Confirmación eliminar Demanda... 10 Ilustración 10 Visualización Ingreso de demandas... 11 Ilustración 11 Reportes de Demandas... 12 Ilustración 17 Reporte Demandas Eliminadas... 12 Ilustración 18 Reporte Demandas Incluidas Afiliado Al MEC... 13 Ilustración 19 Opción Módulo de Información y contacto... 14
Página: 2 de 15 Ilustración 20 Información y contacto... 14
Página: 3 de 15 1. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA O APLICACIÓN Sistema utilizado para realizar las Subastas Holandesas y Demandas en Firme del mercado de renta fija, desde la recepción de demandas hasta el proceso de adjudicación e información al mercado. 2. REQUISITOS TÉCNICOS Para tener acceso al sistema de Subastas Holandesas y Demandas en Firme se debe contar con acceso a internet y tener instalado el aplicativo VIP Access. I. El proceso de instalación de VIP ACCESS en un PC es el siguiente: a. Ir al link https://idprotect.vip.symantec.com/desktop/download.v b. Dar clic en la opción Download for Windows o "Download for Mac" según aplique. c. En la pantalla, dar clic en la opción guardar. d. En la pantalla, dar doble clic en el archivo descargado. e. Se abrirá una nueva ventana, dar clic en la opción Ejecutar. f. Se abrirá una nueva ventana, dar clic en la opción Siguiente. g. En la siguiente ventana seleccionar la opción Acepto los términos del contrato de licencia y dar clic en siguiente. h. Dar clic en Siguiente. i. Dar clic en la opción Instalar. j. Dar clic en Finalizar. k. Por último ir al escritorio y buscar el ícono llamado VIP Access y dar doble clic sobre el icono. II. El proceso de instalación de VIP ACCESS en un Celular o Tablet es el siguiente: a. Ir a la tienda de descarga de aplicaciones App Store o Play Store. b. Buscar la aplicación llamada VIP Access. c. Dar clic en Instalar. d. Cuando la aplicación se haya instalado podrá abrirla. 3. GRUPOS DE INTERÉS PARA CONSULTA DEL MANUAL Este manual está dirigido a los encargados de ingresar las demandas en el sistema de Subastas Holandesas y Demandas en Firme. 4. MENÚ Y DESARROLLO 4.1 ALCANCE Este documento describe las funcionalidades implementadas en el Sistema de Subastas Holandesas y Demandas en Firme que permiten ingresar y gestionar las demandas por los Afiliados.
Página: 4 de 15 4.2 REQUISITOS E INGRESO AL SISTEMA Para ingresar al Sistema de Subastas Holandesas y Demandas en Firme se debe contar con un usuario y contraseña entregado por el usuario administrador de la entidad y cumplir los requisitos técnicos informados en el numeral 2 del presente manual. 4.3 INGRESO A LA OPERACIÓN El ingreso a la Operación permite activar/habilitar en el sistema todas las opciones para gestionar ó manipular la operación en todas las etapas que la componen. El ingreso a una operación se puede realizar de dos formas: I. Al momento de autenticarse en el Sistema. II. Opción del Menú Horizontal para cambiar de Operación. 4.3.1 Ingreso a la operación después de autenticarse Después de autenticarse en el sistema de forma correcta, el usuario podrá visualizar una ventana con todas las operaciones parametrizadas para su entidad en la que haciendo doble clic podrá seleccionar la Operación en la que desea ingresar. A continuación se muestra prototipo. Ilustración 1 Ingreso Operación 4.3.2 Cambiar de Operación Permite asignar/habilitar en el sistema la configuración de una nueva operación asignada para la entidad a la cual pertenece el usuario.
Página: 5 de 15 El cambio de la Operación se realiza a través de las opciones de Menú: Operación > Cambiar de Operación. Al seleccionar la anterior opción se desplegará un nuevo panel con todas las operaciones habilitadas para su entidad. Ilustración 2 Cambio de Operación 4.4 GESTIONAR DEMANDAS Esta opción permite Ingresar - Modificar - Eliminar Demandas. Para ingresar a esta funcionalidad se debe haber seleccionado previamente una Operación. Ya seleccionada una Operación se debe ingresar a la opción de Menú Operación > Gestionar Demandas (las opciones para Ingresar - Modificar - Eliminar demandas).
Página: 6 de 15 4.4.1 Ingreso de Nuevas Demandas Ilustración 3 Gestión de Demandas Para registrar nuevas demandas se debe presionar el botón ( ); inmediatamente se muestra una ventana con todos los campos necesarios para registrar una nueva demanda: Ilustración 4 Registro Nueva Demanda Para el registro de la demanda se deben diligenciar todos los campos obligatorios (marcados con un * en el lado izquierdo de cada campo) y presionar el botón ( ). Durante el proceso de registrar la demanda, el sistema valida que:
Página: 7 de 15 Si el tipo de documento es NIT, el dígito de verificación sea válido para el número de documento suministrado. La parametrización de la Operación y de la Serie esté completa. Dependiendo de la parametrización de la Serie/Subserie, se validará si los datos de la demanda cumplen con las condiciones de de Tasa, Mínimo y Múltiplo. La Operación se encuentre activa para ingreso de demandas (En etapa para ingreso de demandas). La fecha y hora para ingreso de demandas esté abierta. Si el tipo de operación es Demanda en Firme con tipo de cierre por Monto ofrecido, validará que el total demandado no supere el monto ofrecido para la Serie/Subserie. Una vez registrada la demanda, esta queda guardada con la fecha y hora del servidor de la bvc, 4.4.2 Modificar Demanda La opción "Modificar demanda" permite cambiar los datos registrados para las demandas. Se debe tener en cuenta que al modificar una demanda, la hora y fecha de ingreso será actualizada por el servidor en el momento en el que se realice la modificación de los datos. Para activar la modificación de una demanda dar clic sobre la demanda que se desea modificar, inmediatamente el sistema despliega la ventana con los datos previamente parametrizados: Ilustración 5 Demandas Registradas
Página: 8 de 15 Ilustración 6 Modificar Demandas Para modificar la demanda se deben cambiar todos los campos deseados y presionar el botón ( ). Durante el proceso de actualizar la demanda el sistema valida que: Todos los campos obligatorios estén completamente diligenciados. Si el tipo de documento es NIT el dígito de verificación sea válido para el número de documento suministrado. La parametrización de la Operación y de la Serie/Subserie esté completa. Dependiendo de la parametrización de la Serie/Subserie, se validará si los datos de la demanda cumplen con las condiciones de Tasa, Mínimo y Múltiplo. La Operación se encuentre activa para modificar demanda (En el módulo "Modificar Parámetros Operación"). La fecha y hora debe estar habilitada por la bvc para modificar la demanda, de lo contrario alerta al usuario con un mensaje. Si el tipo de operación es Demanda Firme con tipo de cierre por Monto ofrecido valida que el total demandado no supere el monto ofrecido para la serie. 4.4.3 Eliminación de Demandas Permite eliminar una demanda del sistema. Las demandas eliminadas no formarán parte de los procesos de adjudicación y no estarán disponibles en el sistema; solo podrán ser consultadas en los Reportes de Demandas > Demandas Eliminadas. Para activar la eliminación de una Demanda, dar clic sobre la demanda que se desea eliminar, inmediatamente se despliega una ventana con la información actual de la demanda:
Página: 9 de 15 Ilustración 7 Demandas Registradas Ilustración 8 Eliminar Demandas Para eliminar la demanda presionar el botón ( ), el sistema despliega un nuevo mensaje confirmando si se desea eliminar la demanda seleccionada:
Página: 10 de 15 Ilustración 9 Confirmación eliminar Demanda Al aceptar la confirmación, la demanda queda eliminada de la Operación. Durante el proceso de eliminar la demanda el sistema valida que: La parametrización de la Operación y de la Serie/Subserie esté completa. La Operación se encuentre activa para la eliminación de demandas (Modificar Parámetros Operación). Se debe respetar el horario inicial y final parametrizado en la operación en cada serie/subserie, para realizar la eliminación de demandas. La demanda eliminada no debe aparecer en el listado de las demandas de las series/subseries. El sistema no debe usar de nuevo el número de la demanda eliminada en una nueva demanda ingresada. Las demandas eliminadas no deben usarse para la simulación de adjudicación. Al eliminar la demanda, el sistema debe actualizar los reportes y los cálculos de estos. 4.5 CONSULTAR Permite consultar la ventana de ingreso de demandas y visualizar la parametrización de la Operación para cada Serie/Subserie. Para ingresar a esta opción, se debe haber ingresado previamente a una Operación y seleccionar la opción de Menú Operación >Consultar Gestión de demandas.
Página: 11 de 15 En esta pantalla se visualiza: Logo, código y nombre de la Entidad. Series/Subseries pertenecientes a la Operación. Fecha y hora Actual del Sistema. Datos configurados como visibles para la Operación: Tasa, Múltiplo y Mínimo. Tipo y Valor de unidad de Moneda. En la ventana Ingreso de Demandas muestra los campos de ingreso propios de las demandas y aquellos que son configurados desde la operación: Cuenta CUD de Sebra, Código de Depositante Directo, Agente Colocador. El sistema permite visualizar la ventana de ingreso, modificación y eliminación de demandas sin tener interacción con esta. El sistema no permite modificar los campos de la ventana que se está visualizando. A continuación se muestra la pantalla de consulta de demandas: Ilustración 10 Visualización Ingreso de demandas 4.6 REPORTES DE DEMANDAS Permite consultar la información de las demandas ingresadas al sistema una vez se haya iniciado la operación. Para acceder a los reportes de demandas seleccionar en el menú las opciones: Reportes > Reportes de Demandas y seleccionar el reporte a consultar. Todos los Reportes pueden ser descargados en Formato EXCEL y PDF.
Página: 12 de 15 Ilustración 11 Reportes de Demandas 4.6.1 Reporte Demandas Eliminadas Este reporte contiene la información de todas las demandas eliminadas para todas las series/subseries, de todos los Usuarios Operadores pertenecientes a la entidad del usuario Administrador al MEC que está generando el reporte. Ilustración 12 Reporte Demandas Eliminadas 4.6.2 Reporte Demandas Incluidas Afiliado Al MEC Este reporte contiene la información de todas las demandas incluidas para todas las series/subseries, de todos los Usuarios Operadores pertenecientes a la entidad del usuario Administrador al MEC que está generando el reporte.
Página: 13 de 15 Ilustración 13 Reporte Demandas Incluidas Afiliado Al MEC 4.7 CONSULTAR INFORMACIÓN Y CONTACTO Permite consultar la información del módulo de Información y Contacto que fue previamente parametrizado por la Bolsa de Valores de Colombia para ponerse en contacto con los funcionarios de la bvc. Con esta información todos los participantes de la respectiva operación, podrán acceder a consultar y descargar la información que se encuentra en este módulo. Este módulo estará disponible durante todas las etapas de la Operación y se accederá a través de las opciones Información y Contacto > Consultar Módulo de Información y contacto del Menú general.
Página: 14 de 15 Ilustración 14 Opción Módulo de Información y contacto Seleccionada la Opción se muestra una vista con toda la información de contacto: Ilustración 15 Información y contacto La vista con la información de contacto está compuesta por 3 paneles que agrupan toda la información, estos paneles son: # Titulo Descripción 1 Contacto Contiene la información del Emisor y tipo de Operación, adicionalmente presente los nombres y correo electrónico de los funcionarios de la bvc que podrán ser contactados durante la Operación.
Página: 15 de 15 # Titulo Descripción 2 Documentos Disponibles Agrupa todos los documentos disponibles para la operación; estos documentos pueden ser descargados por los usuarios y el tipo de documento está representado por el ICONO asignado (Este tipo de documento se puede visualizar los formatos PDF, Excel, Word y Power Point). 3 Información Adicional Muestra información adicional de contacto que la bvc pone a disposición durante la Operación 5. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN 1.0 Actualización en plantilla de Manual Funcional, remplaza el MO_OPE_5002. 2.0 Se realiza actualización del logo y de los pantallazos al manual del usuario operador del sistema de Subastas Holandesas y Demandas en Firme.