DISTRIBUCIÓN Y DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS CODIGO: FAR-05-03 VERSION: 1 FECHA: Noviembre 2016 PAGINAS: 5 1. OBJETIVO Establecer los parámetros generales a cumplir para la distribución y dispensación de medicamentos y dispositivos médicos por parte del Servicio Farmacéutico de Clínica La Colina, de acuerdo con las necesidades de los pacientes, garantizando oportunidad, pertinencia, accesibilidad, continuidad y seguridad, con una óptima utilización de los recursos. 2. (S) Servicio Farmacéutico Operador Logístico / Servicio Farmacéutico 3. DEFINICIONES Denominación Común Internacional para las Sustancias Farmacéuticas (DCI): Es nombre recomendado por la Organización Mundial de la Salud, OMS, para cada medicamento. La finalidad de la Denominación Común Internacional, DCI, es conseguir la buena identificación de cada fármaco en el ámbito internacional. Distribución física de medicamentos y dispositivos médicos: Es el conjunto de actividades que tienen por objeto lograr que el medicamento o dispositivo médico que se encuentra en el establecimiento farmacéutico distribuidor autorizado sea entregado oportunamente al usuario, para lo cual deberá contarse con la disponibilidad del producto, tiempo y espacio en el servicio farmacéutico o el establecimiento farmacéutico, estableciéndose vínculos entre el prestador del servicio, el usuario y los canales de distribución. Distribución intrahospitalaria de medicamentos: Es el proceso que comprende la descripción de un medicamento a un paciente en una Institución Prestadora de Servicios de Salud, por parte del profesional legalmente autorizado, la dispensación por parte del servicio farmacéutico, la administración correcta en la dosis y vía prescrita y en el momento oportuno por el profesional de la salud legalmente autorizado para tal fin, el registro de los medicamentos administrados y/o la devolución debidamente sustentada de los no administrados, con el fin de contribuir al éxito de la farmacoterapia. Dispensación: Es la entrega de uno o más medicamentos y dispositivos médicos y la información sobre su uso adecuado realizada por el Químico Farmacéutico y/o el Tecnólogo en Regencia de Farmacia. Preparación magistral: Es el preparado o producto farmacéutico elaborado por un Químico Farmacéutico para atender una prescripción médica, de un paciente individual, que requiere de algún tipo de intervención técnica de variada complejidad. La preparación magistral debe ser de dispensación inmediata. Gestión del Servicio Farmacéutico: Es el conjunto de principios, procesos, procedimientos, técnicas y prácticas asistenciales y administrativas esenciales para reducir los principales riesgos causados por el uso innecesario o inadecuado y eventos adversos presentados dentro del uso adecuado de medicamentos, que deben aplicar las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud públicas y privadas, establecimientos farmacéuticos y personas autorizadas, respecto al o los procesos autorizados en la prestación del servicio farmacéutico. Es característica fundamental del modelo de gestión del servicio farmacéutico la efectividad, el principio de colaboración y el compromiso de mejoramiento continuo, y su contenido será básicamente el determinado en el modelo de gestión del servicio farmacéutico, donde se desarrollarán los criterios y requisitos establecidos en este decreto. 4. LINEAMIENTOS GENERALES 4.1. Los medicamentos e insumos médico-quirúrgicos deben ser prescritos por el sistema, previa valoración del paciente respectivo. El médico tratante realiza la formulación de medicamentos, mientras que la enfermera jefe listará los insumos médico-quirúrgicos necesarios para la realización de los procedimientos de su competencia. Deben llegar todos los documentos que soporten las diferentes solicitudes al Servicio Farmacéutico en lo que respecta a medicamentos NO POS, medicamentos de control especial, formulación de medicamentos nuevos, con el fin de que la dispensación sea oportuna. En el caso de servicios de cirugía, se maneja previa programación de procedimientos y sobre esta, el alistamiento por protocolo por paciente y la solicitud de productos adicionales se realiza a través de formato de solicitud de adicionales por sala y paciente que posteriormente se debe legalizar a través de solicitud por sistema. 4.2. Toda fórmula médica debe cumplir con lo exigido en la normatividad vigente, con nombres y especificaciones completas para evitar subjetividad, dudas y errores de alistamiento, dispensación, administración o uso. 4.3. Los medicamentos y dispositivos médicos considerados como NO POS deben ser solicitados en el Servicio Farmacéutico 4.4. Los medicamentos de control especial deben ser solicitados en el formato establecido para tal fin, diligenciando el formato original y su copia en caso de que se haga de forma manual o diligenciando e imprimiendo la fórmula por sistema Es necesario diligenciar la totalidad de los ítems solicitados: nombre genérico, concentración, dosis, frecuencia, vía de administración, cantidad en números y letras, fecha, datos del paciente, datos del médico prescriptor y demás exigencias de la norma. 4.5. En el caso de requerir la prescripción de un medicamento no perteneciente al Formulario, debe realizarse la solicitud al Servicio Farmacéutico; diligenciando la solicitud y soportes respectivos. Ver Procedimiento Selección de medicamentos y dispositivos médicos. 4.6. Todas las fórmulas deben ser revisadas previo al alistamiento y dispensación por el personal del Servicio Farmacéutico (Regente y Auxiliares de Farmacia), cualquier duda o error detectado debe ser reportado al Químico Farmacéutico del operador logístico o los Químicos Farmacéuticos institucionales, para su registro, y al médico o enfermera del servicio, con la finalidad de aclarar la duda o solicitar inmediatamente una nueva formulación. 4.7. El operador logístico dispensa el 100% de sólidos orales a pacientes hospitalizados reempacados individualmente con la siguiente información: nombre genérico, marca comercial, laboratorio, concentración, forma farmacéutica, número de lote, fecha de vencimiento, código de barras, código de identificación y número de orden de producción. 4.8. Posterior al alistamiento de los carros de distribución de medicamentos, el Químico Farmacéutico del operador logístico, o la persona a quien este designe, revisa aleatoriamente una muestra del 50% de los cajetines, cuantificando la cantidad de acuerdo al número de pacientes hospitalizados por servicio, registrando en el formato respectivo los hallazgos y solicitando su corrección inmediata. 4.9. El manejo intrainstitucional de las Nutriciones Parenterales, Magistrales y Unidosis en cuanto a validación de la prescripción, generación de la orden de producción y recepción técnica de estos prodcutos está a cargo de los Químicos Farmacéuticos es; el almacenamiento, dispensación y distribución, la facturación y devolución (en caso de requerirse) está a cargo del operador logístico. 4.10. La resolución de dudas al personal de la Institución sobre uso de medicamentos e insumos médico-quirúrgicos está a cargo de los Químicos Farmacéuticos de la clínica. 5. DESCRIPCION DE 5.1. RECEPCIÓN DE FÓRMULAS MÉDICAS, VALIDACIÓN Y ALISTAMIENTO DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS / DESCRIPCIÓN (S)
/ DESCRIPCIÓN 1. Generar la orden médica. Posterior a la valoración del paciente, el médico tratante formula por sistema los medicamentos necesarios para 24 horas, según el cuadro clínico. En caso de inactivación o no existencia de código, el Servicio Farmacéutico del Operador Logístico. entregará el Formato Creación y/o Activación de Códigos para productos farmacéuticos nuevos, Homologación y Manejo Tarifario al Servicio Farmacéutico. (Anexo 5 Procedimiento Selección de Medicamentos y Dispositivos médicos) Para el servicio de cirugía, el área de programación de cirugía entrega al Servicio Farmacéutico operador logístico la programación de los pacientes y sus respectivos procedimientos quirúrgicos con un día de anterioridad, con el fin de que se aliste previamente el protocolo por paciente. (S) Médico que prescribe Formato Creación y/o Activación de Códigos para productos farmacéuticos nuevos, Homologación y Manejo Tarifario (Procedimiento Selección de Medicamentos y Dispositivos Médicos). 2. Realizar solicitud sistematizada de los insumos médico-quirúrgicos necesarios para la administración de medicamentos y los demás cuidados y necesidades del paciente, posterior a la generación de la formulación por el médico. Así mismo, realizar dosificación de la medicación requerida. En caso de requerir insumos o medicamentos adicionales a los establecidos en los protocolos de cirugía, el personal de Enfermería diligencia el Formato de Solicitud de Adicionales para Procedimientos Quirúrgicos (Formato del operador logístico). Enfermera 3. Revisar por sistema cada solicitud de medicamentos e insumos médicoquirúrgicos realizada por personal de enfermería, priorizando aquellas descritas como urgentes y/o adelantos, con posterior realización de la dispensación. El tiempo límite de recepción de fórmulas médicas sistematizadas de hospitalización: 1:00 pm. Para el Servicio de Urgencias no hay un límite de horario para prescripción, ya que el servicio es continuo. En caso del servicio de cirugía, se hace revisión de las solicitudes realizadas por sistema para el servicio de recuperación y para el caso de salas de cirugia de los protocolos solicitados por sistema por paciente. Regente y Auxiliar Farmacia Servicio Farmacéutico 4. Verificar la formulación para hospitalización, revisando la siguiente información en cada una de las fórmulas médicas: * Medicamento en nombre genérico. * Dosis formulada. * Vía de administración * Frecuencia * Forma farmacéutica * Datos del paciente * Fecha * Cantidad * Nombre del médico prescriptor En el caso de tratarse de dispositivos médicos, debe contener: nombre y referencia, marca comercial, elementos adicionales, cantidad, entre otros. Sumado a ello, debe revisarse el tipo de medicamento solicitado junto con los documentos soporte en caso de que aplique, de la siguiente forma: - Medicamentos de control especial (Formula para medicamentos de control especial). - Medicamentos NO POS (formato diligenciado). - Medicamentos de alto riesgo - Medicamentos de alto costo. Regente y Auxiliar Farmacia Base de datos Errores de Prescripción La existencia de cualquier duda o inconsistencia debe ser comunicada de inmediato vía telefónica a los servicios donde se generó la fórmula médica. Para adecuaciones ver Instructivo Manejo de NPTs, magistrales y unidosis. 5. Marcar los cajetines de carros de distribución de medicamentos con el nombre y apellido del paciente, número de identificación y fecha de nacimiento de acuerdo al censo diario de hospitalización. Auxiliar Farmacia (Operador
6. Alistar los medicamentos y insumos médico-quirúrgicos por cajetín, previa impresión de las fórmulas médicas. En el caso de pendientes y/o faltantes se debe notificar al Jefe del Servicio Farmacéutico del operador logístico para realización de la gestión pertinente, sin sobrepasar el tiempo estipulado en el acuerdo de servicios entre operador e Institución. Es necesario tener en cuenta que: * El alistamiento debe realizarse en el cajetín correcto. * Cada unidad reempacada debe estar identificada de acuerdo al tipo de medicamento que corresponda (nombre genérico, marca comercial, laboratorio, concentración, forma farmacéutica, vía de administración -casos específicos-, número de lote, fecha de vencimiento, código de barras, código de identificación y número de orden de producción). * Revisión del nombre, concentración, forma farmacéutica y cantidad según dosis de los productos a alistar. * Medicamentos de alto riesgo y similares deben estar etiquetados, como se describe en el Instructivo Manejo de Medicamentos de Alto Riesgo. * Productos farmacéuticos que requieren cadena de frío deben ser almacenados y transportados según las condiciones adecuadas para garantizar estabilidad y vida útil. * Las unidosis, magistrales y nutriciones parenterales se alistan y transportan de forma separada al resto de productos farmacéuticos. Para el Servicio de Urgencias, el alistamiento se realiza con la fórmula médica donde sea visible el nombre del paciente, para fácil verificación y entrega el personal de Enfermería. 7. Revisar alistamiento en cajetines de carros de distribución de medicamentos y dispositivos médicos antes de salida a los servicios de la institución, comparando el contenido de cada cajetín contra la fórmula médica. Se tomará aproximadamente el 50% de la formulación de cada carro de distribución de medicamentos para revisión. Aquellas inconsistencias deben ser corregidas de inmediato y registradas en el formato respectivo. / Regente de Farmacia / Operador Logístico. Formato Revisión de Carros de Distribución de Medicamentos Dicha revisión no aplica para el servicio de urgencias ni para el servicio de salas de cirugia 5.2 TRANSPORTE Y DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS E INSUMOS MÉDICO-QUIRÚRGICOS EN CARROS DE DISTRIBUCIÓN 1. Transportar el carro de medicamentos e insumos médico-quirúgicos a cada servicio de hospitalización. Aquellos medicamentos que requieren cadena de frío se alistan y se dejan en la nevera hasta el momento de su dispensación, los cuales son transportados con pilas de refrigeración. Al entregarse, el personal de enfermería debe refrigerar en nevera inmediatamente. Los productos farmacéuticos de cada paciente deben ser entregados mano a mano al personal de enfermería según los horarios establecidos en el acuerdo de servicio. Hora diaria de salida de carros a piso: 2:30 pm. Para el Servicio de Urgencias y Cirugía, el personal de enfermería recoge los medicamentos e insumos médico-quirúrgicos solicitados, directamente en el Servicio Farmacéutico. Las adecuaciones se transportan y dispensan de acuerdo a lo descrito en el Instructivo Manejo Intrainstitucional de Nutriciones Parenterales, Magistrales y Unidosis. 2. Entregar los medicamentos e insumos médico-quirúrgicos por paciente a la enfermera jefe encargada del servicio a donde se está entregando, para lo cual ella verifica contra el kárdex lo solicitado y contra la orden de farmacia lo cumplido por sistema y lo entregado fisicamente. Ante la existencia de alguna novedad o inconsistencia, se registra en el formato respectivo manejado por el operador logístico que debe ir firmado por la jefe de enfermería responsable de la recepción de los medicamentos e insumos. Previo a la entrega por cajetin, la jefe de enfemería y el auxiliar y/o regente de farmacia deben verificar que se trate del paciente correcto pronunciando en voz alta el nombre del paciente y el número de identificación y verificando contra la formulación realizada. Personal de Enfermería Servicio Farmacéutico Manejo Intrainstitucional de Nutriciones Formato Entrega de medicamentos y dispositivos médicos en piso (Operador Horario de entrega de medicamentos e insumos médico-quirúrgicos en los servicios de Hospitalización: 2:30 pm en adelante. Para el Servicio de Urgencias no se manejará horario límite de entrega debido a la continuidad del Servicio. En caso de tratarse de medicamentos de alto riesgo, el le recuerda a la jefe de enfermería la necesidad de verficar con mayor detalle el producto y de realizar doble chequeo tanto en la recepción como en el momento previo a la administración El que realiza la dispensación debe sellar la fórmula médica. Los medicamentos o adecuaciones que requieren cadena de frío se entregan a la enfermera Jefe, quien debe almacenarlos en la nevera de cada servicio o proceder con su administración inmediata. El Servicio Farmacéutico realizará acompañamiento a la dispensación de hospitalización dos veces por semana a diferentes servicios aleatoriamente, con la finalidad de inspeccionar la realización de las actividades en piso. / Servicio Farmacéutico Instructivo de manejo de neveras portátiles y de almacenamiento para productos farmacéuticos. Formato Registro de Condiciones de Almacenamiento (Temperatura).
3. Firmar y sellar la fórmula como soporte de conformidad de la recepción de medicamentos y dispositivos médicos. Además del Protocolo y Formato de Solicitud de Adicionales para procedimientos quirúrgicos, cuando aplique. 4. Ante la generación de inconsistencias o errores de dispensación, el operador logístico debe realizar las correcciones respectivas lo más pronto posible, garantizando la oportunidad permanente en los suministros de medicamentos e insumos médico-quirúrgicos cuando finalice el turno. La enfermera debe realizar una anotación de lo ocurrido en el formato respectivo que maneja el operador. En caso de que en la entrega queden medicamentos ó insumos pendientes o faltantes, la enfermera jefe debe registrarlos en el formato destinado para tal fin en el momento de la entrega. Por último la enfermera debe firmar y sellar como recibido a conformidad en la fórmula médica cuando reciba la totalidad de lo solicitado. / Fórmula médica Formato Entrega de medicamentos y dispositivos médicos en piso (Operador 5. Las adecuaciones se dispensan de acuerdo a lo descrito en el Instructivo de Manejo Instrainstitucional de Nutriciones / Formato Recepción Técnica de Nutriciones 5.3. DEVOLUCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS 1. Generar devolución por sistema para cada paciente de acuerdo a los medicamentos e insumos médico-quirúrgicos no utilizados Registro sistematizado de Devoluciones de medicamentos y dispositivos médicos 2. El auxiliar de farmacia encargado de las devoluciones recibe en físico los medicamentos y dispositivos médicos de cada servicio. Personal de farmacia tiene estipulado unos recorridos por los diferentes servicios de la clínica (en la mañana y en la tarde); se alista nevera portatil, carro de medicamentos y computador portatil. El auxiliar de farmacia indaga a la enfermera jefe sobre devoluciones pendientes, la enfermera jefe entrega los medicamentos o dispositivos médicos para devolución. El auxiliar de farmacia verifica el producto y confirma que aquello que recibe tenga la devolución por sistema. Se acepta la devolución, se imprime el folio en el servicio y se firma por parte del auxiliar de farmacia y de la enfermera jefe. encargado de Devoluciones / Es necesario revisar detalladamente la apariencia de los productos, ya que el Servicio Farmacéutico no aceptará medicamentos y dispositivos con envase o empaque alterados ó dañados y en mal estado, medicamentos reconstituídos, ni productos que hayan perdido la cadena de frío, en caso de que aplique. En los casos de devolución de productos por salida o muerte del paciente en horario nocturno o cuando no se encuentre el auxiliar de farmacia destinado a esta labor por cualquier razón, se reciben por ventanilla de la Farmacia del Sótano 1 los productos respectivos a cualquier hora. La identidad y cantidades de medicamentos y dispositivos deben ser verificados previamente por sistema, así como la revisión física de los productos, antes de su aceptación. En el caso de los servicios de urgencias y cirugía, la enfermera se acerca a las respectivas farmacias del Servicio Farmacéutico con los productos para devolución y se sigue el mismo proceso de verificación mencionados anteriormente. Cuando se requiera una cancelación de alguna preparación, se debe informar al Servicio Farmacético para dar aviso oportuno a la Central de Mezclas y evitar su adecuación, en cuyo caso el Operador Logístico podrá realizar anulación sistematizada de la solicitud, previa autorización del Químico Farmacéutico. No se debe realizar devoluciones por sistema de NPTs, magistrales y unidosis Camillero / Auxiliar de Farmacia Enfemera / Auxiliar de Enfermería / Auxiliar de Farmacia Registro sistematizado de Devoluciones de medicamentos y dispositivos médicos Formato Registro de Limpieza (Operador logístico) 5.4. FACTURACIÓN Y ARCHIVO 1. Cumplir por sistema todas las solicitudes de medicamentos e insumos médicoquirúrgicos que realice el personal de enfermería e imprimir dichos soportes que deben estar debidamente firmados por la persona que recibio a conformidad los productos. Posteriormente, archivar dichos soportes de manera organizada y secuencial de acuerdo al procedimiento establecido por el operador logistico Operador Logístico Instructivo de Facturación 2. Archivar desprendibles de cobro de preparaciones (nutriciones parenterales, magistrales y unidosis) junto con las órdenes de producción generadas y las hojas de requerimiento. La facturación se realiza según codificación respectiva del producto y según lo establecido en el Instructivo. Instructivo Facturación de Nutriciones 5.5. INFORMACIÓN SOBRE USO DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS 1. En caso de presentarse alguna duda sobre el uso o manejo de medicamentos e insumos médico-quirúrgicos, consulte personalmente o vía telefónica a los Químicos Farmacéuticos es, quienes están en la capacidad y disposición de resolver cualquier duda relacionada con dichos productos. Químicos Farmacéuticos es
2. Posterior a la solución de las dudas del personal de la Institución sobre medicamentos e insumos médico-quirúrgicos, se diligencia el formato de Intervenciones Farmacéuticas, el cual se lleva en medio magnético. Químicos Farmacéuticos es Formato de Intervenciones Decreto 2200 / 2005 Resolución 1043 / 2006 Resolución 1403 / 2007 6. LEGISLACIÓN O NORMAS DE REFERENCIA 7. ANEXOS Anexo 1. Procedimiento Selección de Medicamentos y Dispositivos Médicos Anexo 2. Acuerdo de Servicios (Operador Logístico - Servicio Farmacéutico ). Anexo 3. Manejo Intrainstitucional de Nutriciones Anexo 4. Instructivo Facturación de Nutriciones ELABORÓ Nombre: AURA CHAPARRO ARAQUE Actualizó CAROLINA LONDOÑO MARÍN Cargo: QUÍMICA FARMACÉUTICA Fecha: NOVIEMBRE 2016 REVISÓ Nombre: JACKELINE SOLANO MOJICA APROBÓ Nombre: Dr. TOMAS ROMERO COHEN Cargo: JEFE SERVICIO FARMACÉUTICO Cargo: DIRECTOR MEDICO Fecha: NOVIEMBRE 2016 Fecha: NOVIEMBRE 2016