INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SONORA SGCA-CDO-FO Documentación de procedimientos

Transcripción

1 I. OBJETIVO: Proporcionar apoyo al área académica y administrativa a través de servicios secretariales y de reproducción, con el propósito de contribuir en la formación de la comunidad universitaria. II. ALCANCE: Servicio de Apoyo a Docentes, Áreas Académicas y Administrativas. III. EXTENSIÓN Y LÍMITES: Desde recibir solicitud e identificar tipo de servicio hasta dar por entregada la IV. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Insumos o entradas: El usuario proporciona su número de control para ingresar los datos al Sistema de Apoyo a Docentes (SAD) y se corrobora departamento y nombre del maestro. Nombre de la Actividad 1. Recibir Descripción de Actividades 1. Recibir solicitud e identificar tipo de servicio requerido, los cuales pueden ser los siguientes: Solicitud de Servicios: Impresión Láser Impresión en red Impresión vía correo electrónico Respaldo de información Escaneado Entrega de Útiles Didácticos Préstamo de Útiles Didácticos Fotocopias Copias Riso Engargolado Engomado Cortado Enmicado Mecanografiado 2. En base a requerimientos del usuario, llenar servicio, SADO-POP-IT-01 Llenado de Observación: Cuando se trate de solicitudes de carácter urgente se turnará al responsable del área y/o personal del área de procesos para verificar disponibilidad de los recursos. Responsable 1 de 7

2 2.Realizar Impresión Láser: 1. El usuario entrega dispositivo (USB, CD) y da las especificaciones necesarias al personal de ventanilla. 2. El personal analiza y vacuna dispositivo, con antivirus vigente. 3. Se revisa el contenido y formato del material. 4. Se imprime el material. 5. Se coloca el material en la estantería correspondiente; SADO- POP-IT-02 Acomodo de material. Impresión en Red: 1. El usuario envía por red el archivo a imprimir. 2. Se recibe el material impreso con una carátula de identificación del usuario. 3. Se cuenta el número de impresiones y se coloca el material en la bandeja de impresiones; SADO-POP-IT-03 Impresión en red. Impresión Vía Correo Electrónico: 1. Se recibe el correo enviado por el usuario con las indicaciones correspondientes; SADO-POP-IT-04 impresión por correo electrónico. 2. Se imprime el archivo. 3. Se captura el servicio en bitácora de excel. 4. Se llena la boleta de servicio correspondiente. 5. Se coloca el material en la estantería correspondiente. SADO- POP-IT-02 Acomodo de material. Respaldo de Información: 1. El personal de ventanilla revisa que el dispositivo se encuentre en condiciones adecuadas para su uso. 2. Se revisa en la servicio las indicaciones para realizar el respaldo de información. 3. Se le envía por correo electrónico al usuario o se graba en un CD la información. 4. Se coloca el dispositivo con la servicio en lugar asignado para su resguardo. y/o técnico de procesos Escaneado: 1. El personal de ventanilla recibe la documentación. 2. Se revisa en la servicio las indicaciones para realizar el escaneado. 3. Se le envía por correo electrónico al usuario o se graba en el dispositivo de almacenamiento entregado por el usuario. 4. Se coloca el documento original y dispositivo con la servicio en la estantería correspondiente. SADO-POP-IT-02 Acomodo de material. Entrega y Préstamo de Útiles Didácticos: 1. El usuario indica el material que requiere. 2. Se verifica en el SAD que el usuario disponga de material a proporcionar; SADO-POP-IT-05 Consultar material disponible. 3. Se le entrega el material solicitado al usuario. Observaciones: En caso de no disponer de material se le notifica al usuario. 2 de 7

3 3. Dar por terminada la 4. Entregar servicio procesada. 5. Firmar de conformidad. 6. Analizar la no conformidad. 7. Dar por entregada la Servicios de reproducción de fotocopia/copia riso, engargolado, engomado, cortado, enmicado. 1. Se recibe el material y se identifica el tipo de 2. Se reciben las especificaciones y se aclaran dudas con el usuario. 3. Se turna al área de procesos y se coloca en la charola de espera. 4. Se procesa en el equipo que corresponda. 5. Se acomoda el material en la estantería correspondiente. SADO- POP-IT-02 Acomodo de material. Mecanografiado: 1. Se recibe material para mecanografiar y se revisa que sea legible. 2. Se reciben las especificaciones y se aclaran dudas con el usuario. 3. Se elabora el mecanografiado. 4. Se imprime en borrador. 5. Se pasa a revisión con el responsable del área. 6. Se hacen las correcciones y se imprime el material corregido. 7. Se coloca en estantería SADO-POP-IT-02 Acomodo de material. 1. El personal accesa al SAD y se da por terminada la tarea. SADO-POP-IT-06 Dar por terminada solicitud. 2. Se captura el material utilizado de la servicio y se guarda la información; 1. El usuario solicita el material proporcionando su nombre y departamento de adscripción. 2. El personal de ventanilla busca en la estantería correspondiente el material. 3. El personal entrega el material. 1. El usuario revisa el servicio solicitado y firma de conformidad la boleta de Está conforme con el servicio? Si.- Pasar a actividad 7 Dar por entregada la servicio. No.- Pasar a actividad 6 Analizar la no conformidad. 1. Se analiza la no conformidad presentada por el usuario sobre la 2. Si procede: se registra un producto no conforme y se remite al área que corresponda para su corrección. 3. Si no procede: se le notifica al usuario y se le solicita la aceptación del 1. Se da por entregada la servicio en el SAD; SADO-POP- IT-07 Dar por entregada la 2. Se guarda la información. 3. Se guarda Secretaria(o) y/o Técnico de procesos Coordinador de Servicios para Docentes o Responsable Administrativo o Administrador de Servicios o Coordinador de Área Administrativo 3 de 7

4 Productos o salidas: Solicitud de servicio firmada de conformidad por parte del usuario y de entregada por el personal del área. Solicitud de servicio archivada. V. ANEXOS: DIAGRAMA DE FLUJO 4 de 7

5 REQUISITOS DE LOS SERVICIOS OTORGADOS O LOS PRODUCTOS GENERADOS CON EL PROCEDIMIENTO Servicio y/o Producto Impresiones Respaldo de Información Escaneado Fotocopia Copia Riso Engargolado Engomado Cortado Enmicado Requisitos establecidos por los clientes Entrega del servicio y/o producto en el tiempo establecido (Oportunidad). El producto y/o servicio cumpla con las características solicitadas (Con apego a los requisitos del producto). Productos y/o servicios exentos de errores (confiabilidad). Trato amable y actitud positiva del personal (Cortesía). Manejo reservado de información (Confidencialidad). Personal capacitado (pertinentes a las actividades que realizan). Atenciones especiales (Pertinente al tipo de urgencia). Requisitos Legales y/o reglamentarios Art.14 del reglamento de la Ley Federal del Derecho de Autor. 5 de 7

6 POLÍTICAS Políticas Generales: 1. Cuando el usuario aparezca inactivo en el SAD, se corroborará en la lista proporcionada a inicio de semestre por el jefe de departamento al que está adscrito. 2. El usuario al momento de solicitar un servicio deberá apegarse a los lineamientos y políticas de la Coordinación. 3. El usuario no deberá solicitar servicios para uso personal y/o privado. 4. Los bienes propiedad del usuario (libros, manuales, discos, cd, usb, entre otros) utilizados en la realización de los servicios se tendrán el debido cuidado de su uso y resguardo. 5. El personal no proporcionará servicio a nombre de otra persona sin previo aviso o autorización por parte del usuario. Políticas de Entrega y Préstamo de Material Didáctico: 1. La entrega de material didáctico que proporciona la coordinación son: Hojas blancas, hojas revolución, papel rotafolio, fólder, filminas, pluma, lápiz, borrador. 2. El servicio de préstamo de material se otorgará sólo si el usuario no cuenta con material pendiente por entregar. 3. Los útiles de préstamo son: 8 marcadores acuacolor, 4 marcadores para filmina y 2 marcadores para pizarrón blanco. 4. Cada semana se publicará en las ventanillas de servicio, la relación de usuarios con material de préstamo pendiente por entregar. 5. Los útiles didácticos tales como: engrapadora, perforadora, borrador de goma, cinta adhesiva, reglas métrica, corrector líquido, lápiz adhesivo se prestan únicamente para uso en ventanilla de Políticas de Impresiones: 1. El horario de impresión vía red es de 7:00 a 19:00 horas de lunes a viernes. 2. El envío de impresiones vía red deberá ser únicamente del documento original (no enviar duplicados), en caso de requerir juegos adicionales del archivo deberá solicitarse en servicio de fotocopiado. 3. La impresión con cargo administrativo deberá realizarse vía correo electrónico en las siguientes direcciones: campus Náinari cadnainari@itson.mx, campus Centro cadcentro@itson.mx, indicando el número de orden de servicio correspondiente (OSI) y en unidad Navojoa serviciosdocentes@itson.mx e impresionesnavojoa@itson.mx, 4. El límite de impresiones por usuario es de 100 a la semana. 5. El usuario deberá hacer su servicio vía correo electrónico con 6 horas hábiles de anticipación. 6. Los trabajos de impresión vía red que no sean solicitados para su entrega por parte de los usuarios se utilizarán como material de reciclado, para Unidad Centro aplicará tres días hábiles y para un día hábil. Políticas de Reproducciones: 1. Las reproducciones semanales autorizadas son: en base a carga académica asignada. 2. El fotocopiado de libros o manuales deberá apegarse a los derechos de autor (10% ó 50 hojas, lo que resulte menor siempre). 6 de 7

7 RECURSOS PARA LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Recurso Humano Docentes Navojoa Responsable Administrativo Administrador de Servicios. Secretaria(o). Técnico de procesos. Infraestructura Computadora Scanner Quemador de disco Red Interna Impresora de punto / láser Correo electrónico Internet Duplicador de riso Copiadora Engargoladora Guillotina Compaginador automático Enmicadora Materiales Papelería Tintas Tonner Master Registros SADO-POP-FO-01- Solicitud de Servicios Académicos SADO-POP-FO-02- Solicitud de Servicios Administrativos SADO-POP-FO-03- Control de Inventario SADO-POP-FO-09- Solicitud de Útiles Didácticos SADO-POP-FO-11- Solicitud de Prestamo de Útiles Didáctos 7 de 7