Nº de Página: 2/14 7.0. FORMULARIOS (FORMAS), INSTRUCTIVOS Y ANEXOS: Nº DE ANEXO: Nº DE FORMA: TÍTULO: 1 SADM/04 Solicitud de Fotocopias para Uso Oficial. 2 SADM/28 Control de Fotocopiadora. 3 SADM/29 Reporte Mensual de la Fotocopiadora. 8.0. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD / ACCIÓN: Unidad Responsable / Funcionario Unidad Solicitante Pasos Descripción de la Actividad / Acción 1 Para las Dependencias que prestan el servicio y de uso interno se procede de la siguiente manera. Llena la Forma: SADM/04, Solicitud de Fotocopias para Uso Oficial (Anexo N 1), (original y copia). Coloca cinta adhesiva transparente donde se detalla la cantidad de fotocopias a reproducir, como medida de seguridad. Obtiene firma de autorización del jefe del despacho. Entrega el Formulario al personal encargado del manejo y utilización de la fotocopiadora. Dependencia Judicial o Administrativa (Encargado(a) de la Fotocopiadora) 2 Mantiene un listado de firmas actualizadas de los funcionarios(as) autorizados(as) para solicitar fotocopias oficiales. Recibe la Forma: SADM/04, Solicitud de Fotocopias para Uso Oficial, verifica la firma autorizada y el sello de la unidad solicitante. Revisa los documentos a fotocopiar. Verifica si puede ofrecer el servicio, según la cantidad de fotocopias asignadas a la dependencia.
Nº de Página: 3/14 Unidad Responsable / Funcionario Dependencia Judicial o Administrativa (Encargado(a) de la Fotocopiadora) Pasos Descripción de la Actividad / Acción 2 Autoriza si tiene disponibilidad, firmando la Forma SADM/04, Solicitud de Fotocopias para Uso Oficial,en el Vo. Bo. De no contar con disponibilidad, justifica mediante oficio la solicitud de las fotocopias. Reproduce las fotocopias. Coloca la lectura inicial y final en la Forma: SADM/28, Control de la Fotocopiadora, (Anexo N 2), y entrega las fotocopias con sus originales a la unidad solicitante. Unidad Solicitante 3 Verifica las fotocopias recibidas y escribe su nombre en el recibido conforme en la Forma SADM/04, Solicitud de Fotocopias para Uso Oficial. Dependencia Judicial o Administrativa (Encargado(a) de la Fotocopiadora) 4 Lleva el control de las fotocopias que son solicitadas, dañadas y oficiales, con su respectiva descripción y firma, ayudándose con la Forma: SADM/28, Control de la Fotocopiadora. Custodia y agrupa por mes todas las fotocopias que han salido dañadas o defectuosas. Prepara la Forma: SADM/29, Reporte Mensual de la Fotocopiadora (Anexo N 3), de todas las fotocopias reproducidas durante el mes, con el reporte que realiza el técnico de la compañía arrendadora o fecha de corte y firma. Entrega el Reporte al jefe de despacho para revisión y firma.
8Nº de Página: 4/14 Unidad Responsable / Funcionario Dependencia Administrativa Despacho) Judicial (Jefe o de Pasos Descripción de la Actividad / Acción 5 Recibe la Forma SADM/29, Reporte Mensual de la Fotocopiadora. Revisa y firma, si todo está correcto y que no existan errores. Entrega el Reporte Mensual de la Fotocopiadora al encargado de la fotocopiadora. Dependencia Judiciales (Asistentes Administrativos) 6 Remite cada mes a la Secretaría Administrativa un informe del consumo promedio de las fotocopiadoras. Dependencia Judicial o Administrativa (Encargado(a) de la Fotocopiadora) 7 Recibe la Forma SADM/29, Reporte Mensual de la Fotocopiadora y sella. Remite mediante Administrativa. nota a la Secretaría Archiva copia. Dependencia Administrativa Despacho) Judicial (Jefe o de 8 Para llevar el control de copias reproducidas internamente en una Dependencia Judicial o Administrativa, se procede de la siguiente manera: Selecciona dentro del personal del despacho al funcionario (a) que será el encargado (a) del manejo y utilización de la fotocopiadora. Instruye al encargado (a) sobre el registro diario en la Forma: SADM/28 (Anexo N 2), Control de la Fotocopiadora y el registro mensual en la Forma: SADM/29, (Anexo N 3), Reporte Mensual de la Fotocopiadora,ordena no exceder el límite establecido por el Esquema de Distribución de Equipo de Fotocopias que posee Secretaría Administrativa.
8Nº de Página: 5/14 Unidad Responsable / Funcionario Unidad Responsable/Funcionario Pasos Descripción de la Actividad / Acción 9 Lleva el control de fotocopias reproducidas en la Forma:SADM/28, Control de la Fotocopiadora. Prepara la Forma: SADM/29, Reporte Mensual de la Fotocopiadora, de todas las fotocopias reproducidas durante el mes, con el reporte que realiza el técnico de la compañía arrendadora o fecha de corte y firma. Remite al jefe de despacho para su revisión y firma. Dependencia Administrativa Despacho) Judicial (Jefe o de 10 Recibe, revisa y firma de visto bueno el informe y entrega al funcionario responsable. Unidad Responsable/Funcionario 11 Recibe y remite mediante nota a la Secretaría Administrativa y a la Asistencia Administrativa la Forma: SADM/29, "Reporte Mensual de la Fotocopiadora". Archiva copia. Secretaría Administrativa 12 Recibe el Reporte y custodia.
Nº de Página: 6/14 9.0. DIAGRAMA DE FLUJO:
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Nº de Página: 9/14 ANEXO Nº1
Nº de Página: 10/14 ANEXO Nº1 Fecha de Edición: Enero/2000 Nº de Revisión: 02 FORMA:SADM/04 Fecha de Rev.: Agosto/2006 INSTRUCTIVO 1.0. OBJETIVO: Solicitar fotocopias para Uso Oficial. 2.0. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. 2.10. 2.11. 2.12. 2.13. 2.14. 2.15. DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN: Nº: Asignar y anotar el número consecutivo correspondiente a la solicitud. Centro de Copiado, Secretaría Administrativa u Otra Dependencia: Seleccionar el lugar donde se efectuarán las fotocopias. Fecha: Anotar la fecha en que se realiza la solicitud. Dependencia Judicial o Administrativa: Indicar la Dependencia que realiza la solicitud. Autorizo a: Anotar el nombre y cargo del funcionario autorizado para tramitar la solicitud. Expediente: Si es una Dependencia Judicial la que solicita las fotocopias, anotar el número del expediente. Nombre de las partes: Indicar el nombre de las partes involucradas en el proceso. Nombre del documento: Anotar el nombre del documento a reproducir. A petición de: Indicar el nombre del solicitante por el cual se requiere el trámite. De la foja Nº y A la Nº: Indicar el número de la primera y la última foja a reproducir. Total del Original, Total de Copias y Total de Fojas a reproducir: Anotar la cantidad de fojas que contiene el documento original o las copias a reproducir y el número total de las fojas solicitadas. En letras: Anotar el número total de fojas solicitadas en letras. Solicitud Autorizada por: Indicar el nombre del funcionario que autoriza la solicitud y firmar. Copias Verificadas por: Anotar el nombre del funcionario que verifica las fotocopias solicitadas. Vº Bº de y Recibe conforme: Firmar el funcionario que otorga el Visto Bueno y el que recibe conforme las fotocopias. 3.0. 3.1. 3.2. 3.3. DISTRIBUCIÓN: ORIGINAL: COPIA: COPIA: 4.0. DISPOSICIONES GENERALES: Los funcionarios autorizados para otorgar el Visto Bueno a la solicitud de fotocopias para Uso Oficial son: el Secretario Administrativo, Subsecretaria Administrativa y Asistentes Administrativos. Centro de Copiado. Unidad Solicitante Secretaría Administrativa.
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Nº de Página: 12/14 ANEXO Nº2 Fecha de Edición: Enero/2006 FORMA: SADM/28 Fecha de Rev.: Mayo/2010 INSTRUCTIVO 1.0. OBJETIVO: Controlar el uso diario de la fotocopiadora, anotando la información necesaria para el informe mensual de la mismay así constatar el uso correcto. 2.0. 2.1. 2.2. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN: Fecha: Anotar la fecha en la que se están reproduciendo los documentos. Lectura Inicial y Final: Indicar el número de fotocopias registradas en la memoria de la fotocopiadora antes de realizar la reproducción y anotar el número de copias indicadas por la fotocopiadora después de la misma. Copias Blanco y Negro: Anotar en número de fotocopias blanco y negro que se hayan reproducido. Copias a Colores: Indicar el número de fotocopias a colores que se hayan reproducido. Dañadas: Indicar el número de páginas que han salido dañadas o defectuosas. Total de Copias: Señalar la cantidad de páginas reproducidas. Descripción del Trabajo: Señalar las generales del documento que se ha reproducido. Firma responsable: Anotar el nombre del responsable de la reproducción de las copias. 3.0. 3.1. DISTRIBUCIÓN: ORIGINAL: Dependencia Judicial o Administrativa. 4.0. DISPOSICIONES GENERALES: Se debe anotar cada una de las reproducciones de documentos realizadas en el transcurso del día. Al final del día se deben totalizar el Total de Copias Blanco y Negro, Copias a Colores y Copias Dañadas que deben dar el total de copias y firmar el encargado de la fotocopiadora. 2.3.
Nº de Página: 13/14 ANEXO Nº3
Nº de Página: 14/14 ANEXO Nº 3 Fecha de Edición: Enero/2006 Nº de Revisión:03 FORMA:SADM/29 Fecha de Revisión: Mayo/2010 INSTRUCTIVO 1.0. OBJETIVO: Informar el resultado del control mensual de la fotocopiadora. 2.0. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.8. 2.9. 2.10. 2.11. 2.12. 2.13. 2.14. 2.15. 2.16. 2.17. 2.18. DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN: Dependencia: Indicar la Dependencia que realiza el reporte. Periodo: Anotar el periodo de tiempo cubierto por el reporte, es decir, el mes y el año. Marca, Modelo y Serie: Anotar la marca, el modelo y la serie de la fotocopiadora asignada. Lectura Inicial: Señalar el total de la lectura inicial de la fotocopiadora en el mes. Lectura anterior de copias blanco y negro : Señalar el total de la lectura inicial de las copia blanco y negro. Lectura anterior de copias a color: Señalar el total de la lectura inicial de las copias a colores. Medidor Actual en blanco y negro: Señalar la lectura actual de las copias blanco y negro reproducidas. Medidor Actual a color: Anotar la lectura actual de las copias a colores reproducidas. Total de Copias: Indicar el total de reproducciones realizadas en el mes. Cantidad de Copias Dañadas: Indicar el número de páginas que han salido dañadas o defectuosas. Cantidad de Copias Blanco y Negro: Anotar el número de páginas reproducidas en blanco y negro. Cantidad de Copias a Color: Señalar el número de páginas reproducidas a colores. Lectura Final: Anotar el total de la lectura final de la fotocopiadora en el mes. Total en Libro: Indicar el total de copias que refleja el control. Preparado por: Anotar el nombre del encargado de la confección del reporte. Verificado por: Indicar el nombre del Jefe del despacho. Nombre y Cargo: Anotar el nombre y cargo de quien lo verifica. Fecha: Anotar la fecha de la confección del reporte mensual. 3.0. 3.1. 3.2. DISTRIBUCIÓN: ORIGINAL: Secretaría Administrativa. COPIA: Dependencia Judicial y/o Administrativa. 4.0. DISPISICIONES GENERALES: No Aplica. 2.6. 2.7.