SECRETARÍA DE SALUD DE HONDURAS SUBSECRETARÍA DE REDES INTEGRADAS DE SERVICIOS DE SALUD CÓDIGO DT-CON-PR-1-A N DE PÁGINAS 7 FECHA 18/03/2015 DOCUMENTO TÉCNICO LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO Modelo de Gestión Hospitalaria Tegucigalpa, Honduras Marzo, 2015
SECRETARÍA DE SALUD DE HONDURAS SUBSECRETARÍA DE REDES INTEGRADAS DE SERVICIOS DE SALUD CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN... 1 2. CONCEPTOS Y DEFINICIONES... 2 3. DESCRIPCIONES TÉCNICAS... 4 Primera Edición, Marzo 2015
1. INTRODUCCIÓN El proceso de implementación del nuevo Modelo de Gestión Hospitalaria se realiza con el propósito de mejorar la eficacia, eficiencia y la calidad en la gestión y provisión de los servicios de salud que brindan a la población estos hospitales asegurando la participación social en la gestión y el control de los mismos, todo con la finalidad de contribuir con el objetivo del Sistema de Salud, de asegurar servicios con equidad, calidad y mejorando el acceso a los servicios de salud a la población, especialmente la más vulnerable y excluida. Para dar paso a este proceso, se ha venido realizando un trabajo de desarrollo metodológico operativo de rediseño organizacional y funcional de todos los sistemas que funcionan en un hospital, como la base para instrumentar e implementar el Modelo de Gestión Hospitalaria. Como parte de los trabajos de rediseño de los procesos y procedimientos de los sistemas que funcionan en un hospital, se presentan en este documento técnico los lineamientos para la implementación del proceso de Plan estratégico, que forma parte del Sistema de Planificación por resultados en el nuevo Modelo de Gestión Hospitalaria. El objetivo del proceso es definir cómo se va a realizar la elaboración del plan estratégico en el hospital así como la planificación de su monitoreo y evaluación. Para ello, el proceso de Plan estratégico está compuesto por dos procedimientos; Elaboración del Plan estratégico y Planificación del monitoreo y evaluación del Plan estratégico. En este documento se concretan los objetivos del proceso, su marco conceptual- conceptos y definiciones, así como las descripciones técnicas, para qué sirve, en qué se diferencia de lo que se ha hecho hasta ahora. Primera Edición, Marzo 2015 1
2. CONCEPTOS Y DEFINICIONES El marco conceptual está relacionado con los conceptos que se exponen a continuación. Las definiciones han sido ajustadas al ámbito del proceso y al ámbito hospitalario. Plan estratégico: el Plan Estratégico es un documento en el que se refleja la estrategia que seguirá la organización a medio plazo (en general, 3 años). Para ello, el documento de Plan estratégico: Especifica las líneas de actuación de la organización en este periodo Establece unos objetivos estratégicos para cumplir con las líneas de actuación Define cuando se van a realizar las actividades relacionadas con los objetivos e identifica a los responsables Dispone de mecanismos para su seguimiento y actualización Balanced Scorecard (BSC): es un modelo metodológico que traduce la estrategia en objetivos relacionados, medidos a través de indicadores y ligados a unos planes de acción que permiten alinear el comportamiento de los miembros de la organización. El Balanced Scorecard (BSC) parte de 4 perspectivas de la organización que se orientan en aspectos específicos del hospital (visión integral) y toma como punto de partida una pregunta marco que resulta útil para centrar el foco sobre los aspectos clave que se quieren abordar, tal como puede observarse en la siguiente figura. Figura 1. Perspectivas del Balanced Scorecard (BSC) Financiera / Social Que debemos hacer para satisfacer las expectativas de nuestros patrones y de nuestra comunidad? Clientes Que debemos hacer para satisfacer las necesidades de nuestros clientes? Interna y Procesos En qué procesos debemos ser excelentes para satisfacer esas necesidades? Aprendizaje y futuro Qué aspectos son críticos para poder mantener esta excelencia en el futuro? Primera Edición, Marzo 2015 2
Cada perspectiva es utilizada tanto para realizar el diagnóstico como para la posterior definición estratégica. Las líneas de actuación posteriormente serán priorizadas y calendarizados los objetivos estratégicos, como insumo para elaborar el Cuadro de mando. Para la elaboración del Plan estratégico se identifican una serie de fases: 1. Análisis interno y externo o diagnóstico estratégico: se trata de disponer de la identificación de los principales problemas del hospital de acuerdo con las 4 perspectivas del BSC; financiera y social, clientes, procesos y aprendizaje y futuro. Lo óptimo es realizar este análisis desde 3 perspectivas: Trabajo en grupos de trabajos con personal del hospital Entrevistas a agentes externos al hospital Análisis de datos Para finalizar esta fase, debe integrarse toda la información en un documento, y posteriormente definir las líneas diagnosticas correspondiente a cada una de las 4 perspectivas. 2. Definición del Mapa estratégico con las líneas de actuación: el mapa estratégico es un documento (en un formato visual) en el que pueden observarse las líneas de actuación -líneas estratégicas-, que se definen en un hospital para un periodo determinado como forma de cumplir con su misión y alcanzar su visión. A continuación se expone un ejemplo de un mapa estratégico: Figura 2. Ejemplo Mapa estratégico Primera Edición, Marzo 2015 3
3. Operativización del plan estratégico: la operativización identifica los Objetivos estratégicos, sus responsables y plazos De forma adicional deben definirse mecanismos para la Actualización y seguimiento del plan estratégico. La actualización de acuerdo con la nueva lógica debe realizarse en un horizonte trimestral respecto a los objetivos estratégicos y anuales en cuanto a las líneas de actuación. Para realizar el seguimiento del plan se proporcionará un formato de cuadro de mando. 3. DESCRIPCIONES TÉCNICAS Por qué es necesario el proceso de Plan estratégico en los hospitales? En el marco del nuevo Modelo de Gestión Hospitalaria, resulta importante que los hospitales dispongan de una estrategia a medio plazo (líneas de actuación), que más allá de las situaciones que se dan en el día a día en el hospital que deben resolverse, permitan al Consejo Consultivo tener claridad de lo que deben hacer para cumplir con su misión y alcanzar la visión. Unos ejemplos de líneas de actuación pueden ser Garantizar la sostenibilidad económica del hospital o Desarrollar al personal. Nótese que se trata de líneas de actuación a medio plazo, que están relacionadas con la misión y visión, y que permiten identificar, planificar y desarrollar una serie de acciones concretas a lo largo del periodo del plan. En qué se diferencia de lo que se ha hecho hasta ahora? (innovación) En qué se diferencia el plan estratégico que se plantea realizar de lo que se realiza actualmente: Orientado a resultados en el marco del nuevo MGH Alineado con el PEI, con el marco normativo y orientador del país y con el Convenio de gestión La planificación está basada en la demanda y no sólo en la oferta Debe servir como hoja de ruta de la dirección y también para el personal que trabaja en el hospital (Dirección estratégica) para el medio plazo (3-4 años) Participación del personal del hospital en su elaboración Basado en una metodología que facilita la Socialización (debe ser conocido por todos) Actualización anual. La metodología que se plantea utilizar para la elaboración de plan es la que está basada en el Balanced Scorecard, que se explicó en el apartado de Marco conceptual de este documento. Cómo contribuye el proceso a la toma de decisiones? El plan estratégico supone prever para un periodo de 3 años cómo se van a abordar los principales retos del hospital, a través de la definición de lineas estratégicas y acciones (qué vamos a hacer), identificación de responsables (quien lo va a hacer) y calendarización (cuando se va a hacer), lo que supone la agrupación de un elevado número de decisiones relacionadas con la planificación del hospital. Primera Edición, Marzo 2015 4
En el dia a dia del hospital, el plan estratégico debe estar presente y esto se logra a través del seguimiento de las acciones planificadas mediante el Cuadro de mando del hospital (que además incluirá los resultados esperados del hospital que se han reflejado en el Compromiso y/o convenio de gestión). El equipo directivo evalúa el estado actual de las acciones respecto a lo planificado y toma decisiones. Cómo se alinea con el nivel central? El Plan estratégico para identificar los retos del hospital debe contemplar los objetivos de salud del país y de la región, así como su estrategia en salud. Cómo se vincula con los otros procesos del sistema de planificación? El Plan estratégico es el punto de partida para la elaboración del POA, que supone su operativización. El plan estratégico y el plan operativo son los dos insumos para le elaboración del plan de inversiones. Cómo se vincula con los otros procesos de los otros sistemas de la conducción? El Plan estratégico como todos los otros procesos del sistema de planificación, son un insumo para los procesos del sistema de dirección, que es el que debe asegurarse que se cumpla lo planificado y tomar las decisiones correspondientes. Los procesos de control de gestión sirven para evaluar su cumplimiento y alimentan a la vez a los procesos del sistema de dirección. Primera Edición, Marzo 2015 5