VICERRECTORÍA DE ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTO DE FINANCIERO CONTABLE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA TRANSFERENCIA DE FONDOS A LA FEDERACIÓN DE ESTUDIANTES DEL ITCR. 2017
Índice I. INTRODUCCIÓN... 3 A. Identificación del Manual... 4 B. Control de Cambios... 5 C. Objetivo... 5 D. Alcance... 5 E. REVISION DE INFORMACION FINANCIERA DE LA.... 7 ANEXO 1... 14 Lista de Chequeo: Revisión Estados Financieros de la... 14 Federación de Estudiantes del Tecnológico de Costa Rica... 14 ANEXO 2... 19 Certificación de la revisión de los estados financieros de la... 19 2
I. INTRODUCCIÓN 3
A. Identificación del Manual Código: Versión: Página: 01 20 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: MSc Miguel Ángel Guevara Agüero MBA. Ronald Bonilla Rodríguez MBA Roy D Avanzo Navarro Consejo Departamento Financiero Contable Sesión 03-2017 Fecha: 20 de abril 2017 Fecha: 20 de abril 2017 Fecha: 20 de abril 2017 Firma: Firma: Firma: 4
B. Control de Cambios Fecha: Modificado por: Revisado por: Aprobado por: Ubicación del cambio: Firma: C. Objetivo El presente manual tiene como objetivo definir y dar a conocer la metodología necesaria para realizar la transferencia de fondos del Tecnológico de Costa Rica. Así como la revisión de los Estados Financieros y la documentación de respaldo con la finalidad de emitir la certificación correspondiente. D. Alcance Este documento va dirigido a los miembros de Consejo Ejecutivo de la, con la finalidad de garantizar el uso eficiente y en apego al a normativa de los fondos públicos que le son proporcionado para el desarrollo de sus funciones. 5
PROCEDIMIENTO PARA LA TRASFERENCIAS DE FONDOS A LA FEDERACIÓN DE ESTUDIANTES DEL ITCR 6
E. REVISION DE INFORMACION FINANCIERA DE LA. 1. Criterios que debe cumplir En Consejo Ejecutivo de la debe entregar mensualmente los Estados financieros de la Federación, con sus respectivos respaldos para su revisión, Balance General, Estado de Resultados, Flujo de efectivo, Conciliaciones Bancarias y documentación de respaldo de gastos y caja Chica. Una vez recibidos los mismos serán revisados por funcionarios de la Unidad de Contabilidad, con el fin de verificar que se cumple con los criterios aplicables a las instituciones que administran fondos públicos. De acuerdo a la información contable proporcionada por el Consejo de la, la Unidad de Contabilidad emitirá el criterio que corresponda y si es del caso procederá a la emisión de la transferencia correspondiente a liquidación de los gastos de la Federación. 2. Responsables Dirección del Departamento Financiero contable Asistente administrativo Profesional en Administración. 3. Formularios Lista de Chequeo: Revisión Estados Financieros de la Federación de Estudiantes del Tecnológico de Costa Rica (ver anexo 1) Certificación de la revisión de los estados financieros de la (ver anexo 2) 7
3. Fases del procedimiento No. Actividad Responsable 1 Se elaboran los Estados Financieros por parte de la. 2 Se prepara la documentación probatoria de los Estados Financieros y el acuerdo de aprobación por parte del Consejo Ejecutivo. Se remite la documentación 3 correspondiente al Departamento Financiero Contable. 4 Se recibe la documentación y se pasa al Departamento asistente administrativo para su revisión. Financiero Contable 5 Se recibe la documentación y se verifica que la información corresponda y este completa. 6 La información remitida contiene lo necesario para su revisión? No pasa al paso Nº 7 Si pasa al paso Nº 8 7 Se remite la información a la para que se completa la misma. Pasa al paso Nº1 Se revisa la documentación de la para verificar con el 8. cumplimiento de la misma de acuerdo a la normativa aplicable a organizaciones que custodian fondos públicos. 8
9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. La información proporcionada cumple con la normativa vigente? No pasa al paso Nº9 Si pasa el paso Nº 13 Se elabora el informe con las observaciones sobre incumplimientos en la información proporcionada por la, de acuerdo a la normativa vigente. Se remite el informe de incumplimiento a la. Se recibe el informe de incumplimientos del Departamento Financiero Contable. Pasa al paso N 1 Elabora un informe de los resultados de la revisión de los EEFF y la documentación aportada por la. Se remite el informe para elaborar la certificación correspondiente. Se recibe el informe de los EEFF y la documentación complementaria, y el informe preparado por el Asistente Administrativo. Elabora la certificación correspondiente de conformidad con el informe recibido. Se remite el informe y la certificación a la y al asistente administrativo Recibe el informe del Departamento Financiero Contable, pasa a paso N 20 Profesional Administración. Profesional Administración. Profesional Administración. 9
19. Se remite copia de los informes para el pago de la trasferencia de fondos a la, de acuerdo al procedimiento correspondiente de pago por trasferencia. 20. Final 10
4. Diagrama de flujo Recepción de documentación de la para la liquidación y trasferencia de fondos. Página 1/3 Elaboró: Revisó: Autorizó: Departamento Financiero-Contable Profesional Administrativo Inicio 1 Se elaboran los Estados Financieros de la Estados Financieros y documentación de respaldo. Se prepara la documentación probatoria de los Estados Financieros y el Acuerdo de aprobación del Consejo Ejecutivo Se remite la documentación correspondiente al Departamento Financiero Contable Estados Financieros y documentación de respaldo. Se recibe la documentación y se pasa al asistente administrativo para su revisión. Estados Financieros y documentación de respaldo. Se recibe la documentación y se verifica que la información corresponda y este completa. Esta lo necesario? NO Se remite a la la documentación para que sea completada SI 1 Se revisa la documentación para la para verificar el cumplimento con la normativa vigente. 1 11
Recepción de documentación de la para la liquidación y trasferencia de fondos. Página 2/3 Elaboró: Revisó: Autorizó: Departamento Financiero-Contable Profesional Administrativo 1 Revisa que la documentación aportada este de acuerdo con la normativa aplicable. Están correctos? NO Se labora el informe con las observaciones sobre incumplimiento de acuerdo a la normativa vigente, Se remite el Informe de incumplimiento a la SI Informe de Incumplimiento Informe de Incumplimiento Se recibe el Informe de incumplimiento del Departamento Financiero Contable. 1 Elabora un informe de los resultados de la revisión de los EEFF de la y la documentación de respaldos. Se remite el Informe para elaborar la certificación correspondiente al profesional en administración. 2 12
Recepción de documentación de la para la liquidación y trasferencia de fondos. Página 3/3 Elaboró: Revisó: Autorizó: Departamento Financiero-Contable Profesional Administrativo 2 Se recibe el informe de los EEFF y documentación complementaria de la Elabora la certificación correspondiente de conformidad con el informe recibido Informe de revisión EEFF Se remite el Informe y a cert ificación correspondiente a la y al Asistente Administrativo Certificación de revisión de los EEFF de la FEITC Se recibe el informe de Departamento Financiero Contable. Se remite copia de los informes para el pago de la trasferencia de fondos a la, de acuerdo al procedimiento correspondiente de pago por trasferencia. 2 2 Fin 13
ANEXO 1 Lista de Chequeo: Revisión Estados Financieros de la Federación de Estudiantes del Tecnológico de Costa Rica 14
Lista de Chequeo: Revisión Estados Financieros de la Federación de Estudiantes del Tecnológico de Costa Rica Descripción breve A continuación, presentamos una lista de chequeo para que el Departamento Financiero Contable pueda realizar una revisión de los Estados Financieros de la con el fin de verificar el manejo de los fondos trasladados a Federación por parte del TEC. Previo al inicio de la revisión sobre los Estados Financieros de la para su respectiva para la trasferencia de fondos presupuestarios, es importante que el Departamento Financiero Contable, revise que la documentación aportada sea el Balance de Situación, Estado de Resultados, las conciliaciones de las cuentas bancarias. Y así como los documentos que soporten las gestiones que realiza la Federación, en apego a las normas contables aplicables. La siguiente lista de chequeo describe los principales temas a tener en cuenta en el cierre contable. Esta lista no pretende abarcar la totalidad de las situaciones, simplemente esperamos que ayude al Departamento Financiero Contable a realizar la revisión y para la para mejorar las prácticas en su cierre contable. Activo Disponible DESCRIPCIÓN SI NO N/A ACCIONES Los saldos de caja al cierre a existen y están debidamente soportados y conciliados? Todas las cuentas bancarias están debidamente conciliadas y cruzan con los saldos del libro mayor y estados bancarios? Las cuentas bancarias están a nombre de la? Las partidas conciliatorias están debidamente soportadas y no tienen implicaciones significativas en los estados financieros? Ej. Intereses bancarios por registrar, cobros por registrar, reclasificaciones etc. 15
DESCRIPCIÓN SI NO N/A ACCIONES No existen partidas conciliatorias antiguas con implicaciones significativas en los estados financieros? Los cheques girados que han caducado fueron anulados e ingresados a la cuenta de bancos? Inversiones Las inversiones están a nombre de la? El saldo de inversiones temporales está debidamente conciliado contra soportes válidos? Deudores Los saldos de deudores del libro mayor están debidamente conciliados con la documentación de la? Los saldos de otras cuentas por cobrar son recuperables y están debidamente soportados? Propiedad, planta y equipo (Activos Fijos) Los saldos de propiedad, planta y equipo del libro mayor están debidamente conciliados? Todos los activos susceptibles de depreciar fueron depreciados teniendo en cuenta su vida útil? Se ha realizado un inventario de propiedad, planta y equipo y se han realizado los ajustes necesarios en los estados financieros? 16
DESCRIPCIÓN SI NO N/A ACCIONES Pasivos Proveedores y Cuentas por Pagar Los saldos de proveedores y cuentas por pagar del libro mayor están debidamente conciliados? Se han realizado todas las revelaciones de acuerdo con las Normas de Información Financiera aplicables? Otros pasivos estimados y provisiones Las provisiones por acuerdos comerciales (descuentos, gastos por exhibición, etc), fueron reconocidas y están adecuadamente soportadas? Patrimonio Se han realizado todas las revelaciones de acuerdo con las Normas de Información Financiera aplicables? Hechos Posteriores Se han revelado hechos posteriores: a) Si, después de la fecha de los estados financieros, la recibiese información acerca de condiciones que existían ya en dicha fecha, actualizará en las notas a los estados financieros, en función de la información recibida, las revelaciones relacionadas con tales condiciones. b) En el caso de que los hechos posteriores a la fecha de cierre del ejercicio que no causan ajuste sean de tal importancia que no informar de ellos afectaría la capacidad de los usuarios de los estados financieros para tomar decisiones económicas basadas en dichos estados financieros, la debe informar de los siguientes aspectos para cada categoría material de hechos posteriores que no causan ajuste: La naturaleza del evento. Una estimación del efecto financiero o de un estado cuando no se pueda hacer una estimación. 17
DESCRIPCIÓN SI NO N/A ACCIONES General Se efectúo un análisis de cuentas que garantiza, entre otros, la ausencia de situaciones en los estados financieros tales como: - Saldos de cuentas contrarios a su naturaleza. - Variaciones significativas sin explicación. - Clasificaciones inadecuadas de conceptos en las diferentes cuentas de los estados financieros. Los activos y pasivos se han clasificado en corrientes y no corrientes de acuerdo con las normas de contabilidad aplicables? Se prepararon los estados financieros de propósito general los cuales incluyen balance general, estado de resultados, de cambios en el patrimonio, y de flujos de efectivo y sus respectivas notas? Los ingresos están debidamente autorizados y se tiene certeza de su realización y cuentan con la documentación que dan soporte a los registros correspondientes. los ingresos están debidamente ingresados en las cuentas bancarias Los gastos están debidamente autorizados, y los comprobantes cuentan con las condiciones que para tal efecto deben cumplir. Los giros para los pagos cuentan con las condiciones para garantizar la autorización de acuerdo a la normativa aplicable. 18
ANEXO 2 Certificación de la revisión de los estados financieros de la 19
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