EPS s OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO INFORME SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO, EPS s. ART. 73 LEY 1474 de corte: 30 de Abril de 2017 La Oficina Asesora de Control " EPS s", en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, presenta informe de seguimiento al Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, de acuerdo al Decreto 124 de 2016 y a los lineamientos establecidos en el documento Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano- Versión 2, para el periodo enero - abril de 2017, respecto a las actividades proyectadas para los componentes, establecidos por la EPS. Meta o producto Responsable /proceso 1 Política de Administración de Riesgos de Corrupción /proces o 2 Construcción del Mapa de Riesgos de Corrupción Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción -Mapa de Riesgos de Corrupción Establecer la Política General de Administración de Riesgos en la EPS. Revisar, identificar y ajustar el mapa de riesgos de corrupción de la EPS Documento por medio del cual se establece la Política General de Administración de Riesgos en la EPS. Documento Mapa de riesgos de corrupción Gerencia - Comité Directivo MECI Gerente, Subgerente, Jefes y Dueños de Proceso 28/02/2017 Cumplida 100% 31/01/2017 Cumplida 100% La EPS estableció en el Manual de Riesgos la política y Metodología para la administración del Riesgo. La EPS expidió el Acuerdo Nº 009 del 15 de Diciembre de 2016, "Por medio del cual se adopta el Manual del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo - SARLAFT en la Empresa Industrial y Comercial del Departamento- tidad Promotora de Salud del Régimen Subsidiado EPS ". Para el presente año 2017 se estableció la Matriz de riesgos de corrupción de conformidad con la "Guía para la Gestión del Riesgo de Corrupción"
/proceso 3 Consulta y divulgación Socialización del mapa de riesgos de corrupción ante los actores internos y externos de la EPS Evidencias de Socialización y Publicación del mapa de riesgos de la EPS, incluido pagina Web institucional Gerente, Subgerente, Jefes y Dueños de Proceso 28/02/2017 cumplimiento El día 24 de ero de 2017, como parte del Comité de Gerencia y del Comité Coordinador de Control, se realizó ante los funcionarios del nivel directivo y asesor, la socialización del Mapa de Riesgos de Corrupción. De igual manera en la pagina web Institucional, en concordancia con la Circular Externa Nº 100-02-20016, al Decreto 124 de 2016 y los lineamientos establecidos en el documento Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano- Versión 2, la Gerencia de la EPS S, presento su Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano vigencia 2017, con el fin dar a conocer los lineamientos establecidos en el Plan, antes de su publicación, a fin de involucrar a los servidores públicos, contratistas, a la ciudadanía y a los interesados externos; quienes podían debatir, presentar apreciaciones y propuestas sobre el proyecto del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. /proceso 4 Monitoreo o revisión 4.1 Monitoreo y revisión Evidencias de seguimiento entregados Gerente, Subgerente, Jefes y Dueños de Proceso ejecución 5% Se observa que se realizan algunos seguimientos a las actividades, pero no se evidencian registros de seguimiento. /proces o 5 Seguimiento 5.1 Seguimiento al mapa de riesgos de corrupción. 3 Registros de Seguimiento al año Oficina Asesora de Control interno cumplimiento Se adelanto seguimiento al mapa de riesgos de corrupción establecido por la EPS para la vigencia 2017
Componente 2: RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES Tipo de Racionalización Meta o producto Responsable /proceso 1 Identificación de trámites Socializar la metodología para la identificación de tramites Listado de tramites Comercial y Técnica ejecución 5% Se evidencio que la EPS, esta registrada ante el SUIT, con tres funcionarios registrados con los roles de Consultante general / Administrador de usuarios / Administrador SUIT / Administrador de trámites / Gestor de datos de operación, esta pendiente el cambio de administrador de usuarios y la resocialización de la metodología para la identificación de tramites /proceso 2 Priorización de trámites Identificar los trámites y priorizar aquellos que se intervendrán. Relación de Trámites a Priorizar. Comercial y Técnica ejecución 5% La Comercial priorizo 3 tramites relacionados con: 1. Afiliación a EPS; 2. Suspensión de la afiliación y 3. Activación del cupo de afiliación; decisión que tomo con base en el oficio Nº 20145010010581 del 23/01/2014 remitido por la Directora de Control y Racionalización de trámites del DAFP /proceso 3 Racionalización de trámites Revisar y ajustar los trámites priorizados a fin de hacerlos más efectivos en cumplimiento de la normatividad vigente. Socializar interna y externamente los trámites rediseñados. Publicación de los trámites. Comercial Técnica Oficina Asesora Informática ejecución 5% La EPS en la pagina Web institucional publica información relacionada con las afiliaciones, la movilidad, portabilidad, etc. en el link http://www.convida.com.co/index.php/afiliado s., en donde se puede descargar el "formulario único de afiliación y registro de novedades al SGSSS" en el link: http://www.convida.com.co/terminos/2017/co mercial/formulario%20convida%20diligenciable.pdf /proces o 4 Seguimiento 4.1 Realizar seguimiento y evaluación a las actividades implementadas para dar a conocer los tramites 3 Registros de Seguimiento al año Oficina Asesora de Control interno cumplimiento Se presento el primer registro de seguimiento a las actividades adelantadas respecto al SUIT para la vigencia 2017
Componente 3: RENDICION DE CUENTAS Meta o producto Responsable 1 Información de calidad y en lenguaje comprensible 2 Diálogo de doble vía con la ciudadanía y sus organizaciones Elaborar una Estrategia de estrategia de rendición rendición de cuentas de cuentas definida Realizar la rendición de cuentas a la comunidad. Espacios de Diálogo Definidos. Gerencia y s Gerencia y s Cumplida 100% ejecución 25% La Estrategia de Rendición de rendición de cuentas para la vigencia 2016, fue presentada en comité de Gerencia el día 9 de Febrero de 2017 y retomado en comité de Gerencia del día 14 de marzo del presente año, la cual fue denominada "Por el Camino Correcto", la cual consta de dos fases, la primera se realizara en medios de comunicación y la segunda fase por medio audiencias publicas de rendiciones de cuentas por provincia. cumplimiento de la Estrategia de Rendición de rendición de cuentas, denominada "Por el Camino Correcto", desde el día miércoles 26 de Abril, se dio inicio a la primera fase, en la cual el doctor Juan Carlos Mora, Gerente de la EPS s, hace presencia en diferentes medios de comunicación radial con cobertura local, departamental y nacional, por medio de los cuales rinde cuentas de su gestión y a su vez es entrevistado sobre temas de interés. El próximo viernes 12 de Mayo se dará inicio a las audiencias publicas de rendición de cuentas
La EPS viene adelantando actividades con sus diferentes grupos de interés tales como: 3 Incentivos para motivar la cultura de la rendición y petición de cuentas Socialización y Visualización de la Información de rendición de cuentas con los diferentes grupos de interés. Gerencia y s Comunicacione s ejecución 25% 1. Reuniéndose con los gerentes de hospitales 2. cuentros con las asociaciones de usuarios. 3. Sesiones de control en los diferentes Municipios. 4. Mesas de trabajo con los entes de control y de vigilancia como el Ministerio de salud, La Superintendencia de Salud y la Contraloría de Cundinamarca. 5. Asistencia a sesiones de la Asamblea de Cundinamarca cuyo tema ha sido la salud y en la cual han sido citados, la Secretaria Departamental de Salud, los Hospitales Públicos del Departamento y la propia EPS s 6. Participación del Gerente en las reuniones de la Junta Directiva de la EPS 7. Mesas de trabajo con el señor Gobernador de Cundinamarca 8. A partir del 12 de mayo se dará continuación al proceso de rendición de cuentas por medio de actividades presenciales en once (11) provincias del Departamento 4 Evaluación y retroalimentación a la gestión institucional 4.1 Autoevaluación al cumplimiento de la Estrategia de Rendición de Cuentas Publicación informe de rendición de cuentas Gerencia y s ejecución 25% Evidencias de las actividades de la I fase de la rendición de cuentas se han publicado en la pagina web institucional, en el siguiente enlace: Fuente: http://www.convida.com.co/index.php/1008- rendicion-de-cuentas-por-el-camino-correcto
Componente 4: Servicio al Ciudadano Meta o producto Responsable 1 Estructura administrativa y Direccionamiento estratégico 2 Fortalecimiento de los canales de atención 3 Talento humano Difundir el portafolio de servicios a la ciudadanía Revisar y establecer indicadores que permitan medir el desempeño de los canales de atención Desarrollar las competencias y habilidades para el servicio y la atención de los usuarios de la EPS Portafolio de servicios de la EPS convida Presentación de datos estadísticos sobre los canales de atención al ciudadano Funcionarios de servicio y atención al usuario Capacitados. Comercial Oficina Asesora de Informática Comercial construcción Construcción Cumplimiento 10% 5% El portafolio de servicios se encuentra en el Manual del usuario entregado a los usuarios en el momento de afiliación, en la pagina web se puede consultar en la carta derechos y deberes. L a Oficina de Servicio al Usuario informa que los datos se generan con apoyo del sistema de información OASIS y que los Indicadores se calcularan de forma semestral La Comercial realizo capacitaciones grupales e individuales, en los procesos de la entidad a los promotores, coordinadores. Adicionalmente se realizo una reinducción y capacitación al personal de la oficina de atención al usuario. 4 Normativo y procedimental 5 Relacionamiento con el ciudadano 4.1 5.1 Identificar, documentar y actualizar los procesos de las peticiones, quejas y reclamos. Realizar medición de la percepción de los usuarios de la EPS Políticas de servicio y Atención al Ciudadano de la EPS Estadísticas de percepción de los usuarios de la EPS Atención al Usuario Contratistas funciones de comunicación Cumplimiento ejecución 5% la revisión y actualización al proceso, las políticas de operaciones relacionadas con las PQR se contemplaron como parte de la caracterización y el documento "directrices estrategias" Se encuentra en proceso de digitación de la información por oficina municipal, para el calculo del Índice de satisfacción
Meta o producto Responsable 1 Lineamientos de Transparencia Activa Publicación de información mínima obligatoria sobre la estructura, procedimientos, servicios, funcionamiento y contratación pública Componente 5: Transparencia y Acceso a la Información Pagina web con la información mínima obligatoria cargada Todas las Dependencias ejecución 5% La Oficina Asesora de Control presentó informe de seguimiento y verificación a los criterios contenidas en la Ley 1712 de 20142 y su Decreto reglamentario 103 del 20 de enero de 20153 y Decreto 1081 de 2015, según Matriz de implementación", con la cual se revisó la página web institucional http://www.convida.com.co, adicionalmente se adelantaron solicitudes de información y entrevista. Se evidencio que la información publicada esta incompleta y desactualizada 2 Lineamientos de Transparencia Pasiva Aplicar el principio de gratuidad en la reproducción de la información. Mejorar la calidad y contenido de las respuestas a las solicitudes de acceso a información pública recibidas Todas las Dependencias cumplimiento La información solicitada se ha entregado gratuitamente, en las ocasiones donde la cantidad de folios es alta, se apoya con el uso de medios digitales. 3 Elaboración los Instrumentos de Gestión de la Información 3.2 3.3 Crear el registro o inventario de activos de información Esquema de publicación de la información Índice de información clasificada y reservada Acto administrativo acto administrativo acto administrativo Administrativa y Financiera - Archivo Administrativa y Financiera - Archivo Administrativa y Financiera - Archivo Sin 0% Sin 0% Sin 0% No se evidencian s respecto al registro o inventario de activos de información No se evidencian s respecto al esquema de publicación de la información No se evidencian s respecto al Índice de información clasificada y reservada
4 Criterio diferencial de accesibilidad 4.1 Diagnostico de accesibilidad a los espacios físicos de empresa para personas en condiciones de discapacidad. (ley 1346 de 2009) Documento de diagnostico. Administrativa y Financiera ejecución 5% El Subgerente Comercial Doctor Javier Fernández, indica que antes de la apertura de una oficina se revisa la parte técnica e infraestructura del establecimiento, por lo que se esta implementando como directriz, que las zonas de atención de las oficinas municipales se encuentran en los primeros pisos, sin barreras de acceso a población discapacitada 5 Monitoreo del Acceso a la Información Pública 5.1 Informe de solicitudes de acceso a la información. Reporte solicitudes. Atención al Usuario Cumplimiento Se genero reporte por medio del modulo de SIAU del sistema de información OASIS, con corte al mes de abril de 2017, pendiente publicación Meta o producto Responsable 1 Código de ética Sin otro en particular, Fomento de los principios éticos establecidos por la EPS Componente 6: Iniciativas Adicionales Socializar y difundir con ayuda de publicaciones virtuales, los principios consagrados en el Código de Ética institucional Todas las Dependencias ejecución La Oficina Asesora de Control ha expedido boletines y presentaciones que buscan fortalecer el conocimiento sobre los principios y valores de la EPS, los cuales han sido remitidos vía correo electrónico, a fin de lograr mayor cobertura y difusión. Hector Mauricio Montes Padilla Jefe Oficina Asesora de Control EPS s