Este tutorial le muestra como radicar un documento de salida para dar respuesta a un radicado de entrada
1. Realización del documento para radicar de salida (respuesta) Para hacer una radicación de salida se deben cumplir varias etapas durante el proceso, e involucra a varios usuarios, el usuario debe tener este rol asignado a su respectivo usuario (radicación de salida), para generar el documento de salida se debe cargar una plantilla, la cual contiene tres campos de combinación, el número del radicado, la fecha y el código; se debe diligenciar y guardar en versión 97-2003 en una carpeta del disco duro local ( Mis Documentos ) y se anexa al radicado de entrada; este documento va sin firmas, veamos como es. 2 Proceso de Radicación de salida o respuesta a un radicado de entrada- RESUMEN Para hacer una radicación o documento de salida, se deben tener en cuenta aspectos como: Realizar el documento de salida en la respectiva plantilla y guardarlo en formato 97 2003 Buscar el Menú Carpetas y en este seleccionar Entrada, identificar el radicado a que se le dará respuesta. Hacer clic en la fecha que acompaña al No de radicado y luego clic en el enlace Anexar Archivo En la ventana se selecciona; Word, Sólo Lectura, este documento será radicado (verificar que sea la radicación de salida), Remitente, digitar una pequeña descripción y anexar el documento que previamente se realizó por medio de la plantilla, hacer clic en botón Actualizar, luego hacer clic en el botón Cerrar Ver el documento temporal en vista previa ( si se quiere), haciendo clic sobre el enlace del número del mismo; se puede borrar o modificar el documento antes de ser radicado Radicar el documento haciendo clic en el enlace Radicar (-1), se confirma haciendo clic en el botón Aceptar Abrir el documento radicado haciendo clic en el enlace Ver Archivo y luego clic en el botón Abrir, seleccionar el # de radicado desde * hasta * y cambiar el tipo de letra por Bar Code 39 e imprimir las copias necesarias, mínimo una para ventanilla única. Tipificar el documento de salida haciendo clic en la fecha del respectivo radicado, luego se hace clic en la pestaña DOCUMENTOS y por último se busca el enlace Tipificar para asignarle la serie, subserie y tipo documental; se hace clic en el botón Insertar y luego clic en el botón Cerrar. Si la TRD quedó mal se puede seleccionar de nuevo la serie, subserie y tipo documental y se hace clic en modificar para cambiarla Para el caso del papel físico que se imprimió, se debe llevar al jefe para que lo firme si es ese el caso y Este debe reasignar el radicado al Auxiliar Administrativo para que cree el Expediente y archive digitalmente (llevar una copia del documento a ventanilla única para escanear y cambiar por el documento que se encuentra en el sistema y no tiene firmas) o envíe a otra dependencia (Reasignar) con la respectiva Respuesta u organismo fuera de la Gobernación. Si el usuario es quien firma el documento, lo imprime y Reasigna ó envía al Auxiliar Administrativo (para que cree el Expediente y archive
digitalmente), lleva el físico a ventanilla única para que lo archiven y finalice el proceso de radicación; para ser guardado en la respectiva carpeta, caja entrepaño y estante y se archive definitivamente A continuación se muestran paso a pasó el proceso de radicación de salida o respuesta. 2.1 Ingreso al Sistema de Gestión Documental Se puede ingresar al Sistema de Gestión Documental (Orfeo) por cualquiera de los equipos de cómputo (clientes delgados o gruesos y portátiles) que hacen parte de la red interna (LAN o intranet) de la Gobernación de Boyacá; se busca el navegador de su preferencia (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera, Safari, o Google Chrome) y se digita la dirección Web 172.20.1.51 en la barra de direcciones y se presiona la tecla enter, luego se digita el usuario y la contraseña asignados, por último se hace clic en el botón INGRESAR, como se muestra a continuación. La siguiente es la ventana principal del sistema SGD, como se muestra
Ya sea que el ingreso al Sistema de Gestión Documental (Orfeo) se haya hecho por la red interna o por la página web de la entidad, se empieza el proceso de radicación de salida como respuesta a un radicado de entrada. 2.2 Selección del radicado de entrada para adjuntar respuesta. Se selecciona el Menú Carpetas, luego se selecciona en este el enlace Entrada y se identifica el respectivo número de radicado al que se le dará respuesta; en este se hace clic en la fecha que lo acompaña, como se muestra en la siguiente imagen.
Al hacer clic en la fecha se observa una nueva ventana con cuatro pestañas la INFORMACIÓN GENERAL; se encuentran los datos de la persona o entidad que radicó el documento, la fecha y hora de radicación, destinatario, el asunto, departamento/municipio, dirección de correspondencia, la descripción de anexos, imagen (se refiere a si hay o no asociada la imagen en formato PDF) y la tipificación del documento o TRD, como se muestra La siguiente pestaña es el HISTÓRICO, en esta pestaña muestra la trazabilidad que ha tenido el radicado desde su nacimiento y todo el camino recorrido hasta culminación del trámite, el histórico se lee de abajo hacia arriba y muestra quien es el usuario actual que tiene el radicado, se puede observar en la siguiente imagen.
La siguiente pestaña que muestra es DOCUMENTOS, por esta se sube o anexa la RESPUESTA para el radicado de entrada, este proceso se describe en detalle más adelante, la imagen que describe esta pestaña se puede ver a continuación Luego de la descripción de las pestañas anteriormente citadas, se continúa con la radicación de la respuesta, esta se hace por medio de la plantilla que se creó para cada dependencia, se crea el documento de respuesta, se guarda en la respectiva carpeta (Mis Documentos/SGD), en formato.doc versión 97 2003 únicamente, luego se identifica el radicado de entrada al cual se le dará respuesta haciendo clic en la fecha de radicado y luego en la pestaña DOCUMENTOS y posteriormente se hace clic en el enlace Anexar Archivo, como se muestra en esta ventana se deben tener en cuenta varios aspectos, los cuales se describen a continuación como se puede observar.
a b c d e g f a) Seleccionar Solo Lectura b) Este documento será Radicado c) Seleccionar remitente d) Escribir una breve descripción del documento que va a anexar. e) Hacer clic en el botón Examinar, para adjuntar el documento sin firmas, que previamente realizó por medio de la respectiva plantilla y guardó en una carpeta del disco duro local, el sistema mostrará la ventana de "Elegir el archivo para cargar", esto se puede observar en la siguiente ventana f) Actualizar g) Cerrar
En la ventana anterior se identifica la ruta en donde fue guardado el documento de respuesta, se debe tener en cuenta que para cada respuesta se debe realizar un documento sólo con esa respuesta. Al hacer clic sobre el botón "ACTUALIZAR" el archivo será anexado y la ventana mostrará un aviso que indica que se llevó a cabo la operación con éxito, de lo contrario repetir este proceso desde el punto e) Haga clic sobre el botón "cerrar" y saldrá de esta ventana. 3. Después de anexar el documento de (respuesta) al de entrada se tienen tres (3) caminos, Borrar, Radicar -1 o Modificar, 3.1 Borrar Antes de Radicar el documento para que el Sistema genere el No de Radicado, se puede Borrar, esto sucede cuando por equivocación se anexó o subió un documento que NO corresponde con la respuesta al radicado de entrada, se procede a eliminarlo haciendo clic en el botón Borrar, el sistema genera una advertencia si se quiere o no, se hace clic en el botón Aceptar para confirmar la eliminación del mismo, en la nueva ventana que aparece se confirma haciendo clic en el botón Cerrar para confirmar la eliminación definitiva, y de nuevo se puede anexar un nuevo documento, las imágenes se muestran a continuación.
El sistema genera una ventana de advertencia para confirmar o cancelar la acción de borrar, como se muestra, Para confirmar la acción definitivamente, se hace clic en el botón Cerrar, como se muestra a continuación. El documento se eliminó como adjunto, como se muestra y de nuevo se puede anexar un nuevo documento. 3.2 Radicar el documento de salida (Respuesta) Después de adjuntar el documento se radica buscando el enlace Radicar (-1) y se hace clic para que el sistema genere un número de radicado único y este finaliza en 1, como se muestra en la siguiente imagen.
Para continuar con el proceso se hace clic en el botón Aceptar para confirmar que se asigna un número de radicado al documento que se acaba de adjuntar. El siguiente paso es buscar el enlace Ver archivo en la ventana que aparece, se hace clic, para observar el documento con número y fecha de radicado Este es el documento que se anexó y al radicarlo se observan cambios que el sistema hizo sobre el documento en Word, lo mismo que el número del radicado (finaliza en 1) y la fecha de generación del mismo, para editarlo se debe Habilitar la Edición como se muestra a continuación.
Los cambios que se hacen manualmente son la selección del número de radicado de * ha * para el cambio del tipo de letra por BAR CODE 39 y la respectiva impresión, Firma y Digitalización. Para continuar con el proceso después de radicar el documento de respuesta, se debe asignar la TRD (tipificar) al radicado de salida 3.3 Tipificar el radicado La acción de Tipificar el radicado se entiende como asignar la TRD (tabla de retención documental) al mismo, se busca el radicado de entrada en el menú Carpetas y
Entrada, luego se hace clic en la fecha que lo acompaña y por último se hace clic en la pestaña DOCUMENTOS, en esta se busca el enlace Tipificar, como se muestra En la siguiente ventana se escoge: a. Serie b. Subserie c. Tipo documental d. Insertar a c d b A continuación el sistema muestra en la parte inferior la TRD que se acaba de asignar, por último se hace clic en el botón Cerrar como se muestra
3.2 Modificar el documento anexado Esta acción se puede realizar cuando se hacen cambios por parte del jefe al dar el Vo.Bo (al documento de salida realizado con la plantilla) o porque al radicar el documento hizo falta alguna información importante para lo cual se debe: Hacer los cambios en el documento original y guardarlo de nuevo en la misma carpeta del disco duro (Mis documentos/sgd/ ) y con el mismo nombre. Para cambiar el documento anexado, se hace clic en el enlace Modificar, en la ventana que aparece no se cambia nada, sólo se hace clic en el botón Examinar y se anexa de nuevo el mismo documento modificado que se había subido. Luego se hace clic en el botón Actualizar para que tome los cambios el sistema y no se altere el número del radicado (continúa con el mismo número de radicado), luego se hace clic en el botón Cerrar, esta acción cambia el primer documento que se había cargado al sistema por el que se le hicieron cambios; el último paso es hacer clic en el botón Cerrar, como se muestra a continuación
Seleccionar Archivo Luego se hace clic en el botón REGENERAR y ACEPTAR para que tome los cambios el sistema y no se altere el número del radicado (continúa con el mismo número de radicado)
El documento radicado se puede Modificar las veces que sea necesario y también se puede reasignar muchas veces (de profesional a Director o Secretario y viceversa) hasta que el director o Secretario obtenga el resultado esperado. Este proceso se lleva a cabo por medio del botón REASIGNAR y se puede hacer entre usuarios de la misma dependencia o de otras. Luego de abierto el documento de salida se observan los cambios que el sistema efectuó sobre este, se selecciona el número del radicado que se encuentra entre asteriscos y se cambia el tipo de letra por Bar-code 39, y se imprime una copia (como mínimo) para firma del funcionario o del jefe según sea el caso y se lleva a VENTANILLA ÚNICA para escanear y cambiar por el que se encuentra en el sistema y no tiene firmas o envíe a otra dependencia u organismo fuera de la Gobernación. El último paso para la radicación de salida es Reasignar el radicado a la Auxiliar Administrativa o a la persona que se le da respuesta; se selecciona el radicado, se hace clic en el botón Reasignar y se selecciona la Dependencia para la cual va dirigido el radicado, desplegando la pestaña y se hace clic en Siguiente
Luego se selecciona el funcionario destino desplegando la pestaña (jefe, auxiliar o funcionario), se digita una breve descripción del porqué se reasigna para el manejo de la trazabilidad y el paso final es hacer clic en el botón Realizar 2 1 3 El sistema despliega una ventana con la acción que se acaba de realizar
Nota: Toda RADICACIÓN DE ENTRADA debe tener una RESPUESTA DE SALIDA para que quede la evidencia del proceso documental y que el archivo digital sea igual con el archivo físico. Toda RESPUESTA DE SALIDA debe llevarse a VENTANILLA UNICA PARA SU DEBIDA DIGITALIZACIÓN Y TERMINACIÓN DEL TRAMITE.