DESCRIPCIÓN DE SISTEMA CONTROL DE DOCUMENTOS
SISTEMA CONTROL DE DOCUMENTOS DESCRIPCIÓN: El Sistema de Control de Documentos tiene como principal objetivo ayudar a las Instituciones Públicas en la automatización de los procesos relacionados con el envío y recepción de correspondencia. Asimismo, colabora en la creación, almacenamiento y acceso a los documentos producidos por una organización pública. CARACTERÍSTICAS BÁSICAS: Lenguaje de Program ación: Visual Basic 6.0 Am biente de Ejecución: Windows 7 / 8 / 10 (Ediciones Profesionales Licenciadas) Compatibilidad sistema operativo 32 o 64 bits M odalidad de Ejecución: Mono Usuario Multi Usuario M otor de la Base de Datos: SQL Server 2008 o superior Im presoras: Inyección de Tinta Láser ** El licenciamiento SQL para CALs es requisito del municipio/cliente ** VENTAJAS: ü Registra y digitaliza la documentación. ü Agiliza el proceso del ingreso de la documentación, junto con aquella que se genera al interior de la Institución. ü Monitorea y controla los trámites en relación a los tiempos de respuesta. Puede buscar
rápidamente cualquier documento ingresado al sistema. ü Mantiene un kárdex electrónico de la documentación de la Organización (recibida, emitida e interna). ü Termina con el libro de correspondencia interno. ü Se encuentra dotado de un sofisticado sistema de seguridad, el cual impide el ingreso y/o visualización de los datos de personas no autorizadas. ü Permite definir el perfil de los usuarios en los distintos módulos. GENERALIDADES: El sistema contempla un formulario de ingreso de la documentación, donde registra el origen, destino y tipo de trámite, entre otros atributos. Contiene la opción de adjuntar archivos digitalizados a los documentos ingresados al sistema. Es posible registrar las observaciones y tareas que ha generado cada documento. Permite la búsqueda de un documento por diferentes criterios de selección. documentos están sin responder en un determinado momento. Indica cuántos Permite consultar la información de manera rápida y sencilla, a través de las opciones de búsqueda que contempla el sistema. La opción de consultas, incluye ayudas para la obtención de mejores resultados en la búsqueda. Se puede acceder de manera rápida a los documentos que necesiten respuesta. A través de esta opción, podremos llegar a los distintos formularios con el objetivo de finalizar los trámites pendientes. De manera fácil se puede obtener informes relacionados con la documentación ingresada. Permite crear una relación gráfica entre documentos, para su fácil seguimiento, además de conocer la ruta que dicho documento ha seguido dentro de la organización. ENTRADAS: Opciones de ingreso de información al sistema. Mantención de Tablas: 1.- Entidades Externas. 2.- Entidades Internas. 3.- Modo de Recepción.
4.- Tiempo de Respuesta. 5.- Tipo de Documento. 6.- Tipo de Respuesta. Ingreso de Documentos Externos. Adjunta los siguientes tipos de archivo: 1.- DOC (Documentos de Microsoft Word). 2.- XLS (Documentos de Microsoft Excel). 3- TXT (Archivos de Texto). 4.- BMP (Imágenes). Ingreso de Documentos Internos. CONSULTAS: El sistema permite la búsqueda de documentación por los siguientes criterios: Folio. Unidad Remitente. Persona Remitente. Tipo de Documento. Número de Documento. Fecha de Llegada. Contenido(Materia) Destinatario. Dirección, Departamento o Unidad. SALIDAS: El sistema permite generar los siguientes informes: Documentos internos (entre fechas). Documentos externos (entre fechas). Documentos atrasados. Índice de Documentos Internos Índice de Documentos Externos. Documentos Recibidos
Documentos Internos: 1.- Documentos del día por destinatario. 2.- Documentos entre fechas por destinatario. 3.- Documentos del día por tipo de documentos. 4.- Documentos entre fechas por tipo de documentos. 5.- Remitente por tipo de documento entre fechas. 6.- Documentos atrasados por destinatarios. 7.- Documentos urgentes por rango de fechas. 8.- Documentos por destino entre fechas. 9.- Documento por entidad remitente entre fechas Documentos Externos : 1.- Documentos del día por destinatario. 2.- Documentos entre fechas por destinatario. 3.- Documentos del día por tipo de documentos. 4.- Documentos entre fechas por tipo de documentos. 5.- Remitente por tipo de documento entre fechas. 6.- Documentos atrasados por destinatarios. 7.- Documentos urgentes por rango de fechas. 8.- Documentos por destino entre fechas. 9.- Documento por entidad remitente entre fechas. SEGURIDAD: El sistema cuenta con acceso a través de la identificación de un Usuario y su Clave, el cual es configurado para que pueda acceder a las opciones que corresponda, con privilegios de Inserción de Datos, Modificación de Datos, Eliminación de Datos, Impresión de Datos, Acceso como Súper Usuario. Toda transacción de datos que se realiza con el sistema, se monitorea con un Registro de Transacciones, en donde se registran datos como, opción utilizada, fecha y hora de la transacción, código de sistema utilizado, tabla intervenida, usuario, equipo utilizado, versión del sistema utilizado, observación. Opcionalmente se puede integrar el sistema a un módulo externo de seguridad, el cual permite el ingreso del usuario mediante su huella digital. El acceso al servidor de Base de Datos, se realiza mediante una cuenta con clave, la cual a su vez se proporciona de forma cifrada, por lo que el usuario no tiene conocimiento de esta.
DIAGRAMA DEL SISTEMA: