SUPERACCESS PLATAFORMA WEB COMUNITARIA PARA EL CONTROL DE ACCESOS MANUAL INFORMES DE PERSONAL El contenido e información inscrita en el presente manual es de propiedad y uso exclusivo de Ginger Enterprises constituyendo parte de su propiedad intelectual y es de carácter exclusivamente instructivo para los clientes y usuarios de la plataforma, esta aclaración con el fin de evitar incurrir en las conductas normalizadas en los artículos 270 al 272 del código penal colombiano.
MODULO DE INFORMES DE PERSONAL El módulo de informes de personal permite realizar consultas y exportar información sobre los registros del portal. Desde este módulo puedo consultar registros de ingreso, personal pre-autorizados utilizando toda clase de filtros y permitiendo también personalizar los campos que deben aparecer en el informe. De esta forma aunque son 4 informes de forma general, puede sacar múltiples posibilidades según las necesidades de cada cliente. El modulo permite realizar la selección de 5 informes distintos. Informe de Personal Presente Informe de Personal Pre-autorizado Informe de Personal Vencido Informe Histórico de Accesos Informe de Rutas (Solo disponible a usuarios con el perfil Auxiliar de Transporte) El modulo también cuenta con una funcionalidad excepcional y que se propaga par cada uno de los reportes, y es la posibilidad de Guardar una Consulta, esta funcionalidad se verá en detalle al final del manual. Cada informe difiere en sus posibilidades y concepto por lo que veremos uno a uno el proceso que debe seguirse para generar cada informe. 1. Informe de Personal Presente El informe de Personal Presente me permite obtener la información de los visitantes que han realizado un ingreso en la fecha actual y no han realizado la salida correspondiente en el día actual. Esto básicamente nos indicara el personal presente dentro de la copropiedad ó empresa al momento de generar el informe. Este indicador funcionar relacionando la última entrada con su correspondiente salida, así que si la persona ha entrado 3 veces hoy pero solo ha salido 2 veces también me está indicando que todavía se encuentra en el parque o zona franca.
Podemos seleccionar el Tipo de Visitante, el Tipo de gráfica que acompañara el informe y las empresas a consultar. El administrador general de la copropiedad ó empresa podrá realizar consultas sobre todas las empresas, si el usuario es un administrador de una empresa solo podrá seleccionar sus registros.
También se pueden elegir los campos que se deben mostrar en el informe. Para ello de los campos disponibles debemos dar clic en cada uno de ellos, al hacerlo estos campos pasaran a la siguiente columna mostrándonos así cuales campos hemos seleccionado. El proceso también puede ser realizado a la inversa, es decir si nos hemos equivocado seleccionando algún campo podemos devolverlo. Es obligatorio seleccionar al menos un campo de consulta. Luego de seleccionar todos los datos y escoger los filtros deseados oprimimos el botón Generar Informe que nos llevara a la siguiente pantalla con el resultado generado. En esta nueva pantalla podremos ver los datos que solicitamos en la anterior pantalla.
Tenemos 2 áreas, la del grafico correspondiente y la grilla de datos encontrados. Esta información puede ser exportada a un archivo de excel para más fácil interpretación, ó utilizando la grilla conocer la información que necesitamos en el momento. Esta es una vista previa del informe generado por excel.
2. Informe de Personal Pre-autorizado El informe de personal pre-autorizado tiene el mismo funcionamiento explicado anteriormente. La diferencia con el anterior radica en la información que genera. Este informe me muestra todo el personal que se encuentra con una autorización válida para la fecha actual. Este personal se puede ver según cada empresa, o en el caso del administrador general quien puede ver todas las empresas. Con este informe se tiene de primera mano la información de las personas que pueden ingresar en el día a al copropiedad ó empresa, el informe se actualiza según la hora en que es generado y básicamente es una herramienta de los administradores para tener controlado el acceso de su personal y revisar inconsistencias con las pre-autorizaciones o modificaciones realizadas durante el día. El mecanismo de uso es exactamente igual al del personal presente, solo se puede notar que algunos campos de los que son seleccionables varían, dependiendo del uso que se le pueda dar en cada informe. 3. Informe de Personal Vencido Este informe me muestra todo el personal que se encuentra registrado en el portal y cuya autorización expiro debido principalmente a 3 razones, Vencimiento de ARP, Vencimiento de Contrato y Bloqueo para la fecha actual, este personal se puede ver según cada empresa, o en el caso del administrador general quien puede ver todas las empresas. Con este informe se tiene de primera mano la información de las personas cuya autorización expiro, de esta forma se puede conocer las causas de la negación de ingreso de personal de mi empresa. Además conocer si alguno de mis empleados está bloqueado en el portal por alguna razón, este informe junto con el informe de personal pre-autorizado conforman la herramienta necesaria para establecer si alguno de mis empleados no está en el portal, o si los datos que tiene registrados (ARP y Contrato) son errados y debería permitirse el ingreso del personal.
4. Informe de Rutas El Informe de Rutas me permite generar el listado de visitantes que están registrados como usuarios de rutas hacia el parque y/o zona franca, para exportar o consultar registros sobre el informe de rutas, el acceso estará permitido sólo a usuarios con perfil Auxiliar de Transporte. El usuario que sea asignado con el perfil Auxiliar de Transporte sólo podrá tener acceso al módulo de informes, sin embargo también como restricción adicional sólo podrá consultar el informe de Rutas, es decir no tendrá acceso a los demás informes que ya están presentes en el portal.
Luego de Asignar el visitante a una de las rutas escogidas el Auxiliar de Transporte podrá consultar en el módulo de informes los visitantes de esta ruta. Se puede sacar un informe de todas las rutas de la empresa o escoger una a una, lo ideal es escoger una por una, ya que esto permite el alistamiento de los auxiliares de vigilancia al momento de llegar la ruta y realizar el ingreso. Esto me llevará a la siguiente pantalla donde podre exporta un informe en Excel, que lleva todos los campos escogidos anteriormente, y un Informe en PDF que es el que nos interesa y donde realmente aparece el código de barras que podrá ser escaneado masivamente para realizar el ingreso de los pasajeros de la ruta de una forma más cómoda y rápida.
El Informe en PDF tendrá el siguiente formato, el código adjunto podrá ser leído por el computador de mano, permitiendo así evitar pedir la cédula a cada uno de los pasajeros, sólo con firmar la hoja adjunta. El vigilante o auxiliar ingresara masivamente cada uno de los autorizados, logrando una evacuación rápida de los visitantes utilizando el lector de código de barras del computador de mano. 5. Informe Histórico de Accesos El informe histórico de accesos me permite ver cada uno de los detalles de entradas y salidas a lo largo de un día para cada uno de los visitantes de mi empresa. El Informe histórico de accesos se diferencia de los primeros informes, en que aquí puedo seleccionar un rango de fechas para realizar la consulta.
Este rango de fechas permite buscar hasta 3 meses los registros a filtrar, sin embargo se recomienda no utilizarlo para más de 1 mes ya que genera un proceso demasiado lento. Cuando se selecciona un rango mayor a 1 día, la gráfica no se muestra en los resultados, debido a que la agrupación por tipos de visitantes y distintos días no se ve de forma eficiente. Aparte de la selección del rango de fechas el proceso es el mismo que en los informes de personas vencidos y pre-autorizados. 6. Consultas Guardadas Esta funcionalidad está presente en todos los informes que detallamos anteriormente, utilizando este método podemos guardar los campos y/o filtros que hemos escogido para generar un informe y utilizarlos para generarlo exactamente igual pero en otra fecha distinta.
Esto se comporta de forma básica como una especie de favoritos, por ejemplo puedo guardar mi informe semanal, y cuando regrese la próxima semana vuelvo a generar el informe con los mismos filtros escogidos inicialmente. Después de llenar todos los datos requeridos en vez de Generar Informe escojo la opción Guardar Consulta. Me aparece un campo de Texto para darle un nombre al nuevo informe a guardar. Luego damos Click en el Icono verde, y nos llevara a la pantalla de resultados como si hubiéramos escogido la opción de Generar Informe, con la ventaja que ahora ese informe quedo almacenado y asociado a nuestra cuenta de usuario y al tipo de informe. De esta forma puedo tener informe para cada clase de informe.
Luego si volvemos a mi informe, podremos ver al final que ya aparece mi favorito, de esta forma solo debo seleccionarlo y nuevamente seleccionando el icono verde, el informe será generado con los mismos filtros y campos escogidos al momento de guardarlo. LA SEGURIDAD ES UN BIEN COMUN QUE SE CONTRUYE CON LA PARTICIPACION DE TODOS