Página: 1 de 5 Revisado por: Aprobado por: NCh 2728:2015 Nombre: Alex Alarcón Hein. Cargo: Representante de la Dirección Nombre: Lidia Amarales Osorio Cargo: Gerente General Fecha: 01-05-2017. 1. OBJETIVO El propósito de este documento es establecer las pautas para confeccionar y emitir documentos del Sistema de Gestión de Calidad. 2. ALCANCE Este procedimiento cubre la confección y emisión de todos los documentos pertenecientes al Sistema de Gestión Calidad del OTEC RESPIRA LIBRE CAPACITA, según el estándar NCh 2728:2015. 3. RESPONSABLES Los responsables de la elaboración, revisión, aprobación y distribución de documentos se muestran en la Matriz de Responsabilidades para el Control de Documentos, perteneciente al procedimiento de Control de documentos. 4. DOCUMENTOS RELACIONADOS Procedimiento de Control de Documentos. 5. DEFINICIONES 5.1. Procedimiento: Es el documento que describe un proceso, el cual contempla la realización de una serie de actividades que responden a las preguntas: quién hace qué, qué se hace, cómo se hace, qué documentos se emiten, cuándo y con qué frecuencia se hace y dónde son realizadas estas actividades. Un procedimiento puede involucrar a diversos responsables o áreas de la empresa. 5.2. Instrucción de trabajo: Es el documento que describe la realización de una actividad específica que se encuentra dentro de un proceso del sistema de calidad. 5.3. Documentos del Sistema de Gestión de Calidad (SGC): Son todos aquellos que forman parte del SGC ya sea para describir, documentar o servir de registro. 5.4. Registro: Es todo documento que presenta los resultados obtenidos y sirve como evidencia de la ejecución de una actividad o proceso. Por ejemplo: certificados, planillas de control, gráficos, listas de chequeo firmadas, formularios llenados completamente, etc. 6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS No es aplicable.
Página: 2 de 5 7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO 7.1. Estructura de los Procedimientos e Instrucciones de trabajo: Todos los procedimientos e instrucciones de trabajo, tienen la estructura y contenido indicado en el ANEXO 1. Es decir contienen los siguientes puntos o secciones: 1. Objetivo. 2. Alcance. 3. Responsables. 4. Documentos relacionados. 5. Definiciones. 6. Equipos y Herramientas. 7. Actividades del procedimiento. 8. Registros. 9. Anexos. 10. Modificaciones del documento. 7.2 Encabezado de la primera hoja en Procedimientos, Instructivos y Documentos de Calidad: Todos los procedimientos, instructivos y documentos del Sistema de Gestión de Calidad, utilizan en la primera página un encabezado identificatorio en el cual se registran las firmas, con la finalidad de tener un control sobre los documentos (a excepción del Manual de Calidad SGC, el cual llevará las firmas en el pie de página). El modelo es el siguiente: LOGO Código: X-## Revisión: ## PROCEDIMIENTO, INSTRUCTIVO O DOCUMENTO DE CALIDAD Página: 1 de # Revisado por: Aprobado por: NCh 2728:2003 Nombre: Cargo: Nombre: Cargo: Fecha: ##-##-####. 7.2.1 Código: Es aquel que identifica al documento. Por ejemplo: P-01, lo cual significa que es un procedimiento (P) y es el número 1. El modelo es el siguiente: Código: Tipo Documento - Area emisora - Número de documento
Página: 3 de 5 Los tipos de documentos, a utilizar son: P = Procedimiento I = Instrucción de Trabajo D = Documento de calidad (Incluye: el manual de calidad, el organigrama, listados, programas, matrices, flujogramas, entre otros.) F = Formato El número de documento: indica el número correlativo del documento. Este se obtiene desde el Listado Maestro de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad. 7.2.2 Revisión: Representa el número de revisión del documento vigente. Para todos los documentos que se emiten por primera vez, se escribe 00 después de la palabra Revisión. 7.2.3 Página: Corresponde a la numeración de la página actual con respecto al total de páginas del documento. 7.2.4 NCh 2728:2015: Corresponde a la Norma Chilena a utilizar. 7.2.5 Fecha: Es la fecha de aprobación o fecha de vigencia del documento. 7.2.6 Revisado por: Corresponde al nombre, cargo y firma del responsable que revisa el documento. 7.2.7 Aprobado por: Corresponde al nombre, cargo y firma del responsable que aprueba el documento. 7.3 Encabezado en las demás páginas en Procedimientos, Instructivos y Documentos de Calidad: El encabezado de página de las siguientes hojas de los procedimientos, instructivos y documentos de calidad deberá ser generado según el siguiente ejemplo: LOGO Código: X-## Revisión: ## PROCEDIMIENTO, INSTRUCTIVO O DOCUMENTO DE CALIDAD Página: 2 de # 7.4 Cambios en Procedimientos, Instructivos y Documentos de calidad: Cuando se produce una modificación a un procedimiento (P) o instructivo (I), se informa de manera breve en qué ha consistido la modificación en la sección 10 (Modificaciones del documento) y se genera un nuevo procedimiento o instructivo con la nueva revisión y la nueva fecha de vigencia. Para los Documentos de calidad (D), los cambios deberán ser identificados agregando un Control de Cambios al final del documento y se genera un nuevo documento con la nueva revisión y la nueva fecha de vigencia.
Página: 4 de 5 7.5 Redacción y Generación: La redacción debe ser clara, precisa sin utilizar frases largas y ambiguas. Cuando se utilicen términos en idiomas distintos al español, se debe mantener el idioma original indicando la traducción entre paréntesis, siempre y cuando esta acción no confunda la comprensión del usuario. La documentación del SGC, es generada en hoja tamaño carta. Los formatos y documentos son codificados por única vez en la Sección 4. DOCUMENTOS RELACIONADOS, sin embargo estos solo se mencionan en negritas sin el código en la Sección 7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO. 7.6 Estructura de Formatos: Los formatos que se generen se deberán adecuar al propósito de la actividad y deberán incluir como mínimo: el logo, el titulo del formato, el código, la revisión y la fecha. 8. REGISTROS No es aplicable. 9. ANEXOS ANEXO 1 Estructura de los procedimientos e instrucciones de trabajo. 10. MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO No es aplicable En la revisión N o Se realizó la siguiente modificación: Solicitada por:
Página: 5 de 5 ANEXO 1 ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS E INSTRUCCIONES DE TRABAJO 1. OBJETIVO Se debe indicar para qué se hace el documento, cuál es su propósito. 2. ALCANCE Indicar la(s) área(s) que aplican el documento. No es necesario considerar en instructivo. 3. RESPONSABLES Indicar el cargo responsable para aplicación del documento. En caso de instructivo indicar cargo que ejecuta la actividad descrita. 4. DOCUMENTOS RELACIONADOS Listar otros documentos que se requieran para realizar la actividad descrita o forman parte de consideraciones legales aplicables. Referencias al documento en cuestión. Por ejemplo consideraciones legales aplicables, normas, otros procedimientos o instrucciones de trabajo, etc. 5. DEFINICIONES Definir términos necesarios para aclarar las actividades descritas en el documento. 6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS Descripción de equipos utilizados en la aplicación del documento. 7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO Describir en forma secuencial las actividades que dan origen al documento, tomando en cuenta quiénes participan, qué hacen, cómo se hace, cuándo y dónde se hace. Los instructivos sólo describen en forma detallada el CÓMO se realiza una actividad especifica que pertenece a un procedimiento. 8. REGISTROS Listar aquella documentación que se genera como resultado de la actividad descrita y que permite demostrar la ejecución de la misma. Ejemplos: planillas, formatos, órdenes de compra, etc. 9. ANEXOS Formatos o formularios necesarios que se requieran mostrar para aclarar una actividad. 10. MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO Se informa (n) la (s) modificación (es) que el documento ha sufrido producto de lo cual se emite una nueva revisión. Sólo aplicable a partir de la primera modificación ó Revisión: 01. En la revisión N o Se realizó la siguiente modificación: Solicitada por: