SERIE INSTRUCTIVOS INNOVA CHILE-CORFO PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS CON CARGO A PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN CON FINANCIAMIENTO ESTATAL. Propósito: Establecer un conjunto de instrucciones que faciliten la aplicación de la normativa del subsidio para la adquisición de bienes y contratación de servicios. Alcance: Este instructivo debe ser utilizado por los directores de proyectos, profesionales de apoyo administrativo a dichos directores y en general, por todo el personal vinculado a proyectos de financiamiento público. Documentos relacionados: Convenio de subsidio y sus anexos, bases del concurso. Versión 1. Aprobada y vigente a partir del NOTA: Este instructivo puede ser modificado a medida que se realicen cambios en los procedimientos ya sea por parte de Innova Chile Corfo o de la Pontificia Universidad Católica de Chile y también para realizar aclaraciones o profundizar los temas ya expuestos.
Índice Temático Requisitos generales 4 Adquisiciones de Bienes. Contratación de Servicios. I. COMPRAS Y SERVICIOS. 4 1. Gastos de Inversión 4 2. Gastos de Operación 5 3. Difusión 6 4. Recurso Humano 6 5. Subcontratos 7 6. Capacitación y Entrenamiento 7 II. GASTOS DE ADMINISTRACION. 8 ANEXOS - Anexo 1: Formulario Solicitud de Reembolso - Anexo 2: Formulario Solicitud de Orden de Compra - Anexo 3: Formulario Solicitud de Compra Vía Importación - Anexo 4: Formulario Solicitud de Viático - Anexo 5: Formulario Justificación de Viático - Anexo 6: Formulario Convenio Honorarios Escuela de Ingeniería / PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE 2
Requisitos generales. Durante la ejecución del proyecto el beneficiario deberá aplicar el siguiente procedimiento: - Para las adquisiciones y contrataciones por montos superiores a $10.000.000 netos, previamente autorizadas por Innova Chile, se deberán presentar tres cotizaciones firmadas por los proveedores. Las que sean enviadas por mail con firma electrónica adjunta. Se destaca que dependerá de las Bases Técnicas y Administrativas de cada concurso en conjunto con el Convenio de Subsidio, el rango de los montos por los que será necesario solicitar Cotizaciones o autorización previa a Ejecutivo Técnico. - Si se adjuntan menos de tres cotizaciones, se debe solicitar autorización al ejecutivo técnico, quien podrá responder en un máximo de cuatro días. - Si se adjuntan las tres cotizaciones y no se solicita autorización previa para la adquisición o contratación, Innova considerará la cotización de menor valor para respaldar. - NO se puede contratar a Coejecutores ni Asociados. I. COMPRAS Y SERVICIOS Gastos de Inversión. Corresponde a instrumental de uso genérico, equipamiento tecnológico, instalaciones, computadores, entre otro. Importante: Solo se financiará en forma proporcional al uso que de ellos se contemple, servirá de referencia la Tabla de Vida Útil Normal emitida por el S.I.I, de los bienes físicos del activo inmovilizado vigente a la fecha de la respectiva adquisición. Se debe solicitar internamente emisión de Orden de compra 1, una vez definido el proveedor. Se debe respaldar con facturas, boletas de compra y venta u otro documento emitido a nombre de la beneficiaria con V B del Director del proyecto. Se debe indicar claramente descripción del bien y servicio adquirido. Contar con 3 cotizaciones, dependiendo del valor del bien. Compra según listado y presupuesto de equipos autorizados para el desarrollo del proyecto. Deben reflejar hasta los montos máximos establecidos en el listado aprobado. A la factura (debe indicar el código del proyecto y venir con V B del Director o Alterno), se le debe adjuntar comprobante de alta para inventario del equipo. La institución asegura los equipos y entrega certificado de póliza de los equipos. En caso de realizar el investigador la compra de forma directa, podrá solicitar reembolso, completando el formulario Solicitud de Reembolso 2, adjuntando la Factura o Invoice, en la que debe especificar claramente qué producto fue adquirido. La Invoice debe indicar monto en pesos y tipo de cambio de la fecha de emisión de la Invoice. En caso de ser una importación, solicitar Solicitud de Importación 3 y adjuntar la respectiva Invoice, visada por el Director del proyecto. Para reembolsar una importación, se debe adjuntar la Invoice mas el estado que compruebe el pago, y que este pago se realizó al contado. Para hacer el cálculo se considera el valor del dólar observado el día de emisión del documento (Invoice). La Invoice debe ser emitida a nombre de la PUC y se debe incluir que corresponde a: Proyecto XXXXX Código XXXXXX. Para Licitación se debe incluir todas las especificaciones técnicas del producto o servicio a adquirir. Se debe especificar claramente las cantidades a licitar de cada producto o servicio cuando corresponda. En caso de proveedor único, se debe adjuntar carta del fabricante o proveedor indicando que es el representante único o exclusivo en el territorio nacional del producto a adquirir y 1 Ver Anexo 1 2 Ver Anexo 2 3 Ver Anexo 3 Escuela de Ingeniería / PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE 3
carta de aprobación de Innova. Incorporar lista de invitaciones a proveedores, que no podrá ser inferior a tres, acta de adjudicación, acta de apertura, aviso en un diario de mayor circulación nacional y bases técnicas. Consideraciones. Corfo NO permite pago con tarjetas de crédito o de casas comerciales. NO se tramitará el reembolso de una Invoice cuya información no sea legible o que no sea emitida a nombre de la PUC. Debe especificar claramente: cantidad de bienes a adquirir, características detalladas del bien, costos de envío y siempre debe indicar que el despacho se hará a la PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CHILE. Las Boletas o Facturas no podrán exhibir numeración continua. Las Boletas y/o Facturas deben ser legibles, montos y fechas. Gastos de Operación Gastos relacionados con combustibles, lubricantes, insumos, arriendos de vehículos, comisión de emisión de garantías (en proyectos línea 1) y gastos relacionados con la administración y apoyo al proyecto. NO se reembolsarán gastos que impliquen alimentación, o que no especifiquen el producto adquirido. Sólo se reembolsarán gastos directamente relacionados a compras necesarias para la realización de actividades de investigación. No se aceptan gastos de celular. Respaldar con factura, boleta de compra venta, cargo interno, etc. Adjuntar 3 cotizaciones, según el monto de la compra. Para la Adquisición de Pasajes se requiere: - Nombre del viajero - RUT/pasaporte - Fecha de salida, fecha de regreso y destino. - Esta información debe ser definitiva, ya que no se cancelarán los gastos que generen los cambios de vuelo u otro con fondos del proyecto. Además, se debe adjuntar respaldo de la actividad a realizar tales como: Carta de invitación o carta de aceptación de trabajo para el caso de asistencia a congresos y/o afiches de la actividad. - Se deben adjuntar 3 cotizaciones. NOTA: Se deberán observar las siguientes reglas al respecto: - Se financiarán sólo pasajes en clase económica. - Sólo se financiarán viajes relacionados con actividades autorizadas, - Todo lo anterior rige tanto para pasajes nacionales como internacionales. Para Solicitud de Viático se requiere: Que cada DIRECTOR DE PROYECTO envíe a SU ANALISTA DE PROYECTO el Formulario Solicitud de Viático 4, firmado por el DIRECTOR, como mínimo 10 días hábiles antes del evento para el cual se solicita viático. Sólo se financiarán viáticos de actividades relacionadas directamente con el PROYECTO y para miembros del MISMO. La fecha de emisión del recibo siempre debe ser anterior a la fecha que se solicita el viático. Como política interna, posterior a la actividad, se debe Justificar el Viatico, adjuntando el Formulario 5 y los respaldos correspondientes. 4 Ver Anexo 4 5 Ver Anexo 5 Escuela de Ingeniería / PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE 4
Se cancelará el 100% si es un día con alojamiento en tierra, en caso contrario corresponderá el 40% (1/2 día). El valor del viático correspondiente al grado 6 es de $42.145 y el 40% de éste corresponde a $16.858. Ejemplo: Días de viático: 3 ½ días, cuando una persona realiza un cometido en cuatro días de corrido. Al 100% $42.145 x3 = $126.435 Al 40% $16.858 x 1 = $ 16.858 TOTAL = $143.293 Como respaldo, se debe incluir: Los pasajes ( Bording Pass o Tickets) respectivos si se trata de una actividad fuera de la Región Metropolitana o internacional. Gastos de alojamiento (factura o Boleta). Solicitud de viatico PUC Recibo Simple, de ser extranjero. NOTA: Se deberán observar las siguientes reglas al respecto: Los montos de viático serán determinados según lo establecido por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Chile, equivalente al grado 6 de la escala de sueldos. (montos indicados en anexo de Solicitud de Viático) Sólo se tramitarán las solicitudes de viático cuyo recibo tenga la firma en original (no digital) del DIRECTOR DEL PROYECTO. No se tramitarán viáticos que no cuenten con todos los respaldos solicitados, incluyendo las firmas originales correspondientes Difusión. Gastos de actividades de difusión y comunicación realizados para promover y dar a conocer los resultados del proyecto. Contar con 3 cotizaciones, según monto. La asistencia a congresos y seminarios deben estar organizados previamente por el proyecto. Respaldar con factura, boleta de compra venta, recibo simple, emitidos a nombre de la beneficiaria. Recursos Humanos. Corresponde al gasto en remuneraciones del personal técnico y/o profesional asociado directamente a las actividades del proyecto, esto es, a personas naturales, anexando sus antecedentes curriculares. Se excluye todo personal administrativo de apoyo. Será responsabilidad de cada DIRECTOR DE PROYECTO confeccionar y enviar con firma original al analista del proyecto los Contratos de Prestación de Servicios Profesionales 6 que regirán durante el período de ejecución del proyecto, de todos los miembros que pertenezcan a su PROYECTO. Los convenios deberán ser recepcionados en la Secretaría DE LA ESCUELA durante los primeros 10 días hábiles del mes en que la persona inicie sus actividades en el PROYECTO. Deben venir 2 originales del convenio para gestionar la firma, uno queda en archivo del proyecto y el otro es para el interesado. Se debe adjuntar al Contrato de Honorarios, si se contrata personal extranjero al proyecto, permiso de trabajo de extranjería. Para el caso de cancelar incentivos al equipo investigador del proyecto (personal de planta), se acepta emisión de boleta de honorarios que indique Incentivo asociado al logro de resultados. El personal que se le cancele incentivo debe estar en el listado aprobado. 6 Ver Anexo 6 Escuela de Ingeniería / PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE 5
NOTA: No se tramitarán Convenios de Honorarios en forma retroactiva. No se emitirán cheques y por tanto no se pagarán honorarios al personal que no haya firmado su respectivo Contrato. Por ello se recomienda confeccionar dichos convenios con la mayor anticipación posible. No se recepcionarán boletas con fecha de emisión distinta a la del mes en curso o con fechas anteriores al inicio del contrato. Es importante mencionar que en el detalle de la boleta se debe indicar el cargo o función desempeñado durante el periodo que se está pagando y el código del proyecto Las boletas deben venir con V B del Director del proyecto, lo que acredita la autorización del monto a pagar con cargo al proyecto indicado en el detalle del documento. No se tramitarán pagos de Honorarios/Incentivos si no corresponden al monto presupuestado para tal efecto. Término anticipado del Contrato de Honorarios/Incentivos. En el caso de que ocurra el término anticipado de un Contrato de Honorarios/Incentivos, el DIRECTOR DEL PROYECTO debe dar aviso por escrito a través de una carta dirigida a la institución beneficiaria, la que finalizará en forma anticipada el contrato, como máximo 10 días después que la persona deja de ejercer sus funciones para el proyecto. Subcontratos. Corresponde a la externalización de servicios técnicos relacionados con actividades relevantes del proyecto y que no esté contemplada en otras cuentas. Se podrá subcontratar si está considerado en el proyecto sobre las bases del mismo. En caso contrario, debe ser consultado y autorizado por Innova Chile. Deben ser personas jurídicas e incluir en el contrato la cláusula de confidencialidad. No se aceptan instituciones o empresas asociadas al proyecto. Se excluye contratar a personas naturales para realizar actividades de administración y apoyo. Se deben solicitar 3 cotizaciones de proveedores o realizar licitación, dependiendo del costo del servicio. Se debe solicitar internamente emisión de Orden de compra, una vez definido el proveedor. Adjuntar factura, y en caso de tratarse de una sociedad de personas, boleta de honorarios emitida a nombre de la beneficiaria. También se acepta boleta de compra y venta. Si el servicio es cancelado en cuotas, debe adjuntarse informe de avance. Capacitación y Entrenamiento. Tiene que estar presupuestado. Al personal del proyecto, para metodologías o técnicas específicas relacionadas con el proyecto. Se pueden declarar los viajes y viáticos del personal capacitado. Matricula por seminarios, congresos, etc. Pagos por servicios de capacitación, viajes y viáticos al personal que capacita. No incluye estudios ni perfeccionamiento personal. Se requieren a lo menos 3 cotizaciones. Se acepta como respaldo facturas o boletas de honorarios que indiquen el código del proyecto, el servicio contratado y periodo de pago, todo con V B del Director o Alterno del proyecto. Sin desmedro de la clasificación anterior tome nota de lo siguiente, pues si los documentos no cumplen estos requisitos no será tramitado el pago: Escuela de Ingeniería / PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE 6
Toda la documentación y respaldos de gastos debe ser enviada a la Secretaría de la Escuela, en original. Solo se recibirán Boletas y/o Facturas originales, sin excepción. Las Boletas y/o Facturas no podrán estar enmendadas. Las Boletas y/o Facturas deben exhibir nítidamente fecha y monto. Las facturas NO pueden ser correlativas, ni se puede dividir una compra en más de una factura. NO se cursarán pagos de facturas, ni tramitarán compras, que no cuenten con los respaldos pertinentes a cada caso. NO se cursarán pagos de boletas ni facturas que correspondan a gastos en alimentación, a menos que estén vinculados con Solicitudes de Viáticos. Para gastos relacionados con coffe-break, sólo en el caso que se trate de una charla, taller o seminario relacionado directamente con actividades autorizadas en el proyecto. No se aceptarán firmas digitales. La factura debe ser emitida a nombre de la PUC con atención a: Proyecto XXXXX Código XXXXXX II. GASTOS DE ADMINISTRACION. Gastos asociados a la ejecución del proyecto tales como servicios básicos, gastos financieros por emisión de boletas en garantía (en proyectos línea 2), costos de seguros, personal administrativo de apoyo, entre otros. Recomendaciones Generales. Los gastos asociados a cada proyecto dependen de lo autorizado en las Bases, el Convenio firmado entre InnovaChile-Corfo y la PUC, y el instructivo de documentos que están disponibles en el Sistema de Gestión de Proyectos de Innova Chile-Corfo o sitio del proyecto. Escuela de Ingeniería / PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE 7
ANEXOS Escuela de Ingeniería / PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE 8
Anexo 1 PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE ESCUELA DE INGENIERIA DATOS DEL SOLICITANTE SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA Nombre Jefe Cuenta Fecha No. de Cuenta Firma Jefe Depto. DETALLE ORDEN DE COM PRA A Nombre de Dirección Teléfono Atención Señor (a) Concepto Número Artículo Valor Unitario Total Observaciones (Si el valor no es en pesos, por favor indicar la valorización de la moneda) Sub Total I. V. A. Total $ $ $ 0 0 0 Cotización Vía: Telefónica Adjunta (Marque la que corresponda) Vº Bº Subdirección Administrativa Escuela de Ingeniería / PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE 9
Anexo 2 RENDICION DE FONDOS A RENDIR FONDOS FIJOS/FONDOS NO RENOVABLES/DEVOLUCIÓN DE GASTOS T/C NUMERO DESPACHO PAG. DE DIA MES AÑO Nombre Responsable del Fondo: Rut Responsable Unidad/Proyecto/Caja Período Desde Hasta DETALLE DE DOCUMENTOS CODIGO Línea N º FECHA CONCEPTO CUENTA MONTO GASTO TOTAL FONDOS FIJOS FONDOS NO RENOVABLES VALOR DEL FONDO ASIGNADO Menos DEVOLUCION DE GASTOS RESUMEN SALDO Cuenta Monto TOTAL RENDICION 410428 410447 PESOS 410446 DOLARES 410427 EUROS 110510 TOTAL FIRMA RESPONSABLE DEL FONDO FIRMA JEFATURA FIRMA CONTABILIDAD Nombre de la persona que digitó la información Anexo E-mail Escuela de Ingeniería / PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE 10
Anexo 3 Escuela de Ingeniería / PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE 11
Anexo 5 SOLICITUD DE VIATICO D IA MES A Ñ O DATOS DEL SOLICITANTE Nombre Funcionario Rut Unidad/Proyecto/Caja Ciudad Destino País Período del Viaje Desde Hasta Duración Estadía (en días) Motivo del Viaje DETERMINACION MONTO VIATICO Viático Base PESOS DÓLAR EURO Ajuste (si corresponde) factor T/C Viático Final o Nacional (diario) PESOS DÓLAR EURO Viatico diario VIATICO A CANCELAR x x 50% = pesos (Días sin alojamiento) (Viático Final) (Moneda) x x 100% = pesos (Días con alojamiento) (Viático Final) (Moneda) Total viático solicitado pesos (Moneda) AUTORIZACIÓN DE LA SOLICITUD DE VIATICO FIRMA RESPONSABLE DEL VIATICO VºBº JEFATURA VºBº CONTABILIDAD Nombre Persona de Contacto en la Unidad anexo e-mail Fecha recepción Contabilidad Escuela de Ingeniería / PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE 12
Anexo 5 JUSTIFICACION DE VIATICO D IA MES A Ñ O DATOS DEL SOLICITANTE Nº Orden de Compra Nombre Funcionario Rut Unidad/Proyecto/Caja Destino del Viaje LIQUIDACION DEL VIATICO Fecha de Inicio Fecha de Término PESOS DÓLAR EURO Nº días con viático completo X = Nº días con viático sin pernoctar X X 50% = MONTO REAL DEL VIATICO CONSUMIDO MONTO DEL VIATICO SOLICITADO SALDO A FAVOR FUNCIONARIO SALDO A REINTEGRAR AUTORIZACIÓN DE LA JUSTIFICACIÓN DEL VIATICO FIRMA RESPONSABLE DEL VIATICO VºBº JEFATURA VºBº CONTABILIDAD Nombre Persona de Contacto en la Unidad anexo e-mail Fecha recepción Contabilidad Escuela de Ingeniería / PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE 13
Anexo 6 PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CHILE CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES En Santiago de Chile, a de., 201 entre la Universidad Católica de Chile, representada por la Jefa de Remuneraciones doña María Isabel Soler, RUT 07.115.891-8, ambos domiciliados en Avda. Bernardo O Higgins Nº 340 por una parte y por otra don (a)., rut, nacionalidad. domiciliado en, calle.., comuna, se ha convenido el siguiente contrato de prestación de servicios profesionales: PRIMERO: La Universidad encarga a don (a). a quién acepta la realización del siguiente encargo profesional:.., Proyecto. SEGUNDO: Por el encargo profesional antes descrito, la Universidad pagará a don (a) honorario por horas trabajadas, valor hora de $.. Este pago se hará contra boleta de prestación de servicios profesionales y por dicho concepto sehará la retención del impuesto que corresponda. TERCERO: La gestión profesional antes referida será efectuada por el Sr. (a). sin subordinación o dependencia de la Universidad de ningún tipo, sin el cumplimiento de una jornada u horario de trabajo ni vinculación laboral alguna, y sin la dirección inmediata o mediata de la Universidad o sus mandatarios. CUARTO: El presente contrato terminará el día...., fecha en la cual el Sr (a). deberá haber concluído totalmente el encargo profesional descrito en la cláusula primera del presente contrato. QUINTO: La Universidad se reserva expresamente el derecho de poner término al presente contrato en cualquier momento, aún sin expresión de causa, en cuyo caso pagará al Sr (a) el valor proporcional de lo trabajado hasta dicho momento. SEXTO: El Sr (a) está en conocimiento que su trabajo en el Proyecto.. significa que existe prohibición de revelar a terceros en forma oral o escrita, información sobre procesos o metodologías del trabajo que se efectúa. SEPTIMO: La Universidad no se obliga a pagar ninguna otra remuneración, gasto de viático u obligación que la descrita en la cláusula segunda del presente contrato. OCTAVO: El presente contrato de prestación de servicios profesionales se extiende en dos ejemplares de un mismo tenor, uno de los cuales queda en poder de la Universidad y el otro en poder del profesional. Las partes fijan su domicilio en la comuna de Santiago, sometiéndose a la jurisdicción de sus tribunales ordinarios. -------------------------------- ------------------------------------------------ FIRMA DEL PRESTADOR PP UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE Escuela de Ingeniería / PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE 14
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