Página: 2 de 9 Contenido 1.! OBJETIVOS.... 3! 2.! ALCANCES.... 3! 3.! DEFINICIONES... 3! 4.! INFORMACIÓN REQUERIDA.... 4! 5.! DESCRIPCIÓN DEL PROCESO.... 5! 6.! RESPONSABILIDADES.... 7! 7.! DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS.... 7! 8.! PLAN B: FALLA O CAMBIO EN LA ETAPA DEL TRABAJO.... 8! 9.! REVISIONES.... 8! 10.! RECEPCION DEL DOCUMENTO.... 9!
Página: 3 de 9 1. OBJETIVOS. El objetivo de éste procedimiento es otorgar las directrices generales, específicas y requisitos necesarios para la ejecución de la venta de los productos y/o servicios comercializados por la empresa. 2. ALCANCES. Este Procedimiento es aplicable a todos los canales directos de venta de la empresa como de soporte, conformado por los Agentes de Venta, Administrativos, Jefatura de Crédito y Cobranzas, Jefatura de Facturación. 3. DEFINICIONES Se considerará VENTA a toda actividad orientada al intercambio de productos y servicios mediante un precio convenido y condiciones establecidas. DICOM: Sistema de Morosidades y Protestos, corresponde a un informe otorgado por una empresa privada que registra el comportamiento comercial y financiero de empresas y personas naturales. SICOM: Aplicado en el caso específico de Diexa, a un Poder o carta de autorización para publicación en el Sistema de Morosidades y Protestos (DICOM) a quien actúe como aval (tercero) respaldando con documento la compra de un cliente en particular. Resolución de Consumidor: corresponde a un número identificatorio único otorgado a una empresa, persona natural, por la Dirección General de Movilización Nacional que lo acredita para el uso de explosivos industriales para el desarrollo de su actividad productiva. Resolución de Polvorines: corresponde a un número identificatorio único otorgado a una empresa, persona natural, por la Dirección General de Movilización Nacional que lo acredita para el almacenamiento de explosivos industriales. Crédito: concepto utilizado para definir que un cliente dispone de un crédito autorizado y no requiere de documento de respaldo (cheque) para efectuar una compra.
Página: 4 de 9 Cuenta corriente: listado del detalle de la deuda de un cliente. 4. INFORMACIÓN REQUERIDA. Para la concreción de la venta se necesitará en primera instancia identificar al cliente mediante los siguientes datos: - Nombre o Razón Social; - RUT; - Dirección comercial; - Dirección particular; - Número teléfono oficina; - Número teléfono móvil; - Giro; - Contacto; - Faena: - Ubicación; - Monto compra mensual estimada; - Dirección de correo electrónico; Por el giro de la empresa, se requerirá que todo cliente disponga de su resolución de consumidor de explosivos y resolución de polvorines. Sin éstas resoluciones no se podrá ejecutar la venta.
Página: 5 de 9 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO. Las ventas a clientes se considerarán bajo las siguientes condiciones comerciales: o Contado (efectivo). o Contado con documento. Requiere validación por sistema Dicom. o Documento a 30 días. Requiere validación por sistema Dicom. En casos puntuales, y autorizados por el Gerente Comercial, Gerente de Ventas, o Jefe de Crédito y Cobranza, se aceptarán documentos de tercero previo informe DICOM y firma del SICOM. o Cuenta corriente a 30 días: ventas con límite de crédito. Requiere orden de compra. Tanto para ventas con documento a 30 días como cuenta corriente se requerirá de un estudio de la situación comercial y tributaria del cliente para ello se requerirá información por parte del cliente conforme a Formulario de Solicitud de Crédito (Anexo Nº 1 DV.PRO.001): - 6 Últimos IVA; - Balance de la empresa; - Declaración de renta; - Llenar documento Solicitud de Crédito. Se adjunta al presente documento. Éste debe ser llenado por el cliente directamente o a través del Agente de Ventas. Los antecedentes presentados serán estudiados por el departamento de contabilidad de la empresa, y se les anexará informe comercial emitido por DICOM.
Página: 6 de 9 Una vez recepcionado el requerimiento por parte del cliente, el Gerente de Ventas, Agente de Venta, o a quienes ellos designen para la tarea, se ejecutan las siguientes actividades: - Verificación de disponibilidad de productos conforme a stock, ya sea consultando el sistema de gestión o revisando los libros de polvorines; - Cálculo del monto a adquirir por parte del cliente; - Consulta al Jefe de Crédito y Cobranza respecto al estado de cuenta del cliente en caso que la venta sea con crédito y con cuenta corriente; - Verificación de lista de precios vigente. En caso que algún producto no esté en la lista de precios del cliente el Gerente de ventas deberá otorgarlo; - Coordinación con Jefe de Transporte en caso que se requiera transporte para la entrega de los productos; - Comunicación a Polvorinero respecto del pedido y coordinación de fecha de entrega en polvorines o despacho en vehículo interno. - Verificar la disposición de documentación Autorización Para Comprar (APC) y Guía de Libre Tránsito (GLT). - En caso de pago con documento (Cheque), ya sea al contado o 30 días, validación por sistema EQUIFAX (verificación de cheques) y posterior envío a Jefe de Crédito y Cobranzas mediante Memo de Tesorería. - Generación del documento tributario correspondiente, ya sea guía de despacho en primera instancia (para posterior facturación) o factura directa. Ambos casos tienen que
Página: 7 de 9 ser siempre confeccionada mediante el sistema de gestión (SOFTLAND). Despachos con guía manual sólo podrán ser autorizadas formalmente por el Jefe de Facturación y fundamentado en la imposibilidad de emitirlas por sistema por falla de éste, o factores externos (falla de energía, etc). 6. RESPONSABILIDADES. Gerente de Ventas: Será responsable de supervisar el proceso de venta y que éste se ejecute conforme al procedimiento; atender y dar respuesta a las solicitudes de clientes, en cuanto a ofertas, disposición de precios vigentes para las ventas de productos y/o servicios; resolución y autorización de venta en condiciones especiales. Agente de ventas: Será el responsable de ejecutar la venta bajo los parámetros establecidos. Enlace de los requerimientos de producto, precio, crédito entre el cliente y la Gerencia de Ventas. Jefe de Crédito y Cobranza: Será responsable de supervisar el proceso de venta y que éste se ejecute conforme al procedimiento. Será responsable de generar y enviar la información que respecta al estado de cuenta de los clientes de cada agencia. Mantener actualizada la cuenta considerando facturación y cancelaciones correspondientes. Jefe de Facturación: Será responsable de supervisar el proceso de venta y que éste se ejecute conforme al procedimiento. Será responsable de facturar oportunamente las ventas de productos o servicios. Gerente Comercial y de Operaciones: Tiene la responsabilidad revisar y aprobar el presente procedimiento. Garantizará que éste procedimiento sea conocido y aplicado por todo el personal involucrado en las actividades que se describen. 7. DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS. Para el cumplimiento del presente procedimiento, se requiere de la utilización de los siguientes documentos: - Solicitud de crédito;
Página: 8 de 9 8. PLAN B: CAMBIO EN LA ETAPA DEL TRABAJO. Secuencia del trabajo Riesgos potenciales Control de los riesgos 9. REVISIONES. REVISION. FECHA. NATURALEZA DEL CAMBIO. 01 30/12/2011 Creación del documento.
Página: 9 de 9 10. RECEPCION DEL DOCUMENTO. Nombre del documento: Procedimiento de Ventas. Acuso recepción conforme del documento llamado Procedimiento de Ventas y manifiesto mi compromiso de leerlo y acatar íntegramente las instrucciones indicadas en este. Nombre del trabajador: Cedula de Identidad: Cargo: Fecha de Recepción: Firma: