OBJETIVO DEL PREMIO EL PREMIO BASES DEL CONCURSO INTEGRIDAD. En qué categorías pueden concursar las iniciativas? Quiénes pueden participar?

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2 2 OBJETIVO DEL PREMIO Reconocer las buenas prácticas de los proveedores en el marco de la política de Responsabilidad Corporativa de Electricaribe. EL PREMIO Electricaribe quiere reconocer las buenas prácticas de sus proveedores, entendiendo que son ellos quienes con su aporte ayudan a fortalecer la sostenibilidad de la organización. En la búsqueda por estrechar y mantener la relación de confianza con sus proveedores, los invita a compartir sus iniciativas en salud y seguridad e integridad. El premio busca visibilizar las acciones que realizan los proveedores en sus actividades diarias, así como motivar e impulsar el desarrollo de nuevas iniciativas, replicables y de alto impacto para todos sus grupos de interés. Hoy se quiere reconocer la tenacidad con la que cada uno de ellos ha asumido el reto de la mejora continua y entregar un premio que responda a los méritos alcanzados por sus buenas prácticas en el año BASES DEL CONCURSO Quiénes pueden participar? En la presente convocatoria, podrán participar todos los proveedores de Electricaribe definidos como pequeña, mediana o grande empresa, acorde con las disposiciones legales descritas en el artículo 2 de la Ley905 de 2004, y que exige el cumplimiento del total de las condiciones estipuladas para cada tipo de empresa, a saber: Empresa pequeña Planta de personal entre once (11) y cincuenta (50) trabajadores. Activos totales por valor entre quinientos uno (501) y menos de cinco mil (5.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes Empresa mediana Planta de personal entre cincuenta y uno (51) y doscientos (200) trabajadores. Activos totales por valor entre cinco mil uno (5.001) a treinta mil (30.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Empresa grande Planta de personal de más de 200 trabajadores Activos totales por valor de más de treinta mil uno (30.001) salarios mínimos mensuales legales vigentes. En qué categorías pueden concursar las iniciativas? Se han seleccionado dos temas de vital relevancia para la organización, fundamentales en el trabajo diario con los proveedores: Salud y seguridad e Integridad. Las empresas concursantes pueden participar postulando su(s) iniciativa(s) en estas dos categorías, creadas por Electricaribe para reconocer los méritos y las acciones de aquellos proveedores que fortalecen la sostenibilidad de la compañía con el cumplimiento de prácticas y principios responsables. Nota: Su organización podrá postular máximo dos iniciativas, una por cada categoría descrita. Tenga en cuenta el objetivo de su iniciativa a la hora de seleccionar la categoría en la cual desea concursar, recuerde que debe seleccionarla en el momento de la inscripción. INTEGRIDAD Esta categoría hace referencia a la manera como los proveedores internalizan conductas éticas, honestas e integras; así mismo, las fomentan entre sus grupos de interés. En el marco de la Política de Responsabilidad Social Corporativa de Electricaribe y Gas Natural Fenosa, se tienen tres principios de integridad, los cuales han sido promovidos entre los proveedores y serán tenidos en cuenta al momento de la definición de criterios de

3 3 evaluación, a saber: 1. Rechazar la corrupción, el fraude y el soborno en el desarrollo de nuestra actividad y establecer medidas para evitarlos y combatirlos, desarrollando canales internos que permitan la comunicación de irregularidades, respetando y protegiendo el anonimato del comunicante. 2. Respetar los principios del Pacto Mundial de Naciones Unidas, así como los principios de la OCDE para el Gobierno de las Sociedades. 3. Respetar todos los aspectos recogidos en la Declaración Universal de los Derechos Humanos de Naciones Unidas y en la Declaración de la OIT, relativos a los principios fundamentales en el trabajo, prestando especial atención al reconocimiento de los derechos de las minorías étnicas, al rechazo a la explotación infantil, a los trabajos forzosos o a cualquier otra práctica que vulnere los derechos de los trabajadores. Lo anterior indica entonces, que las iniciativas con las cuales se postularán los proveedores, deben estar enfocadas a promover buenas prácticas de anticorrupción, fraude y soborno; y buenas prácticas en derechos humanos. Cualquiera de los dos énfasis, al interior de la organización y extensivo a sus grupos de interés. Podrán participar en esta categoría iniciativas que: 1. Por estar integradas al SER de la organización, fortalecen la posición frente a aspectos como la corrupción, el fraude, el soborno y los derechos humanos. 2. Promuevan la formación y capacitación en prácticas de integridad (anticorrupción y/o derechos humanos). 3. En su divulgación permitan a la organización fomentar las buenas prácticas entre sus grupos de interés y aportar al desarrollo de una sociedad más transparente y que respete los derechos humanos. 4. Permitan la denuncia segura ante evidencia de prácticas corruptas, de fraude o soborno al interior o fuera de la organización y de los grupos de interés a quienes se impacta. 5. Permitan la denuncia segura ante evidencia de vulneraciones a los derechos humanos al interior o fuera de la organización y de los grupos de interés a quienes se impacta. 6. Contribuyan a la pronta respuesta y reparación en caso de haber sido detectada alguna falta ante los principios éticos que haya establecido la organización. 7. Permitan encuentros periódicos para la rendición de cuentas a sus grupos de interés y permitan el acceso a la información que legalmente debe comunicarse- estados y desempeño financieros, cumplimiento de la estrategia, etc.-. Los participantes de la presente categoría tendrán que sustentar el cumplimiento de dichos criterios con documentos de soporte virtuales (presentaciones, imágenes, documentos) los cuales serán entregados a la dirección de correo electrónico descrita en los términos de referencias y condiciones. SALUD Y SEGURIDAD Esta categoría hace referencia a la manera como los proveedores de Electricaribe, dando seguimiento a los requerimientos que la compañía exige, establecen estrategias para la prevención y cumplimiento de prácticas responsables en salud y seguridad con sus empleados, y promueven dichas prácticas en su cadena de valor. En el marco de la Política de Responsabilidad Social Corporativa de Electricaribe y Gas Natural Fenosa, se cuenta con seis principios de seguridad y salud, los cuales han sido promovidos entre los proveedores y serán tenidos en cuenta al momento de la definición de criterios de evaluación, a saber: 1. Garantizar que la seguridad y la salud son una responsabilidad no delegable, que a través de un

4 4 compromiso visible es liderada por la alta dirección y asumida de forma proactiva e integrada por toda la organización, así como por nuestros proveedores y empresas colaboradoras. 2. Establecer la seguridad y la salud como una responsabilidad individual que condiciona el empleo de los trabajadores de Gas Natural Fenosa, así como la actividad de sus empresas colaboradoras. 3. Velar por que cualquier situación potencial de riesgo que pudiera afectar a los trabajadores, clientes, público y a la seguridad de las instalaciones sea notificada, evaluada y gestionada de un modo apropiado. 4. Establecer el aprendizaje como motor del cambio hacia la cultura de la seguridad, mediante la formación continua, el análisis de accidentes e incidentes y la difusión de las lecciones aprendidas. 5. Integrar criterios de seguridad y salud exigentes en los procesos de negocio, en los nuevos proyectos, actividades, instalaciones, productos y servicios, así como en la selección y evaluación de proveedores y empresas colaboradoras, cuyo incumplimiento condicione el inicio o la continuidad de la actividad. 6. Proporcionar los recursos y medios necesarios que posibiliten el cumplimiento de los estándares de seguridad establecidos en cada momento. Debido a la relevancia que Electricaribe ha dado al tema de salud y seguridad en el trabajo, y el compromiso que ha asumido haciendo seguimiento en su cadena de valor para la promoción de estas buenas prácticas, la presente categoría pretende reconocer a aquellos proveedores que han integrado de manera adecuada a su organización el compromiso de manejar los riesgos laborales a través de una política de prevención en salud y seguridad y su debida gestión. Podrán participar en esta categoría iniciativas que: 1. Fortalezcan y evidencien una posición de la organización frente al tema de salud y seguridad en el trabajo y su compromiso. 2. Promuevan la formación y capacitación en salud y seguridad en el ambiente laboral, así como las iniciativas que promuevan la formación y capacitación en competencias técnicas como riesgo en alturas, manejo correcto de elementos de trabajo, manejo de electricidad, entre otros. 3. Involucren a los empleados en la promoción de una cultura organizacional segura y responsable, y la prevención de riesgos profesionales a partir del uso correcto de los equipos e implementos de seguridad necesarios. 4. Propendan por el bienestar de la sociedad a través de la prevención de incidentes por el uso indebido de la electricidad. (Capacitaciones en el uso y manejo de electrodomésticos) 5. Se enfoquen en la prevención y concientización frente al robo de energía. 6. Permitan a la organización reducir los riesgos por el número de personas electrocutadas por robo de energía, manipulación de puntos eléctricos, contadores, etc. 7. Permitan dar respuesta efectiva a eventuales riesgos profesionales o siniestros. Los participantes de la presente categoría tendrán que sustentar el cumplimiento de dichos criterios con documentos de soporte virtuales (presentaciones, imágenes, documentos), los cuales serán entregados a la dirección de correo electrónico descrita en los términos de referencias y condiciones. Cómo inscribirse? Para participar tenga en cuenta los siguientes pasos: 1. Información de la convocatoria: La información correspondiente al premio, los formularios, dudas, inquietudes y la publicación de finalistas y ganadores se realizará a través del correo electrónico y contará con un espacio disponible en la página web de Electricaribe. 2. Inscripción: los participantes deberán diligenciar

5 5 el formulario de inscripción que se será enviado por correo electrónico y deberán enviarlo, antes de la fecha de cierre (27 de agosto de 2014): Solamente se tendrán en cuenta aquellas organizaciones que hayan enviado el formulario de inscripción diligenciado en el plazo establecido por Electricaribe. Las solicitudes deberán ceñirse al formato requerido. Asegúrese de diligenciar los datos de contacto. 3. Envío de información sobre la iniciativa: al momento de enviar el formulario de inscripción diligenciado, el proveedor debe adjuntar los documentos de soporte pertinentes para corroborar la información descrita en el formulario. Los documentos de soporte y formulario deben ser enviados al correo Con plazo máximo de entrega el 27 de agosto. En este paso, el proveedor postulante contará con asesoría telefónica por parte de la organización evaluadora del Premio la Corporación CREO- a través del correo electrónico y al teléfono en Bogotá (1) en horario de oficina. Hasta cuándo se puede realizar la inscripción y entrega de la información? La inscripción, el envío del formulario y la información se deberán realizar en las fechas establecidas por el cronograma del concurso. No se recibirán inscripciones ni información después de las fechas estipuladas. Bajo qué criterios serán seleccionadas las iniciativas ganadoras? Las iniciativas inscritas y que envíen la información requerida en los tiempos estipulados competirán únicamente con organizaciones que pertenezcan a su misma categoría empresarial y bajo los criterios establecidos por Electricaribe para el Premio. Además, dichas iniciativas serán evaluadas bajo los siguientes criterios que definirán la selección de los 18 finalistas (3 en cada categoría): Desarrollo social: evalúa cómo contribuye la iniciativa descrita en el desarrollo social de quienes se ven beneficiados de la misma. Integración e impacto de la iniciativa en la organización: evalúa la implementación y apropiación de la iniciativa en la organización. Impacto en la cadena de valor: evalúa si la organización hace extensiva la buena práctica o iniciativa en su cadena de valor y permite verificar el impacto que tuvo en la misma. Cobertura y continuidad: evalúa a quienes está dirigida y cuánto lleva en práctica Inclusión de grupos de interés y cooperación externa: evalúa qué nivel de participación tienen los grupos de interés beneficiados de la iniciativa para que se lleve a cabo y si cuenta con algún aliado estratégico para su implementación. Indicadores de medición, control y monitoreo: evalúa los indicadores de gestión dados para hacer seguimiento a la iniciativa dentro de la organización y por ende conocer su estado en términos de integridad o salud y seguridad Convocatoria Inscripción y envío de documentos de sorporte Cierre de convocatoria Evaluación y selección Premiación 4 de agosto 4 de agosto al 27 de agosto de agosto 25 de agosto 28 agosto al 5 de septiembre 9 de septiembre Las 18 iniciativas pre-seleccionadas serán notificadas vía correo electrónico y posteriormente se indicará cuáles fueron las 6 iniciativas ganadoras. Durante la selección, la entidad evaluadora CREO podrá requerir a las empresas semifinalistas información adicional que amplié el conocimiento de sus iniciativas.

6 6 Cómo serán reconocidas y premiadas las iniciativas? Las 6 iniciativas ganadoras, serán reconocidas en el marco del seminario Valor para Proveedores. Así mismo, se otorgará un reconocimiento como aliados estratégicos para la organización. TÉRMINOS Y CONDICIONES La inscripción y la participación son gratuitas. Las empresas participarán postulándose con 1. máximo dos iniciativas, una por categoría en 2. el grupo al cual pertenece. Sólo se tendrán en cuenta iniciativas que ya han sido implementadas y presentan avances y resultados, entre enero 2013 y diciembre No aplican proyectos sin iniciar. Se pre-seleccionarán 18 finalistas (3 en cada categoría por grupos). Se reconocerán en total seis 3. (6) iniciativas de los proveedores, una por cada categoría en cada grupo de empresas. 6. No se aceptarán solicitudes de personas naturales. 7. No se aceptarán solicitudes incompletas o enviadas después de la fecha de cierre de la convocatoria. 8. Al diligenciar la inscripción y al enviar el formulario con soportes, el proveedor certifica que toda la información que estos contienen es cierta y está actualizada y completa. 9. Los documentos de soporte deben encontrarse en formato office y digital. Para el caso de material audiovisual el mismo no debe tener una duración mayor a 10 minutos y un peso superior a 10 MB. 1O. Las iniciativas serán evaluadas, bajo los mismos criterios, por un ente externo a la organización que garantiza la transparencia de todo el proceso. 11. Frente a cualquier duda, solicitud, queja o reclamo puede comunicarse directamente con la organización del premio al correo electrónico: Grupo Pequeña Mediana Grandes Categoría Salud y seguridad Integridad Salud y seguridad Integridad Salud y seguridad Integridad 4. Sólo se aceptará una solicitud en cada categoría por organización participante y por tipo de empresa. 5. No aplica para consorcios y/o uniones temporales constituidas con menos de 1 año de anterioridad a la fecha límite de aplicación a la convocatoria.

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