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5 MENUES PRINCIPALES DE LAS NUEVAS VERSIONES Word Otros apuntes Prof. Marcelo Artana Page 5

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7 PLAN DE TRABAJO a. Conocer el procesador de texto. b. Crear un documento nuevo. a. Cambiar el nombre a un documento b. Escribir un texto c. Configurar la página de trabajo d. Dar formato al texto e. Personalizar párrafos f. Manejar imágenes y tablas g. Revisar ortografía Ambiente de trabajo en Word de versiones viejas Las características esenciales del sistema operativo Windows (manejo de ventanas) se mantienen para todas las aplicaciones que fueron desarrolladas bajo este ambiente de trabajo, y Word es una de ellas. La principal función de los elementos de una ventana es proporcionar al usuario información relevante sobre las características del trabajo que esta realizando en la aplicación, por ejemplo la extensión del documento. Observe por un momento la siguiente figura: Word Otros apuntes Prof. Marcelo Artana Page 7

8 Qué semejanzas y diferencias encuentra entre el ambiente de trabajo de un procesador de texto y una máquina de escribir eléctrica? Completar la siguiente tabla con al menos cinco características que identifique importantes de resaltar entre una máquina de escribir y un procesador de texto: Característica Procesador de textos Máquina de escribir Regla horizontal? P P Regulador vertical de alimentación de papel? P P Diversidad en fuentes de texto? P P Tabuladores (decimales, alineación: derecha, izquierda, centrada)? P P Cambio de línea automática? P Opción para guardar documentos? P Diferente color de texto? P Además de las características previamente identificadas, a continuación se presentan siete elementos básicos de gran utilidad al trabajar con un procesador de texto. 1) Barra de Título. Sección localizada en la parte superior de la ventana que incluye: el nombre de la aplicación, el nombre del documento activo (que puede ser Documento1, Documento2...etc. hasta que no se guarde el documento con otro nombre) y los botones de la ventana (minimizar, maximizar y cerrar). Word Otros apuntes Prof. Marcelo Artana Page 8

9 2) Barra de Menús. Se localiza abajo de la barra de título y contiene las funciones que se pueden utilizar en un procesador de textos. Al dar clic sobre el nombre del menú se despliegan las opciones disponibles. Para cerrar el menú, basta con dar un clic en cualquier otra parte de la pantalla. Tip: existe un método alterno para desplegar el contenido del menú sin utilizar el ratón. Presionar primero la tecla <ALT> y enseguida la letra subrayada del menú deseado, por ejemplo para ver el contenido del menú Archivo (File) es necesario oprimir la tecla <ALT> y la letra A. 3) Barra de Herramientas. Contiene un conjunto de botones representados por diversos iconos o símbolos asociados a una función del procesador, como por ejemplo la impresión del documento. Tip: para conocer la función asignada a cada botón coloque el puntero del ratón sobre el botón y observe la frase que aparece describiendo la función del botón. Las barras de herramientas se pueden personalizar según las funciones principales del usuario, además existen diferentes barras de herramientas que agrupan diversas funciones. Las barras de herramientas más comunes son la Estándar y de Formato. El procedimiento para esconder o mostrar las barras es: 1. Abrir el menú Ver (View) de la barra de menú. 2. Localizar la palabra Herramientas (Toolbars) y dar un clic. 3. Seleccionar las opciones Estándar (Standard) y Formato (Formatting) del submenú que se muestra. Una barra esta seleccionada cuando aparece una marca al lado izquierdo de la palabra. 4. Dar un clic en la opción deseada para seleccionar o deseleccionar. 4) Regla: Orienta al usuario sobre las dimensiones horizontales del contenido del documento, es decir, se utiliza para establecer de una forma rápida el margen izquierdo y derecho, definir la sangría a los párrafos, establecer tabulaciones y/o cambiar el ancho de las columnas de una tabla. 5) Punto de Inserción: Representa el indicador del puntero del ratón dentro de la hoja del procesador de texto. La barra vertical intermitente (punto de inserción) que aparece en el área de texto, indica al usuario donde se insertará el texto en el documento. Word Otros apuntes Prof. Marcelo Artana Page 9

10 6) Barras de desplazamiento. Permiten ver el contenido del documento a lo largo y a lo ancho de la ventana de la aplicación para navegar dentro del contenido en el documento. El bloque que se localiza dentro del rectángulo de la barra de desplazamiento es la parte que hay que seleccionar y sin soltar con el ratón; mover el puntero en la dirección deseada. 7) Barra de estado. Se localiza en la parte inferior de la ventana y está integrada por tres secciones: a) La primera contiene información sobre la página y sección en donde se encuentra el punto de inserción, así como el número de páginas del documento. b) La segunda sección, muestra la localización en renglones y columnas del punto de inserción. c) En la última parte indica al usuario la activación de diversas funciones propias del procesador, como: GRB [Grabar macros] (REC), MCA [Control de cambios] (TRK), EXT [Extender selección] (EXT) y SOB [Sobrescribir] (OVR). Word Otros apuntes Prof. Marcelo Artana Page 10

11 El procesador de palabras Word, como aplicación líder en el manejo de documentos tipo texto posee estas y otras características únicas... Otros Menús de Microsoft Word La barra de menús de Word organiza los comandos de una forma lógica, facilitando el acceso a las características que se necesitan. Por ejemplo, todos los comandos relacionados con las tablas están agrupados en el menú TABLA (Table). Menú ARCHIVO (File).- Menú que tiene asignadas las funciones básicas en el manejo de los documentos, es decir, la parte administrativa de los documentos que se crea en la aplicación. 1. Crear un documento nuevo. 2. Localizar los documentos de Word previamente guardados. 3. Cerrar el documento actual. 4. Almacenar el documento activo en una unidad de disco. 5. Guardar los cambios del documento con diferentes características, por ejemplo: diferente nombre. 6. Establecer márgenes, tamaño del papel, orientación de la página de todo el documento o de una parte de éste. 7. Presentar en pantalla el aspecto final que tendrá el documento si se imprime. 8. Enviar el documento a impresión en el dispositivo previamente asignado. Además se puede especificar el número de copias, el rango de hojas a imprimir y calidad de impresión, entre otras. 9. Acceder rápidamente a los documentos recientemente utilizados en Word. 10. Salir de la aplicación Microsoft Word. Menú EDICIÓN (Edit).- Menú que tiene asignadas las funciones primordiales en el manejo del texto. 1. Deshacer la aplicación de la función más reciente realizada al documento. 2. Repetir la ejecución de la operación más reciente aplicada al documento activo. 3. Cortar el texto u objeto seleccionado para pegarlo en otra parte del documento. 4. Copiar la información seleccionada a otro lugar destino. 5. Pegar la información previamente cortada o pegada en otro lugar dentro o fuera de la aplicación. 6. Borrar el texto u objeto seleccionado del documento activo. Las teclas SUPR, DEL o RETROCESO realizan la misma función. 7. Buscar en el documento activo información proporcionada por el usuario incluyendo ciertas características de: formato, símbolos, comentarios o notas al pie de página. 8. Localizar y reemplazar en el documento activo el texto, formato, marcas de comentarios o notas al pie de página que se hayan definido. Word Otros apuntes Prof. Marcelo Artana Page 11

12 Menú VER (View).- Proporciona opciones relacionadas para mostrar diversos elementos de la aplicación y/o la forma física en como está quedando el documento. En síntesis agrupa las herramientas de visualización dentro de la aplicación. 1. Cambiar a la vista normal. El contenido del documento se aprecia en formato básica, lo que permite enfocar la atención sobre la información. 2. Cambiar a la vista diseño en pantalla. El contenido del documento se presenta respecto a la estructura, es decir, títulos, estilos de párrafo, etc. 3. Cambiar a la vista diseño de página, muestra el contenido del documento tal cual como se vería impreso. 4. Cambiar a la vista diseño en pantalla. El contenido del documento se presenta respecto a la estructura, es decir, títulos, estilos de párrafo, etc. Ideal para organizar ideas. 5. Personalizar los botones de la barra de herramientas. 6. Mostrar u ocultar la regla. 7. Acceder al texto del encabezado o pie de página que se localiza en la parte superior e inferior de las páginas del documento. Menú INSERTAR (Insert).- Menú que contiene todas las opciones de inserción que se pueden realizar en o para un documento. 1. Insertar un salto de página, columna o sección en la posición actual del punto de inserción dentro del documento. 2. Insertar números de página en los documentos. 3. Agregar imágenes de cualquier tipo, como: las prediseñadas en la galería de Microsoft, dibujos, gráficos, autoformas o cualquier diseño de otra aplicación. Word Otros apuntes Prof. Marcelo Artana Page 12

13 Menú FORMATO (Format).- Contiene aquellas funciones que ayudan a modificar el aspecto del documento como: color, fuente, alineación, bordes y todo lo que hace a un procesador de palabras, mágico. 1. Modificar las características del texto seleccionado como son: color, tamaño, tipo de letra, fuente, etc. 2. Definir las características del párrafo seleccionado como son: alineación, interlineado, espacio entre párrafos, etc. 3. Anexar al texto seleccionado, caracteres o un índice de números para identificar los elementos que componen una lista. 4. Agregar bordes y sombreado a los elementos seleccionados. 5. Determinar la posición y el tipo de alineación del tabulador a insertar. 6. Cambiar la presentación del texto seleccionado, por ejemplo de mayúsculas a minúsculas. Los cinco menús anteriores son los más importantes y comunes en un procesador de textos, con la práctica, el dominio de las funciones que contiene será automático, y el resto de las funciones de los otros menús lo va adquirir con la práctica. PERSONALIZAR EL ESPACIO DE TRABAJO La magia dentro del procesador de texto es tal, que se puede personalizar el espacio de trabajo para proporcionar comodidad a quien escribe. La ubicación de estas opciones está en la barra de herramientas estándar. Las opciones se activan y desactivan simplemente con dar un clic sobre la imagen correspondiente. A continuación se muestran los más comunes: Función Descripción Mostar u ocultar. Activa o desactiva la aparición de los caracteres de control en el manejo del texto dentro del documento, por ejemplo el fin de párrafo. Barra de dibujo. Habilita o deshabilita la barra de dibujo. Mapa del documento. Aparece una barra en el extremo izquierdo con la estructura del documento actual. Tabla y bordes. Habilita o deshabilita la barra para el manejo de bordes y tablas. Ejecutar el software del procesador de palabras Word resulta muy sencillo, basta con localizar la aplicación dentro de la computadora y dar un clic sobre el ícono. El procedimiento a seguir es: 1. Dar un clic en el botón Inicio (Start) localizado en la barra de tareas de su computadora. 2. Mover el puntero del ratón sobre la opción Programas (Programs). 3. Seleccionar la opción Microsoft Word en el submenú que aparece y dar un clic sobre ésta. Automáticamente aparecerá una ventana con un documento en blanco, listo para que el usuario comience a trabajar inmediatamente. Word Otros apuntes Prof. Marcelo Artana Page 13

14 Otra característica al abrir la aplicación de Word, es que automáticamente crea un documento en blanco y coloca el cursor al inicio del mismo a fin de que el usuario pueda comenzar a trabajar inmediatamente. Observaciones: Si aparece el ayudante de Office seleccione la opción: Comenzar a usar Microsoft Word. Si la ventana se abre pequeña, dé un clic sobre el botón maximizar para ampliar la ventana. Una vez abierta la aplicación, los procesadores de palabras tienen agrupadas las funciones que se pueden realizar por tema. Suena lógica esta organización, pues si se desea insertar una imagen al documento, intuitivamente y sin tener conocimiento previo del uso del procesador de palabras, la inercia es ir al menú INSERTAR (Insert) y buscar entre las opciones la que indique cómo colocar una figura en el documento. Las funciones principales en Microsoft Word se encuentran agrupadas en los siguientes menús, que a su vez tienen opciones específicas relacionadas con el tema. La forma más sencilla de acceder a las opciones de un menú es dar un clic sobre el nombre del menú o bien oprimir la tecla <ALT> enseguida de la letra subrayada del menú que se desea abrir. Word Otros apuntes Prof. Marcelo Artana Page 14

15 Algunos de los comandos de los menús tienen una leyenda al lado derecho, similar a este formato CTRL + LETRA, lo cual indica al usuario que presionando al mismo tiempo estas teclas se ejecuta la función asignada. Esta combinación de letras también se conoce como Shortcut Key. Por ejemplo, la función PEGAR (Paste) se puede ejecutar sin acceder al menú EDICIÓN al presionar las teclas CTRL + V. Para conocer más a detalle las funciones agrupadas a los menús de Microsoft Word dé un clic en el siguiente título: Menús de Microsoft Word. Conforme vaya incorporando el uso del procesador de textos a sus actividades diarias, usted va a adquirir habilidades y destrezas que le facilitarán el uso de la aplicación. El acceso a las opciones de las funciones de los menús se puede hacer de varias maneras, para conocer cada una de éstas dé un clic sobre el título de su interés: a. A través del cursor del ratón. b. Con las flechas del teclado. c. Combinación de teclas para acceso directo. Word Otros apuntes Prof. Marcelo Artana Page 15