1 OBJETO: 2 ALCANCE: 3 ETAPAS:

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1 1 OBJETO: Describir las actuaciones que deben realizar el personal del Organismo Intermedio (OI) del Programa Operativo del FSE de las Illes Balears para el selección de la muestra de operaciones a las que se deben realizar visitas in situ. 2 ALCANCE: Este procedimiento se aplica tanto a las operaciones cuyo método de gestión sea la convocatoria de subvenciones como a las que se realicen por convenio, contrato o por gestión directa, todas ellas susceptibles de ser declaradas al Fondo Social Europeo para su cofinanciación con cargo al Programa Operativo del FSE de las Illes Balears para el período ETAPAS: Núm Responsable Tarea 1 OC 2 OC 3 OI Elabora y aprueba una convocatoria de subvenciones. Una vez que la comisión evaluadora (en su caso) o el órgano instructor ha decidido qué solicitudes de las presentadas deben recibir la subvención introduce en el sistema contable SAP/3 Las ayudas que va a otorgar para la elaboración de los documentos contables AD. En el caso de que se produzca una modificación de la convocatoria que suponga aumento de la cantidad a otorgar y, por tanto, aumento de los posibles beneficiarios también comunicará al OI esta circunstancia. Una vez introducidas todas las solicitudes en el sistema contable SAP/3 Y en la aplicación Fondos Europeos, comunica al OI la relación de operaciones que serán cofinanciadas. Comprueba que en Fondos Europeos se han introducido todas las operaciones que van a ser cofinanciadas con cargo a la convocatoria de subvenciones aprobada por el OC. 4 OI Están todas las operaciones dadas de alta en Fondos Europeos? 5 OI Si No 6 Continua con el proceso Da de alta las operaciones en Fondos Europeos 7 OI 8 OI 8 OC 9 OI Selecciona todas las operaciones que forman parte de la convocatoria de subvenciones y obtiene la muestra representativa de un mínimo del 10% con la aplicación Fondos Europeos (ver anexo sobre el procedimiento de obtención de la muestra). En el caso de ampliación de la cantidad prevista en la convocatoria realiza la selección de las nuevas operaciones añadidas a primera selección. Una vez obtenida la muestra comunica al OC las operaciones seleccionadas para la realización de la visitas in situ y le indica que cuando el personal del OC vaya a realizar las visitas in situ de esas operaciones seleccionadas debe comunicárselo al objeto de realizar las visitas conjuntamente. En el caso de una ampliación de convocatoria de ayudas realiza la selección teniendo en cuenta que el porcentaje final (entre las operaciones que forman la selección inicial y la nueva selección a partir de la ampliación, cumplen el porcentaje mínimo del 10%) Cuando vaya a realizar una visita in situ informará con antelación al OI para que éste pueda enviar un técnico/a que realice la visitua in situ correspondiente. Una vez realizada la visita in situ se introducen los datos de la visita en la aplicación Fondos Europeos

2 4 INDICADORES DE SEGUIMIENTO: Actas de las visitas realizadas 5 DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. Programa Operativo del FSE de las Illes Balears para el período , aprobado mediante Decisión(C) de la Comisión Europea 6704, de 17-XII Descripción de los sistemas de gestión y control del PO FSE Illes Balears 3. Manual de Procedimientos de Gestión, Seguimiento y Control del PO FSE de las Illes Balears para el período Reglamento (CE) 1083/2006 del Consejo de 11 de julio de 2006 por el que se establecen las disposiciones generales relativas al Fondo Europeo de Desarrollo Regional, al Fondo Social Europeo y al Fondo de Cohesión y se deroga el Reglamento (CE) 1260/ Reglamento (CE) 1828/2006 de la Comisión de 8 de diciembre de 2006 por el que se fijan normas de desarrollo para el Reglamento (CE) 1083/ EVIDENCIAS: 1. Actas de las visitas realizadas 2. Escritos del OI a los OC informando de la muestra seleccionada 3. Escritos de los OC al OI informando de la realización de una visita in situ 7 REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Versión Fecha de entrega Observaciones 1 18/06/2010 Primera versión realizada por el Jefe del Servicio de Gestión de Fondos Europeos de la Secretaría General de la Consejería de Turismo y Trabajo, pendiente de validación por la Intervención Adjunta de Auditorías de la Intervención General de la CAIB 2 09/08/2010 Segunda versión. Se introducen los cambios necesarios para garantizar que el procedimiento prevé la posibilidad de que la selección de la muestra se realiza después de una ampliación de una convocatoria de subvenciones, de acuerdo con lo establecido en el Informe definitivo de auditoría de sistemas y procedimientos de la Autoridad de Auditoría al Organismo Intermedio de DEFINICIÓ DE CONCEPTES: OI: Organismo Intermedio. Es la Secretaría General de la Consejería de Turismo y Trabajo OC: Organismo Colaborador, cualquiera de las direcciones generales que realizan operaciones susceptibles de ser cofinanciadas por el Fondo Social Europeo a través del Programa Operativo del FSE de las Illes Balears para el período

3 AA: Autoridad de Auditoría. Es la Intervención Adjunta de Auditorías de la Intervención General de la CAIB 9 DOCUMENTOS QUE SE ADJUNTAN AL PROCEDIMIENTO: Manual de procedimiento sobre la forma de selección de una muestra representativa para la realización de visitas in situ 10 MODELOS DE DOCUMENTACIÓN 1. Nota interna de la Secretaria General a una dirección general o al SOIB comunicando las operaciones que han sido seleccionadas para la realización de las visitas in situ. 2. Oficio de la Secretaría General a una dirección general de otra Consejería comunicando las operaciones que han sido seleccionadas para la realización de las visitas in situ. 3. NI de un OC de la Consejería de Turismo y Trabajando informando de la realización de una visita in situ para que el OI designe el técnico o técnica que acompañará al personal del OC a realizar la visita. 4. Oficio de una dirección general de otra consejería al OI informando de la realización de una visita in situ para que el OI designe el técnico o técnica que acompañará al personal del OC a realizar la visita.

4 NOTA INTERNA De: Montserrat Berini Pérez, secretària general, A: director/a... Assumpte: tramesa operacions seleccionades per a realització visites in situ de l'organisme Intermedi PO FSE Illes Balears D'acord amb el que estableix el Manual de Procediments de Gestió, Seguiment i Control del PO FSE Illes Balears , us tramet, adjunta, la relació d'operacions que han estat seleccionades per a la realització, per part del personal del Servei de Gestió de Fons Europeus, de les visites in situ a les operacions de la convocatòria de subvencions... us deman que el personal de seguiment d'aquestes operacions informi amb antelació suficient, de la data en què es duran a terme les visites per part del personal tècnic de la vostra direcció general amb l'objecte de coordinar les visites de comprovació. Palma, la secretària general Montserrat Berini Pérez

5 LOGOTIP DE LA DIRECCIÓ GENERAL X director/a general d... Conselleria d.. Exp.: Emissor: Document: ofici Assumpte: tramesa operacions seleccionades per a realització visites in situ de l'organisme Intermedi PO FSE Illes Balears D'acord amb el que estableix el Manual de Procediments de Gestió, Seguiment i Control del PO FSE Illes Balears , us tramet, adjunta, la relació d'operacions que han estat seleccionades per a la realització, per part del personal del Servei de Gestió de Fons Europeus, de les visites in situ a les operacions de la convocatòria de subvencions... us deman que el personal de seguiment d'aquestes operacions informi amb antelació suficient, de la data en què es duran a terme les visites per part del personal tècnic de la vostra direcció general amb l'objecte de coordinar les visites de comprovació. Palma, la secretària general Montserrat Berini Pérez 2/4

6 LOGOTIP DE LA DIRECCIÓ GENERAL NOTA INTERNA De: director/a d... A: Montserrat Berini Pérez, secretària general Assumpte: Realització de visites in situ D'acord amb la vostra NI de XX-XX-20XX en què ens comunicàveu les operacions seleccionades per a la realització de les visites in situ per part de l'oi, d'acord amb el que estableix el Manual de Procediments de Gestió, Seguiment i Control del PO FSE Illes Balears , us inform que està previst que personal tècnic d'aquesta direcció general faci una visita de control de l'operació XXXXx, el proper dia xx-xx- 2010, a les XX,00 hores, la qual cosa us comunic pel vostre coneixement i efectes. Palma, El/la director/a d Nom 3/4

7 LOGOTIP DE LA DIRECCIÓ GENERAL Montserrat Berini Pérez secretària general Conselleria de Turisme i Treball Exp.: Emissor: Document: ofici Assumpte: Realització de visites in situ D'acord amb la vostra NI de XX-XX-20XX en què ens comunicàveu les operacions seleccionades per a la realització de les visites in situ per part de l'oi, d'acord amb el que estableix el Manual de Procediments de Gestió, Seguiment i Control del PO FSE Illes Balears , us inform que està previst que personal tècnic d'aquesta direcció general faci una visita de control de l'operació XXXXx, el proper dia xx-xx- 2010, a les XX,00 hores, la qual cosa us comunic pel vostre coneixement i efectes. Palma, El/la director/a d Nom 4/4

8 Abrir la aplicación y seleccionar en el menú Control > Fichero de controles

9 Pulsar el botón Añadir situado en la parte inferior izquierda de la pantalla, debajo de la rejilla. Aparecerá un formulario como el que se ve a continuación 2/13

10 En el formulario es obligatorio rellenar, como mínimo, los campos siguientes: Código de control Fecha informe Tipo de control Los campos indicados se deberán rellenar de acuerdo con los siguientes criterios: Código de control. Se le dará el nombre con el que se conoce la convocatoria de subvenciones, en el caso de que se trate de una convocatoria. Si no es así se le dará un nombre representativo (p. ej. Eje-tema-año, etc). Fecha informe. Se debe indicar la fecha en que se realiza la selección de la muestra. Tipo de control. Se debe seleccionar la opción Artículo 13 ( in situ ) del menú desplegable. Los otros campos no son obligatorios pero si se conocen se pueden rellenar. A continuación se debe ir a la solapa denominada Operaciones controladas. 3/13

11 En este formulario se debe rellenar el campo Observaciones sobre la muestra y Método de muestreo. A continuación se pulsa el botón Añadir manualmente. Se abre entonces la rejilla de operaciones para seleccionar las que se incluirán en la selección de la muestra. Se debe seleccionar el órgano gestor y el tema prioritario donde se encuentran las operaciones de las que hay que obtener la muestra. Una vez seleccionados aparecen todas las operaciones susceptibles de seleccion. Se debe proceder entonces a su inclusión, para ello se selecciona la primera operación a incluir haciendo click en la casilla gris que aparece en la fila donde se encuentra la operación. A continuación, y manteniendo pulsada la tecla mayúsculas (flecha hacia arriba, encima de la tecla Control ) se marca la última operación a incluir 4/13

12 A continuación se pulsa el botón Seleccionar. Esta acción añadirá todas las operaciones seleccionadas al formulario control. 5/13

13 Al pulsar el botón Generar muestra, en la parte inferior izquierda de la rejilla, aparece un nuevo formulario como el que se indica a continuación 6/13

14 Se debe seleccionar una de las opciones Como porcentaje de la población o Con tolerancia y y nivel de confianza. Posteriormente se pulsa el botón Siguiente>> aparecerá un nuevo formulario En este formulario se debe seleccionar una de las opciones disponibles: No aplicar distribución ; Distribución por gestores o Distribución por gasto certificado. En el caso de que se seleccione una muestra para una convocatoria de subvenciones, 7/13

15 no tiene ningún sentido optar por la segunda opción Distribución por gestores por lo que habrá que optar o bien por la primera (si las operaciones son en su mayoría de cuantías iguales o similares) o por la tercera (cuando las operaciones tengan cuantías muy distintas). En caso de optar por Distribución por gasto certificado se deben definir los intervalos de gasto y el porcentaje de cada uno del que se desea obtener la muestra. A continuación se pulsa el botón Siguiente>>. El programa ejecuta entonces la selección y muestra el resultado. El formulario que aparece entonces muestra el resumen de la selección: el total de operaciones que componen el universo y su cuantía y el total e importe de las operaciones seleccionadas para la muestra. Si se está de acuerdo con esta selección se debe pulsar el botón Asignar. Aparece entonces un menú emergente que informa que en caso de confirmar la asignación se perderán las operaciones del universo que no han sido seleccionadas y el programa guardará solamente las operaciones de la muestra. 8/13

16 Se pulsa Yes y el programa sustituye el universo por la muestra quedando ésta almacenada en la rejilla del control. 9/13

17 En el caso de que por cuestiones de tasa de error en ejercicios anteriores se desee añadir a la selección automática del programa alguna operación más, se debe pulsar el botón Añadir manualmente. Esto abre de nuevo la rejilla de operaciones para permitir añadir manualmente aquella o aquellas operaciones que se considera necesario para cubrir con la muestra el porcentaje o las tasas de error. A continuación se debe pulsar el botón Aceptar y el control quedará guardado en la aplicación. Se debe entonces pulsar el botón abrir Excel que se encuentra en la parte superior izquierda. Es el primero de los tres botones que aparecen encima de la rejilla. Esta acción abrirá un documento en el programa Excel (Microsoft) o Scalc (Openoffice) en el que aparece la relación completa de las operaciones que han sido seleccionadas para la muestra. Este fichero debe ser enviado al órganismo gestor para su conocimiento y para que pueda comunicar al OI la fecha en que tiene previsto realizar las visitas in situ de primer nivel. 10/13

18 Una vez pulsada la tecla Aceptar el programa ha almacenado una línea para cada una de las operaciones seleccionadas en alguna muestra. Si se selecciona un órgano gestor el programa filtra las operaciones que pertenecen a este gestor. Haciendo doble click sobre una operación cualquiera se abre el formulario de control con los datos de esta operación Al seleccionar la pestaña Operaciones controladas se ve un nuevo formulario En este nuevo formulario, pulsando en el botón Verificación se puede acceder al formulario de controles de una operación. 11/13