Instituto Tecnológico de Sonora

Transcripción

1 ITSON Educar para Trascender Cd. Obregón Navojoa Guaymas Empalme Departamento de Registro Escolar Administración Escolar Educar para Trascender Educar para Trascender Educar para Trascender Educar para Trascender Educar para Trascender Educar para Trascender Educar para Trasce

2 Principales procesos de la administración escolar en el modelo dl amplio Socied dad, prepara atoria, otras institucione es Rec clutamiento Desarrollo del programa educativo Gestión escolar Administración de la calidad Administración del ciclo escolar Trámites, expedientes, servicio Educación continua Seguimiento a egresados Colocación Socieda ad, empresa s, gobierno

3 Principales procesos de la administración escolar en los tres momentos del dlestudiante Permanencia Registro de Planes y Programas de Estudio (c) Admisiones (c) Auditoría de Documentos Digitalización Archivo Académico (c) Ingreso Programación de horarios Inscripciones (c) Elaboración de constancias (c), credenciales Captura de calificaciones y faltas Exámenes no ordinarios Examen especial Historial académico Elaboración de Títulos, diplomas y grados (c) Cédula profesional Seguimiento de egresados Egreso

4 Organización de la operación escolar Instituto Tecnológico de Sonora Director Académico Registro g Escolar

5 Objetivo del Departamento de Registro Escolar Dirigir los procesos escolares relacionados con la vida estudiantil, apoyado en tecnología de información que permita integrar los procesos institucionales y de la administración escolar entre sí, observando la normativa vigente.

6 Lineamientos y políticas generales de la administraciónn escolar Legislación universitaria Ley Orgánica: Define la identidad y estructura del Instituto, además de las responsabilidades y sanciones para quienes forman parte de él. Reglamento General: Autoridades, derechos y obligaciones de quienes integran la estructura dl del ITSON. Reglamento del Personal Académico: Funciones, derechos y obligaciones del personal académico. Reglamento del Alumno: Derechos, obligaciones, responsabilidades y sanciones que le corresponden durante su estancia en el Instituto. Calendario Escolar: Establece las fechas oficiales de los diferentes procesos relacionados con el periodo escolar. Calendario Escolar Reglamento del alumno Ley Orgánica Reglamento del personal académico Reglamento General

7 Principales procesos de la operación escolar AMINISTRACIÓN ESCOLAR Reclutamiento Gestión escolar Administración del ciclo escolar Vinculación con otras instituciones Lanzar convocatoria Planear de cursos Inscripción Promover titulación Planear vinculación Identificar organizaciones Contactar organizaciones Registrar aspirantes Aplicar instrumento de evaluación Generar resultados Programar cursos Información de pre-inscripción Inscribir materias por bloque Inscribir materias Identificar alumnos próximos a titularse Elaborar trabajo de titulación Elaborar documentos de titulación Establecer vínculo Revisar documentación Ajustar horarios Desarrollar vínculo Dar soporte a alumnos Búsqueda y captación de RH Gestionar calendario escolar Apoyo y seguimiento a RH Evaluar reclutamiento Administración del periodo escolar Evaluar curso 1

8 Principales procesos de la operación escolar AMINISTRACIÓN ESCOLAR Trámites expedientes y servicios Colocación Seguimiento a egresados Revalidación externa Recibir documentación Rectificar calificación Reposición de credencial Revalidación interna Baja de materias Tramitar documentos oficiales Planear evento con empleadores Planear participación externa Vinculación con empleadores Administrar la bolsa de trabajo Actualización del directorio Proyección de oportunidades Planear seguimiento a egresados Proporcionar servicios a egresados Encuestar a egresados Actualizar datos de los egresados Realizar foros Tramitar seguro facultativo Tramitar exámenes 2

9 Gestión escolar Administración de la calidad Administración del ciclo escolar Trámites, expedientes, servicio Seguimiento a egresados Instituto Tecnológico de Sonora Sociedad, preparatoria, otras instituciones Reclutamiento Sociedad, empresas, gobierno Colocación ción Objetivo Establecer de manera permanente y sistemática el proceso de admisión, llevando a cabo el proceso de inducción institucional para el alumno, familiarizándolo con la estructura t orgánica, planes y programas de estudio, servicios ii (en línea y presenciales) ofrecidos a los alumnos, enfatizado en el conocimiento de la Visión, Misión y Valores institucionales. Lanzar convocatoria Innovación Este proceso establece la forma de llevar acabo el proceso de inducción del alumno a la institución, en el cual el alumno se familiarice con: encualquier momento del año. Un solo proceso de admisión para todo tipo de programa académico. Formalización del proceso de admisión para alumnos extranjeros Asignación de tutores a estudiantes desde su admisión. Replanteamiento de la plática de inducción a un evento de Bienvenida Generación XX, con patrocinio de proveedores. Simplificación en los procedimientos Administrativos y Académicos Estructura de servicios compartidos ofrecidos al alumno (Biblioteca, Deportes, Librería, Centro de computo, Cafetería, Servicios Escolares, etc.) Registrar aspirantes Aplicar instrumento de evaluación Generar resultados Revisar documentación

10 Gestión escolar Administración de la calidad Administración del ciclo escolar Trámites, expedientes, servicio Colocación Seguimiento a egresados Gestión escolar (estado futuro) Instituto Tecnológico de Sonora Sociedad, preparatoria, otras instituciones Reclutamiento Sociedad, empresas, gobierno Objetivo Desarrollar la programación eficiente de la Oferta de cursos, que asegure los servicios requeridos por la comunidad universitaria. Gestión escolar Innovación Proceso previo al inicio de un período escolar. Se realiza el análisis de capacidad disponible vs demanda, asignación de recursos a departamento, programa educativo; Centralización y especialización de la función de programación. Determinar la cantidad de recursos necesarios de acuerdo a la demanda proyectada, estableciendo reglas para la asignación de carga académica y creación de grupos. Utilización eficiente de los recursos, gracias a la especialización en la planeación y programación de cursos a ofertar. Algoritmo generador de programación de cursos a ofertar por periodo. Utilización de herramientas en el cálculo de los potenciales. Medición del desempeño en dos niveles, programación de cursos a ofertar y recursos. Mecanismos de evaluación que aseguren que el mejor maestro da la materia. Un solo mapa curricular, creación de grupos de maestros especialistas independientemente al departamento que pertenecen. Estandarización de horarios de materias. Planear de cursos Programar cursos

11 Procesos de inscripciones (estado actual) Procedimiento Características: Sistema habilitado por Internet Inscripción en línea Bitácora de movimientos Beneficios: El alumno se puede inscribir desde cualquier lugar que cuente con acceso a Internet Información actualizada en línea Atención en línea Información para toma de decisiones i Optimizar recursos

12 Procesos de inscripciones (estado actual) Autoservicio en inscripciones Instituto Tecnológico de Sonora

13 Gestión escolar Administración de la calidad Administración del ciclo escolar Trámites, expedientes, servicio Colocación Seguimiento a egresados Instituto Tecnológico de Sonora Administración del ciclo escolar (estado futuro) Sociedad, preparatoria, otras instituciones Reclutamiento Sociedad, empresas, gobierno Objetivo Asegurar que las actividades estudiantiles sellevenacaboyseregistrecumpliendo la normatividad académico administrativa durante el ciclo escolar; Manteniendo información ió actualizada y disponible, ibl en tiempo y con calidad, d para la toma de decisiones de tal manera que cumpla con requerimientos de los usuarios. Innovación Inscripción 100% en línea reduciéndolo en más de un 50%. Asignación de horario de acuerdo a desempeño académico. Inscripciones por modalidades de programas, selección de carga académica por bloques (estudiantes con trabajo). Proceso de evaluación incluye la evaluación del alumno, profesor, materiales del curso, desempeño del curso, instalaciones. Considera que la administración del periodo incluye: la realización y publicación del calendario escolar, la administración de movimientos de materias, el estatus del alumno y control de la asistencia y calificaciones. Provee herramientas que permitan soportar, evaluar y definir futuras acciones sobre los procesos escolares del estudiante. Implementación del Help desk. Administración del ciclo escolar Inscripción Información de preinscripción Inscribir materias por bloque Inscribir materias Ajustar horarios Gestionar calendario escolar Administración del periodo escolar Evaluar curso

14 Gestión escolar Administración de la calidad Administración del ciclo escolar Trámites, expedientes, servicio Colocación Seguimiento a egresados Trámites, expedientes y servicios Instituto Tecnológico de Sonora Sociedad, preparatoria, otras instituciones Reclutamiento Sociedad, empresas, gobierno Objetivo Satisfacer los requerimientos de la comunidad universitaria y usuarios externos con un enfoque de autoservicio en la gestión de trámites, expedientes y servicios. Innovación Sistematiza la forma en la que alumnos, profesores y empleados del ITSON realizan la solicitud de tramites, servicios, movimientos y/o consultas a expedientes a través del concepto de autoservicio en línea. Estandarización de procesos 37 trámites en 8 procesos. Mejores mecanismos de atención a las solicitudes del alumno. Simplificación de trámites reduciendo tiempos y traslados. Trámites y servicios en línea (incluyendo pago). En este proceso la actualización del expediente del alumno/profesor se realiza en forma automática, se incluyen todas las actividades extracurriculares. Adecuaciones al reglamento del alumno a fin de simplificar los trámites administrativos. i i Entrega de documentos ya digitalizados por parte de los alumnos. Trámites expedientes y servicios Revalidación externa Recibir documentación Rectificar calificación Reposición de credencial Revalidación interna Baja de materias Tramitar documentos oficiales Tramitar seguro facultativo Exámenes especiales

15 Gestión escolar Administración de la calidad Administración del ciclo escolar Trámites, expedientes, servicio Colocación Seguimiento a egresados Instituto Tecnológico de Sonora Sociedad, preparatoria, otras instituciones Reclutamiento Sociedad, empresas, gobierno Objetivo Promover la titulación del estudiante de manera sistemática y formal que culmine con la entrega de la cédula profesional, apoyado por una gestión ágil, eficiente y estandarizada. Innovación Promover proactivamente la titulación de los alumnos y egresados de manera sistemática Simplificación administrativa y manejo de agenda electrónica y opciones de titulación para facilitar el proceso. La adición del trámite de cédula profesional automáticamente al proceso de titulación. Establecer las opciones oficiales de titulación, los requisitos y tramites correspondientes Promover titulación Identificar alumnos próximos a titularse Elaborar trabajo de titulación Elaborar documentos de titulación

16 Gestión escolar Administración de la calidad Administración del ciclo escolar Trámites, expedientes, servicio Colocación Seguimiento a egresados Seguimiento a egresados Instituto Tecnológico de Sonora Sociedad, preparatoria, otras instituciones Reclutamiento Sociedad, empresas, gobierno Objetivo Contribuir al desarrollo del egresado estableciendo redes de contacto con la comunidad y su alma mater, ofreciendo los medios y servicios que impulsen su vida profesional; apoyando la pertinencia educativa de la Institución. Seguimiento a egresados Encuestar a egresados Innovación Fomentar, a través de servicios, el desarrollo del egresado. Establecer los medios y procesos que fomenten la vinculación a su alma mater durante su vida profesional. Mantener un contacto permanente con el egresado a fin de contribuir y retroalimentar a los programas académicos. Ofrecer al egresado redes de contacto que fomenten su desarrollo profesional y de negocios. Proporcionar servicios a egresados Realizar foros de desarrollo empresarial Planear seguimiento a egresados Actualizar datos de los egresados

17 Seguimiento egresados El reporte generado maneja los siguientes indicadores: Salario Laboral Tasa de Empleo Tasa de Coincidencia Laboral Tasa de Tiempo de Obtención de Empleo Tasa Puesto Laboral Tasa de Lugar de Empleo

18 Reingeniería de Administración Escolar iniciada en 2008 Problemas y retos que motivaron la reingeniería i Instituto Tecnológico de Sonora Problemas Muchos de los procesos son poco eficientes y están desconectados entre sí. El sistema (o sistemas) tienen una serie de problemas de funcionalidad ld d El alcance de los sistemas actuales para la gestión escolar aún es limitado Dado que el sistema nació en una plataforma diferente y se ha venido migrando y adatando sin reescribirse e integrarse, tiene problemas de diseño que dificultan su mantenimiento y calidad. Retos Innovar procesos de gestión escolar Con un enfoque estratégico que permitan mejorar significativamente la pertinencia, calidad y equidad en la educación Mejorar la eficiencia y el servicio a la comunidad universitaria Mejorar la eficiencia y el servicio a la comunidad (estudiantes, maestros, padres de familia, empleadores, otras universidades y Preparatorias) Soporte flexible al desarrollo curricular Contar con procesos, políticas y tecnología que soporten la administración escolar de nuevas estrategias educativas (Multi campus, intercambios internacionales, multi carrera, multi programas, educación virtual y a distancia). Inteligencia de Negocios Definir e implementar los modelos y tecnologías básicos para la Inteligencia de Negocios (BI) sobre los procesos rediseñados.

19 ITSON Educar para Trascender Cd. Obregón Navojoa Guaymas Empalme Fin de presentación Educar para Trascender Educar para Trascender Educar para Trascender Educar para Trascender Educar para Trascender Educar para Trascender Educar para Trasce