INSTRUCTIVO. CONTROL CIERRE DE CUENTAS Página 1 de 7

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1 CONTROL CIERRE DE CUENTAS Página 1 de 7 1. OBJETO Detallar la metodología para llevar a cabo los controles inherentes al cierre de cuentas utilizadas para el pago de beneficios a fin de determinar la existencia de haberes percibidos indebidamente o de haberes pendientes de cobro. Producto: Control y cierre de cuentas motivado por el fallecimiento, cambio de sucursal bancaria o pérdida de la condición para mantener el beneficio, lo que puede derivar en la detección de haberes percibidos indebidamente o pendientes de cobro. 2. ALCANCE Comprende las siguientes actividades: 2.1. Fallecimiento Cambio de Sucursal Bancaria Pérdida de condición para mantener el beneficio 3. DEFINICIONES SLBP: Sector BP: Banco de la Provincia de Bs.As. ST: Sector Tesorería GSS: Gerencia de Seguridad Social ALBP: BNI: Bibliorato Novedades a Ingresar AH: Acta de Herederos ME: Mesa de Entrada BH: Bibliorato Herederos 4. RESPONSABILIDADES de. Jefe de. Gerente de Contaduría, Presupuesto y Control de Gestión. 5. DESARROLLO A- Introducción Los motivos del cierre pueden ser: 1- Fallecimiento. 2- Cambio de Sucursal Bancaria. 3- Pérdida de condición para mantener el beneficio Fallecimiento Las novedades de fallecimiento de beneficiarios son informadas al SLBP por la GSS mediante correo electrónico (IT Novedades CO2-02).

2 CONTROL CIERRE DE CUENTAS Página 2 de 7 Para proceder al cierre de cuentas el SLBP remite al Banco Provincia las dos notas que se describen a continuación: Solicitud de Cierre de Cuenta y Anulación de Tarjeta de débito (Anexo I) Solicitud de Transferencia y detalle de movimientos desde la fecha del deceso hasta el cierre (Anexo II) Asimismo se registra como caso pendiente el cierre de cuenta en el archivo Planilla de Cierre de Cuentas en la hoja Casos Pendientes Fallecidos (Anexo III, la cual contempla los campos de información necesaria a fines de determinar: Haberes percibidos indebidamente Haberes pendientes de Cobro A medida que el banco remite la información requerida, la misma se verifica con ST y se van completando los campos correspondientes en la Planilla de Control de Cierre de Cuentas. Una vez que todos los campos se encuentran completos, se analiza el caso, y se determina la existencia de haberes percibidos indebidamente y/o haberes pendientes de cobro, transfiriendo el caso a la hoja Casos Resueltos. En el primer caso se intenta establecer contacto con familiares del beneficiario fallecido a fin de investigar el hecho y de corresponder solicitar su devolución. En caso que existan haberes pendientes de cobro se prepara un Memorando (Anexo IV) a la GSS informando el monto para su inclusión en el expediente del beneficio a la espera de la potencial presentación de herederos. Cuando se presentan herederos, se requiere copia autenticada del Acta de Herederos y en su caso se pagan los haberes pendientes de cobro por cheque a cada heredero y en la proporción correspondiente. Cuando se presentan herederos al cobro de haberes pendientes con anticipación a que el banco haya procesado y cumplido todos los requisitos de información para su determinación, se solicita al banco que para ese caso se abra un proceso especial de investigación de modo tal de minimizar el tiempo de respuesta Cambio de sucursal bancaria Al recibir la novedad vía correo electrónico o por ME como se describe en el IT Novedades CO2-02 el SBP solicita al beneficiario el retiro de los fondos existentes en su cuenta, en un plazo máximo de 10 días de la notificación. Luego, se emiten dos notas (Ver Anexo I y II), las cuales son enviadas al BP. En una de ellas, se solicita el cierre de la cuenta y la anulación de la tarjeta de debito correspondiente; y en la otra, se requiere la transferencia de los fondos a la cuenta corriente Nº 46041/7 del BP y conjuntamente, un detalle de los movimientos efectuados a partir del día siguiente al vencimiento del plazo otorgado al beneficiario, hasta el momento del cierre de cuenta. Una vez que el BP gestiona lo solicitado, nos remite la información indicada precedentemente por medio de una nota (ver Anexo V ), y se verifica con el ST que el monto transferido por aquel esté efectivamente acreditado en la cuenta corriente Nº 46041/7. Cuando dicha acreditación difiera o no exista, se reitera el pedido de información. Si el monto está correctamente acreditado, se procede a abonar en la próxima liquidación Pérdida de su condición para mantener el beneficio

3 CONTROL CIERRE DE CUENTAS Página 3 de Las causas que originan la pérdida de la condición de pensionado pueden ser: Cumplir la mayoría de edad (21 años) y no estar estudiando. Tener entre 21 y 25 años y un mes, y dejar de estudiar. Perder la condición de incapacidad. 3.2 La causa que origina la pérdida de la jubilación por invalidez temporal es: Perder la condición de incapacidad. Actualmente, los datos necesarios para mantener la condición, son actualizados por la GSS a través del sistema, y este determina automáticamente si el beneficiario cumple o no con los requisitos para su permanencia como tal. Cuando, por las causas descriptas mas arriba, el beneficiario pierde su condición como tal el sistema nos informa dicha novedad y se procede a gestionar el cierre de la cuenta como se describe a continuación: El SBP emite dos notas (Ver Nota 1 y Anexo I), las cuales son remitidas al BP. En una de ellas, se solicita el cierre de la cuenta y la anulación de la tarjeta de debito correspondiente; y en la otra, se requiere la transferencia de los fondos a la cuenta corriente Nº 46041/7 del BP y conjuntamente, un detalle de los movimientos efectuados desde la fecha de la pérdida de la condición hasta el cierre. Una vez que el BP gestiona lo solicitado, nos remite la información indicada precedentemente por medio de notas (ver Nota 2 y Anexo II), y se verifica con el ST que el monto transferido por aquel esté efectivamente acreditado en la cuenta corriente Nº 46041/7. Cuando dicha acreditación difiera o no exista, se reitera el pedido de información. Si el monto está correctamente acreditado, se procede a realizar el cálculo de acuerdo a la particularidad de cada caso, del cual surge el monto que corresponda abonar o solicitar al que hubiere sido titular del beneficio hasta la fecha de baja. Nota 1: Cuando el BP recibe las notas (por duplicado), firma la copia y nos la devuelve. La misma, se archiva en el bibliorato Notas Cierre de Cuentas. Nota 2: Los datos contenidos en la nota que nos remite el BP como respuesta a nuestra solicitud, son volcados a una planilla y utilizados para realizar el cálculo respectivo. Luego, la nota es archivada en el bibliorato Banco Cierre de Cuentas. 6. REGISTROS Nombre del Estado de Lapso Código Responsable Disposición Registro Revisión mínimo Novedad F -01 BNI Fallecimiento Nota (Anexo F -02 BNCC I) Nota (Anexo F -03 BNCC II) F -04 Nota (Anexo BBCC

4 CONTROL CIERRE DE CUENTAS Página 4 de 7 F -05 III) Planilla de Cierre de Ctas F -06 AH F -07 Memo F -08 Novedad Suc.Bcria. 7. DOCUMENTOS RELACIONADOS Ley Arts. 48 y 51 Convenio de Pago con Banco Provincia 8. ANEXOS ANEXO I Solicitud de Cierre de Cuenta y Anulación de Tarjeta de débito Sr. Gerente del Banco de la Provincia de Bs.As. Casa Matriz De nuestra consideración: Disco F BH BH BNI La Plata,...de... de 2X.- Tenemos el agrado de dirigirnos a Ud. a efectos de solicitarle el cierre de las siguientes Cajas de Ahorro y las bajas de las tarjetas correspondientes: Nombre y Apellido Sucursal Caja de Ahorro N Dr /.. Dr /.. Dr /.. Dr /..

5 CONTROL CIERRE DE CUENTAS Página 5 de 7 Anexo II Solicitud de Transferencia y detalle de movimientos Sr. Gerente del Banco de la Prov. de Bs.As. Casa Matriz De nuestra consideración: Anexo III La Plata,...de...de 2X. Nos dirigimos a Ud. a efectos de solicitar las acreditaciones, en nuestra cuenta corriente N 46041/7, de los saldos existentes en pesos y patacones de los siguientes beneficiarios, e informar los movimientos en pesos y patacones por los períodos mencionados: Nombre y Apellido Período Sucursal Caja de Ahorro N Dr /.../2X al momento del cierre Dr /.../2X al momento del cierre Dr /.../2X al momento del cierre Dr....../.../2X al momento del cierre Dicha operación deberá realizarse por el total disponible, agradeciendo desde ya se nos comunique fehacientemente el detalle de la operación dentro de las 72 horas de realizada la misma, por escrito. Se hace constar que la presente solicitud de transferencia es exclusiva responsabilidad de la Caja de Seguridad Social para los Profesionales en Ciencias Económicas de la Provincia de Buenos Aires Firma Firma Director de Finanzas Presidente Consejo de Adm. Planilla de Cierre de Cuentas Hoja Casos Pendientes Nombre y Leg. apellido Posee Fecha Beneficio de Posterior Fall. Cuenta Bancaria Suc. N de cuenta Fecha cierre Confirma de cuentas movimientos Confirmacion Transferencia Tesorería Confirma cierre Confirmacio Confirmaci Saldo Saldo Saldo Saldo n on pesos patacones pesos patacones Subcontrol Transferencia Tesorería Diferencia Pesos Saldo patacones 2642/5ABOLAFIA NO ###### /8 22/04/23 NO SI SI 734,99 350,63 SI 734,99 350, /2AKSELRA NO ###### /8 nota perdida NO NO SI 16,1 14,4 NO ,1 14,4

6 CONTROL CIERRE DE CUENTAS Página 6 de 7 Anexo IV Memorando a GSS por Cierre de Cuenta Casos Fallecidos Dr. xxxxxxxxxxx S / D Con referencia al haber del Dr./Sra. xxxxxxxx, Legajo xxxxx, informo a Ud. que hasta el momento del deceso se adeudaba la suma de $ xxxxx, en concepto de liquidación final. Gerencia de Contaduría, Presupuesto y Control de Gestión, x de xxxx de xxxx ANEXO V Nota Contestación BP SRES. CAJA DE SEGURIDAD SOCIAL PROFESIONALES EN CIENCIAS ECONÓMICAS PCIA. BS.AS. Presente La Plata,... de...de 2X Ref: cierre de cuentas de ahorro de beneficios Informamos a Uds., que con fecha.../.../...se transfirió a la cuenta /7 la suma de pesos...que detallamos a continuación:

7 CONTROL CIERRE DE CUENTAS Página 7 de 7 Nombre y Apellido NºSucursal bancaria Nº Caja de Ahorro Importe ($) / / Saludamos a Uds. cordialmente. 9. MODIFICACIONES Fecha Revisado por: Modificaciones No Aplica.- Aprobado por: Fecha: 31/12/06 Fecha: 31/12/06

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