MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA. Asunto: Metodología para el Tratamiento y la Gestión de los Inventarios, en Particular de Lento Movimiento y Ociosos

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1 ECONOMÍA Y SERVICIOS INSTRUCCIÓN GENERAL No de febrero de 2014 AÑO 56 DE LA REVOLUCIÓN Asunto: Metodología para el Tratamiento y la Gestión de los Inventarios, en Particular de Lento Movimiento y Ociosos General: Para dar cumplimiento al Decreto No. 315 del 10 de agosto de 2013 del Consejo de Ministros Reglamento para el Tratamiento y la Gestión de Inventarios, en Particular de Lento Movimiento y Ociosos, así como de las Resoluciones No. 301/2013 del Ministerio de Comercio Interior y 386/2013 del Ministerio de Finanzas y Precios relacionadas con lo reglamentado en el decreto, establecemos las normas complementarias para el Sistema Nacional de Salud, mediante el siguiente: PROCEDIMIENTO: I - ASPECTOS ORGANIZATIVOS Los inventarios de medios materiales en almacenes constituyen una partida importante en la producción de bienes y servicios tanto por su valor como por su valor de uso lo que justifica que el MEP lo haya considerado como fuentes del Plan y la dirección del país haya reglamentado su administración. No forman parte de este proceso los inventarios considerados por los organismos ramales y las propias entidades como Estratégicos; así como tampoco los pertenecientes a las Reservas Materiales (Estatales e Intocables para la Defensa)

2 Página No. 2 NOMBRAMIENTO DEL GESTOR Y FUNCIONES. 1. La gestión de inventarios, como principio básico, se realiza con eficiencia y eficacia. Para contribuir a ello, entre otras acciones, el jefe máximo de las entidades designará mediante Resolución al gestor de la actividad de inventarios, preferentemente del área logística o comercial en las empresas o del área de planificación o abastecimientos en las unidades presupuestadas. Este se subordinará directamente al jefe máximo o al dirigente que determine a nivel de entidad. 2. El gestor de la actividad de inventarios será el encargado de: En los niveles superiores de dirección: Dirigir normativa y metodológicamente las tareas inherentes a la administración de los inventarios, particularmente las relacionadas con los de lento movimiento y ociosos y exigir su cumplimiento. Establecer el sistema de trabajo, los procesos y procedimientos de control interno que permitan desarrollar con eficiencia y eficacia la administración de los inventarios. Diseñar y exigir las informaciones necesarias para evaluar el cumplimiento de las tareas de acuerdo a los parámetros definidos. Garantizar que se desarrollen las tareas organizativas siguientes: Organización de los almacenes y áreas de trabajo objeto de inventarización. Revisión y/o actualización de la codificación de los productos Actualización de los registros contables. Determinación de los parámetros técnicos. Conocimiento del procedimiento para la formación de precios

3 Página No. 3 Dominio del tratamiento financiero. Controlar el cumplimiento de las tareas ejecutivas siguientes: Actualización contable del inventario físico de productos. Determinación de los inventarios estratégicos, de lento movimiento y los ociosos. Identificación del destino final y movilización de los inventarios ociosos. Comercialización de los inventarios ociosos Tratamiento de los inventarios declarados no comercializables. En la Entidad Ejecutora Cumplir y hacer cumplir las tareas organizativas y ejecutivas que por la presente se establecen, con un contenido razonable pero no limitado, pudiendo imprimirle un alcance mayor de acuerdo a las características de la entidad. SISTEMA DE TRABAJO 3. El sistema de trabajo se refiere a la organización y métodos que asume el gestor de la actividad de inventarios en el nivel que se desempeña, para desarrollar con eficiencia y eficacia la administración de los inventarios, particularmente las relacionadas con los de lento movimiento y ociosos. Entre las acciones e instrumentos de dirección que se pueden utilizar se destacan: Emisión de documentos con las orientaciones y procedimientos. Organización de encuentros con los subordinados y ejecutores. Exigir y controlar la confección de un plan o cronograma de trabajo. Realizar despachos individuales con los gestores de las entidades ejecutoras para controlar el cumplimiento del plan. Efectuar visitas de control a las entidades.

4 Página No. 4 ORGANIZACIÓN DE LOS ALMACENES El Manual de Inventarios de Medios Materiales en Almacén del Minsap establece el Subsistema de Control Interno para los almacenes de las entidades del SNS. La Resolución No. 301 del 24 de septiembre de 3013 del Ministerio de Comercio Interior aprueba las indicaciones para el almacenamiento y comercialización mayorista y minorista de los inventarios de lento movimiento y ociosos en poder de las entidades. 4. La dirección de las entidades ejecutoras previo a la declaración de los inventarios de lento movimiento y ociosos deben revisar la aplicación de los aspectos organizativos y de control normados por estos documentos en particular los referidos a: - Delimitación de las áreas del almacén: recepción, almacenamiento y despacho, - organización de las mercancías en las estibas, estantes y anaqueles, - colocar los productos de igual código y precio en un solo lugar, evitando duplicidades de un mismo producto en lugares diferentes lo cual perjudica la localización e inventarización. Organización de la recepción y entrega de mercancías en almacenes de las entidades ejecutoras. 5. Para cumplir su objetivo el almacén necesita de una adecuada administración, ordenando la realización de las tareas en el tiempo disponible, siendo esencial: - Atender las solicitudes y despachos en la sesión de la mañana. - Dedicar la tarde a recepcionar, contar, ordenar y limpiar. - Determinar y establecer los Ciclos de Pedidos y Despachos. - Organizar los pedidos por días y áreas de trabajo y los despachos en el mismo día o en días alternos.

5 Página No. 5 - Dedicar preferentemente los sábados u otro día (fijo) a realizar los conteos físicos periódicos (del 10 %). ACTUALIZACIÓN DE LOS REGISTROS CONTABLES 6. Es una premisa fundamental que debe garantizar el Área Económica para realizar cualquier proceso relacionado con los inventarios de recursos materiales en almacén y en uso. Son tareas principales: Mantener al día la anotación en las tarjetas de estiba y en los submayores de contabilidad, del movimiento de entradas y salidas contenida de los modelos primarios. Cuadre diario entre los saldos en almacén y los de contabilidad. Cuadre entre los saldos de los submayores con los de las subcuentas y cuentas contables. Al momento de realizar la acción (inventario, revalorización, etc.) garantizar que todos los registros estén al día y no exista ningún modelo primario pendiente de anotar. Mantener igual consideración cuando se trate de recursos materiales en uso (Fondos Fijos). REVISIÓN DE LA CODIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS 7. La codificación de los productos tiene como objetivos principales: Identificación, clasificación y organización de las existencias lo cual beneficia la localización, planificación, contabilización y automatización de los mismos. Generalmente los inventarios mantienen la codificación establecida en el Clasificador Uniforme de Productos (CUP) en este trabajo se pretende adoptar el Clasificador de Productos de Cuba (CPCU), en proceso de aprobación y puesta en vigor por la Oficina Nacional de Estadística e Información. Mientras no recibamos el nuevo clasificador hay que actualizar y trabajar con la codificación que tienen aplicada. 8. Cuando se reciba el Clasificador de Productos de Cuba (CPCU), proceder de inmediato a realizar las adecuaciones necesarias para la aplicación

6 Página No. 6 DETERMINACIÓN DE LOS PARÁMETROS TÉCNICOS Por los gestores de los niveles de dirección 9. Implementar las indicaciones complementarias que a ese nivel corresponda para definir parámetros respecto a: Ciclos de venta (empresas) Rotación de inventarios Ciclos de reaprovisionamiento Cobertura necesaria Inventarios máximos y mínimos de productos o grupo de productos seleccionados. Por los gestores de las entidades ejecutoras 10. Efectuar el cálculo para determinar los parámetros acordes a las actividades que realizan, que permitan controlar que los niveles de inventarios aseguren los procesos y no se produzcan ociosos. PROCEDIMIENTO PARA LA FORMACIÓN DE PRECIOS 11. Las entidades ejecutoras elaborarán los procedimientos para la formación de los precios de venta mayoristas de los inventarios de lento movimiento y ociosos, a entidades estatales y otras formas de gestión, tomando como referencia su valor en libros, teniendo en cuenta las rebajas de precios, que de forma progresiva puedan realizar a los productos para facilitar la comercialización. Los procedimientos deben ser analizados y aprobados en sus respectivos Consejo de Dirección, enviando el resultado al nivel superior para la validación. 12. Las entidades ejecutoras forman los precios de venta en pesos cubanos (CUP) y pesos convertibles (CUC) por acuerdo entre las partes, a partir de la conciliación entre vendedor y comprador, según los procedimientos que se establezcan. 13. El Director de Economía del Minsap, Consejo de la Administración Provincial u OSDE, según corresponda, valida los procedimientos que establezcan sus entidades subordinadas, para la venta de estos inventarios.

7 Página No Las empresas autorizadas para las ventas minoristas fijan los precios en las dos monedas, teniendo en cuenta las referencias de precios de sus similares en el mercado, pudiendo realizar rebajas de forma progresiva. 15. Las empresas estatales creadas para comercializar inventarios ociosos cobrarán una comisión determinada por acuerdo entre éstas y la entidad propietaria del inventario. TRATAMIENTO FINANCIERO 16. El Ministerio de Finanzas y Precios emitió la Resolución No.386 de 20 de septiembre de 2013 poniendo en vigor el Procedimiento Financiero y de Precios para la Venta de los Inventarios de Lento Movimiento y Ociosas, de las Entidades Estatales. 17. Los niveles superiores de dirección deben establecer los procedimientos mediante los cuales las entidades subordinadas le envíen la información necesaria para controlar la venta de ociosos, la que debe contener, al menos, los datos siguientes: Canal de comercialización utilizado, productos vendidos, cantidades, precio unitario mínimo, así como la información detallada cuando los ingresos por venta no cubran el importe con que están registrado en libros. 18. Los jefes máximos de las entidades ejecutoras deben reportar al nivel superior de subordinación, mediante comunicación escrita, la liquidación de todo el inventario de lento movimiento y ocioso aprobado vender, adjuntando copia del Estado Financiero. 19. El MFP establece mecanismos de estimulación a las entidades por disminución de los inventarios de lento movimiento y ociosos y de penalización por el incremento de los mismos. II - INVENTARIO GENERAL. 1. Es una práctica de la administración de los inventarios, realizar un inventario general anual a fin de garantizar la coincidencia de las

8 Página No. 8 existencias físicas con los registros contables y avalar la confiabilidad de los Estados Financieros de la entidad. 2. La confiabilidad de este inventario sólo se alcanza aplicando medidas organizativas previas, realizarlo por cuenta o subcuenta contable y aplicar el Método de Doble Conteo y un tercero en caso de diferencia, todos por personas distintas. 3. Para mantenerlo actualizado de un inventario a otro se realizan controles sistemáticos como: cuadre diario de las existencias por los operarios de las distintas secciones al concluir los despachos y recepciones, conteos periódicos del 10% de las existencias, semanal por el personal del Área de contabilidad, mensual por el personal de la administración y después de registrado cada movimiento, anotar el saldo en cada renglón del modelo que lo ampara para su posterior conciliación en el submayor de contabilidad. 4. En las entidades donde no se cumplió el inventario general durante el año 2013, deben realizarlo previo a la clasificación de los inventarios estratégicos, de lento movimiento y ociosos. III - DETERMINACIÓN DE LOS INVENTARIOS DE LENTO MOVIMIENTO Y LOS OCIOSOS. 1. Teniendo como premisas: la organización de los almacenes, actualización de los registros contables, revisión o actualización de la codificación de los productos y la realización del inventario general anual corresponde: identificar los inventarios de lento movimiento y ociosos. determinar los inventarios de lento movimiento que pudieran convertirse en ociosos, al no asimilar ninguna variante de destino económicamente útil dentro del organismo, criterio que se evaluará previamente con el nivel superior del que depende Colocarlos de forma separada de los demás inventarios y si es necesario, reubicarlos en el almacén atendiendo a las

9 ECONOMÍA Y SERVICIOS INSTRUCCIÓN GENERAL No.253 Página No. 9 Características de los mismos, tales como: su envase y embalaje, el surtido y la masividad; en cuyo caso se les habilitará nueva tarjeta de estiba. El importe de estos inventarios se registrarán contablemente en las cuentas específicas habilitadas en el nomenclador vigente. 2. Analizar las existencias de bienes de lento movimiento y ociosos para que sean tomadas como fuentes en los planes anuales, especialmente de aquellas que demanden recursos financieros para su importación. IDENTIFICACIÓN DEL DESTINO FINAL Y MOVILIZACIÓN DE OCIOSOS. LOS INVENTARIOS 3. El gestor de inventarios conjuntamente con la dirección de la entidad procederá, de forma minuciosa y por surtido o producto, a determinar el posible destino de los inventarios identificados de lento movimiento y los ociosos atendiendo, según su nivel, al orden de prelación que corresponde gestionar la comercialización: a) Entre las entidades que integran el Grupo, b) Entre las entidades que integran la Subordinación Nacional incluyendo al Grupo, c) Entre las entidades subordinadas a las Direcciones Provinciales de Salud y del Municipio Especial Isla de la Juventud, d) Mayorista fuera de la rama (SNS), e) Entidad especializada del Ministerio de Comercio Interior. IV - DE LA COMERCIALIZACIÓN DE LOS INVENTARIOS OCIOSOS Por las entidades del SNS.: 1. Los jefes máximos de las entidades ejecutoras que poseen inventarios de lento movimiento y ociosos, aprueban la venta mayorista ya sea por gestión directa o a través de una empresa autorizada a comercializar estos inventarios. También les corresponde aprobar la venta fuera de la rama; en todos los casos respetando el orden de prelación señalado en el numeral precedente.

10 Página No. 10 Por las entidades del Sistema de Comercio Interior : 2. Cuando las entidades del SNS agoten la posibilidad de la comercialización mayorista de forma directa dentro de la rama, solicitar a la entidad especializada del Ministerio del Comercio Interior, la gestión de comercialización de los inventarios de bienes ociosos. 3. La entidad especializada del Ministerio del Comercio Interior se faculta para: Gestionar la comercialización mayorista; coordinar con las entidades la comercialización minorista; emitir la certificación del inventario no comercializable una vez agotada la posibilidad de su comercialización TRATAMIENTO DE LOS INVENTARIOS DECLARADOS NO COMERCIALIZABLES 4. Cuando la entidad especializada del Ministerio del Comercio Interior emite la certificación de inventario de lento movimiento y ocioso no comercializable, el gestor de inventarios de la entidad propietaria, en coordinación con su homólogo del nivel superior, procede a determinar el posible destino atendiendo al orden de prelación que corresponde gestionar: a. Venta a las Empresas de Recuperación de Materias Primas; b. despiece; c. destrucción, en coordinación con los organismos que corresponda según el caso, cumpliendo los procedimientos de control establecidos. V - MEDIDAS PARA DISMINUIR Y EVITAR LA CREACIÓN DE OCIOSOS. 1. Analizar en los Consejos de Dirección las causas que provocaron los inventarios de lento movimiento y ociosos, así como las medidas correspondientes para su reducción y evitar nuevamente su acumulación. 2. Velar sistemáticamente por el cumplimiento de los parámetros establecidos para los surtidos correspondientes, acordes con las

11 Página No. 11 actividades en que intervienen y así controlar que los niveles de inventarios aseguren los procesos y no se produzcan inventarios ociosos. Generalidades: 1. Esta Instrucción General es de obligatorio cumplimiento por las direcciones de las entidades del SNS. 2. Surte efectos a partir de la fecha de su emisión. Luis Danilo Tolosa Escalona Director de Economía Vto. Bno. MsC. Luis Fernando Navarro Martínez Registrado: Viceministro Dpto. Sistemas y Métodos: Dictaminado Conforme: Lic. Víctor Bermejo Bencomo Director Jurídico

12 ÁREA DE Pág.11 ANEXO NO. I GLOSARIO Bienes de consumo: los producidos por el hombre destinados al consumo de las personas denominados también bienes finales. Se distinguen entre estos los bienes perecederos de los duraderos. Bienes intermedios: los que se utilizan en el proceso de producción o servicios para transformarlos en bienes finales o servicios prestados. Carga fraccionada: unidad de carga de productos cuyo peso, volumen y cantidad por surtido son reducidos, lo cual permite o requiere su selección manual. Para ello se destinan estanterías para cargas fraccionadas. Ciclo de venta: período que transcurre desde que el bien está listo para la venta en la red comercializadora hasta que se realiza. Ciclo de reaprovisionamiento: cobertura del inventario que asegura la satisfacción de la demanda hasta la recepción del siguiente período. Cobertura: período en que, con el inventario actual, se asegura la satisfacción de la demanda. Entidades estatales: las empresas estatales y las unidades presupuestadas. Inventarios: las existencias de recursos materiales destinados al consumo de la entidad o a su comercialización.

13 Inventarios de lento movimiento: bienes en exceso que por su cantidad o período mínimo de rotación expuestos a la venta o almacenados para el consumo, requieren tiempo prolongado para su venta o consumo con independencia del valor de uso que posean. Los bienes de consumo e intermedios se definen de lento movimiento cuando las cantidades en existencia superan los ciclos de ventas o reaprovisionamiento establecidos para cada actividad. Para los de consumo, cuando supera los ciento vente (120) días, expuestos a la venta o al consumo y posean cobertura para más de tres (3) meses. ÁREA DE Pág.12 Inventarios estatales: son aquellos inventarios que fueron adquiridos por el Presupuesto del Estado, por decisión de gobierno, para mejorar la situación económico-financiera de las Empresas estatales que los poseían. Inventarios estratégicos: productos del inventario total que se guardan durante etapas prolongadas, pues sirven de repuesto a equipos específicos y fundamentales de la entidad. Inventarios ociosos: bienes cuyo bajo o nulo valor de uso comercial, para la entidad propietaria o depositaria, determina su inmovilización absoluta por ausencia total de demanda. El tiempo admisible para definir un bien ocioso no debe exceder un año, salvo casos excepcionales en correspondencia con las normas de los órganos, organismos de la Administración Central del Estado y las organizaciones superiores de dirección empresarial, según corresponda. Inventarios propios: aquellos inventarios adquiridos por las entidades estatales y las sociedades mercantiles para la realización de sus actividades. Producto bloqueado: Aquel que en su ubicación en el área de almacenamiento, tanto en estiba directa, como en estanterías, no permite ningún movimiento (manual o mecanizado)o sea, que no accede al pasillo de trabajo, ocasionando pérdida de tiempo y gastos por una doble manipulación.

14 Provisión financiera: aquella que se crea para cubrir las pérdidas que se generen por la venta de los inventarios de lento movimiento y ociosos, por debajo de su precio según libro o por rebajas en los precios de venta minorista. Reaprovisionamiento: acción de comprar para reponer las existencias que garantizan los ciclos de venta o procesos productivos, en correspondencia con las normas de consumo y niveles de eficiencia planificados. Rotación: número de veces que es necesario renovar el inventario para satisfacer la demanda en un período determinado, generalmente por un (1) año.