Denominación de la serie: EXPEDIENTES DE GESTIÓN DE LOS INGRESOS POR SERVICIOS DEPORTIVOS

Transcripción

1 COMISIÓN DE ARCHIVO. UNIVERSIDAD PÚBLICA DE NAVARRA Norma de conservación: 2/2010 (74) Denominación de la serie: EXPEDIENTES DE GESTIÓN DE LOS INGRESOS POR SERVICIOS DEPORTIVOS Poseedor principal: Oficina de Deportes Período de permanencia en los archivos de gestión, una vez cerrado el expediente: 1 año Valor administrativo, una vez cerrado el expediente: 1 año Acceso: 50 años al menos, por contener datos de carácter personal. Conservación permanente: Eliminación total Observaciones: Fecha de dictamen de la Comisión de Archivo: 13 de abril de 2010

2 Procedimiento: GESTIÓN DE INGRESOS POR SERVICIOS DEPORTIVOS Número del Catálogo de Procedimientos (NCP): IV.08 (DEPORTES) Número de Expediente de la Comisión de Archivo (NECA): 74 (2010/02) VERSIÓN 1- Procedimiento administrativo Con el objetivo de facilitar y promocionar la práctica de actividades físico deportivas, la Universidad ofrece una serie de actividades, cursos y escuelas, equipos, competiciones, así como el uso libre de las instalaciones deportivas. Para acceder tanto a las actividades como a las instalaciones deportivas de la Universidad, se requiere el pago de unos precios, por lo que la Sección de Deportes lleva a cabo en el inicio del curso fundamentalmente, todo el proceso de inscripciones. Existen cinco grupos de usuarios y en función de la pertenencia a cada uno de ellos, las condiciones son diferentes, aunque el proceso es el mismo. Estos grupos son: estudiantes de títulos oficiales, personal de la Universidad y asimilados, Antiguos alumnos, Amigos de la Universidad, y Ajenos. La tarjeta deportiva es el único documento que permite el acceso a las instalaciones deportivas y la participación en las actividades deportivas organizadas por la Universidad. Puede ser anual o mensual y actualmente está integrada en el documento acreditativo de pertenencia a la Universidad de los miembros de la comunidad universitaria, ya sean estudiantes, PDI o PAS. Las inscripciones de abonos anuales, mensuales, cursos, escuelas deportivas y competiciones, se formalizan en la Oficina de Deportes, que dispone de una aplicación informática para realizarla. Se introducen los datos del interesado y la modalidad, se imprime y se le entrega una copia. Otra copia junto con el justificante del pago, se archiva en la unidad. Diariamente se cuadran las cuentas y concilian los cobros. Así mismo y como fruto de la utilización de las instalaciones de la Universidad por clubes o entidades deportivas, la Oficina de Deportes remite mensualmente a la Sección de Contabilidad, el detalle de días y horas disfrutadas por equipo, a efectos de facturación. Una vez emitida la factura por la Sección de Contabilidad, la Oficina de Deportes con el fin de llevar un control de los pagos, se guarda una copia tanto de la factura emitida como del documento de cobro cuando éste se produce y se remite desde Contabilidad. Finalmente, cada mes se envía a la Sección de Contabilidad la rendición de ingresos que abarca todos los conceptos (uso de instalaciones, inscripciones, cursos, entradas diarias...) para que se proceda a su contabilización.

3 Procedimiento: GESTIÓN DE INGRESOS POR SERVICIOS DEPORTIVOS NCP: IV.08 (DEPORTES) NECA: 74 (2010/02) VERSIÓN 1- COMUNIDAD UNIVERSITARIA Y AJENOS OFICINA DE DEPORTES SECCIÓN DE CONTABILIDAD Inicio de Solicitud de inscripción Puede ser el abono mensual o anual, la inscripción en un curso o en una escuela deportiva, así como la entrada diaria Introducción de datos Cobro Justificante Activación de la tarjeta Justificante Cuadre de la gestión del día Cuentas justificativas de los ingresos mensuales Oficio + cuentas justificativas mensuales Archivo F109 Contabilización Fin de

4 Procedimiento: FACTURACIÓN DEL USO DE LAS INSTALACIONES DEPORTIVAS Número del Catálogo de Procedimientos (NCP): IV.09 (DEPORTES) Número de Expediente de la Comisión de Archivo (NECA): 74 (2010/02) VERSIÓN 1- Procedimiento administrativo Con el objetivo de facilitar y promocionar la práctica de actividades físico deportivas, la Universidad ofrece una serie de actividades, cursos y escuelas, equipos, competiciones, así como el uso libre de las instalaciones deportivas. Para acceder tanto a las actividades como a las instalaciones deportivas de la Universidad, se requiere el pago de unos precios, por lo que la Sección de Deportes lleva a cabo en el inicio del curso fundamentalmente, todo el proceso de inscripciones. Existen cinco grupos de usuarios y en función de la pertenencia a cada uno de ellos, las condiciones son diferentes, aunque el proceso es el mismo. Estos grupos son: estudiantes de títulos oficiales, personal de la Universidad y asimilados, Antiguos alumnos, Amigos de la Universidad, y Ajenos. La tarjeta deportiva es el único documento que permite el acceso a las instalaciones deportivas y la participación en las actividades deportivas organizadas por la Universidad. Puede ser anual o mensual y actualmente está integrada en el documento acreditativo de pertenencia a la Universidad de los miembros de la comunidad universitaria, ya sean estudiantes, PDI o PAS. Las inscripciones de abonos anuales, mensuales, cursos, escuelas deportivas y competiciones, se formalizan en la Oficina de Deportes, que dispone de una aplicación informática para realizarla. Se introducen los datos del interesado y la modalidad, se imprime y se le entrega una copia. Otra copia junto con el justificante del pago, se archiva en la unidad. Diariamente se cuadran las cuentas y concilian los cobros. Así mismo y como fruto de la utilización de las instalaciones de la Universidad por clubes o entidades deportivas, la Oficina de Deportes remite mensualmente a la Sección de Contabilidad, el detalle de días y horas disfrutadas por equipo, a efectos de facturación. Una vez emitida la factura por la Sección de Contabilidad, la Oficina de Deportes con el fin de llevar un control de los pagos, se guarda una copia tanto de la factura emitida como del documento de cobro cuando éste se produce y se remite desde Contabilidad. Finalmente, cada mes se envía a la Sección de Contabilidad la rendición de ingresos que abarca todos los conceptos (uso de instalaciones, inscripciones, cursos, entradas diarias...) para que se proceda a su contabilización.

5 Procedimiento: FACTURACIÓN DEL USO DE LAS INSTALACIONES DEPORTIVAS NCP: IV.09 (DEPORTES) NECA: 74 (2010/02) VERSIÓN 1- OFICINA DE DEPORTES Inicio de SECCIÓN DE CONTABILIDAD CLUB DEPORTIVO/ ENTIDAD Listado mensual por equipo Oficio +Listado mensual Factura Factura Pago Cobro Archivo F109 Documento de cobro y copia de factura Documento de cobro Control de los cobros Fin de