MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CENTRO DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN UNIDAD DE MODERNIZACIÓN PARA LA CALIDAD DEL SERVICIO JUNIO 2010

Transcripción

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CENTRO DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN UNIDAD DE MODERNIZACIÓN PARA LA CALIDAD DEL SERVICIO JUNIO 2010 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SERVICIOS EDUCATIVOS INTEGRADOS AL ESTADO DE MÉXICO UNIDAD DE MODERNIZACIÓN PARA LA CALIDAD DEL SERVICIO CENTRO DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

2 Código: 205C12003 II.- Índice III.- Presentación 3 IV.- Objetivo General 4 V.- Base Legal 5 VI.- Identificación e interacción de Procesos. 7 VII.- Relación de Procesos y Procedimientos 8 VIII.- Descripción de los Procedimientos 9 Transferencia al de acervos documentales de trámite concluido de las unidades administrativas de SEIEM. Supervisión de Archivos Eliminación de acervos documentales Asesoría técnica para la entrega recepción de archivos y/o acervo documental de las unidades administrativas de SEIEM, al Centro de Información y Documentación. 205C12003/01 205C12003/02 205C12003/03 205C12003/04 IX.- Simbología 54 X.- Registro de Ediciones 55 XI.- Distribución 56 XII.- Validación 57 XIII.- Créditos 58 Fecha: junio de 2010 Página: 2

3 Código: 205C12003 III.- Presentación La sociedad mexiquense exige de su gobierno cercanía y responsabilidad para lograr, con hechos, obras y acciones, mejores condiciones de vida y constante prosperidad. Por ello, el Licenciado Enrique Peña Nieto, Gobernador Constitucional del Estado de México, impulsa la construcción de un gobierno eficiente y de resultados, cuya premisa fundamental es la generación de acuerdos y consensos para la solución de demandas sociales. El buen gobierno se sustenta en una administración pública más eficiente en el uso de sus recursos y más eficaz en el logro de sus propósitos. El ciudadano es el factor principal de su atención y la solución de los problemas públicos su prioridad. En este contexto, la Administración Pública Estatal transita a un nuevo modelo de gestión, orientado a la generación de resultados de valor para la ciudadanía. Este modelo propugna por garantizar la estabilidad de las instituciones que han demostrado su eficacia, pero también por el cambio de aquellas que es necesario modernizar. La solidez y el buen desempeño de las instituciones gubernamentales tienen como base las mejores prácticas administrativas emanadas de la permanente revisión y actualización de las estructuras organizacionales y sistemas de trabajo, del diseño e instrumentación de proyectos de innovación y del establecimiento de sistemas de gestión de la calidad. El presente manual administrativo documenta la acción organizada para dar cumplimiento a la misión de los Servicios Educativos Integrados al Estado de México. La estructura organizativa, la división del trabajo, los mecanismos de coordinación y comunicación, las funciones y actividades y los resultados que se obtienen, son algunos de los aspectos que delinean la gestión administrativa de este organismo público descentralizado del Ejecutivo Estatal. Este documento contribuye en la planificación, conocimiento, aprendizaje y evaluación de la acción administrativa. El reto impostergable es la transformación de la cultura de las dependencias y organismos auxiliares hacia nuevos esquemas de responsabilidad, transparencia, organización, liderazgo y productividad. Fecha: junio de 2010 Página: 3

4 Código: 205C12003 IV.- Objetivo general Incrementar la calidad, eficiencia y eficacia de los servicios que proporciona el Centro de Información y Documentación con el fin de realizar la unificación de criterios de la administración de documentos, mediante la formalización y estructuración de los métodos y procedimientos de trabajo establecidos para tal fin. Fecha: junio de 2010 Página: 4

5 Código: 205C12003 V.- Base legal Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Artículo 3, fracción VI, publicado en el Diario Oficial de la Federación del 5 de febrero de 1917, última reforma Diario Oficial de la Federación del 12 de diciembre de Ley General de Educación, Última reforma Diario Oficial de la Federación del 4 de enero de Ley Federal del Trabajo, Diario Oficial de la Federación, publicada en el Diario Oficial de la Federación, 01 de abril de Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, Reglamentaria del Apartado B, del Artículo 123 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Publicada en el Diario Oficial de la Federación, 28 de diciembre de Reglamento de las Condiciones Generales de Trabajo del Personal de la Secretaría de Educación Pública, publicado en el Diario Oficial de la Federación, publicado en el Diario Oficial de la Federación, 29 de enero de Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, publicada en el Diario Oficial de la Federación, 4 de enero de Acuerdo Nacional para la Modernización de la Educación Básica, publicada en el Diario Oficial de la Federación, 19 de mayo de Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública, publicado en el Diario Oficial de la Federación, 23 de junio de 1999, reformas. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México, publicada en el Periódico Oficial Gaceta del Gobierno, 10 de noviembre de 1917, reformas y adiciones. Código Administrativo del Estado de México, publicado en el Periódico Oficial Gaceta del Gobierno, 13 de diciembre de 2001). Código Financiero del Estado de México y Municipios, publicado en el Periódico Oficial Gaceta del Gobierno, Toluca, México, 9 de marzo de Código de Procedimientos Administrativos del Estado de México, publicada en el Periódico Oficial Gaceta del Gobierno, Toluca, México, 25 de noviembre de Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México, publicada en el Periódico Oficial Gaceta del Gobierno, 17 de septiembre de 1981, reformas y adiciones. Ley de Ingresos del Estado de México para el ejercicio fiscal 2010, publicada en el Periódico Oficial Gaceta del Gobierno, 10 de diciembre de Ley que Crea el Organismo Público Descentralizado Denominado Servicios Educativos Integrados al Estado de México, publicada en el Periódico Oficial Gaceta del Gobierno, 3 de junio de Fecha: junio de 2010 Página: 5

6 Código: 205C12003 Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios, publicada en el Periódico Oficial Gaceta del Gobierno, 11 de septiembre de 1990, reformas y adiciones. Ley del Trabajo de los Servidores Públicos del Estado y Municipios, publicada en el Periódico Oficial Gaceta del Gobierno, 23 de octubre de Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México, publicada en el Periódico Oficial Gaceta del Gobierno, 30 de abril de Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México, publicada en el Periódico Oficial Gaceta del Gobierno, 24 de marzo de Presupuesto de Egresos del Estado de México para el ejercicio fiscal del año correspondiente, Reglamento Interior de Servicios Educativos Integrados al Estado de México, publicado en el Periódico Oficial Gaceta del Gobierno, del 10 de junio de Reglamento para la Entrega y Recepción de Oficinas de la Administración Pública Estatal, publicada en el Periódico Oficial Gaceta del Gobierno, 14 de marzo de Reglamento Interior de la Secretaría de Educación, publicada en el Periódico Oficial Gaceta del Gobierno, 11 de enero de Reglamento Interior de Servicios Educativos Integrados al Estado de México, publicado en el Periódico Oficial Gaceta del Gobierno, 10 de junio de Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México, publicada en el Periódico Oficial Gaceta del Gobierno, 6 de abril de Manual General de Organización de Servicios Educativos Integrados al Estado de México, publicado en el Periódico Oficial Gaceta del Gobierno, 25 de septiembre de Programa de Desarrollo Institucional de SEIEM. Acuerdo por el que se establecen las Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias, Organismos Auxiliares y Fideicomisos Públicos del Poder Ejecutivo Estatal, publicada en el Periódico Oficial Gaceta del Gobierno, 25 de febrero de Dictamen 1618 de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos por el que se establecen las normas, políticas y procedimientos para la selección de documentos preliminar y final de los acervos de trámite concluido existentes en las unidades administrativas de los poderes del estado y municipios, publicado en el Periódico Oficial Gaceta del Gobierno, 15 de octubre de Fecha: junio de 2010 Página: 6

7 Código: 205C12003 VI.- Identificación e interacción de procesos COMUNICACIÓN CON EL USUARIO Organización de Acervos Documentales ÁREAS ADMINISTRATIVAS * Depuración preeliminar * Selección * Clasificación * Valoración de Información * Análisis de flujos documentales Proceso sustantivo EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO DE ACERVOS DOCUMENTALES Fecha: junio de 2010 Página: 7

8 Código: 205C12003 VII.- Relación de procesos y procedimientos 1. Transferencia al de acervos documentales de trámite concluido de las unidades administrativas de SEIEM 2. Supervisión de archivos. 3. Eliminación de acervos documentales. 4. Asesoría técnica a las es Administrativas, para la entrega y recepción de documentos. Fecha: junio de 2010 Página: 8

9 Código: 205C12003/01 VIII.- Descripción de los procedimientos Nombre del Procedimiento.- Transferencia al de Acervos Documentales de Trámite concluido de las unidades administrativas de SEIEM Objetivo: Incrementar la calidad y eficiencia en la transferencia de acervos documentales al archivo de concentración, mediante los procedimientos, normas y lineamientos establecidos en la materia. Alcance: Aplica al personal del que tengan a su cargo la recepción de acervos documentales de trámite concluido, que tengan que ser transferidos al archivo de concentración. Referencias Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México. Capítulo Tercero. Artículos 37 y 38, apartados XV y XVI. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios. Título Tercero, Capítulo II, Artículo 42, fracciones V y XXII. Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México. Artículo 1 y 2, incisos a y b; Artículos 3, 4 y 5. Capítulo Segundo artículos 9, 10, 11, incisos a-l y artículos 20 y 21 incisos a, b y c. Capítulo tercero, artículos 22 y 24 incisos a-e. Capítulo Sexto, artículos Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Capítulos I-III. Reglamento Interior de la Secretaría de Administración. Capítulo IV. Artículo II, numeral XII. Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México. Título Segundo. Capítulo Único, artículos Gaceta de Gobierno del Estado de México No. 85 del 7 de mayo de Acuerdo OD-042. Responsabilidades Es responsabilidad de la de Modernización para la Calidad del Servicio la coordinación de la transferencia al archivo de concentración de acervos documentales al archivo de concentración. Es responsabilidad del supervisar la correcta y oportuna transferencia de acervos documentales de trámite concluido al archivo de concentración. Definiciones Transferencia: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (valores secundarios). Archivo: Conjunto de Documentos recibidos o constituidos por una persona física o moral, o por un organismo público o privado que resultan de su actividad, organizado en consecuencia de ella y conservado en vista a una eventual utilización. Fecha: junio de 2010 Página: 9

10 Código: 205C12003/01 Recepción: Obtener y revisar la documentación de trámite, ya sea generada o recibida. Insumos Solicitud de transferencia de acervo documental. Resultados Transferencia de acervo documental al Interacción con otros procedimientos Supervisión de archivos. Depuración preliminar de acervos documentales. Asesoría técnica a las unidades administrativas, para la entrega recepción de documentos Políticas A las unidades administrativas que concentren y que con anterioridad se les detectaron anomalías que no fueron corregidas en su oportunidad, no se les recibirá su documentación, ni se les facilitará expediente del préstamo. Las áreas que cuenten con unidades administrativas fuera de la ciudad de Toluca, deberán observar los presentes lineamientos, de lo contrario no se efectuará la transferencia. La concentración de la documentación deberá ser realizada por la unidad la generó y por el responsable del archivo de la misma, en el lugar, fecha y hora indicada por el. Las unidades administrativas deberán respetar fecha y hora de entrega de expedientes, de lo contrario, tendrán que solicitar nueva fecha al. Una vez pactada la transferencia, se revisará que la documentación esté debidamente expedientada, organizada e inventariada conforme a la normatividad existente en la materia, dos ejemplares del inventario con firmas y sellos, respaldo de inventario en disquete de 3 ½ y oficio de remisión correspondiente, indicando en éste último la cantidad de cajas y expedientes a concentrar y los años que comprende la documentación. Las unidades administrativas al concentrar su documentación, deberán contar con vehículos para su traslado (cuando se ubiquen fuera del edificio central), así como personal para la entrega física de la misma. El oficio de remisión y los inventarios deberán venir debidamente requisitados para poder proceder a firmar y sellar de recibido por la persona que realice dicha actividad y por el titular del. No se firmará ni sellará el inventario y oficio cuando se detecte una anomalía hasta que no se haya resuelto. Las unidades administrativas que concentren sus archivos de trámite, deberán foliar cada uno de los documentos que integran los expedientes y eliminar los documentos duplicados conforme a la normatividad vigente, requisitos sin los cuales no se les recibirá su documentación. Fecha: junio de 2010 Página: 10

11 Código: 205C12003/01 Desarrollo No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 Área administrativa Solicita a la de Modernización para la Calidad del Servicio, asesoría sobre la manera de preparar la documentación de trámite concluido para su transferencia al archivo de concentración. 2 de Modernización para la Calidad del Servicio 3 Centro de Información y Documentación Recibe solicitud de asesoría y turna al Centro de Información y Documentación para lo conducente. Recibe y asiste al área administrativa y asesora sobre los lineamientos para la transferencia de acervos al archivo de concentración. 4 Área Administrativa Recibe y prepara la documentación de trámite concluido para su transferencia apegado a la normatividad existente en materia y a la asesoría proporcionada por personal del Centro de Información y Documentación. 5 Centro de Información y Documentación Recibe y verifica que la documentación cumpla con todos los lineamientos para su concentración en el formato de inventario de archivo de concentración de material bibliográfico, hemerografico y de documentos no convencionales. (formas 1-5) 6 Levanta Acta de aprobación de transferencia sobre las indicaciones y verifica el cumplimiento de las mismas y entrega copia al área. Cumple con los lineamientos? 7 No. Informa al área para que corrija errores. Regresa a la actividad No. 4 Nota: cuando se dan a conocer los errores y el área no corrija, el centro de información y documentación no recibirá la documentación. 8 Si. Notifica al área administrativa, día y hora en que podrá concentrar su documentación. 9 Área administrativa. Recibe notificación y traslada la documentación al archivo de concentración para su recepción en la fecha señalada. Fecha: junio de 2010 Página: 11

12 Código: 205C12003/01 10 Centro de Información y Documentación. Recibe documentación y verifica, expediente por expediente, que estén correctos. Es correcto? 11 No. Pospone la recepción de la documentación hasta que se reciba a satisfacción de la normatividad del archivo de concentración. 12 Si. Firma de recibido el oficio de remisión y los inventarios del archivo y entrega copia al área que concentra. 13 Integra documentación al archivo en el lugar previamente determinado utilizando el tipo de clasificación topográfica y registra en el inventario correspondiente el orden que se le dio en el archivo. 14 Solicita al área concentró, la presencia del responsable de la documentación con copia del inventario, para actualizar el archivo de acuerdo al orden que se le dio a los documentos dentro del acervo del archivo. 15 Área administrativa. Recibe y se presenta el responsable del archivo con la copia del inventario al Centro de Información y Documentación. 16 Centro de Información y Documentación. Recibe y actualiza el inventario de acuerdo al orden que se le dio a la documentación dentro del acervo del archivo de concentración. 17 Realiza clave topográfica (clave de ubicación y/o localización del documento) y la registra en la base de datos. Termina Fecha: junio de 2010 Página: 12

13 Código: 205C12003/01 Diagramación Fecha: junio de 2010 Página: 13

14 Código: 205C12003/01 Fecha: junio de 2010 Página: 14

15 Código: 205C12003/01 Medición Indicador para medir la recepción y almacenamiento de acervo documental. No. de acervo documental recibido No. de acervo documental programado para almacenamiento = % de acervo documental recibido y almacenado Registros de evidencias: Inventario de archivo de concentración. Formatos e Instructivos Inventario de archivo de concentración. Inventario de acervo bibliográfico y/o hemerografico. Inventario de documentación no convencional. Relación de documentos seleccionados para eliminación. Fecha: junio de 2010 Página: 15

16 Código: 205C12003/01 Formatos e instructivos Fecha: junio de 2010 Página: 16

17 Código: 205C12003/01 INSTRUCTIVO DE LLENADO RENGLÒN O COLUMNA (1) DICE ANOTAR RESPONSABLE OBSERVACIONES HOJA DE (2) NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA (3) FECHA DE ELABORACIÓN (4) FECHA DE TRANSFERENCIA Anotar número de hoja correspondiente respecto al total de hojas que integran el inventario Anotar el nombre de la unidad administrativa que generó los documentos y las áreas a las que pertenecen en orden ascendente hasta el nivel de secretaria Registrar el día, mes y año en que se elabora el inventario. Registrar el día, mes y año en que serán transferidos los acervos de la unidad al Archivo General. (5) NO. PROG. Anotar el número progresivo de cada uno de los expedientes de trámite concluido que integran el inventario (6) CLAVE DEL EXPEDIENTE (7) NOMBRE DEL EXPEDIENTE Anotar la clave con la cual se controla internamente el expediente por parte de la unidad lo generó. (En caso de existir) Anotar el nombre de cada uno de los expedientes que integran el inventario. (8) PERIODO Anotar los años extremos a los cuales corresponden los documentos que integran el expediente. (9) TIEMPO DE ARCHIVO Indicar el número de años que deberá de resguardarse de manera precaucional la documentación contenida en el expediente en el Archivo General, de acuerdo a las necesidades de la unidad los transfiere (invariablemente son 5 años para todos los expedientes) (10) No. DE LEGAJOS Indicar el número de legajos en que se encuentra dividido el expediente. (11) No. DE FOJAS Anotar el número total de hojas (folios) que integran el expediente. (12) OBSERVACIONES Anotar las observaciones que se estimen pertinentes respecto al expediente. (13) RESPONSABLE DE LA CUSTODIA, ENTREGA, RECIBE, Vo.Bo. NOMBRE Y FIRMA Registrar el nombre y firma de la persona responsable de la custodia de los documentos, de quien los entrega, de quien los recibe por parte del Archivo de Concentración, así como del jefe del mismo. ESTE FORMATO SE ELABORA EN: ORIGINAL.-. 1a COPIA.- Administrativa Archivo General y del Archivo de Concentración. Fecha: junio de 2010 Página: 17

19 Código: 205C12003/01 INSTRUCTIVO DE LLENADO: INVENTARIO DE ACERVO BIBLIOGRÀFICO Y/O HEMEROGRÁFICO RENGLÒN O COLUMNA (1) DICE ANOTAR RESPONSABLE OBSERVACIONES HOJA DE Anotar número de hoja correspondiente respecto al total de hojas que integran el inventario (2) NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA (3) FECHA DE ELABORACIÓN (4) FECHA DE TRANSFERENCIA Anotar el nombre de la unidad administrativa que generó los documentos y las áreas a las que pertenecen en orden ascendente hasta el nivel de Secretaria Registrar el día, mes y año en que se elabora el inventario. Registrar el día, mes y año en que serán transferidos los acervos de la unidad al Archivo de Concentración. (5) ACERVOS Marcar con una X el tipo de acervos al que corresponde el inventario (6) No. PROG. Anotar el número progresivo de cada uno de los expedientes de trámite concluido que integran el inventario. (7) No. CLASIFICACIÓN Anotar el número de clasificación correspondiente de cada uno de los acervos, de acuerdo al sistema utilizado por la unidad que los transfiere (8) TÌTULO Anotar el título completo de cada uno de los acervos inventariados (9) AUTOR Anotar el nombre completo del autor de cada uno de los acervos inventariados (10) EDITORIAL Y FECHA DE PUBLICACIÓN (11) TIEMPO DE CONSERVACIÓN Anotar el nombre de la editorial, así como el día, mes y año de la publicación de cada uno de los acervos inventariados. Dejar este espacio en blanco ya que lo asignará el Centro de Información y Documentación. (12) OBSERVACIONES Anotar las observaciones que se estimen pertinentes respecto a cada uno de los acervos inventariados. (13) RESPONSABLE DE LA CUSTODIA, ENTREGA, RECIBE, Vo.Bo. NOMBRE Y FIRMA Registrar el nombre y firma de la persona responsable de la custodia de los documentos, de quien los entrega, de quien los recibe por parte del Archivo de Concentración, así como del Jefe del mismo.. Archivo de Concentración y del Archivo de Concentración. ESTE FORMATO SE ELABORA EN: ORIGINAL.-. 1a COPIA.- Administrativa Fecha: junio de 2010 Página: 19

21 Código: 205C12003/01 INSTRUCTIVO DE LLENADO: INVENTARIO DE DOCUMENTACIÓN NO CONVENCIONAL RENGLÒN O COLUMNA DICE ANOTAR RESPONSABLE OBSERVACIONES (1) HOJA DE Anotar número de hoja correspondiente respecto al total de hojas que integran el inventario elabora el (2) NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIV A (3) FECHA DE ELABORACIÓN (4) FECHA DE TRANSFERENCI A Anotar el nombre de la unidad generó los documentos y las áreas a las que pertenecen en orden ascendente hasta el nivel de secretaria Registrar el día, mes y año en que se. Registrar el día, mes y año en que serán transferidos los acervos de la unidad al Archivo de Concentración. inventario elabora el inventario elabora el inventario Archivo de Concentración. (5) No. PROG. Anotar el número progresivo de cada uno de los expedientes de trámite concluido que integran el inventario. (6) CLAVE TIPO DE SOPORTE Anotar la letra y número que corresponda al tipo de soporte documental, de acuerdo a la siguiente clasificación: A) MICROFILMS: 1. ROLLO, 2. MAGAZIN, 3. CARTERA DE PLÁSTICO O JACKET, 4. MICROFICHA, 5. TARJETA DE ABERTURA. B) AUDIOVISUALES: 1. VIDEOCASSETTE, 2. VIDEOCASSETTE, 3. CORTOMETRAJE, 4. DIAPOSITIVA, 5. NEGATIVO, 6. ACETATO, 7. FILMINA, 8. DISCO ÓPTICO, 9. DISCO COMPACTO. C) MATERIALES DE CÒMPUTO: 1. CINTA MAGNÉTICA, 2. DISKETTE, 3. TARJETA PERFORADA, 4. DISCO MAGNÉTICO, 5. TAMBOR MAGNÉTICO, 6. DISCO FORMATO ZIP, 7. DVD. D) PAPEL: 1. ESTUDIO, 2. PROYECTO, 3. INVESTIGACIÓN, 4. MANUAL, 5. GUÍA, 6. PRESUPUESTO, 7. ESTADÍSTICA, 8. FOTOGRAFÍA, 9. PROGRAMA, 10. PLAN, 11. MATERIAL CARTOGRÁFICO (PLANO, MAPA, CROQUIS), 12. CARTEL, 13. TRÍPTICO, 14. FOLLETO, 15. INFORME, 16. CATÁLOGO, 17. REPORTE elabora el inventario elabora el inventario Fecha: junio de 2010 Página: 21

22 Código: 205C12003/01 (7) CLAVE INTERNA Anotar la clave interna con la cual se controla el documento por parte de la unidad lo generó. (8) No. DE PARTES Anotar el número de partes en que se encuentra dividido el documento, tomando como referencia el tipo de soporte documental. (9) DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO (10) FECHA DE ELABORACIÓN (11) OBSERVACIONE S (12) RESPONSABLE DE LA CUSTODIA, ENTREGA, RECIBE, Vo.Bo. NOMBRE Y FIRMA Registrar el nombre o título completo que identifique el documento que se inventaría, tomando como base el tipo de información que contiene. Anotar el día, mes y año en que se elaboró el documento inventariado. Anotar las observaciones que se estimen pertinentes respecto a cada uno de los acervos inventariados. Registrar el nombre y firma de la persona responsable de la custodia de los documentos, de quine los entrega, de quien los recibe por parte del Archivo de Concentración, así como del jefe del mismo. elabora el inventario elabora el inventario elabora el inventario elabora el inventario elabora el inventario elabora el inventario y del Archivo de Concentración. ESTE FORMATO SE ELABORA EN: ORIGINAL.-. 1a COPIA.- Administrativa Fecha: junio de 2010 Página: 22

23 Código: 205C12003/02 Nombre del Procedimiento Supervisión de Archivos. Objetivo Mejorar el desarrollo de las actividades de supervisión del acervo documental, mediante la aplicación de los controles, formatos y lineamientos que para este fin se establezcan. Alcance Aplica a los responsables del archivo de concentración Toluca y Valle de México, que tengan bajo su responsabilidad, el manejo y supervisión de archivos de las áreas administrativas de SEIEM. Referencias Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México. Capítulo Tercero. Artículos 37 y 38, apartados XV y XVI. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios. Título Tercero, Capítulo II, Artículo 42, apartado V y XXII. Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México. Artículo 1 y 2, incisos a y b; Artículos 3, 4 y 5. Capítulo Segundo artículos 9, 10, 11, incisos a-l y artículos 20 y 21 incisos a, b y c. Capítulo tercero, artículos 22 y 24 incisos a-e. Capítulo Sexto, artículos Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Capítulos I-III. Reglamento Interior de la Secretaría de Administración. Capítulo IV. Artículo II, numeral XII. Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México. Título Segundo. Capítulo Único, artículos Gaceta de Gobierno del Estado de México No. 85 del 7 de Mayo de Acuerdo OD-042. Gaceta de Gobierno del Estado de México No. 76 del 15 de Octubre de Dictamen 1618 Responsabilidades Es responsabilidad del supervisar el correcto manejo del acervo documental de SEIEM Definiciones Archivo: Conjunto de Documentos recibidos o constituidos por una persona física o moral, o por un organismo público o privado que resultan de su actividad, organizado en consecuencia de ella y conservado en vista a una eventual utilización. Insumos Programa anual de supervisión de archivos. Resultados Acta de Supervisión en la que se otorga visto bueno a los acervos documentales. Fecha: junio de 2010 Página: 23

24 Código: 205C12003/02 Interacción con otros procedimientos Asesoría técnica a las unidades administrativas, para la entrega recepción de documentos Depuración preliminar de acervos documentales. Políticas El personal del centro de Información y Documentación recibirá expediente por expediente de acuerdo al inventario que se presente, en caso de que existan correcciones, se le notificará al personal responsable y no procederá la transferencia hasta que la documentación se entregue adecuadamente conforme a la normatividad vigente en la materia. A las unidades administrativas que hayan concentrado su documentación en el Centro de Información y Documentación, después de haber transcurrido un tiempo prudente se les solicitará que se presenten con su copia de inventario, con el propósito de actualizarlo de acuerdo al orden que se le dio a la documentación dentro del acervo del archivo de concentración de SEIEM. Las unidades administrativas que tienen acervo documental para concentrar pero que han solicitado préstamo de expedientes al, es requisito indispensable que estén al corriente en cuanto a su devolución con el fin de evitar que expedientes que no han sido registrados en inventarios anteriores y que por motivos de préstamo se encuentran en poder de la unidad administrativa vuelvan a ser incluidos en otro inventario afectándose el control de vales que para tal efecto realiza. Los documentos que integran los expedientes remitidos, deberán de estar debidamente asegurados en sus carpetas conforme a la normatividad vigente; no se recibirán documentos sueltos o que no tengan los documentos asegurados, así mismo, deberán entregar la documentación expedida en cajas tipo galletera 01 (0.37 x 0.26 x 0.16) y la documentación no convencional en cajas tipo gaveta. Los expedientes que se remitan al, deberán tener un grosor máximo de 2 centímetros, aquellos que rebasen el límite, deberán dividirse en el o los legajos necesarios, observando el mismo título o clave del expediente y señalándose los números de legajos conforme a la normatividad. La documentación expedida será remitida exclusivamente fólders dependiendo el tamaño del documento, no admitiéndose otro tipo de cubierta; en caso de que algunos documentos hayan sido glosados en el archivo de trámite en carpetas lefort (o equivalentes), deberán expedientarse en cajas ordinarias antes de ser enviados al Centro de Información y Documentación. Fecha: junio de 2010 Página: 24

25 Código: 205C12003/02 Desarrollo No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 Centro de Información y Documentación 2 de Modernización para la calidad del Servicio. 3 Centro de Información y Documentación. Elabora la propuesta del programa anual de supervisión de archivos y la presenta al titular de la de Modernización para la Calidad del Servicio. Recibe, revisa, autoriza y regresa al Centro de Información y Documentación para lo conducente. Recibe el programa autorizado y difunde a las áreas, anexando la siguiente información: o o o Día y Hora en que se supervisarán los archivos de cada una de las unidades administrativas. Lineamientos a los que deben apegarse las áreas en la organización de sus archivos. Formatos e Instructivos de llenado de los inventarios de acervo documental. 4 Áreas Administrativas. Reciben información y preparan archivos de acuerdo a los requerimientos para la supervisión y asisten al Centro de Información y Documentación. 5 Centro de Información y Documentación. Recibe y supervisa que los archivos cumplan con los siguientes requisitos: Que los expedientes o documentos se encuentren organizados de acuerdo a los lineamientos establecidos. Que se encuentren correctamente identificados en el inventario de acervo documental que les corresponda. Cumple con los requisitos? 6 No. Levanta acta de supervisión en la que se asientan las deficiencias detectadas en los archivos y establece nueva fecha de supervisión. 7 Si. Levanta acta de supervisión en la que se otorga el Visto Bueno a los acervos y entrega copia al área supervisada. Fecha: junio de 2010 Página: 25

26 Código: 205C12003/02 8 Áreas Administrativas. Recibe, firma, entrega original al Centro de Información y archiva copia del acta. 9 Centro de Información y Documentación 10 de Modernización para la Calidad del Servicio. Recibe y reporta el resultado de la supervisión al titular de la de Modernización para la Calidad del Servicio. Recibe y presenta informe trimestral al Coordinador de Administración y Finanzas y a criterio al Contralor Interno (con base en el reporte). Termina Fecha: junio de 2010 Página: 26

28 Código: 205C12003/02 Medición Indicador para medir la Supervisión de Archivos No. de archivo supervisado por área administrativa No. de supervisiones programadas = % de archivos supervisados Registros de evidencias Formatos e Instructivos Acta de Asesoría Técnica Fecha: junio de 2010 Página: 28

29 Código: 205C12003/02 Formatos e instructivos Fecha: junio de 2010 Página: 29

30 Código: 205C12003/02 INSTRUCTIVO DE LLENADO: ACTA DE ASESORÍA TÉCNICA RENGLON O COLUMNA (1) HOJA DE (2) NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA DICE ANOTAR RESPONSABLE Anotar número de hoja correspondiente respecto al total de hojas que integran el inventario Anotar el nombre de la unidad generó los documentos y las áreas a las que pertenecen en orden ascendente hasta el nivel de Secretaría (3) FECHA DE ELABORACIÓN Registrar el día, mes y año en que se. (4) FECHA DE TRANSFERENCIA Registrar el día, mes y año en que serán transferidos los acervos de la unidad al Archivo de Concentración. (5) ACERVOS Marcar con una X el tipo de acervos al que corresponde el inventario (6) No. PROG. Anotar el número progresivo de cada uno de los expedientes de trámite concluido que integran el inventario. (7) No. CLASIFICACIÓN Anotar el número de clasificación correspondiente de cada uno de los acervos, de acuerdo al sistema utilizado por la unidad que los transfiere (8) TÌTULO Anotar el título completo de cada uno de los acervos inventariados (9) AUTOR Anotar el nombre completo del autor de cada uno de los acervos inventariados (10) EDITORIAL Y FECHA DE PUBLICACIÓN (11) TIEMPO DE CONSERVACIÓN Anotar el nombre de la editorial, así como el día, mes y año de la publicación de cada uno de los acervos inventariados. Dejar este espacio en blanco ya que lo asignará el Centro de Información y Documentación. (12) OBSERVACIONES Anotar las observaciones que se estimen pertinentes respecto a cada uno de los acervos inventariados. (13) RESPONSABLE DE LA CUSTODIA, ENTREGA, RECIBE, Vo.Bo. NOMBRE Y FIRMA Registrar el nombre y firma de la persona responsable de la custodia de los documentos, de quin los entrega, de quien los recibe por parte del Archivo de Concentración, así como del jefe del mismo. administrativa que elabora el inventario administrativa que elabora el inventario administrativa que elabora el inventario Archivo de Concentración administrativa que elabora el inventario administrativa que elabora el inventario administrativa que elabora el inventario administrativa que elabora el inventario administrativa que elabora el inventario administrativa que elabora el inventario administrativa que elabora el inventario administrativa que elabora el inventario administrativa que elabora el inventario y del Archivo de Concentración OBSERVACIONES Fecha: junio de 2010 Página: 30

31 Código: 205C12003/03 Descripciòn de procedimientos Nombre del Procedimiento Eliminación de acervos documentales Objetivo Mejorar el desarrollo de las actividades administrativas y selección de los acervos documentales, mediante la aplicación de los controles, formatos y lineamientos que para este fin se establezcan. Alcance Aplica al personal del, que tenga bajo su responsabilidad la depuración preliminar de los acervos documentales de las áreas administrativas de SEIEM. Referencias Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México. Capítulo Tercero. Artículos 37 y 38, apartados XV y XVI. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios. Título Tercero, Capítulo II, Artículo 42, apartado V y XXII. Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México. Artículo 1 y 2, incisos a y b; Artículos 3, 4 y 5. Capítulo Segundo artículos 9, 10, 11, incisos a-l y artículos 20 y 21 incisos a, b y c. Capítulo tercero, artículos 22 y 24 incisos a-e. Capítulo Sexto, artículos Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Capítulos I-III. Reglamento Interior de la Secretaría de Administración. Capítulo IV. Artículo II, numeral XII. Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México. Título Segundo. Capítulo Único, artículos Gaceta de Gobierno del Estado de México No. 85 del 7 de Mayo de Acuerdo OD-042. Gaceta de Gobierno del Estado de México No. 76 del 15 de Octubre de Dictamen 1618 Responsabilidades Es responsabilidad del proporcionar las asesorías generales a las unidades administrativas de como depurar correctamente el acervo documental de SEIEM. Es responsabilidad de la Comisión Dictaminadora de Depuración del Estado de México aprobar la eliminación del acervo documental propuesto para tal fin, conforme a los lineamientos correspondientes. Definiciones Archivo: Conjunto de Documentos recibidos o constituidos por una persona física o moral, o por un organismo público o privado que resultan de su actividad, organizado en consecuencia de ella y conservado en vista a una eventual utilización. Acervo: Conjunto de bienes que pertenecen en común a una pluralidad o colectividad de personas. Fecha: junio de 2010 Página: 31

32 Código: 205C12003/03 Archivo de Concentración: Espacio físico y especial para la contención de documentos cuyo trámite ya ha terminado, pero que es necesario conservarlos durante algún tiempo para fines de consulta, verificación y justificación. Depuración: Técnica de selección documental que consiste en identificar y separar dentro de un conjunto de expedientes los documentos que puedan eliminarse por su irrelevancia y los que deben conservarse permanentemente. Insumos Documentación, expedientes y acervo documental de las áreas administrativas. Resultados Acta administrativa de la destrucción de los documentos. Interacción con otros procedimientos Supervisión de archivos Asesoría técnica a las unidades administrativas, para la entrega recepción de documentos Políticas El proceso de selección preliminar solo se empleará, conforme con lo señalado en el dictamen No de la Comisión Dictaminadora y Depuradora del Gobierno del Estado, en los documentos de trámite concluido existentes en los archivos de gestión, como paso previo a su transferencia a un archivo de concentración, y bajo ninguna circunstancia se autorizará su aplicación en los documentos cuyo trámite aun no haya terminado. Su utilización en los archivos de concentración se efectuará siempre y cuando ésta no se hubiera hecho en los archivos de gestión. Para aplicar correctamente la normatividad y cumplir adecuadamente con la metodología indicada en este dictamen, el responsable de la custodia de los documentos podrá solicitar a través del Centro de Información y Documentación, de la de Modernización para la Calidad del Servicio, la asistencia técnica que para el efecto se requiera. Los documentos que hayan sido extraídos de los expedientes, como resultado de los procesos de selección preliminar, no podrán eliminarse sin la aprobación de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos, que es la única instancia facultada por la Ley para otorgar los permisos al respecto. Al concluir el proceso de selección preliminar aplicado a los documentos por parte de la unidad administrativa, ésta solicitará por escrito al de SEIEM la revisión que a su vez solicitará por escrito, a la Comisión Dictaminadora la supervisión correspondiente, para que, si así procede, permita la eliminación de los documentos mediante el acta y proceso respectivo. El levantamiento del acta de autorización para la eliminación de los documentos seleccionados, corresponde única y exclusivamente a los integrantes de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos. Fecha: junio de 2010 Página: 32

33 Código: 205C12003/03 Para la realización de la selección documental preliminar de los expedientes de trámite concluido, las unidades administrativas de SEIEM, observarán el siguiente proceso: a) Se deberán mantener los expedientes íntegros un año, contado a partir de la fecha de conclusión del trámite para el que fueron creados, antes de aplicar el proceso de selección documental preliminar. b) Se conservarán todos los documentos originales y copias al carbón, fotostáticas, de microfilm o de cualquier otra índole, generados por la unidad administrativa y que obren en los expedientes, sin importar si estos son manuscritos, mecanoescritos o informáticos, excepto aquellos que se encuentren duplicados. c) Si en el expediente no existe el documento original y sólo se localizan de él copias al carbón, fotostáticas, de microfilm, o de cualquier otra clase, se preferirá para su conservación, aquella que contenga la firma autógrafa del titular de la unidad lo generó. d) Cuando en los expedientes existan dos o más copias al carbón, fotostáticas, de microfilm o de cualquier otra naturaleza del mismo documento, solo se deberá conservar un ejemplar en el expediente, procurando que éste sea el más legible y el mejor conservado. e) Se separarán de los expedientes todos aquellos documentos cancelados o carentes de la firma autógrafa o facsimilar del servidor público que los generó, no importando que éstos sean originales o copias, exceptuando de ello a los manuales, proyectos, estudios, programas, investigaciones, informes de actividades presupuestos, planos, estadísticas, y en general cualquier documento no convencional. f) Se extraerán todos los borradores de escritos localizados en los expedientes, sin importar su presentación o contenido, en virtud de que éstos no son hechos para cumplir un trámite, sino sólo para preparar el texto, la diagramación y demás características de un documento. g) Deberán ser separados del expediente las tarjetas informativas, tarjetas de recordatorios, tarjetas de recados y en general aquellos tipos documentales informales, cuya finalidad es la de recordar o dar a conocer actividades o sucesos temporales. h) Se extraerán aquellos documentos cuyo propósito sea el de notificar algún acontecimiento luctuoso, festivo o cívico, como por ejemplo: esquelas, tarjetas navideñas, felicitaciones, invitaciones, etc. Conservando de éstas últimas un ejemplar de las emitidas con motivo de la realización de eventos realizados por la institución generadora de la documentación. i) Se separarán de los expedientes aquellos documentos que tienen un uso temporal definido, tales como solicitudes de audiencia, recados, registros de llamadas telefónicas, tarjetas de presentación y controles de envío de fax, entre otros. j) Las formas valoradas que se encuentran en blanco y desuso que hayan concluido su temporalidad administrativa, deberán ser extraídas de los expedientes donde se localicen, y para su eliminación física se recabará la autorización de la de la Contraloría Interna de SEIEM, la cual levantará un acta administrativa interna que avale su destrucción. k) Los formatos en blanco que por algún motivo hayan quedado obsoletos, podrán extraerse de los expedientes donde se localicen, ya que técnicamente no son considerados como documentos con carácter de información. Fecha: junio de 2010 Página: 33

34 Código: 205C12003/03 l) Las publicaciones oficiales, los estudios inéditos, los documentos biblio-hemerogràfico, audiovisuales, gráficos, no convencionales o de cualquier otra naturaleza, que se localicen en el acervo documental sometido al proceso de selección preliminar y que no formen parte de los asuntos contenidos en los expedientes, deberán ser separados, organizados, identificados e inventariados, para proceder a la transferencia a la unidad documental que corresponda. En el caso de existir duplicados de las publicaciones oficiales y de documentos bibliográficos o cuyos contenidos ya hubieran quedado fuera de uso, deberán ser donados a bibliotecas o instituciones culturales del Estado, conservando dos ejemplares de cada uno de ellos en el acervo motivo del proceso de selección, a efecto de enviarlos al archivo de concentración, en donde se conservarán permanentemente. m) Concluido el proceso de selección documental preliminar, el titular de la unidad administrativa a la que pertenece el archivo de gestión, solicitará por escrito a la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos la revisión técnica de éste, con el propósito de que se le autorice la eliminación de los documentos extraídos de los expedientes. n) Los titulares o responsables de las unidades administrativas no podrán, bajo ninguna circunstancia, eliminar los documentos extraídos de los expedientes como resultado del proceso de selección documental preliminar o final realizado, si éstos aún no han sido revisados por la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos. o) Una vez autorizada la eliminación de documentos por parte la Comisión Dictaminadora, ésta emite un Acuerdo en el cual se asientan primordialmente la autorización por parte del Gobierno del Estado para destruir los documentos, las características de los documentos a destruir. p) El por su parte contacta a una empresa trituradora de papel la cual se compromete y firma una carta responsiva para eliminar los documentos el día y hora estipulados. Y paga una cuota por el papel la cual se deposita en el departamento de tesorería de SEIEM. q) El emite el Acta Administrativa en la cual se asientan también todas las características del los documentos a eliminar así como el lugar y fecha de la destrucción. Dicha acta, debe ir avalada y testificada por la presencia de los siguientes representantes: De la unidad administrativa de SEIEM De la Comisión Dictaminadora de Documentos del Gobierno del Estado de México De la de Contraloría Interna de SEIEM De la de Asuntos Jurídicos de SEIEM Del De la empresa que se compromete a la destrucción. r) Derivado de publicación en el Periódico Oficial la Gaceta del Gobierno del Estado de México No. 76 del 15 de octubre de Dictamen 1618, en su apartado DECIMO CUARTO inciso k, que notifica: Los formatos en blanco que por algún motivo hayan quedado obsoletos, podrán extraerse de los expedientes donde se localicen, ya que técnicamente no son considerados como documentos con carácter de información. Para este tipo documental después de seleccionarse, se realiza trámite de eliminación con el mismo proceso, sin la presencia de la Comisión Dictaminadora de Documentos del Gobierno del Estado de México. Fecha: junio de 2010 Página: 34

35 Código: 205C12003/03 Desarrollo No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 Administrativa. Responsable del archivo Extrae de los expedientes la documentación que de acuerdo con los lineamientos para la depuración preliminar de acervos documentales, sea susceptible de eliminarse (dictamen 1618) 2 Cuantifica la documentación a eliminarse a efecto de determinar el total de documentos que se destruirán. 3 Integra la documentación a eliminarse en paquetes por tipo documental. 4 Requisita formato de relación de tipos documentales seleccionados para eliminación, registrando los siguientes datos: a) Nombre de la unidad administrativa al que pertenece el acervo documental depurado. b) Nombre(s) de los tipos documentales seleccionados c) Años extremos que abarca la documentación seleccionada, por tipo documental. d) Cantidad de cada uno de los tipos documentales y total de documentos a eliminar e) Fecha de elaboración de inventario f) Nombres y firmas de quien elaboró el inventario y del titular de las unidades administrativas a la que pertenece la documentación. 5 Informa al titular de la unidad la documentación está preparada para su revisión y eliminación. 6 Administrativa Titular Recibe y solicita mediante oficio, al Centro de Información y Documentación, la eliminación de los tipos documentales seleccionados. Fecha: junio de 2010 Página: 35

36 Código: 205C12003/03 7 Centro de Información y Documentación Recibe, revisa y valida la solicitud y procede a realizar los trámites de eliminación ante la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos. Procede la depuración? 8 No. Informa al área sobre la documentación en la que no procedente. 9 Si. Solicita la visita de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos para revisar la documentación a eliminar e informa al titular de la Administrativa. 10 Administrativa Titular Recibe notificación de la fecha, lugar y hora en que se realizará la visita por parte de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos y el. 11 Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos Recibe de enterado el oficio de solicitud para la expulsión de los documentos y notifica al área administrativa lugar fecha y hora en la que se realizara la eliminación 12 Procede a realizar acuerdo de eliminación de documentos y lo entrega al Centro de Información y Documentación 13 Centro de Información y Documentación Recibe acuerdo de eliminación 14 Programa la fecha de eliminación física de los documentos y solicita a la Comisión Dictaminadora y a la unidad administrativa, la presencia de un representante para testificar la destrucción. Así como representantes de la de Asuntos Jurídicos y la De Contraloría Interna de SEIEM 15 Contacta a una Empresa Trituradora de papel la cual se compromete a eliminar los documentos en el día y hora estipulados. Fecha: junio de 2010 Página: 36

37 Código: 205C12003/03 16 Elabora acta administrativa de la destrucción de los documentos, entrega copia a la unidad administrativa y registra en la base de datos la eliminación de los documentos. 17 Administrativa Titular Recibe acta administrativa de la destrucción de los documentos y registra en la base de datos la eliminación. Termina Fecha: junio de 2010 Página: 37

40 Código: 205C12003/03 Medición Indicador para medir la depuración de acervo documental No. de acervos documentales supervisados para eliminación por área administrativa No. de supervisiones de acervos documentales para eliminación programados = % de archivos eliminados por área administrativa Registros de evidencias: Copia del acta administrativa de destrucción de documentos. Formatos e Instructivos Relación de tipos documentales seleccionados para eliminación. Acta administrativa Fecha: junio de 2010 Página: 40