Cuadern Cuaderno de Cuaderno de Contabilidad Contabilidad

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1 Cuadern Cuaderno de Contabilidad

2 ÍNDICE Carta de Presentación e 3 Introducción r 4 Manejo del Cuaderno t 5 Personajes del Recorrido y 6 Hoja de Ingresos y Egresos u 7 Libro de Caja T 15 Banco I 18 Cuentas por Cobrar q t 25 Cuentas por Pagar q o 29 Estados Financieros q R 34 Obligaciones Laborales q I 38 Glosario w i 48 Argumento y contenido: Licda. Yolanda Alvarez de García Correcciones: Ana Bella Vargas / Azucena Aguilar Ilustraciones y diseño: Alfredo y Andrea Burgos. Artes Finales: B alam Tijax Oscar Mejía

3 e 3 Estimada amiga lectora. Estimado amigo lector. Para muchas personas el hablar de contabilidad, de procesos administrativos, de exigencias laborales, de llenar formularios, etc., es frustrante, no porque no estemos acostumbrados a los números ó a los procesos ya que estos han venido acompañando nuestra vida, desde la niñez conocemos como nuestros padres, hombres y mujeres trabajadores van haciendo que alcance el presupuesto familiar, cuando somos jóvenes nos permiten ir midiendo el cumplimiento de las metas que nos hemos propuesto cumplir en la vida. Al momento de plasmar en una hoja lo que tenemos disponibles para suplir las necesidades de nuestros hogares u organizaciones nos da temor hacerlo y pensamos que no tenemos las habilidades para cumplir y entonces delegamos esta tarea en otro persona. Por esta razón, Federación Luterana Mundial ha facilitado el fortalecimiento de capacidades administrativas contables de cada mujer y hombre que trabaja en organizaciones y/o comunidades, para que optimicen el manejo de los bienes y recursos con los que cuentan y que no choquen con lo que se quiere hacer y cómo se debe hacer. Al lograr un vínculo entre la práctica y la teoria que se requiere para llevar un registro contable se obtiene que las Juntas directivas, coordinadores de proyectos, técnicos y técnicas, asociados, contadores y cada persona que se involucra en las organizaciones cuenten con este Cuaderno básico que les sirva de referencia y les permita tomar decisiones acertadas. Es un instrumento que esperamos no se quede en el rincón del olvido sino sea de corrección desde la experiencia de cada persona, y que sea mejorado. Agradecemos a todas las personas que intervinieron en la mediación de este Cuaderno, principalmente a quienes representan a las organizaciones Socias que participaron en los diferentes talleres de Administración y Contabilidad, a Alfredo y Andrea Burgos, Yolanda de García y al Equipo de Cholsamaj. Fraternalmente. Ana Bella Vargas. Lesdvia Azucena Aguilar. Guatemala, 12 de noviembre de 2010

4 4 r Siempre se ha dicho que los números son fríos, sin vida, que trabajar con números, cifras y cuentas es aburrido. Desde nuestra experiencia vemos los números como los que expresan las vivencias de personas en diferentes actividades. Detrás de cada número, de cada cifra, de cada Cuenta deberían haber niños y niñas felices con acceso a la educación y salud, mujeres que saben de economía familiar porque día a día estiran y encogen los centavos para mantener el equilibrio en el presupuesto, varones y las mujeres que trabajan la tierra, la madera, la arcilla, jóvenes y señoritas que laboran en fábricas, en ofi cinas privadas y públicas que llevan el producto de su esfuerzo al hogar, todos y todas, tienen contacto con los números. Algunos y algunas para medir su producción y otros para rendir resultados de lo que crean diariamente. Los números, las cifras y las cuentas nos hablan también de hechos, de indicadores, de planes y de esperanzas por una vida mejor. También nos hablan de desastres, de cantidades de logros o de actividades que se dejaron de hacer. Por estas y otras razones proponemos este pequeño Cuaderno de Contabilidad Popular en el que cada persona involucrada en los procesos de desarrollo de sus organizaciones/ comunidades encuentren una guía para conocer una manera sencilla, cómo llevar sus Cuentas Personales, Familiares o institucionales donde laboran o sirven. El antecedente para producir el Cuaderno fueron las expectativas, críticas, comentarios y aportes de quienes asistieron a las capacitaciones sobre Contabilidad, Administración, exigencias Laboral y Fiscal facilitado a las socias de la Federación Luterana Mundial FLM- en el área de la Media Luna Q éqchí 1. Deseamos que este cuaderno sea guía en los diferentes temas que se han tratado. No es un cuaderno de texto, es un instrumento que cuando lo necesite estará a su lado auxiliándole en el registro de los ingresos y egresos que administra en forma personal, familiar o comunitaria. Esperamos también sus observaciones y comentarios para mejorarlo cotidianamente. 1 Comprende los Municipios de San José, San Luis, Sayaxché, Poptún en Petén, Cobán, Chisec, Carchá, de Alta Verapaz e Ixcán, Quiché.

5 t 5 Los siguientes puntos son recomendaciones para que aproveche este cuaderno. Lea despacio cada tema y trate de relacionar las situaciones y conocimientos que se presentan, según su propia experiencia. No avance a otro tema si tiene dudas en alguna idea nueva que se presente, anótelas para no olvidarlas y las aclare con la persona capacitadora. Es importante, que todo lo que aprenda lo aplique en la asociación lo más rápido posible. Tenga en cuenta las recomendaciones y sugerencias dadas. Para explicar cada tema se emplea un lenguaje sencillo.

6 6 y Los personajes que le acompañarán en este recorrido son: Julia: Mujer técnica en el área contable, quien acompaña a Tomás en su capacitación. Tomás: Campesino, Director de la asociación Artesanos Unidos Don Tomás Chub es Director administrador de la Asociación Artesanos Unidos. Él es una persona emprendedora, disciplinada y ordenada, por eso él quiere tener en orden la contabilidad de la Asociación. Para ello decidió capacitarse por medio de algún programa de fortalecimiento en esta área. Don Tomás, sabe que tener la función de director de la asociación es una gran responsabilidad porque tiene que conocer y entender la estructura administrativa de la Asociación (Asamblea, Junta Directiva, Coordinación), los Estados Financieros que prepara el contador (Estado de Ingresos y Egresos y Estado de Situación Financiera) y otros aspectos como salario mínimo, Obligaciones Laborales y fi scales de la Asociación. Se pregunta: Cómo saber si la forma en que se ha hecho es la mejor? Julia Pop es capacitadora en el área contable, ella apoyará a Tomás para ser una persona entendida de estos asuntos.

7 u 7

8 8 i HOJA DE INGRESOS Y EGRESOS Por medio de la contabilidad se puede conocer todas las transacciones que realiza y saber si son buenas para administrar. La contabilidad va desde anotar en un Libro de Ingresos y Egresos o Entradas y Salidas, así como otras operaciones hasta preparar lo que, generalmente, hacen los contadores: Los Estados Financieros. Creo que ya pagamos esta factura, pero no encuentro la nota. Le hablaré al proveedor para preguntarle no, porque que tal si quiere cobrar doble, aprovechando que no me acuerdo, tampoco se cuanto ha ingresado cada mes Justo esto es lo que necesito yo para hacer más fácil mi trabajo de pagos, gastos Tomás Aquí lo buscan la señorita de la capacitación! Que pase adelante. Que oportuna!! Revisaba la contabilidad porque tengo muchos problemas con los pagos, notas, registros de ingresos y movimientos que se hacen acá.

9 o 9 Este tema es importante para que una asociación funcione bien. Ponga toda su atención y verá que pronto aprende a llevar una contabilidad sin fallas. Sabe don Tomás a algunas personas encargadas de administrar les sucede que, al fi nal del día, cuando cuentan los ingresos y gastos no recuerdan los conceptos pues anotaron sólo las cantidades de dinero en una hoja de papel. Como por ejemplo: Sí, eso lo hago y algunas veces se me pierden las hojitas porque no tengo un lugar específi co para guardar todas las anotaciones Ésta es la manera tradicional de llevar las cuentas. Puede ser rápida, cómoda y no requiere sea ordenada, pero tiene desventajas: esas anotaciones no dan la información, no ayudan a tomar decisiones con ellas y no sirven para llevar la contabilidad.

10 10 p Veamos un ejemplo: Suponiendo que en el mes de Marzo del año 2,009, Tomás realizó las operaciones siguientes: 21/03/09 La Asociación Artesanos Unidos recibió una donación por un monto de Q.35, /03/09 Cuatro asociados pagaron cuotas correspondientes al mes de Marzo del año Juana Ruiz Q Jorge Calito Q Pedro Rosales Q Maria Corleto (2 meses) Q Q /03/09 Cancelación de un préstamo que anteriormente se le hizo a la secretaria: Q Los ingresos son lo que usted recibe en efectivo o en cheques. Los egresos o salidas, es el dinero que sale de la asociación para el pago de las compras o de los gastos normales de la misma. Veamos si quedó claro eso del registro de ingresos y egresos. Hagamos juntos el Libro de Ingresos y Egresos de la Asociación, para eso, tomemos el ejemplo anterior. INGRESOS FECHA CONCEPTO PARCIAL TOTAL Ingreso por Donación 35, Pago cuotas de Asociados: Juana Ruiz Jorge Calito Pedro Rosales María Corleto , Abono a préstamo concedido en Enero a la Secretaria ,625.00

11 Q 11 Bueno, pues existe otra manera de llevar sus números. Tiene ventajas como: ayudar a tomar decisiones, tendrá la información ordenada, podrá revisar y saber en qué se equivocó o acertó, le sirve para llevar su contabilidad. Es legal, cumple con los requisitos que marca la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-. Esta manera ordenada de llevar sus números es conocida como el Libro de Ingresos y Egresos o Entradas y Salidas. Bien, ya vio qué fácil es. Al igual que se hacen anotaciones de las entradas de dinero, deben de hacerse las anotaciones de las salidas de dinero. Las salidas pueden ser por compras de equipo o mobiliario o por gastos que tenga la asociación. Los gastos se refi eren a los pagos por el funcionamiento de la asociación como es el pago de luz, agua, teléfono, sueldos, etc., mientras que las compras se refi eren a los pagos de equipo o mobiliario verdad? Sí. Para anotar los egresos necesitará otra hoja del cuaderno y usará el mismo formato que el de los ingresos. Veamos el siguiente ejemplo:

12 12 W Al día 31 de Marzo de 2,009, Tomás como director de la Asociación, con el aval de la Junta Directiva compró lo siguiente: 1 Mesa de Trabajo Q.1, Bancos de Trabajo Q Q. 1, Escritorio Secretarial Q Silla Q Q Calculadora Q Además canceló las facturas de servicios así: Luz Eléctrica Q Agua Q Uso de Teléfono Q Sueldo Secretaria Q. 2, Sueldo Contador Q. 2, Sueldo Director Q. 4, Q. 9, Q.12,580.00

13 E 13 De acuerdo con el ejemplo anterior, el registro de las compras de equipo o mobiliario, gastos y pagos quedará de la siguiente manera: EGRESOS POR COMPRA DE EQUIPO O MOBILIARIO FECHA CANTIDAD/ UNIDADES CONCEPTO / EQUIPO PRECIO UNITARIO TOTAL Mesa de Trabajo Bancos de Trabajo Escritorio Secretarial Silla Calculadora Q.1, Q.1, Total Adquisición de Equipo Q.3, Es la forma para llenar los egresos por compra de Equipo o Mobiliario, ahora le diré qué hacer con los egresos de gastos. Pero se llena también una forma de egresos, Verdad? Sí, pero con la diferencia que la columna de unidades y costo unitario no existen. El formato para los gastos es el siguiente: 1. Escribir la fecha. 2. Qué se pagó. 3. Cuál fue el monto total de los pagos. 4. Se pagó en efectivo.

14 14 R Si usamos la información del ejercicio anterior, el registro de egresos por gastos se llenaría así: EGRESOS POR GASTOS FECHA CONCEPTO TOTAL Pago de Luz Eléctrica Pago de Agua Pago de Teléfono Sueldo Secretaria Sueldo Contador Sueldo Director Q , , , Total de Gastos Q. 9, Ahhh bueno, todas estas notas no me sirven para llevar el Libro de ingresos y Egresos. Exacto, pero no los tire, porque debe llevar también un archivo de todas las notas, recibos y facturas.

15 T 15

16 16 Y Una de las cosas importantes de la contabilidad es conocer la cantidad de dinero o efectivo disponible en caja, en determinado momento. Debe saber exactamente, cuánto dinero ingresa, cuánto sale y en qué se gasta. Para esto necesitamos otro cuaderno que le llamaremos Libro de Caja y por medio de él sabrá si la Asociación cuenta con dinero o no para hacer frente a sus compromisos y esto ayudará a controlar el efectivo. Cómo lo ve? Libro de Caja Ahora si la voy a hacer! Veamos el contenido y la forma correcta de operar el Libro de Caja: CONTENIDO DEL LIBRO DE CAJA 1. Día y mes en que se realiza la operación. 2. Anotar al inicio el dinero que quedó en la Caja el día anterior. 3. Iniciar con el registro de entradas o ingresos de fondos, sumar. 4. anotar las salidas de dinero en compras y gastos, sumar. 5. Sumar los ingresos. 6. Sumar los egresos. 7. La suma de los ingresos menos la suma de los egresos nos da el saldo a una fecha determinada. 8. Saldo = dinero disponible en Caja.

17 U 17 Con los datos anotados en las hojas o formatos de Ingresos y Egresos trabajemos el Libro de Caja. LIBRO DE CAJA DEL MES DE MARZO 2,009 FECHA CONCEPTO INGRESOS EGRESOS Ingresos por donaciones Pago cuotas asociados Abono a préstamo Compra de Mobiliario 1 Mesa 4 Bancos 1 Escritorio 1 Silla Secretarial 1 Calculadora 1, Pago Luz Eléctrica Pago Teléfono Pago servicio de Agua Sueldos y Salarios Q.35, Q. 3, , Secretaria Contador Director 2, , , Suman Q.35, Q.12, Saldo al 31 de marzo 2009 Q.23, Sumas Iguales Q.35, Q.35, Saldo es la diferencia entre Ingresos y Egresos. Es la cantidad de dinero disponible a una fecha determinada. Ingresos (-) Egresos Q. 35, Q. 12, Saldo Q. 23,045.00

18 18 I

19 O 19 Los ingresos que tenga por cuotas de los asociados y las donaciones que vengan del exterior debe depositarlas en un banco, es mejor que tener el dinero guardado en la asociación. Bancos Si, es parte importante de la contabilidad. La cuenta del banco también es parte de la contabilidad? Por qué si se necesita. Pues Es que a veces piden mucho dinero para empezar y luego sin saber lo de las comisiones Existen cuentas en los bancos que se pueden abrir con poco dinero y aunque le dan pocos intereses, le permiten tener seguro el dinero. Esto permite tener mayor control de lo que entra y sale de dinero de la Asociación. En las cuentas bancarias se pueden hacer depósitos y retiros para manejar el dinero de la asociación, investigue en los bancos más cercanos sobre las cuentas que existen, revise los benefi cios y las comisiones. No se quede con ninguna duda sobre el manejo de cuentas bancarias, pregunte a los asesores de los bancos y luego tome una decisión. Recuerde que está hablando del dinero de la asociación y de los asociados que trabajan en ella.

20 20 q P Y Cómo se maneja una cuenta bancaria? Y Cómo hago para diferenciar y saber cual abrir? Depende Existen dos clases de cuentas: la de ahorro y la monetaria. Le explicaré: la cuenta de ahorro se abre con poco dinero. Le entregan una libreta en la que anotan lo que usted deposita y también anotan lo que usted retira. Fecha Nombre de la Cuenta. Número de la cuenta. Cantidad que se deposita. Firma de la persona autorizada. Número de cédula de vecindad de la persona que firma. Cada vez que va al banco a depositar debe llenar un formulario pequeñito en el que se anota: Y para sacar dinero de la cuenta? Es el mismo procedimiento, se llena un pequeño formato que le entregan en el banco en el cual se indique: Fecha Nombre de la Cuenta. Número de la cuenta. Cantidad que va a retirar del Banco. Firma de la persona autorizada. Número de cédula de vecindad de la persona o us DPI.

21 q q 21 Y la cuenta Monetaria? Cuenta monetaria o de cheques como se conoce. Ésta tiene más control. Al abrirla le dan uno o dos talonarios de cheques para que los llene y pueda retirar dinero de su cuenta. Podría enseñarme un cheque? Claro que sí, vea el siguiente: Lugar y Fecha de Emisión Número de cheque Número de la cuenta BANCO XXX Guatemala, C.A. CUENTA NOMBRE DE LA CUENTA Cheque No Lugar y Fecha Q. Pago a la Orden de: Quetzales: REF. FIRMAS AUTORIZADAS 3:00000:50000: ll: Nombre del beneficiario Cantidad a pagar Firma del emisor Se llena con los datos que allí indica. Se le entrega a la persona a quien se le va a pagar por algún servicio o compra. Esta persona para que se lo paguen debe endosarlo o sea firmar atrás del cheque y anotar el Número de Cédula o DPI, además debe presentar en la ventanilla la Cédula o DPI mismo. Esta cuenta monetaria quiere más trabajo, pero si sabe uno a quien le paga. Me gustaría ésta para controlar los gastos en la asociación. Solo que. Cómo voy a saber si la asociación tiene suficiente dinero en el banco?

22 22 q w En los talonarios de cheques queda una parte que se le llama codo de chequera. En ese codo se anota la cantidad que se ha depositado, si hay más depósitos se suma al saldo anterior, se resta el monto del cheque que se emitió y el resultado es la cantidad que tendría disponible en el banco y es la cantidad que se refl ejaría en la Contabilidad de la Asociación. Existe un control que se llama Conciliación Bancaria, esta se llama así porque concilia o está de acuerdo el saldo del banco y el saldo en contabilidad. Funciona así: Y Cómo voy a saber si lo que está en el banco es lo mismo que en la contabilidad? FORMATO DE CONCILIACIÓN Saldo en el Banco (-) Cheques no cobrados o en circulación Cheque No. xx Q.xxx.xx Cheque No. xx Q.xxx.xx Q. xxx.xx (Q. xxx.xx) = Saldo en la chequera / en contabilidad Q. xxx.xx Este control debe hacerse cada fi nal de mes.

23 q e 23 Nos reuniremos con la Junta Directiva y les contaré lo que usted me ha dicho. Ellos estarán de acuerdo en abrir la cuenta en el banco. Y Quién fi rmará los cheques? Cuando se reúna con la Junta Directiva deben tomar decisiones sobre quiénes fi rmarán los cheques. Lo mejor es que se registren 3 fi rmas por si no se encuentra una de las personas que fi rman los cheques lo fi rman las otras dos en forma mancomunada. Es decisión del grupo. Puedo sugerir que sean dos miembros de Junta Directiva y usted. Quiere decir que si no lleva dos fi rmas no pagarán el cheque en el banco? Es todo lo que se hace con la cuenta bancaria? Así es. No lo es todo, existen otros documentos importantes: Nota de Débito y Nota de Crédito. La Nota de Débito se usa cuando el banco cobra comisiones por servicios. Ejemplo: cobra por las chequeras, por emitir cheques sin tener sufi cientes fondos, entonces rechaza los cheques y cobra una comisión, además cuando se va a un cajero electrónico y se retira dinero con una tarjeta el banco debita o resta esa suma. O sea que el banco controla esas cosas?

24 24 q r Sí, ahora. La Nota de Crédito es lo contrario. Supongamos que en lugar de darles un cheque por donación a la asociación para que lo depositen, la persona u organización que les manda los fondos lo deposita en la cuenta de la asociación, el banco sólo les avisa que llegó un fondo. Les envía una nota de crédito en la cual dice: Procedencia del fondo o quién lo envía. Fecha Moneda y El equivalente en Quetzales que fue acreditado o sumado a su saldo. Además puede comprender mejor el trabajo del contador y entre los dos pueden estudiar los Estados Financieros. Es interesante, esto lo debe saber el contador de la asociación verdad? A mí me interesa conocer todo esto para dirigir mejor la asociación, pues los compañeros y compañeras confían en que lo estoy haciendo bien.

25 q t 25

26 26 q y Control de Cuentas por Cobrar No encuentro unas hojas en donde anoté quienes nos deben por los productos que los asociados elaboran. Debo dárselos al contador. Debo haberlos dejado en el escritorio Veré, con permiso, voy a buscar Pero Tomás! El asunto no es así. Usted debe llevar un control estricto de cada cliente que debe a la asociación en un libro especial para eso, no tener hojas sueltas. El libro que el contador debe operar lleva los datos siguientes: 1. Nombre del Cliente 2. Dirección y Teléfono 3. Fecha de emisión de la factura o recibo. 4. Número de la factura o recibo. 5. Concepto de la venta 6. Monto o cantidad de la factura o recibo. 7. Fecha de cancelación. 8. Pago o abono que el cliente haga. 9. Saldo de la cuenta.

27 q u 27 También se puede llevar una Tarjeta por cada cliente y colocarlas en un archivador. LIBRO DE CUENTAS POR COBRAR NOMBRE DEL CLIENTE: (1) DIRECCIÓN Y TELÉFONO (2) FECHA DE EMISION No. FACTURA/ RECIBO CONCEPTO CANTIDAD FECHA DE COBRO ABONO SALDO (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

28 28 q i Con el formato anterior, hagamos un ejemplo: La Asociación colocó productos elaborados por sus asociados en la Tienda Nuevo Amanecer situada en 4ª. Calle 3-05, Zona 1, teléfono el día 15 de Mayo, emitió recibo No. 008 por la cantidad de Q , la tienda prometió pagarle el 30 de Mayo el primer pago y el 15 de Junio la cancelación. A la fecha ya canceló la totalidad de la deuda. Cómo registramos este movimiento en el Libro o Tarjeta de Cuentas por Cobrar? LIBRO DE CUENTAS POR COBRAR NOMBRE DEL CLIENTE: Tienda Nuevo Amanecer DIRECCIÓN Y TELÉFONO: 4ª. Calle 3-05 Zona 1. Tel FECHA DE EMISION No. FACTURA/ RECIBO CONCEPTO CANTIDAD FECHA DE COBRO ABONO SALDO Varios Productos Q Q Recuerde las recomendaciones siguientes: Comprar un cuaderno o tarjetas específi camente para Cuentas por Cobrar. Que el contador registre la información oportunamente. Guardar los comprobantes, recibos y facturas en un archivador. Ese asunto del manejo de dinero es muy delicado e importante. Que bueno conocer esto de la contabilidad!

29 q o 29

30 30 q p Ahora imagine que un día olvida pagarle a algún proveedor. Éste ya no tendrá confi anza y ya no le dará crédito. Para evitarlo debe llevar un registro especial de las Cuentas por Pagar, este puede ser en un cuaderno o en tarjetas con formato específi co. Qué información debe incluirse en las cuentas por pagar? Se debe incluir lo siguiente: 1. Fecha de emisión. 2. Número de Factura. 3. Concepto por lo cual se va a pagar. 4. Datos del proveedor (al que se le debe) 5. Cantidad a pagar. 6. Abonos. 7. Saldo. LIBRO O TARJETA DE CUENTAS POR PAGAR FECHA DE EMISIÓN No. DE FACTURA CONCEPTO DEL PAGO DATOS DEL PROVEEDOR CANTIDAD A PAGAR ABONOS SALDO (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Ejemplo del Libro o Tarjeta de Cuentas por Pagar con la siguiente información. Se compró al crédito material de construcción: 30 bolsas de cemento a Q Cada una; 20 bolsas de cal hidratada a Q cada una; arena de río 30mts. A Q , por esta compra la ferretería El Hormigo emitió factura cambiaria No el día 10 de Octubre de 2,009. El plazo para cancelar la deuda es de 30 días. Ordenemos la información anterior.

31 q Q 31 LIBRO O TARJETA DE CUENTAS POR PAGAR FECHA DE EMISIÓN No. DE FACTURA CONCEPTO DEL PAGO DATOS DEL PROVEEDOR CANTIDAD A PAGAR ABONOS SALDO Cemento Ferretería El Hormigo 1, Cal Ferretería El Hormigo Arena de río Ferretería El Hormigo , , El libro de Cuentas por Pagar se usa para anotar las compras al crédito. Las facturas recibidas de los proveedores se guardan en el libro de Cuentas por Pagar. Cuando se hagan abonos o pagos parciales deben anotarse en el mismo libro. Debe pedir recibo por cada pago que haga y archivarlos. Cuando se cancele totalmente la factura debe colocarse en el archivo de comprobantes.

32 32 q W me parece importante conocer quienes le deben y a quienes debe la Asociación. Eso me lleva a querer saber que es o que realmente tiene. Me puede ayudar con eso? Claro, entre los dos lo haremos. Vamos a ver qué es lo que tiene la Asociación. Tiene lo siguiente: Dinero en efectivo Terreno y la casa donde está la ofi cina Un Pick-up propiedad de la Asociación Mobiliario y Equipo de la ofi cina Una computadora. Bien ordenemos esto así: Caja (Dinero en efectivo) Q. 23, Mobiliario y Equipo Q. 12, Pick-Up Toyota color gris Q. 27, Equipo de Computación Q. 5, Inmuebles (Terreno y Casa) Q.120, Tiene la Asociación Q.187,545.00

33 q E 33 La Asociación tiene una deuda de Q.17,500.00, pues falta hacer cinco pagos de la casa, cada pago de Q.3, Lo que tiene Lo que debe Diferencia o Patrimonio Q.187, Q.17, Q.170, La diferencia es lo que realmente tiene la Asociación. Lo que tiene menos lo que debe se le llama PATRIMONIO. A lo que tiene, que le sirve para trabajar, para actuar económicamente se le llama ACTIVO. Por el contrario las deudas de la Asociación se le llama PASIVO. Entonces, las cosas a favor de la Asociación se llama ACTIVO. Las deudas que crean obligación se llaman PASIVO. La diferencia entre estos dos se llama PATRIMONIO.

34 34 q R

35 q T 35 Estados financieros Se entiende por Estados Financieros la presentación adecuada y razonable de información fi nanciera expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica. Esta información se hace a través del Balance General o Estado de Situación Financiera y el Estado de Resultados o Estado de Ingresos y Egresos por un período determinado (generalmente de un año). Las cifras deben expresarse en la unidad monetaria del país en que esté establecida la entidad. En este caso, en Quetzales moneda nacional de curso legal. La información contable presentada en los estados fi nancieros debe contener en forma clara y comprensible todos los aspectos necesarios para que el usuario de dichos estados pueda interpretar adecuadamente. Los Estados Financieros deben ir certifi cados y fi rmados por el contador y fi rmados por el representante legal de la institución.

36 36 q Y Al ordenar los datos del ejercicio anterior, los Estados Financieros se presentan de la siguiente manera: Asociación Artesanos Unidos Balance General Al 31 de Diciembre de 2,009 (Cifras expresadas en Quetzales) ACTIVO Caja Mobiliario y Equipo Vehículos Equipo de Computación Inmuebles Suma el Activo 23, , , , , Q. 187, Cuentas por pagar Suma el Pasivo PASIVO Q. 17, Q. 17, PATRIMONIO Patrimonio de la Asociación Suma Pasivo y Patrimonio igual Activo Q. 170, Q. 187, El Infrascrito Contador registrado ante la Superintendencia de Administración Tributaria con el Número xxxx CERTIFICA: Que el Balance General que antecede, fue elaborado conforme los registros contables de la Asociación Artesanos Unidos y que el mismo refl eja sus resultados de operación por el periodo de imposición que terminó el 31 de Diciembre de 2,009. F. F. Contador Representante Legal

37 q U 37 Asociación Artesanos Unidos Estado de Ingresos y Egresos Del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2,009 (Cifras expresadas en Quetzales) INGRESOS Donaciones Otros Ingresos Q. 35, Suman los Ingresos Q. 35, EGRESOS Mobiliario y Equipo Gastos de Funcionamiento Sueldos y Salarios Q. 3, , Suman los Egresos Q. 12, Excedente de Ingresos sobre Egresos al 31 de Diciembre de 2,009 Q. 23, El Infrascrito contador registrado ante la Superintendecia de Administración Tributaria con el Número xxxx CERTIFICA: Que el Estado de Ingresos y Egresos que antecede, fue elaborado conforme los registros contables de la Asociación de Artesanos Unidos y que el mismo refl eja sus resultados de operación por el período de imposición que terminó el 31 de Diciembre de 2,009. F. F. Contador Representante Legal

38 38 q I

39 q O 39 Obligaciones Laborales Pero Pero Tomás! Tomás! Los Los pagos pagos de de sueldos los anota también en papeles papeles sueltos? sueltos? Pues es que es más fácil! Mire Tomás, es recomendable que a partir de este mes registre los sueldos justos por el trabajo de los empleados de la asociación y así llevará el control. Según Acuerdo gubernativo No de fecha 29 de Diciembre de 2,009 el salario mínimo vigente para el año 2,010 es de Q diarios haciendo un total de Q.1, más Q de bonifi cación, total a pagar son Q.1, Explíqueme, así yo comparto con el contador lo que usted me diga. Para tener un estricto control de los sueldos es recomendable llevar un registro en el libro de Planillas si son menos de 10 trabajadores. Si el número de trabajadores es mayor de 10 debe llevarse un libro de Salarios.

40 40 w P Nosotros somos sólo 5 personas. Eso quiere decir que solo las planillas debemos tener verdad? Así es Tomás. En el registro de los sueldos debe anotarse los datos siguientes: 1. Nombre del empleado o laborante. 2. Dirección, Teléfono 3. Fecha de Nacimiento 4. Fecha de pago 5. Mes o quincena que se le cancela 6. Cargo que desempeña 7. Sueldo mensual 8. Horas extras 9. Bonifi cación incentivo de Q mensuales 10. Anticipos 11. Cuota trabajadores al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social IGSS, corresponde el 4.83% del monto del sueldo base más horas extras cuando la institución se encuentra ubicada en la ciudad de Guatemala o en otro de los departamentos cubiertos por el IGSS a excepción de Petén, Santa Rosa y el Progreso (Guastatoya) en donde los porcentajes varían Monto total a pagar. 13. Firma del empleado Cuando son tres (3) o más trabajadores la Asociación, Fundación o Empresa tiene la obligación de inscribir a sus trabajadores en el IGSS. 1 Ver Anexo

41 w q 41 Si ustedes son 5 trabajadores la Asociación debe inscribirse como patrono en el IGSS y contribuir con el 10.67% de cuota Patronal y los trabajadores con el 4.83% del monto total del sueldo base. Las empresas de iniciativa privada deben pagar el 1% de IRTRA y el 1% de INTECAP. Las Organizaciones no lucrativas no están obligadas a contribuir por no ser iniciativa privada. No tienen derecho a gozar de las instalaciones de IRTRA. Si lo hacen, deben pagar la entrada a los parques de recreación. Algunas organizaciones que no se inscriben en el IGSS han optado por pagar un seguro médico para los trabajadores, del cual los trabajadores pagan el 50% y la organización el otro 50%. Ya estamos inscritos en el IGSS y cada mes nos restan del sueldo una parte. Ahora sé que es el 4.83% del sueldo de cada uno. Tengo una duda. La bonifi cación de Q, se toma en cuenta para calcular el IGSS? No, la bonifi cación no paga IGSS, es decir está exenta. Únicamente es el sueldo. Volviendo a los registros y control de sueldos. Cuando el contador les pague a los laborantes, cada uno debe fi rmar un recibo. Éstos deben guardarse o archivarse junto con los otros documentos del mes. Esos recibos le servirán al contador para elaborar la planilla que debe presentar al IGSS cancelando la cuota mensual de los trabajadores (4.83%) y la patronal (10.67) en los próximos veinte (20) días del mes siguiente. Además, cada trabajador debe fi rmar Contrato de Trabajo con la Institución, éstos ya vienen impresos y sólo se llenan con los datos que allí indica y la fi rma de el trabajador y el patrono. Ese registro de sueldos que dijo es opcional? O cómo se hace?

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