Ministerio de Minas y Energía República de Colombia CARTILLA DECLARACION DE INFORMACION MAYORISTAS.

Transcripción

1 CARTILLA DECLARACION DE MAYORISTAS.

2 1. INGRESO Para ingresar a la Declaración de Información se debe ir a la opción Declaración de Información Reportes de Ley a.3. Distribuidor Mayorista y se debe seleccionar el ciclo que se desea declarar año y mes. Como se muestra a continuación: Posteriormente, clic en la pestaña de Movimiento de Productos (Fig. 1) y seleccionar la planta correspondiente en la que se hará la declaración de información en la opción llenar reporte (Fig.2) donde observamos que existen tres tipos de movimientos: INVENTARIO RECIBOS DESPACHOS.

3 (Fig. 1) (Fig.2) 2. OBSERVACION Se adicionó un campo de observación para el ingreso por parte del Distribuidor Mayorista sobre la información que crea conveniente aclarar o precisar en la declaración de información. 3. INVENTARIO 3.1. La Sección de registro de Inventario presenta los siguientes campos: Inv. Inicial (gls): Volumen Inicial en galones (Volumen Neto) Inv. Tránsito (gls): Volumen en Tránsito en galones (Volumen Neto) Cantidad Recibida (gls): Volumen Recibido en galones (Volumen Neto) ReciboxBache (gls): Volumen Recibo por Bache posterior a la medianoche el cual se factura en el tiquete del mes siguiente (Volumen Neto) Vol. Ingreso por Contaminación (gls): Volumen Ingresado por Contaminación en galones (Volumen Bruto) Vol. de Mezcla - Despacho (gls): Volumen usado para Mezclar y obtener otro producto en galones para su posterior Despacho (Volumen Bruto) Cantidad Despachada (gls): Volumen Despachado en galones (Volumen Bruto) Volumen Remarca (gls): Volumen de Remarca que pasa de un producto a otro. Por ejemplo: Jet a Kerosene, Gasolina Corriente Oxigenada al 8% a Gasolina Corriente (en caso de cambio de mezcla o producto) (Volumen Neto). Ganancias o Pérdidas (gls): Volumen de Ganancia (valor Positivo) o Pérdida (valor Negativo) en galones (Volumen Neto) Evaporación: Volumen de Evaporación en galones (Valor Positivo) (Volumen Neto) Inv. Final (gls): Volumen Final en galones (Volumen Neto)

4 3.2. Se declararan SOLO los productos básicos independiente si se tiene o no almacenamiento. Se consideran productos básicos los productos despachados por los Refinadores como por ejemplo Gasolina Corriente Gasolina Extra ACPM Diesel Corriente ACEM Diesel Ecológico Biodiesel al 2 % Bioacem al 2 % Alcohol B 100 (Biocombustible) Es decir: Si para obtener un producto para la venta se requiere una premezcla. Se debe descomponer en productos básicos para declarar. Ejemplo: Para vender el BIOACEM AL X% se hace previamente una premezcla del B50% ACEM DIESEL ECOLOGICO + B100 = B50 B50 + ACEM DIESEL ECOLOGICO = BIOACEM AL X% En el registro del Inventario se debe declarar solo los productos básicos como son ACEM DIESEL ECOLOGICO y B100. En caso de haber recibido Bioacem al o Biodiesel al 2%, se debe declarar en termino de del Bioacem o Biodiesel al 2 %. Declarar acorde al volumen recibido por el agente Refinador. Luego para despachar se agrega el ACEM de modo que se obtiene el porcentaje requerido:

5 3.3. Definición de cada campo del Bloque de Inventario: Inventario Inicial, El valor del Inventario Inicial declarado del mes actual será el valor del Inventario Final del mes anterior. Cantidad Recibida: Es todo ingreso de volumen en la planta. El valor de la Cantidad Recibida será la suma de los siguiente conceptos siempre y cuando apliquen: Las transferencias entre plantas (Recibos de Transferencias entre plantas del mismo agente). Los prestamos de productos Las compras de los productos (volúmenes que se recibió en la planta). CASO1: Para el caso de compras al REFINADOR ECOPETROL ingresar en la cantidad recibida el volumen que el tiquete marca al momento de la entrega del producto en la planta del Distribuidor Mayorista. Ejemplo: Si el proveedor ECOPETROL vendió (volumen que el tiquete emite) 4000 galones de ACPM-DIESEL al cliente el 30/06/2010, sin embargo el volumen que marca la medición del mayorista en su planta indica que se recibió 3990 galones (volumen obtenido mediante la medición del combustible en la planta del Distribuidor Mayorista). CLIENTE (DISTRIBUIDOR MAYORISTA) MES JULIO Cantidad Recibida GANANCIA O PÉRDIDA ACPM-DIESEL

6 CASO2: Para el caso de compras al PRODUCTOR U OTROS REFINADORES. CASO A: Se factura en el momento del recibo en la planta del Distribuidor Mayorista. El PROVEEDOR es responsable del producto (declara el inventario en tránsito). La diferencia entre los volúmenes de despacho y de recibo debe encontrarse dentro del margen de tolerancia. Ejemplo: Si el proveedor despacha 4000 galones (4 carros de 1000 galones) el 30/04/2010 y el Distribuidor Mayorista (Cliente) recibe 2981 galones (3 carros de 997) el 30/04/2010 y 1000 galones (1 carro) el 03/05/2010. CLIENTE (DISTRIBUIDOR MAYORISTA) MES ABRIL BLOQUE: INVENTARIO Cantidad Recibida Ganancias/Perdida Producto BLOQUE: RECIBOS Volumen Recibido Producto MES MAYO OPCION: INVENTARIO Cantidad Recibida Producto OPCION: RECIBOS Volumen Recibido Producto PROVEEDOR MES ABRIL BLOQUE: INVENTARIO Cantidad Despachada Inv. Transito Producto BLOQUE: DESPACHO Volumen Despachado Producto MES MAYO BLOQUE: INVENTARIO Cantidad Despachada Producto BLOQUE: DESPACHO Volumen Despachado Producto

7 El ejemplo anterior se complementa con los siguientes cuadros a tener en cuenta para: Cruce de la Declaración vs Orden de Pedido para el Proveedor. Cruce de la Declaración del Proveedor vs la Declaración del Mayorista.

8 CASOB: Se factura en el momento del despacho de la planta del Proveedor. El DISTRIBUIDOR MAYORISTA es responsable del producto (declara el inventario en tránsito). Ejemplo: Si el proveedor despacha 4000 galones (4 carros de 1000 galones) el producto el 30/04/2010 y el Distribuidor Mayorista (Cliente) recibe 2991 galones (3 carros de 997) el 30/04/2010 y 1000 galones (1 carro) el 03/05/2010. CLIENTE (DISTRIBUIDOR MAYORISTA) MES ABRIL BLOQUE: INVENTARIO Cantidad Recibida Inv. Transito Producto BLOQUE: RECIBOS Volumen Recibido Producto MES MAYO BLOQUE: INVENTARIO Cantidad Recibida Producto BLOQUE: RECIBOS Volumen Recibido Producto La orden de pedido contiene el volumen recibido = 3970 galones con fecha de recibo = 30/04/2012. PROVEEDOR MES ABRIL BLOQUE: INVENTARIO Cantidad Despachada Inv. Transito Producto BLOQUE: VENTAS Volumen Despachado Producto La orden de pedido contiene el volumen despachado = galones con fecha de despacho = 30/04/2012

9 El ejemplo anterior se complementa con los siguientes cuadros a tener en cuenta para: Cruce de la Declaración vs Orden de Pedido para el Proveedor. Cruce de la Declaración del Proveedor vs la Declaración del Mayorista.

10 ReciboxBache: Esta cantidad es considerada como un volumen que se recibió posterior a la medianoche del cierre de mes; el cual es indicado en el tiquete del mes siguiente. SICOM acorde a la solicitud de algunos mayoristas crea el campo de ReciboxBache, campo creado para el ingreso del volumen recibido por poliducto posterior a la medianoche y emitido en el tiquete del mes siguiente. El valor de la Cantidad será acorde a la siguiente formulación: ReciboxBache= - ReciboxBache (mes anterior) + ReciboxBache (mes actual) Donde: ReciboxBache (mes anterior): Volumen recibido posterior a la medianoche de fin de mes del mes anterior. ReciboxBache (mes actual): Volumen recibido posterior a la medianoche de fin de mes del mes actual. Volumen Ingreso x Contaminación: Si se tiene ingreso de combustible por contaminación de producto seguir el siguiente proceso (se presenta un ejemplo): Ejemplo: Si el proveedor despacha 50 galones del producto de ACPM- DIESEL, el cliente por error descarga dicho producto en el tanque de la GASOLINA (la cual tenía un inventario de 100 galones antes de la descarga) El cliente hace la devolución de los 150 galones de producto contaminado. El Distribuidor Mayorista debe de tener en consideración lo siguiente: a. En el mes que el cliente hace la devolución del producto contaminado, ingresar en el inventario dicho volumen como Producto Contaminado. Producto Inv. Inicial Vol. Recibido Vol. Despachado Producto Contaminado X 150 X b. Una vez procesado (el producto contaminado), declarar en el campo Volumen Ingreso x Contaminación para el producto en el cual se convirtió. Producto Volumen Ingreso x Contaminación ACPM DIESEL 150 El producto contaminado, una vez procesado o tratado se convierte en ACPM- DIESEL para el ejemplo.

11 Volumen de Mezcla: Es el valor del Volumen utilizado para mezclar y obtener un biocombustible o una gasolina oxigenada. Ejemplo: Si se mezcla ACPM DIESEL : ACPM DIESEL + B100 para obtener el BIODIESEL AL 8%. Se debe declarar el volumen del ACPM DIESEL utilizado para realizar dicha mezcla. Si se mezcla ACEM DIESEL ECOLOGICO : ACEM DIESEL ECOLOGICO + B100 para obtener el B50, luego se mezcla B50 con ACEM DIESEL ECOLOGICO para obtener el BIOACEM AL 8%.Se debe declarar el volumen del ACEM DIESEL ECOLOGICO utilizado para realizar dicha mezcla (tanto el B50 como el BIOACEM AL 8% ) Si se mezcla BIODIESEL AL 2% o BIOACEM AL 2%, para obtener el BIODIESEL o BIOACEM AL 8%. Se debe declarar el volumen del BIODIESEL o BIACEM AL 2% utilizado para realizar dicha mezcla. Volumen Remarca: Es el valor del Volumen de remarca de un producto a otro. Ejemplo: Si se remarca el JET a KEROSENE Volumen Remarca JET KEROSENE Si en enero se recibió BIODIESEL AL 2% y en febrero por tema de desabastecimiento se recibe ACPM DIESEL. Volumen Remarca BIODIESEL AL 2% ACPM - DIESEL Cantidad Despachada: El valor de la Cantidad Despachada será la suma de los siguiente conceptos siempre y cuando apliquen: Las ventas de los productos (Volúmenes que se despacharon en la planta). Las transferencias entre plantas (Despachos de Transferencias entre plantas del mismo agente). Los traslados a las EDS (Propias). El Agente debe de declarar los despachos realizados a sus EDS propias. Los prestamos de productos. Las ventas por muelle a las embarcaciones, aplica solo para Plantas que cuenten con muelle.

12 Volumen en Transito: Si el Proveedor del Distribuidor Mayorista realizó el despacho del producto pero dicho producto no ha sido recibido por el Distribuidor Mayorista entonces debe de ingresar dicho valor en este campo. Sin embargo dicho volumen solo es informativo no formara parte del cálculo del inventario final (SICOM usara dicho información para cuadrar los volúmenes con los proveedores). Ver CASO A y CASOB definidos en el ítem de Cantidad Recibida. Volumen Transito (Bloque Inventario) = Suma Volumen Transito (Bloque Despacho) Ganancia o Perdida: El valor de la Ganancia (Valor Positivo) o Perdida (Valor Negativo) será lo siguiente: Tipos de Fluctuación: Variación o Fluctuación por recibo, diferencia entre el volumen recibido versus el volumen despachado (En el caso que el Cliente declara el volumen en base a la factura o tiquete y no en base al volumen que se recibió en planta, la cual puede variar). Variación o Fluctuación Almacenamiento, perdido de combustible en tanque por diferentes circunstancias (fuga, descalibración). Variación o Fluctuación por Expansión Volumétrica, variación del volumen de acuerdo a temperatura (60F a mas de esa temperatura aumenta el volumen menos de esa temperatura se pierde). Diferencia entre el volumen bruto y el volumen neto Consumos del producto, si el proveedor tiene consumo interno de producto. Perdida de combustible, en caso de robo, accidente, etc. Evaporación: Se debe considerar únicamente los volúmenes relacionados a la disminución de combustible por evaporación Aditivo: Es el valor del volumen de Aditivo que se le adiciona al producto Los volúmenes a declarar como volúmenes NETOS son: NETOS: - Inventario Inicial - Inventario en Transito - Cantidad Recibida - Volumen de Mezcla - Volumen de Ajuste

13 - Cantidad Despachada - Ganancia o Perdida - Evaporación - Aditivo - Inventario Final Los volúmenes a declarar como volúmenes BRUTOS son: BRUTOS: - Cantidad Despachada - Volumen Ingreso por Contaminación 4. RECIBOS Ver CASO A y CASOB definidos en el ítem de Cantidad Recibida del Punto 3.3. La Sección de Recibos presenta los siguientes campos: Producto: Lista de productos de la Planta de Abastecimiento Tipo de Recibo: Lista el Origen del recibo de combustible el cual puede ser: o AGENTE: Indica que se recibió de un agente de la cadena (proveedor) o TRANSFERENCIA: Indica que se recibió de una planta del mismo agente Tipo de Proveedor: Lista los tipos de proveedores con los cuales se tiene acuerdo de compra, se adicionó el tipo TRANSFERENCIA para el registro de los recibos de transferencia entre plantas de abastecimiento. Proveedor: Lista los nombres de los Proveedores, en caso de transferencia será el mismo agente. Planta del Proveedor: Lista las plantas del proveedor seleccionado, en caso de TRANSFERENCIA no listará la planta de la cual se está declarando. Volumen Recibido (gls): Volumen recibido del producto seleccionado. Volumen Transito (gls): Es el volumen que es declarado por el Proveedor o Cliente, acorde al tipo de contrato que tienen ambas partes: o Si el Proveedor suministra el vehículo, es este el encargado de ingresar el volumen en tránsito. o Si el Cliente suministra el vehículo, es este el encargado de ingresar el volumen en tránsito. Volumen Transito (Bloque Inventario) = Suma Volumen Transito (Bloque Despacho)

14 En este ítem se debe declarar todo combustible que ingresa a la planta de abastecimiento, tales como: Las transferencias entre plantas. La planta que recibe el producto debe declarar en este punto (la cual debe estar sustentada por las transferencias realizadas en el modulo de Ordenes de Pedido). Los prestamos de productos (la cual debe estar sustentada por las órdenes de pedido). Las compras de los productos. Producto Contaminado, si se tiene ingreso de combustible por contaminación. 5. DESPACHOS. Ver CASO A y CASOB definidos en el ítem de Cantidad Recibida del Punto 3.3. La Sección de Despachos presenta los siguientes campos: Producto: Lista de productos de la Planta de Abastecimiento Tipo de Despacho: Lista los diferentes conceptos de Despacho el cual puede ser: o AGENTE: Despacho a un agente de la Cadena o NACIONAL: Despacho a una empresa no considerado Agente o EXPORTACION: Despacho a una empresa extranjera no considerado Agente o MUELLE: Despacho a un cliente final no considerado Agente o DONACION AGENTE: Despacho a un agente de la Cadena o DONACION INSTITUCION: Despacho a una empresa no considerado Agente o TRANSFERENCIA: Despacho a una planta del mismo agente. País: Si el tipo de despacho es Exportación listará los países Tipo de Cliente: Si el tipo de despacho es Agente, Donación Agente o Transferencia listará los tipos de agente, en el resto de casos no se mostrará este campo (no se solicitará). Cliente: Si el tipo de despacho es Agente, Donación Agente o Transferencia listará los agentes de acuerdo al tipo de cliente, en el resto de casos se tendrá que ingresar el dato. Planta del Cliente: Si el tipo de despacho es Agente, Donación Agente o Transferencia listará las plantas del agente seleccionado, en el resto de casos no se mostrará este campo (no se solicitará). Volumen Despacho: Volumen Despachado del producto seleccionado.

15 En este ítem se debe declarar todo producto que sale de la planta, tales como: La suma total ingresada en el campo de Volumen Despachado (por cliente y planta de cliente) declarado en la sección de DESPACHOS debe corresponder al total de despachos de las Ordenes de Pedido para dicho Cliente y Planta (excepto Ventas por Muelle, Donaciones). Las ventas de los productos. Las transferencias entre plantas. La planta que despacha el producto debe de declarar en este punto (la cual debe estar sustentada por las transferencias realizadas en el modulo de Ordenes de Pedido). Los traslados a las EDS (Propias). El proveedor debe de declarar los despachos de los productos a las EDS. Los prestamos de productos (La cual debe de estar sustentada por las órdenes de pedido). Las ventas de productos por muelle. Las donaciones de productos. Se presentan los siguientes casos: - Si la donación a la entidad se hace a través de las EDS - Si la donación se hace a la misma entidad. Las ventas del ELECTROCOMBUSTIBLE se manejara como ventas de ACPM en SICOM. Termoeléctricas, las ventas a este tipo de agentes se realizara a través del producto ACPM - DIESEL (500 a 4500 PPM). Electrificadoras, las ventas a este tipo de agentes se realizara a través del producto tal y como se vende. Por ejemplo si se vende el producto BIODIESEL AL 8% a este cliente (declarar la venta como el BIODIESEL AL 8%). En el registro de Despachos se deben ingresar todos los campos requeridos como se muestra a continuación: Producto: Seleccionar el producto a declarar Tipo de Despacho: El tipo de despacho muestra la siguiente lista o TRANSFERENCIA: Debe seleccionar el cliente o DONACION A UN AGENTE: Debe seleccionar el cliente o AGENTE: Debe seleccionar el cliente o DONACION A INSTITUCION: Debe ingresar el nombre del cliente o MUELLE: Debe ingresar el nombre del cliente

16 o VENTA NACIONAL: Debe ingresar el nombre del cliente o EXPORTACIÓN: Debe ingresar el nombre del cliente País: Debe seleccionar el país. Tipo de Cliente: Lista los tipos de Cliente y se adicionó el tipo TRANSFERENCIA para el registro de los despachos de transferencia entre plantas de abastecimiento. Cliente: Nombre del Cliente Planta del Cliente: Nombre de la planta de abastecimiento Volumen de Despacho: Ingresar el valor del volumen despachado. Volumen Transito: Ingresar el volumen en tránsito si suministra el vehículo para el despacho del combustible. Elaboró Revisó Representante de la Alta Dirección Nombre Dependencia (s) Jefe (s) de la Dependencia (s) Ministro de Minas y Energía