MANUAL CLIENTES DE USO DE TARJETA ELECTRÓNICA COMPRA DE COMBUSTIBLE DN

Transcripción

1 1 a 20 MANUAL DEL CLIENTE PARA EL USO DEL SISTEMA DE TARJETA ELECTRÓNICA PARA LA S EN LAS ESTACIONES DE SERVICIO SETIEMBRE,2006

2 2 a 20 INDICE Contenido Pagina 1. Disposiciones Generales Propósito Alcance Definiciones Contenido Responsabilidad del Cliente a. Depósitos b. Gastos Administrativos c. Retención de Impuesto de Renta d. Controlar consumos Estaciones de Servicio e. Pagos de contado f. Formularios respectivos (administradores, tarjeta habientes) g Desactivar, bloquear o hurto h. Préstamo de Tarjeta Electrónica i. Extravío robo de Tarjeta j. Reposición de Tarjeta Aspectos Generales Formulario solicitud de cliente Clientes de contado cuenta banco Clientes de Gobierno Facturación Parámetros de tarjeta Autorizados a facturar Entrega de facturas Abastecimiento de Combustible Estación de Servicio

3 3 a Pantalla para Usuario a Internet Banking a. Ingrese a la página de Internet b. Digite su Identificación y clave c. Cuarta opción Tarjeta d. Definición Parámetros e. Consulta de Cuenta Maestra f. Consulta de Tarjeta habiente Anexos (formularios) DISPOSICIONES GENERALES 1.1 PROPOSITO

4 4 a 20 Establecer la secuencia de las actividades que deben realizar los clientes que utilizaran el Sistema Uso de la Tarjeta Electrónica para el pago de la compra de combustible en estaciones de servicio. 1.2 ALCANCE Este manual es de facilitamiento para el uso de los clientes internos como clientes externos (Entidades de Gobierno, Empresas Publicas, privadas que lo requieran). 1.3 DEFINICIONES TECC: Convenio de Operaciones del Uso de la Tarjeta Electrónica para el pago de Compra de Combustible, suscrito entre REFINADORA COSTARRICENSE DE PETROLEO y BANCO NACIONAL DE COSTA RICA. El cual incluye los sistemas informativos de RECOPE y BNCR ADMINISTRADOR: Es aquel que realiza la revisión de los parámetros de los usuarios de los Tarjeta habientes, en horarios y límites diarios, por tarjetas y cantidad de transacciones diarias, asignados por el cliente CLIENTE O SUBCLIENTE: (Externos) Ministerios, empresas públicas, instituciones autónomas, Municipalidades, Embajadas, empresas privadas y otros, que suscriban, con RECOPE, un contrato de uso del sistema compra de combustible a través de este sistema CLIENTE CONTADO: Es aquel cliente que realiza el depósito o transferencia a la cuenta maestra para el Uso del Sistema de Tarjeta Electrónica para el pago de combustible en forma previa CLIENTE GOBIERNO:

5 5 a 20 Son los clientes del sector gobierno que realizan las solicitudes de pago de compra de combustibles a través de reservas de recursos u orden de pedido, como los Ministerios e Instituciones del Sector Público EMISIÓN DE TARJETA: Gestión de RECOPE de la solicitud de tarjeta de pago por compra de combustible para un funcionario designado por el cliente, que culmina con la confección y entrega de la tarjeta por parte del BNCR ESTACIÓN DE SERVICIO: Establecimiento que se ubican el territorio nacional cuya actividad principal es la venta al consumidor final de los productos derivados del petróleo FORMULARIO SOLICITUD DE GESTION DE PAGO POR COMPRA DE COMBUSTIBLE : Formulario que debe llenar el Cliente o Subcliente, cada vez que desea facturar los servicios de gestión de pago por compras de combustible (Anexo N 1) FORMULARIO SOLICITUD PARA INCLUSIÓN DE ADMINISTRADORES : Este documento, debe llenarse para cada uno de los administradores que el cliente designó para administrar la cuenta maestra. (Anexo N 2) FORMULARIO SOLICITUD PARA INCLUSIÓN DE CLIENTE : Formulario mediante el cual el cliente solicita a RECOPE la inclusión al sistema de Uso de Tarjeta Electrónica de pago de Compra de Combustible. (Anexo N 3) FORMULARIO SOLICITUD DE INCLUSIÓN DE SUB-CLIENTES :

6 6 a 20 Este documento debe llenarse por cada una de las dependencias o programas que el cliente definió para la apertura de una cuenta maestra a la cual se facturará. (Anexo N 4) FORMULARIO SOLICITUD DE TARJETA HABIENTE : Este documento debe llenarse por cada uno de los tarjeta habientes que el cliente autoriza a realizar la gestión de pago de combustibles, con cargo a una cuenta maestra. (Anexo N 5 ) INTERNET BANKING: Sistema del Banco Nacional de Costa Rica, que permitirá a los administradores definidos por el cliente a acceder las cuentas maestras para las cuales fue autorizado y a los tarjeta habientes consultar sus transacciones de compra de combustible NIVELES: Se refiere a la implementación de una jerarquía de hasta cinco niveles que le permitirá al cliente de acuerdo con su estructura organizacional definir hasta el nivel que se desea facturar y abrir cuenta maestra PARÁMETROS: Se refiere al horario de uso, monto máximo de consumo y cantidad máxima de transacciones diarias que asigna el cliente a cada uno de sus tarjetas habientes REEMPLAZO POR DETERIORO, RENOVACIÓN, REPOSICIÓN DE TARJETAS: De acuerdo a conformidad con lo establecido en el contrato SOLICITUD DE PEDIDO U ORDEN DE COMPRA: Documento emitido por las instituciones del gobierno central a favor de RECOPE, que garantiza el contenido presupuestario de las

7 facturas emitidas por la gestión de pago por las combustible y permitirá facturar a través del TECC. 7 a 20 compras de 2.1 RESPONSABILIDAD DEL CLIENTE: (Cláusula 7 del contrato) El cliente estará obligado a cumplir con los siguientes términos: a Debe realizar los depósitos respectivos en las cuentas corrientes que RECOPE le indique antes de presentarse a sus oficinas para la facturación respectiva y presentar el original del depósito al Departamento de Relaciones Comerciales. ( N de cuenta Cuenta Cliente )

8 8 a 20 b. Cancelar un 3% por concepto de costos administrativos de RECOPE los que deben agregarse al monto que requiere facturar por la gestión de pago de combustible c. En caso de que el cliente realice retención por concepto de impuesto de renta debe presentar el comprobante respectivo ante el Departamento de Relaciones Comerciales (Conforme el artículo 24 del Reglamento a la Ley 7092 del Impuesto Sobre la Renta). d. Controlar los consumos en las estaciones de servicio, de las tarjeta habientes relacionados con la cuenta maestra, por medio del acceso al banco a través de Internet Banking. e. En caso de clientes del sector gobierno que realicen los pagos de contado a 60 días deberán presentar la reserva de crédito, orden de pedido respectiva en la que indica el monto a facturar y el tipo de combustible. Dichos clientes deberán cancelar a RECOPE el monto total de las facturas en un periodo máximo de 60 días después de emitidas, de lo contrario deberán cancelar adicionalmente un monto por intereses moratorios de acuerdo lo establecido en materia comercial. f. El cliente deberá suministrar los formularios respectivos para autorizar a los administradores y tarjeta habientes relacionados con su cuenta maestra, para que puedan realizar consultas y controlar los saldos disponibles, así como el consumo de combustible de cada uno de los usuarios de tarjetas. Deben ser remitidas a través de una nota firmada por el Director del Área, Representante Legal de la Institución o Ministerio (Cliente) respectivo. i. DESACTIVAR O BLOQUEAR UNA TARJETA ELECTRÓNICA El administrador de tarjetas del Cliente será el responsable de bloquear una tarjeta en Internet Banking del B.N.C.R, a la vez debe retirar la tarjeta al funcionario y hacerla llegar al B.N.C.R, para su custodia con restricción. h. USO DE LA TARJETA ELECTRÓNICA PARA EL PAGO DE COMPRA DE COMBUTIBLE

9 9 a 20 La tarjeta otorgada a cada tarjeta habiente es personal e intransferible. La responsabilidad en el uso y aplicación en la compra de combustible con la tarjeta electrónica es competencia absoluta de cada tarjeta habiente. i. EXTRAVÍO, ROBO O HURTO DE LA TARJETA ELECTRÓNICA En los casos de extravío, pérdida o robo, el usuario tarjeta habiente debe notificarlo inmediatamente al BNCR a los teléfonos que para este fin tiene disponibles el banco y que mediante notificación se le entregará al tarjeta habiente, o bien realizar el reporte al administrador de tarjetas de cada Cliente para que realice el bloqueo respectivo a través de Internet. En cuanto a la gestión ante el Departamento de Relaciones Comerciales de Recope, es notificar por escrito lo ocurrido. j. REPOSICIÓN DE TARJETAS Cuando la tarjeta se deteriore por el uso, desgaste normal o renovación de la misma, esta no tendrá ningún costo de reposición. El tarjeta habiente deberá presentarse en la oficina de B.N.C.R con la tarjeta deteriorada para su reposición. En caso de extravío, deterioro negligente (ejemplo: que se rompa, se quiebre o lave dentro de una camisa, etc.) o reposición de un voucher, el tarjeta habiente deberá pagar el costo de reposición de acuerdo a las tarifas en dólares que establece el B.N.C.R. Nota: El uso y desgaste de la tarjeta electrónica será determinado por el banco y los costos podrían variar según lo determine el B.N.C.R 2.2 ASPECTOS GENERALES a. La entidad interesada presenta los formularios de solicitud para el cliente debidamente autorizados y firmados por el representante legal o por las personas autorizadas en el contrato, a la Jefatura del Departamento de Relaciones Comerciales junto con los requisitos solicitados para ser incluida como Cliente Activo de RECOPE en el Sistema de Uso de la Tarjeta Electrónica para Compra de Combustible en Estaciones de Servicio.

10 10 a 20 b. Los clientes del Sector Privado o aquellos que realizan pagos de contado, realizaran el depósito respectivo en la cuenta corriente No del Banco Nacional de Costa Rica a nombre de RECOPE S.A. c. Los clientes de Gobierno, deben presentar la respectiva orden de pedido o reserva de crédito en la que indica el monto del producto a comprar así como el tipo de combustible que requiere. Dicha reserva debe venir debidamente refrendada por la Contraloría General de la República PARAMETROS DEL SISTEMA a. Monto Máximo de Consumo. b. Horario: Monto diario asignado en colones, según el vehículo que usualmente utiliza el funcionario tarjeta habiente. Será definido según horario habitual, funciones y disponibilidad del funcionario tarjeta habiente c. Frecuencia de uso:

11 11 a 20 Cantidad de transacciones por día, sin superar el límite diario establecido. El funcionario de la institución solicitante, que está autorizado por cada producto que va a comprar, debe firmar una factura. Se procede a entregar la factura original al representante de la Empresa que se presentó a facturar ABASTECIMIENTO DE COMBUSTIBLE ABASTECIMIENTO DE COMBUSTIBLE EN ESTACIÓN DE SERVICIO Al pagar la cuenta de combustible con la tarjeta electrónica en estaciones de servicio, se solicitará la factura y el comprobante de pago (voucher), así como que se le anote en la factura el número autorización del voucher y toda la información correspondiente que cada empresa, institución o ministerio establezca, de no seguirse esta práctica se considera una falta grave a este Manual. La factura emitida por la estación de servicio, debe contener legiblemente la siguiente información por cada suministro que se efectúa:

12 12 a 20 Fecha. Número de la placa del vehículo. El número de autorización del voucher. Cantidad en litros y colones del combustible solicitado. Kilometraje de abastecimiento del vehiculo Tipo de combustible. Adjuntar comprobante de pago (voucher) Nota : Sellada por Dirección General de la Tributación Directa o la indicación en el documento la dispensa tributaria. No deben presentar tachaduras, borrones ni alteraciones. GUIA PARA EL USO DE ADMINISTRADORES PANTALLA PARA EL USUARIO A INTERNET BANKING

13 13 a 20 a) Ingrese a la página de Internet del B.N.C.R,

14 14 a 20 b) Digite su identificación y su clave de acceso

15 15 a 20 c) Ingrese a tarjetas, luego seleccione la octava opción, Convenio RECOPE-B.N.C.R.

16 16 a 20 Le aparecen cuatro opciones a su disposición: 1- Movimientos de Tarjeta Habientes 2- Parámetros de Tarjeta TECC 3- Movimientos de Cuenta Maestra 4- Movimientos de Tarjeta TECC d) Definición de Parámetros, ingrese a parámetros de Tarjeta TECC, Consulta de Cuenta Maestra, para que puede escoger el Departamento o Dirección que quiere consultar.

17 17 a 20 e) Consulta de Cuentas Maestras, y así podrá verificar saldos de la cuenta.

18 18 a 20 f) Ingrese a consulta de Tarjeta habiente, los movimientos realizados por cada tarjeta habiente de acuerdo a los rangos requeridos de tiempo.

19 19 a 20 Nota: Si necesita más información, por favor sírvase llamar a nuestra plataforma de información al cliente al número telefónico ANEXOS

20 20 a 20 Anexo 1: Anexo 2: Anexo 3: Anexo 4: Anexo 5: Formulario de inclusión de Clientes Formulario de inclusión de Sub-clientes Formulario de inclusión de Administradores de Parámetros Formulario de inclusión de Tarjeta habientes Formulario de Solicitud de Compra