GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS Y ACCESO A LA INFORMACIÓN.

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1 Doctoracto "Documentación e Información" Biénio 2007/2009 GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS Y ACCESO A LA INFORMACIÓN. Profesorado: Dr. Cerdá Diaz, Julio Problemas y soluciones en la gerencia de los archivos de Electrónicos Ana Franqueira Lisboa, Maio 2007

2 Problemas y soluciones en la gerencia de los archivos de Electrónicos Los problemas, desafíos y soluciones para la temática de los archivos electrónico son de tal manera amplios que intentar vertebrarlos en breves trazos es un reto más. Cuando hablamos en Archivos Electrónicos o Archivos Digitales podemos estar a referirnos la realidades muy distintas y con especificidades mucho propias. Podemos estar en presencia de un archivo digital cuando tratamos de digitalizar un Archivo nacido en soporte papel, cuyo objetivo principal es el acceso y la preservación, podemos estar en presencia de un archivo nacido digital cuando soportamos con la gestión de la información en las organizaciones, podemos hablar de archivos electrónicos o digitales cuando dirigimos base de datos, etc. Opto así por restringir mi análisis al campo la que estoy dedicando las mías actividades profesionales en los últimos años: la construcción de uno Archivo digital de contenidos audiovisuales en una televisión. Para además del cuadro con algunos problemas con que nos deparamos, junto un resumen de este proyecto que completó ahora a su primer año de puesta en marcha. 2

3 Problema Tecnología - gran desafío tecnológico. La tecnología tiene un desarrollo rápido, muy difícil de acompañar Resistencia al cambio - Cuando cambiamos de tecnología el más difícil es cambiar la mentalidad humana, que muchas veces no cree en los beneficios, por un lado, y tiene algún recelo de fallar en la nuevo orden que obliga a siempre a un esfuerzo de adaptación Solución Formación. Actualización y acompañamiento constantes de los progresos tecnológicos. Obliga a un gran esfuerzo de la concentración en el esencial y resistir la tentación de comprar el más reciente, muchas veces probadas poco La formación y practica. Una buena evaluación de la mejora de los procesos y de las ventajas del cambio Equipas de trabajo - en la constitución de las equipas de trabajo el archivero parte en desventaja por la herencia cultural de la connotación que tiene la profesión de archivero Imponer la posición de archivero como líder del proyecto. Los Archivos digitales son la oportunidad de la s archiveros adquieran un lugar de liderazgo en los proyectos de Archivo. La divulgación de normas y practica nacidas en el mundo de los Archivos como las IDAD y las EAD, son la gran arma que tenemos para que informáticos e ingenieros valoricen la profesión Elección de soluciones / sistemas - No existen sistemas perfectos, ni aunque dibujados por nosotros. Mantener un equipo de desarrollo es económicamente inviable, compra una solución de llave-en la-mano es un riesgo Preservación como resolver la rápida obsolescencia Evaluar las consecuencias de las elecciones y asumirlas como limitaciones, programando el mejoramiento así que posible. Optar siempre por sistemas abiertos y adoptar siempre normas quiere nacionales quiere internacionales Adoptar a la partida una estratégica de preservación, copias de seguridad y un plano de migración, quiere de los dados quiere del propio sistema. 3

4 La Gestión de Contenidos Digitales en la SIC Televisión Introducción Varias fueron las razones que condujeron la SIC para la inversión en un sistema de Gestión y Archivo de Contenidos Digitales, siendo una de las principales la que caracteriza en gran parte un Archivo Audiovisual de una estación de televisión: la obsolescencia tecnológica. Teniendo la SIC empezado suya actividad en 1992, la tecnología analógica era la más utilizada y aquella en que se hacía el Archivo, una vez que todos los soportes eran Betacam SP. Sin embargo, estos soportes, donde residían las imágenes en movimiento y el respectivo audio, eran acompañados de metadados, esos nacidos ya digital en los sistemas quiere de la redacción quiere del Archivo. En este caso, una base de datos, con las respectivas descripciones textuales de las imágenes y las referencias para un soporte físico. Nunca hubo papel en la Dirección de Información de la SIC y el Archivo fue bastante innovador en ese aspecto. El grado de automatismos fue de inicio mucho elevado lo que permitió migraciones y traspasos de tecnología bastante suaves, o sin grandes exigencias de conversiones retrospectivas de dados con recurso a trabajo manuales. En 2001 se dan grandes transformaciones en la SIC sobre todo con la entrada del Canal SIC Noticias, una WEB renovado de la SIC Online y todavía los canales de Cabo. La empresa sufrió también en ese año profundas transformaciones organizacionales. El Archivo ensanchó su ámbito, para además de la Información, a los Programas, incorporando cerca de unidades relativas a programas, sin cualquier descripción. Esos programas, en soporte casete de vídeo, estaban almacenados en el 4

5 Departamento de Logística, con referencias registradas quiere en papel quiere en una base de datos, de forma a permitir su movimiento para la emisión. Fue en esa altura que se iniciaron los estudios para la adquisición de uno sistema de Archivo Digital o uno Digital Asset Management, una tipología de sistema emergente para que los archivadores ya venían a volver sus atenciones hace algunos años. En 2001, diversos sectores de la SIC, como seamos las redacciones de la SIC Generalista, de la SIC Noticias, SIC Online, la Postproducción de programas, el Departamento de Grafismo, trabajaban ya con vídeo digital, almacenado en diversos sistemas de computadoras locales. Como el Archivo continuaba a ser hecho en soporte tradicional (casetes de vídeo), era necesario digitalizar repetidamente las imágenes para los diferentes sistemas de vídeo digital (Sony, AVID, Quantel, Final Cut, After Image, etc.) para que pudiesen ser producidos nuevos contenidos televisivos. En esa altura asistíamos a una cada vez mayor utilización de las imágenes de archivo, sobre todo con la entrada en puesta en marcha de los canales temáticos, donde los programas son constantemente reemitidos. La distribución de contenidos vía Internet y la perspectiva de utilización de otras plataformas aumentó todavía más las expectativas de utilización de los contenidos archivados y la consecuente valorización de uno ya considerable patrimonio de la SIC, estimado en cerca de horas de imágenes. Por otro lado, la constante lucha con espacios y condiciones de almacenamiento: el Archivo conservaba sólo un ejemplar de cada programa teniendo como consecuencia que un daño en un soporte constituía una pérdida irremediable del patrimonio de la SIC. 5

6 La proliferación de formatos implicaba un considerable empate de capital en equipamiento de lectura y trascripción para satisfacer las necesidades de los utilizadores. La obsolescencia de los formatos y el deterioro, provocada con el simple pasaje del tiempo volvía imperioso actuar. El proceso de adquisición del sistema Se dio inicio así al proceso de definición de requisitos y elaboración del cuaderno de encargos para la adquisición del sistema de Gestión y Archivo de Contenidos Digitales de la SIC. La equipa fue constituida por archivadores, informáticos e ingenieros que junto de los sectores la envolver en el projeto hicieron el levantamiento de las necesidades y el dibujo del sistema. Filosofía que preside al proyecto En la definición de requisitos del projeto se pretendió, de un modo simple, que lo proceso de producción en televisión que tuviese necesidad de utilizar material de archivo, permitiese a los utilizadores una total autonomía. Así, un periodista, por ejemplo, podría traer registros de imágenes del exterior, llegar a la redacción transferir esas imágenes para un servidor central, editarlas y se necesario juntar a su pieza imágenes de archivo. Para tal debería poder consultar el Archivo, haciendo una investigación, visionando las imágenes, elegir los planos que le interesaban y ayjuntarlas a su pieza. Luego su pieza es alineada en un o más periódicos televisivos y la misma pieza puede ir para el aire en simultaneo en más que un canal. Tras la emisión, las piezas, bien como la grabación de todo el periódico, en vídeo digital son transferidas para el archivo, en asociación como los textos y otros metadados nacidos en otro sistema. Este proceso integró la primera fase del projeto y está en puesta en marcha desde Noviembre de Por otro lado, en la producción de programas el proceso sería semejante. El 6

7 Área de postproducción y grafismo debería también poder consultar el Archivo, visionar y elegir imágenes y ayjuntarlas a la edición de su programa. Después del programa listo, y todavía antes de ser emitido, puede ser archivado. A partir de ese momento, El área de emisión, cuando lo programa fuere convocado para ser emitido, llama el fichero digital para el área de emisión y el programa es trasmitido. En este área tal como en la Información el proceso es siempre controlado por sistemas con alto grado de automatismos. A partir del momento en que es validada una playlist son los diversos softwares que controlan el movimiento de los ficheros entre los sistemas. Otra importante componente del sistema es la digitalización del material ya archivado en soportes tradicionales las casetes, ese, trabajo exclusivo de los archivadores. Si los dados textuales existentes fueron siendo migrados de sistema para sistema con relativa facilidad, digitalizar el vídeo implica un proceso bastante más complicado y moroso. Por último la posibilidad de extraer del sistema vídeo en formatos de baja resolución para distribución en otras plataformas con la Web o los telemobiles. Los beneficios esperados Son dos las vertientes principales que podemos apuntar en este projeto: el Mejorías substanciales en la producción, acceso y utilización de los contenidos, el Preservación del Patrimonio SIC En la primera vertiente es suficiente enumerar los beneficios y bajada de costes originados por la posibilidades de: el Acceso y utilización simultaneos de varios utilizadores al mismo contenido el Supresión de equipamientos de visionamento y montaje el Eliminación del trabajo de transporte y manuseamento de las casetes 7

8 el Eliminación del riesgo de estragos en las casetes y/o pérdida/ extinción de ejemplares únicos. En términos de preservación del patrimonio, la facilidad de poder tener los contenidos en más que un formato sólo por sí fue un enorme paso en este sentido. La economía de tiempo y medios en futuras migraciones, que pueden ser hechas por procesos automáticos y en antecedente, son efectivamente incomparables al tradicional proceso de copia en tiempo real. La valorización del archivo, relacionada como el número de utilizaciones que de él es hecho, es una realidad una vez superada las restricciones impuestas por la utilización de sólo un soporte físico. La rapidez y celeridad en el abastecimiento de los contenidos son uno factor fundamental de competitividad. Las dificultades a superar No es fácil cambiar, y sobre todo no es fácil no tener en las manos una realidad palpable. Lleva algún tiempo a adquirir confianza en la fiabilidad de los sistemas. Sin embargo cuando se da el paso delante, cuando se sube más uno escalón tecnológico ya no se vuelta atrás El cambio principal está en nuestra mentalidad. Y esta es la más difícil! Hay que repensar todos los métodos de trabajo, todos los circuitos de trabajo y los flujos de información. Este cambio empieza en la fase de levantamiento de requisitos y antes del sistema haber sido adquirido. Cuando el sistema se instala y empieza a funcionar hay que muchas veces corregir y conseguir sobrepasar las dificultades entre la teoría y la práctica. La velocidad de las transformaciones de la tecnología en televisión es alucinante y no hay pausas. No existen fines de semana para recuperar retrasos. Por otro lado lo proceso de mudanza es lento y no puede ser hecho todo a la vez. Se en la Información la presión del cambio es continua obligando la progresivas adaptaciones y nuevos desafíos, siempre impostergables, otros sectores hay que no consiguen cambiar tan 8

9 rápidamente y trabajan todavía en tecnología más antigua. Así lo Archivo tiene que mantener a funcionar las dos tradiciones, para poder satisfacer las necesidades de todos. La digitalización del material antiguo es también un reto. Las casetes de vídeo tienen que ser preparadas para ser digitalizadas. Una revisión de todos los contenidos, la limpieza y los aciertos de timecode son fundamentales, para que los robots que trabajan día y noche, no paren. El sistema En Verano de 2005 habían empezado a ser instalados en la SIC los componentes físicos del sistema: servidores, y robots de digitalización y almacenamiento de contenidos, y toda la parafernalia de periféricos necesarios. El refuerzo de las infraestructuras de redes informáticas, controlo y seguridad de los espacios fue otra componente de peso, muchas veces ignorada cuando se habla en instalar un sistema de este tipo. Teniendo como main contractor Sony entraron como compañeros en este projeto Harris, como el software de Medía Asset Management ARKEMEDIA, y la Front Porch, con el software integrador DivArchive. Todo el año de 2006 fue de aprendizaje. En Septiembre se completó la migración de los dados de la anterior base de datos. Gradualmente se fue abandonando la creación de nuevos registros en la base de datos antigua pasando a coexistir dos sistemas. Octubre y Noviembre de 2006 fueron los meses dedicados a la formación de los utilizadores. 9

10 Los conceptos Asset Nos Aparece como novedad el concepto de Asset. La traducción no es fácil. Quizás más simple sea entender uno asset como una entidad compuesta de contenidos y derechos sobre esos mismos contenidos, es decir capacidad de actuación sobre los mismos, se entendiendo por contenido esencia y metadados. Dato que los sistemas deben saber como pueden o no actuar sobre los contenidos sólo sabiendo que derechos existen sobre los mismos contenidos vuelve viable su utilización. En el ARKEMEDIA, el software de MAM - Medía Asset Management o DAM Digital Asset Management, no hacemos cuestión en distinguir pues ambas las nomenclaturas son usadas para el caracterizar, los Assets son entidades que contiene Metadata, Medía Objects, pueden tener versiones, otros assets enchufados por una relación jerarquizada, pueden pertenecer la una o más categorías, pueden estar asociados a otros dados y pueden pertenecer la uno o más folders de la base de datos. Modelos de dados De acuerdo como el modelo predefinido para el sistema en la SIC, habían sido identificadas tipologías de assets diferentes relativos la: - Niveles de descripción - Alineamientos de periódicos y respectivas piezas - Programas y episodios de programas - Material en bruto La filosofía de organización y descripción archivistica seguida fue la de las ISAD (G) Normas Internacionales Generales para la Descripción en Archivo. 10

11 Medía Objects Fundamentalmente en el Medía Objects que integran el Archivo son imágenes en movimiento y para cada unidad archivistica, identificada como una secuencia de imágenes con una duración temporal, puede asumir al menos dos o más formas. Un fichero Mpeg2 a 50 Mbps el formato para edición y Archivo Un fichero Mpeg2 a 15 Mbps Long Gop el formato para trasmisión Un fichero WM9 a 768K el formato para visionamento. Cada Asset puede todavía soportar una cantidad infinita de Medía objects, que pueden ser ficheros, Word, PDF, Excel, Jpeg u otros. Cada Medía Object tiene metadatos propio y puede ser dividido en versiones (EDLs edit decisions lists) que pueden originar otros medía objects. Las imágenes en alta y promedio resolución, MPEG2 son almacenadas en un Robot de casetes de dados SAIT, el PETASITE. Este sistema de almacenamiento fue dimensionado para poder crecer en términos de capacidad a la razón de cerca de horas por año. La baja-resolución es almacenada en un servidor específico, siendo hecha una copia de seguridad de los dados también para el PETASITE. Folders La posibilidad organizar los assets por Folders, nos permite la construcción de una estructura jerárquica, a la semejanza de lo que ocurre con las carpetas del Windows, estructura que es familiar a los archivadores. La entrada principal en el sistema puede ser hecha navegando a través del cuadro de clasificación del Archivo, organizado por proveniencia. Categorías Adicionalmente pueden ser usadas categorías para clasificar los Assets lo que permite la construcción de sistemas referencias diferentes, tantos cuantos quisiéremos. En el caso de la SIC optamos por una clasificación de los programas por género y para el material de reportaje en bruto, no 11

12 editado, por áreas temáticas. El Plano de acción Durante cerca de seis meses el Archivo pasó por una fase de adaptación y aprendizaje de los nuevos procesos, manteniendo en paralelo la utilización de los sistemas antiguo y nuevo. Además la manutención de parte de los procesos antiguos irá a mantenerse todavía por más algún tiempo, pues llevará todavía algún tiempo a conseguir tener todo el vídeo digitalizado. En Abril de 2006, se puso en marcha el punto Cero para las imágenes provenientes de la Dirección de Información. Es decir, a partir del día 1 de Abril, todo lo que es producido en la Dirección de Información, en ficheros digitales, es transferido para el Archivo entre los respectivos sistemas. Este es el material nacido digital y es en esa forma que es conservado. Para los Programas el punto Cero tuvo inicio en Julio de A partir de esa fecha, todos los nuevos programas que llegan en casete al Archivo, tras concluido su primer ciclo de emisiones, son digitalizados, siendo conservada el casete original como copia de seguridad, que sirve también para utilización a quien todavía sólo puede utilizar esta tecnología. Relativamente al material ya archivado, se dio inicio a su digitalización en varias vertientes: - Material en peligro el más antiguo desde el 1992 quiere Información Periódicos y programas de Información, quiere programas de entretenimiento - Material más exigido usado todos los días, las compilaciones de imágenes (stockshots) - Las series de programas pasibles de reemisión temprana las que la SIC detiene plenos derechos, las novelas de producción propia por ejemplo. 12

13 - el material de información de 2006 atrás. Normalmente son reanudados asuntos más recientes, este material es bastante solicitado. Conclusiones El proceso en circulación es sólo un comienzo. Por la frente tenemos todavía muchos retos. El sistema es de gran complejidad y está siendo difícil para todos aprehender los sistemas como un todo interligado, donde intervenciones en un área tienen casi siempre impacto en el Archivo. La normalización de metadados es algo fundamental. La nomenclatura de los medía objects tiene que ser entendida por las máquinas que no se compadecen con errores. Las exigencias de aprendizaje en los sistemas son cada vez mayores pero simultáneamente las perspectivas de desarrollo del Archivo son aliciantes. Las posibilidades abiertas por la facilidad con que en nuestra estación de trabajo tenemos acceso a todo lo potencial del Archivo es un estímulo para proseguir y ambicionar más. La disponibilidad del Archivo en la Web es una meta a alcanzar brevemente, potenciando y valorizando el patrimonio SIC, de forma la de él sacar mayor rentabilidad y conseguir fuentes de financiamiento para su preservación, ya que hasta ahora todavía no fue entendido por el Estado que los Archivos de las Televisiones privadas y los Archivos Audiovisuales por regla general son parte integrante y cada vez más importante del patrimonio Nacional y como tal deberían ser apoyados. Ana Franqueira Lisboa, Maio de

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