PROTOCOLO PARA LA ELABORACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE PLANTA DE CARGOS EN LAS ENTIDADES TERRITORIALES CERTIFICADAS

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1 PROTOCOLO PARA LA ELABORACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE PLANTA DE CARGOS EN LAS ENTIDADES TERRITORIALES CERTIFICADAS 1. PRINCIPIOS ORIENTADORES QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA EN EL PROCESO DE MODIFICACIÓN DE LAS PLANTAS DE CARGOS DOCENTES Y DIRECTIVOS DOCENTES DEL SERVICIO EDUCATIVO ESTATAL 1.1 Toda modificación de planta de cargos docentes y directivos del servicio educativo estatal, debe ser consistente, no sólo con la búsqueda de eficiencia en el manejo de recursos, sino con las expectativas que tiene el Gobierno actual en los demás ejes de política del sector (Cobertura, Calidad y Disminución de brechas acceso y permanencia). En este sentido, un estudio técnico de plantas, por ejemplo, es una oportunidad para ir identificando en cuales establecimientos educativos es posible implementar la jornada única y en otros para empezar a articular la política educativa en el posconflicto. 1.2 Priorizar el derecho que le asiste a todos los jóvenes, niños y niñas colombianos a que le sea prestado el servicio educativo en condiciones dignas y de calidad, independientemente de su condición socio-económica, religiosa, cultural, y lugar de ubicación, lo cual pasa por tener una planta de cargos docentes con el nivel de permanencia adecuado que le permita asegurar la continuidad de los procesos de enseñanza aprendizaje, emprendidos en cada uno de los niveles educativos. 1.3 Por regla general el servicio educativo estatal en las entidades territoriales certificadas debe ser atendido con la planta de cargos viabilizada y administrada por las mismas, inclusive en las zonas rurales más apartadas y dispersas; sólo excepcionalmente y de forma temporal podría realizarse mediante la contratación de la prestación del servicio, cuando condiciones objetivas de insuficiencia, previamente demostradas técnicamente, así lo exijan. 1.4 Valorar la situación de los niños, niñas y jóvenes que en este momento se encuentran por fuera del sistema como una de las variables de análisis para el proceso de modificación de las plantas de cargos docentes y directivos docentes, cuando dichos estudiantes se tengan plenamente identificados y ubicados. - atencionalciudadano@mineducacion.gov.co Pag 1

2 2. PROCESO ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL ESTUDIO TÉCNICO DE PLANTA DE CARGOS POR PARTE DE LA ENTIDAD TERRITORIAL CERTIFICADA AL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL. 2.1 QUE SE ENTIDENDE POR ESTUDIO TÉCNICO DE PLANTA Es el proceso mediante el cual una secretaría de educación de entidad territorial certificada, verifica si la planta de cargos y de personal docente y directivo docente se ajusta a las necesidades de la matrícula atendida en cada EE, a los perfiles requeridos y a su composición interna por niveles, o requiere ser aumentada, disminuida o redistribuida, en el marco de las normas legales y reglamentarias vigentes. 2.2 QUIÉNES SON LOS RESPOSABLES DEL ESTUDIO DE PLANTA DE CARGOS Y DE PERSONAL El estudio de planta de cargos tiene dos niveles: a) El nivel de entidad territorial y b) el nivel de establecimiento educativo estatal. Por supuesto que la Secretaria(o) de Educación y su equipo de trabajo son los responsables del estudio a nivel de entidad territorial y que los rectores y directores rurales lo son a nivel de establecimiento educativo, pero claramente en el centro de este proceso, los directivos docentes, son los generadores de condiciones, situaciones e insumos que inciden decisivamente en el estudio técnico de planta de cargos y de personal. En este sentido, basta con mencionar que los rectores y directores rurales 8con la participación de la comunidad educativa) son los determinantes de los Proyectos Educativos Institucionales, las intensidades horarias de actividades pedagógicas, las jornadas escolares, las asignaciones académicas y tienen por ley la función de participar en la selección de los perfiles de los docentes que prestarán sus servicios a la institución, todo esto dentro del marco de las normas legales y reglamentarias vigentes, incluyendo las expedidas por la propia entidad territorial certificada. Los rectores y directores rurales están llamados a mantener actualizado su estudio técnico institucional de planta de personal y remitirlo a la secretaría de educación para la elaboración del estudio técnico a nivel territorial, en las fechas que se determinen para ello. 2.3 OBJETIVOS DEL ESTUDO TÉCNICO. Un estudio de esta naturaleza puede ser aprovechado para lograr múltiples objetivos. Entre otros se pueden mencionar los siguientes: - atencionalciudadano@mineducacion.gov.co Pag 2

3 Determinar la planta de cargos docentes y directivos docentes requerida, de conformidad con la matrícula atendida por la entidad territorial certificada. Identificar los perfiles docentes que se requieren, de acuerdo con los PEI y sus planes de estudio, como soporte de las OPEC y de la programación de nuevos nombramientos. Soportar las acciones de distribución de la planta de cargos y de personal por municipio no certificado y establecimiento educativo. Organizar la prestación del servicio educativo en el establecimiento, de tal manera que se cumpla con el tiempo obligatorio de asignación académica y con las intensidades horarias de actividades pedagógicas relacionadas con las áreas obligatorias y las optativas. Identificar el número de horas extras académicas por área que se requieren en el establecimiento educativo. Disminuir horas extras de asignaciones académicas gracias a una mejor distribución de la planta de personal o a una planta de cargos más completa. Tomar decisiones relacionadas con la estrategia de cobertura, suprimiendo contratación de la prestación del servicio educativo y sustituyéndola por atención con planta de cargos, si es del caso. Depurar los sistemas de información, tales como DUE, SIMAT y Sistema Humano. 2.4 ACCIONES PREVIAS AL ESTUDIO TÉCNICO Se deben identificar los establecimientos educativos estatales que atienden población indígena en territorios indígenas. Igualmente los que atienden población afrocolombiana y los que atienden población mayoritaria. Es necesario haber culminado en debida forma el proceso de reorganización de establecimientos educativos estatales, sobre todo el reconocimiento de centros educativos como instituciones educativas. (Acta de visita de SIVE, acto administrativo de reconocimiento, actualización en DUE, trámite de creación del cargo de rector si se requiere e incorporación del director rural al cargo de rector si cumple requisitos). Depurar la matrícula registrada en el SIMAT: verificar que esté cargada correctamente, cruzar la atendida con plantas con la contratada, gestionar con otras ETC la liberación de los estudiantes de sus registros. - atencionalciudadano@mineducacion.gov.co Pag 3

4 2.5 COMPONENTES DEL ESTUDIO TECNICO DE PLANTAS CUANDO SE HACE CON FINES DE MODIFICACIÓN DE PLANTA O MATRÍCULA MÍNIMA El estudio técnico de planta está conformado de la siguiente manera: Oficio de solicitud y remisión suscrito por el gobernador o alcalde de la entidad territorial y por el respectivo secretario de educación Paz y salvo o acuerdo de pago suscrito por la FIDUPREVISORA - FOMAG Aplicación específica de parámetros técnicos: El cual se desarrolla mediante el diligenciamiento de las siguientes matrices de cálculo sugeridas por el Ministerio de Educación Nacional: Matriz de cálculo de necesidades de personal docente y directivo docente por establecimiento educativo, según perfiles. Matriz de cálculo de necesidades de planta de cargos para la entidad territorial certificada Documento soporte del Estudio Técnico: Esta debe realizarse desde el punto de vista de la cobertura, la eficiencia en la gestión de la planta de cargos viabilizada y de la calidad del servicio. Igualmente, debe mostrar el efecto de factores que pueden tener una incidencia en la gestión de la planta tales como: la situación de la infraestructura educativa, la dispersión poblacional y el conflicto social, entre otras. También debe contener una explicación de la metodología que se utilizó en la elaboración del estudio técnico y de los casos especiales que se deseen resaltar. Análisis y conclusiones del estudio técnico. 2.6 ELABORACIÓN DEL ESTUDIO TÉCNICO Para que el estudio técnico tenga pertinencia con las particularidades regionales, debe iniciarse desde el establecimiento educativo y contar con la participación de los rectores o directores rurales y coordinadores académicos. Es necesario que en cada secretaría de educación se defina un equipo integral y multidisciplinario para la elaboración del estudio técnico, así: Responsable del SIMAT. Responsable del Sistema Humano. Responsable de PEI, asignaciones académicas y Planes de estudio. Responsable de la planta de cargos. - atencionalciudadano@mineducacion.gov.co Pag 4

5 Responsable de supervisión, inspección y vigilancia Aplicación de la matriz de cálculo de personal docente y directivo docente por establecimiento educativo, según perfil. Para la aplicación de esta matriz en los establecimientos educativos estatales de la entidad territorial certificada, se sugieren las siguientes acciones metodológicas: Visitas integrales (plantas, cobertura y calidad) a cada establecimiento educativo estatal para su diligenciamiento conjunto. El diligenciamiento lo efectúa cada rector o director rural directamente y lo remite a la secretaría de educación para su revisión y ajuste. La información la suministra el rector o director rural por vía telefónica y la secretaría diligencia la matriz. La secretaría de educación diligencia la matriz directamente con base en la información que reposa en sus bases de datos y archivos actualizados y, posteriormente, envía a cada rector para su validación y ajustes. Talleres o videoconferencias con directivos docentes. Es posible que dependiendo de la complejidad de la entidad territorial certificada sea necesario implementar de manera combinada estas acciones. Información previa requerida. Para la elaboración del estudio técnico la secretaría de educación certificada debe tener en cuenta la siguiente información: Conocer los parámetros normativos, es decir, los que están fijados en actos administrativos del Gobierno Nacional. Verificar los cambios en la matrícula, que generan la necesidad de un aumento o disminución de cargos docentes o directivos docentes. Directorio Único de Establecimientos educativos (DUE) y su correspondencia con la estructura del aplicativo Humano. (Tomar base de datos en Excel del sistema Buscando Colegio de este Ministerio) Actos administrativos de reconocimiento oficial de los establecimientos educativos estatales donde se disponen las sedes que lo conforman, los niveles y los grados que están autorizados a ofrecer. Un reporte de la matrícula actualizada en el SIMAT grado por grado y por establecimiento educativo y sede. La información contenida en los registros del subproceso H Controlar la Planta de Personal. Planes de estudio de cada establecimiento educativo estatal, los cuales por disposición de la Ley 115 de 1994 y su Decreto Reglamentario 1860 del mismo año, deben estar registrados en la secretaría de educación de la entidad territorial - atencionalciudadano@mineducacion.gov.co Pag 5

6 certificada y previamente debieron ser revisados para el cumplimiento de las normas vigentes. Bases de datos con información de los docentes y directivos docentes que se manejan en el Sistema Humano. Último concepto técnico expedido por el MEN y el acto administrativo de adopción de planta Diligenciamiento de la matriz La información que se debe diligenciar en cada matriz es la siguiente: Información general del establecimiento educativo estatal y de sus sedes, en la pestaña de consolidado. Información de las jornadas y de los horarios de entrada y salida por nivel, así como el tiempo del recreo, en la pestaña de cada sede. El tiempo de duración en minutos de los periodos de clase. La matrícula discriminada como lo pide la matriz. Los grupos que tiene organizados en la realidad para cada grado educativo que ofrece de secundaria y media, y todos los grupos de preescolar y los de primaria. Las intensidades horarias de actividades pedagógicas que corresponden a las áreas obligatorias u optativas y que, para secundaria y media, deben ser de 30 horas efectivas de 60 minutos o su equivalente si los periodos de clase no son de 60 minutos. Igualmente, el tiempo lectivo semanal de la educación media técnica debe ser de 37 horas efectivas de 60 minutos o su equivalente. Los docentes actuales ubicados en la asignatura que les corresponde por formación y por mayor asignación académica. Información del personal docente y directivo docente que se encuentra laborando en el establecimiento educativo estatal en la pestaña correspondiente para cada sede. Revisión de la información de las matrices de cálculo de necesidades de planta por parte de la Secretaría de Educación. El equipo técnico de la Secretaría de Educación debe revisar cada una de las matrices diligenciadas por los rectores o directores para verificar la consistencia de la información allí consignada. En caso de presentar falencias en la información en alguna de ellas, se debe proceder a devolverla con las observaciones pertinentes para que el rector o director realice los ajustes que sean del caso. Se sugiere revisar los siguientes puntos críticos: Información del establecimiento educativo vs registro en el DUE. Matrícula en el establecimiento vs matrícula en el SIMAT. - atencionalciudadano@mineducacion.gov.co Pag 6

7 Número de grupos vs número de aulas en la sede y considerando el número de jornadas. Duración del periodo de clase vs las 22 horas efectivas de asignación académica. Duración del periodo de clase vs horas efectivas de intensidad horaria semanal y anual. Horas efectivas de intensidad diaria y semanal vs horas efectivas de actividad pedagógica en la jornada escolar Asignaciones académicas completas vs horas extras autorizadas. Docentes realmente ubicados en el EEE vs Anexo 3 A (Sistema Humano) Docentes actuales asignados al EEE vs los perfiles realmente necesarios Una vez la secretaría cuente con todas la matrices de sus establecimientos debidamente diligenciadas o de manera paralela se procederá a consolidar la información de éstas en la matriz de cálculo de necesidades docentes para la entidad territorial Aplicación de la matriz de cálculo de necesidades de planta de cargos docentes y directivos docentes para la entidad territorial. Requerimientos Previos Contar con matrices de necesidades de planta de personal por establecimiento educativo, debidamente diligenciadas. Tener actualizada la información del Directorio Único de Establecimientos Educativos. Información de proyección de cupos y población por fuera del sistema educativo. Estudio de insuficiencia para atender el servicio educativo en su jurisdicción. Información de distribución de la planta. Corte de matrícula definitivo para el estudio. Diligenciamiento de la matriz de cálculo de necesidades de planta de cargos por la entidad territorial. Con la información previa que se ha señalado, la Secretaría de Educación procede a diligenciar tanto la matriz de cálculo de necesidades de cargos de docentes de aula como la de cargos de directivos docentes. (Formato 1 y Formato 2) El Ministerio de Educación Nacional confrontará la matrícula utilizada por la entidad territorial como base del estudio técnico, con la información de matrícula oficial reportada por la Oficina de Planeación del MEN una vez validada. - atencionalciudadano@mineducacion.gov.co Pag 7

8 Acciones metodológicas sugeridas. Traslado de la información contenida en las matrices por establecimiento educativo y sede a la matriz por entidad territorial, sin hacer aproximaciones de decimales. Partir de una base de datos de matrícula detallada suministrada por el SINEB con corte a 30 de mayo, que puede ser solicitada a la subdirección de Recursos Humanos del Sector Educativo. En este caso debe tomar el número de grupos de las matrices por establecimiento educativo estatal y parametrizar la asignación de docentes por grupo, sin aproximar decimales. - atencionalciudadano@mineducacion.gov.co Pag 8