HRAEI Proyecto Innovador en la Gestión de Servicios de Salud de Alta Especialidad

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1 HRAEI Proyecto Innovador en la Gestión de Servicios de Salud de Alta Especialidad DR. HEBERTO ARBOLEYA CASANOVA DIRECTOR GENERAL Septiembre 2014 DR. RENÉ RODRÍGUEZ CRUZ

2 HRAEI Ubicación

3 HRAEI Antecedentes

4 Infraestructura 54 CONSULTORIOS Rehabilitación

5 Infraestructura informática en el HRAEI El HRAEI cuenta con una infraestructura tecnológica de 444 computadoras de escritorios y 33 laptops todas ellas interconectadas por medio de una red local (LAN); Con acceso al sistema integral (SIGHOI), y los usuarios pueden acceder al expediente clínico, nómina, presupuesto, etc desde cualquier punto del hospital. Además de contar con salida a internet. Se dispone con equipos de videoconferencia: En la sala de usos múltiples, sala de juntas de dirección y el auditorio este último con capacidad de multipunto y capacidad para 220 personas. Así mismo un consultorio de telemedicina también con capacidad de multipunto. Se tienen 6 kioscos donde los pacientes y sus familiares pueden reportar y/o conocer sobre los servicios del hospital. Se cuenta con sistemas de video vigilancia en todo el hospital. Se cuenta con cuatro quirófanos integrados equipados con sistema de videoconferencia en las lámparas operatorias para transmisión simultanea de procedimientos quirúrgicos

6 Retos y convergencias para implantar el Sistema de Gestión Hospitalaria Desarrollar un sistema informático que permita agilizar la gestión hospitalaria y optimizar su uso, para mejorar la atención a los pacientes en todas las áreas y servicios. Establecer una base de datos capaz de proporcionar un registro médico integrado de datos asistenciales para todos los pacientes y que sea accesible para todos los profesionales médicos y de la salud debidamente autorizados. Posibilidad de comunicar los datos del paciente entre todos los servicios administrativos y clínicos del hospital. Soporte de todas las funciones del proveedor de asistencia sanitaria, incluyendo la entrada de órdenes, informes de resultados, sistema informático hospitalario del paciente, informes de procedimientos, etc., y comunicar datos individuales del paciente. Proporcionar apoyo en la toma de decisiones clínica y administrativa. Establecer y mantener ficheros para las funciones administrativas y de gestión hospitalaria, incluyendo aplicaciones de personal, recursos, programación, registro, Ayuda en la evaluación de la calidad, acreditación y requisitos reguladores. Apoyo a la investigación y educación.

7 Retos y convergencias para implantar el SIGHOI

8 Retos para implantar el SIGHOI El término implantar refleja mucho mejor el espíritu de este proceso porque cuando se inició, más que poner en funcionamiento un software en una computadora, entendimos que este proceso busca insertar al sistema en la Organización, cambiando su forma antigua de funcionar, sus paradigmas y costumbres. Entendiendo la implantación de un sistema de información como el proceso que tiene como fin último que ese sistema se inserte en la Organización que lo recibe, que interactúe adecuadamente con el resto de las acciones que se ejecutan y con las personas que lo utilizan y que funcione RESOLVIENDO los problemas de la Organización.

9 Retos para implantar el SIGHOI Cuando el propósito entonces es Implantar y no solo Implementar obviamente el proceso es más largo y complejo pero su beneficio será más amplio y duradero. El éxito se medirá por la mejora sustancial en las operaciones que dependen de ese nuevo sistema, luego de haber pasado el lapso de estabilización en su uso. La función del sistema de información hospitalaria es la de apoyar las actividades en los niveles operativos, tácticos y estratégicos dentro del Hospital.

10 Fases de la implantación del SIGHOI Análisis de las necesidades y Situación tecnológica del HRAEI Ingeniería de la infraestructura de red hospitalaria. Capacitación técnica del sistema. Socialización del proyecto. Pruebas y puesta en marcha del sistema. Evaluación de resultados Redireccionar el proyecto Nuevo estatus quo guiado por una nueva cultura institucional de la utilidad de la tecnología en la facilitación operativa hospitalaria.

11 Fases de la implantación del SIGHOI El Inicio de la implantación es a través de romper paradigmas sobre la tradición institucional de la gestión hospitalaria. Salir de la zona de confort y dar inicio al reto del cambio para dar paso a un nuevo status quo

12 PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL SIGHOI Los componentes del desarrollo, la implantación y la operación del SIGHOI son: Planificar Preparar Adquirir Probar Implementar Operar Mantener Evaluar el éxito Mejorar

13 PROGRAMA DE INICIO DE SERVICIOS Final de la Obra Civil 31 de agosto del 2011 Fase 1: Verificación de lista de dotación y equipo adaptación y desarrollo del SIGHOI Fase 2: Capacitación del equipamiento y sistemas informático Fase 3: Simulacros a. Trombocitopenia por heparina b. Infarto Agudo al Miocardio c. Atención materno infantil d. Paciente en quimioterapia

14 PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL SIGHOI PLANIFICAR Identificar un problema y desafío a) Definir las necesidades de conocimiento - definir los productos de información - definir las necesidades de datos y las fuentes b) Definir el alcance del proyecto - es demasiado grande? - es factible? c) Comprender los sistemas de información heredados - electrónicos o no d) Realizar el análisis costo-beneficio (caso empresarial) e) Identificar los recursos f) Realizar el análisis de procesos

15 PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL SIGHOI g) Identificar a los expertos técnicos apropiados h) Definir a los usuarios i) Definir los indicadores de éxito j) Garantizar el compromiso de los niveles superiores k) Definir la metodología para la gestión de proyectos - todos los puntos de vista: - Institucional--técnico-usuario l) Identificar a los agentes de cambio -Integrar equipo con el CONOCIMIENTO TÉCNICOO

16 PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL SIGHOI Enfrentar el rechazo y la resistencia al cambio: Establecer opciones iniciales para soluciones estratégicas Identificar las deficiencias y los puntos débiles claves en la cobertura actual, que requieren soluciones de aplicaciones Proporcionar la visión estratégica general del sistemas de información de los medios referidos, para satisfacer las necesidades de la institución de atención de salud En el caso de necesidades de alta prioridad, un conjunto preliminar de opciones para soluciones de aplicaciones Modificaciones a las arquitecturas emergentes de información

17 PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL SIGHOI PREPARAR Enfrentar la crisis a) Diseñar procesos nuevos o mejorados (si fuera necesario) b) Identificar a los líderes para direccionar el proyecto c) Definir las características funcionales requeridas d) Identificar las nuevas necesidades de capacitación (inmediatas y continuas) - personal de TI - personal de operaciones

18 Recompensa de la implementación PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL SIGHOI La clave para el éxito en la implementación de sistemas de información de cualquier clase es la existencia de una fuerza laboral capacitada y motivada con competencia en la utilización de información. En el HRAEI la tecnología y la digitalización son herramientas que no sólo han facilitado la posibilidad de implementar proyectos exitosos de telemedicina, sino que han generado un sistema integral para el control de todos los procesos.

19 PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL SIGHOI Nuevo estatus quo Contar con un sistema informático de gestión, con una plataforma única de informatización gerencial de los procesos de gestión hospitalaria, de la prestación de servicios y los procesos contables. Informatización de los procesos administrativos de ingresos y altas de los pacientes.

20 Pedidos Compras Dispensación SIGHOI EL RETO INFORMÁTICO Nuevo estatus quo Recursos Humanos Reclutamiento Control de asistencia Nomina adquisiciones y Almacén ATENCIÓN AL USUARIO ATENCIÓN MÉDICA FARMACIA ATENCIÓN DE ENFERMERIA Modulo de Información Construcción de cubos Extracción de indicadores Consumos Costos Administración Finanzas Recibos Facturas EXPEDIENTE CLÍNCIO

21 ÉXITO EN LA IMPLEMENTACIÓN Nuevo estatus quo Adecuación del expediente al diseño normativo Solicitudes Informaticas de todos los servicios direccionados a los almacenes infomaticos Integración total de estudios de laboratorio y gabinete Creación de agendas empatadas con el tabulador de servicios autorizado Indicaciones medicas direccionadas a los almacenes (farmacia, Comedor, Banco de sangre)

22 ÉXITO EN LA IMPLEMENTACIÓN Nuevo estatus quo Formación de Recursos humanos - Realizar formación en evaluación de tecnologías sanitarias (formación pregrado y postgrado) y dentro de las organizaciones. - Potenciar el papel de las Comisiones de Evaluación de nuevas tecnologías y potenciar su apoyo - Asegurar que la toma de decisión se realice por gestores con continuidad y autonomía. - Favorecer la incorporación de personal calificado Económicas - Dotación de presupuesto para la formación continuada, para el proceso de incorporación y para la adquisición de nuevas tecnologías. - Potenciar la evaluación económica para ayudar a la toma de decisiones. - Promover la creación de unidades técnicas equipadas con tecnología y digitalización. - Efectuar estudios de derivaciones externas que repercutan en la implantación de nuevas tecnologías.

23 ÉXITO EN LA IMPLEMENTACIÓN Nuevo estatus quo Información - Estrategias relacionadas con la gestión de la información a nivel hospitalario (sistemas de información internos que permitan además, la comparación entre el gasto y la actividad, en los inventarios tecnológicos actualizados por los centros hospitalarios. - Estrategias relacionadas con la información de las guías de práctica clínica e información que debe aportarse en los sistemas de información oficiales. - Estrategia sobre información de usuarios/pacientes, y la necesidad de información sobre estudios o proyectos de investigación de interés.

24 ÉXITO EN LA IMPLEMENTACIÓN Camino al nuevo estatus quo Organizativos-estructurales Evaluación de los resultados y uso de lo aprendido en el proceso - Estrategias relacionadas con el proceso de evaluación - informes y memoria de solicitud - indicadores de seguimiento - Asesoramiento por expertos externos - Obligatoriedad de realizar la evaluación de los equipos de forma integral. - Acciones relacionadas con la organización del proceso como promover la incorporación de nuevas tecnologías multidisciplinares y transversales con apoyo metodológico y funcional de - Estrategias relacionadas con la estructura del proceso, como favorecer la creación de comisiones estratégicas de introducción de tecnologías de elevado costo

25 ÉXITO EN LA IMPLEMENTACIÓN Camino al nuevo estatus quo Los médicos que utilizan tecnologías de la información en los hospitales reducen la mortalidad y los costos. El proceso de digitalización que transitan los hospitales se convirtió en un factor importante para la racionalización de la gestión y el aumento de la competitividad de las instituciones

26 ÉXITO EN LA IMPLEMENTACIÓN Nueva cultura institucional Los sistemas de información de gestión hospitalaria están destinados a mejorar la calidad y la gestión de la atención clínica y gestión sanitaria del hospital en las áreas de análisis de procesos clínicos y de costos por actividades.

27 ÉXITO EN LA IMPLEMENTACIÓN Nueva cultura institucional La decisión de poner en marcha procesos digitales no garantiza su éxito. Su aplicación requiere la participación de altos niveles de gerenciamiento, que se encargarán de mostrar la viabilidad financiera del proyecto en curso de ejecución, así como ayudar a superar los obstáculos que pueden aparecer a largo plazo.

28 ÉXITO EN LA IMPLEMENTACIÓN Nueva cultura institucional Mejorar la gestión hospitalaria y optimizar la capacidad resolutiva en todos los servicios a través de la informatización e integración de los procesos asistenciales y administrativos. Fortalecer la gestión a través del liderazgo y la inversión focalizada. Automatización e informatización de los procesos asistenciales y administrativos a través dela implementación deuna plataforma informática

29 ÉXITO EN LA IMPLEMENTACIÓN Nueva cultura institucional GESTIÓN Oportunidad en la disponibilidad de la H.C. y de reportes de imagenología Mejor uso de las horas laboradas por el recurso humano Fortaleciendo la gestión informatizada de la HC articulada al Sistema Integrado de Gestión Hospitalaria, mejorando la capacidad resolutiva. Optimizar los servicios asistenciales Mejora en los procesos administrativos y el control de los ingresos propios, así como del ejercicio de los recursos y la facturación con desglose detallado. Sistema informático gerencial asistencial y administrativo

30 ÉXITO EN LA IMPLEMENTACIÓN El nuevo estatus quo GESTIÓN Enfoca la atención con calidad al usuario en el proceso de atención Ha sido posible desarrollar nuestro PROPIO SISTEMA INFORMÁTICO GERENCIAL Plataforma que integra aspectos asistenciales y administrativos Se garantiza su continuidad, mantenimiento, operatividad Actualización continua de acuerdo a las necesidades que demanden los procesos propios del Hospital en continuo proceso de modernización Ha permitido mayor involucramiento de los usuarios internos, compromiso con el equipo de gestión, focalización de la inversión en salud y monitoreo de procesos

31 ÉXITO EN LA IMPLEMENTACIÓN El nuevo estatus quo GESTIÓN Habilidad para Implantar Soluciones de Bajo Costo y Alto Impacto. Nivel Hospitalario Nivel Administrativo Nivel Social Contar con un sistema informático que integre los procesos asistenciales y administrativos, propio y auto sostenido, sin costo adicional ni dependencia de terceros para su sostenibilidad y mantenimiento Ahorro económico en recursos y económicos. Mayor productividad. Permite definir políticas de calidad Permite identificar los problemas de la institución. OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS Satisfacción del usuario por la atención brindada y satisfacción de necesidades y demandas sociales.

32 Inicio del proyecto Implementación Desarrollo ÉXITO EN LA IMPLEMENTACIÓN EL nuevo estatus quo Incorporación de TIC s Integración del ámbito administrativo Alineación de información e infraestructuras Vinculación del proceso asistencial con el sistema de información Integración de información e infraestructuras Innovación de esquema de atención médica Nuevo modelo asistencial Integración y Fortaleza de redes de referencia Nuevos canales de colaboración entre profesionales e instituciones DESARROLLO DE RED FORTALECIMIENTO DE COMUNICACIONES EVOLUCIÓN DE LAS TIC S EN FAVOR DE LOS SERVICIOS MÉDICOS

33 ÉXITO EN LA IMPLEMENTACIÓN El nuevo estatus quo Evolución de la Infraestructura del proyecto Informatico del HRAEI Integración de niveles asistenciales Incorporación de nuevas áreas asistenciales Visión integral corporativa institucional Alcance integral Semántica homogénea con codificaciones compartidas Seguridad: sistemas críticos y seguridad clínica Seguridad de infraestructura Trazabilidad de pacientes

34 RESULTADO DE LA CONSTANCIA

35 Un hombre con una idea nueva es un loco, hasta que la idea triunfa

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