PROYECTO ESPADELADA PROGRAMA WORD ÍNDICE

Transcripción

1 PROGRAMA WORD

2 PROGRAMA WORD ÍNDICE CLASE 1: Abrir el programa. CLASE 2: Partes de la pantalla. CLASE 3: Vistas de un documento. CLASE 4: Personalizar barra de herramientas. CLASE 5: Introducción de texto. CLASE 6: Instrucción Deshacer. CLASE 7: Instrucción Guardar. CLASE 8: Instrucción Abrir. CLASE 9: Formato. CLASE 10: Alinear texto. CLASE 11: Numeración. CLASE 12: Formato de página. CLASE 13: Salto de página y de sección. CLASE 14: Instrucción Copiar y Pegar. CLASE 15: Instrucción Insertar. CLASE 16: Columnas. CLASE 17: Tablas CLASE 18: Encabezado y pie de página. CLASE 19: Buscar, reemplazar e Ir a. CLASE 20: Ortografía. CLASE 21: Imprimir. CLASE 22: Las secciones. CLASE 23: Paginar. CLASE 24: Los índices. 2

3 CLASE 1. ABRIR EL PROGRAMA Los pasos para abrir el programa de WORD son: - A partir del Botón de Inicio, situado en la esquina inferior izquierda de la pantalla. - Se pulsa sobre la opción Programas. - Se escoge la opción Microsoft WORD. Una vez pulsada la opción, aparece el programa mostrando una serie de Barras y una zona en blanco donde podemos escribir. 3

4 CLASE 2. PARTES DE LA PANTALLA Las Barras que el programa muestra en pantalla pueden variar dependiendo de las que estén activadas. Para que aparezca o no una Barra en la pantalla, se escoge la opción Ver y a partir de ahí, la Barra de Herramientas. Por ejemplo: Si queremos que se muestre la Barra de Tablas y Bordes, - Pulsamos en la parte superior de la pantalla Ver - Pulsamos sobre Barra de herramientas - Y marcamos la opción Tablas y bordes. Aparecerá en pantalla la Barra de Tablas y Bordes. Veamos a continuación las distintas partes que se muestran en la pantalla del programa WORD. En la parte superior se encuentra la Barra de título. Esta barra define el nombre del documento. Cuando se abre un documento nuevo, por defecto el programa le asigna el título de Documento 1. A la derecha de la Barra de Título aparecen unos botones. - Un botón con una línea horizontal que significa Minimizar la pantalla grande. - Un botón con una cruz que equivale a cerrar el programa. A continuación, se muestra la Barra de Menú desde la que se pueden desplegar los menús con las principales instrucciones del programa. Por ejemplo: 4

5 Si queremos desplegar los distintos submenús que ofrece el menú Archivo, pulsamos con el ratón sobre la casilla de la Barra de Menú. La siguiente barra es la Barra Estándar, que muestra una serie de botones que facilitan el acceso directo a las funciones más usuales. Otra barra que ofrece el programa es la Barra de Formato, que permite dar formato al texto que se escriba. En la parte lateral derecha, se puede observar la Barra de Desplazamiento que permite que nos movamos de una a otra parte del documento. 5

6 Otra barra de utilidad es la Regla, que permite ver la disposición del texto así como los márgenes. Por último, en la parte inferior de la pantalla aparece la Barra de Estado que muestra la página en la que nos encontramos del documento, la sección, el número de páginas totales del documento y la posición del cursor dentro de la zona habilitada para escribir. 6

7 CLASE 3. VISTAS DE UN DOCUMENTO Dentro del Menú Ver nos encontramos las distintas formas de visualizar un documento. En la Vista Normal, el documento se muestra de manera continuada. El cambio a una nueva página viene representado por una línea de puntos. En la Vista Diseño Web, se muestra cómo se visualizaría un documento si lo quisiésemos incorporar a una página de Internet. En la Vista Diseño de Impresión, se muestran las páginas separadas por un espacio y cómo quedarían finalmente tras imprimirlas. En la Vista Esquema, se facilita la forma de ver un documento largo a través de los títulos. Para que esto sea posible, hay que escribir esos títulos seleccionando la opción Insertar, Referencia y Título. La última vista es el Mapa de Documento, que divide a éste en dos columnas. La columna de la izquierda muestra el índice del documento. Si pulsamos en un apartado la columna de la derecha muestra inmediatamente ese apartado. 7

8 Existe otra manera de obtener una vista del documento, que es accediendo al Menú Archivo y seleccionando la opción Vista Preliminar. La pantalla muestra cómo queda el documento una vez pasado al papel. Dentro del Menú Ver existe una opción que es la Pantalla Completa, la cual hace desaparecer las barras de menú y los bordes mostrando toda la pantalla completa. Para volver a la vista inicial, pulsamos la opción Cerrar pantalla completa. Otra instrucción que permite el programa WORD para ver un documento es el Zoom, a la cual se accede pulsando Ver en la Barra de Menú y seleccionando Zoom. Al pulsar esta opción aparece un Cuadro de Zoom en el que seleccionamos el tamaño con el que deseemos ver la página actual. Si queremos observar de cerca algún detalle, seleccionamos un zoom alto. Si queremos tener una visión general de cómo quedan las páginas, aunque ello implique no ver las letras, seleccionamos Toda la página o Varias páginas. 8

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10 CLASE 4. PERSONALIZAR BARRA DE HERRAMIENTAS Si queremos modificar la Barra de Herramientas, seleccionamos el Menú Herramientas de la Barra de Menús y escogemos Opciones. Dentro del cuadro de diálogo que aparece al pulsarla, podemos seleccionar distintas formas de visualización. 10

11 CLASE 5. INTRODUCCIÓN DE TEXTO Cuando se trata de un documento en blanco, el cursor se coloca en el comienzo de la página y podemos comenzar a escribir con las características de letra, margen y sangrado que defina el programa por defecto. Normalmente el programa funciona en el modo Insertar, es decir, cuando colocamos el cursor entre dos palabras, la palabra de la derecha se desplaza para no ser borrada por lo que estamos escribiendo. Si pulsamos la tecla Insertar, activaremos la opción Sobrescribir que realiza la función contraria, es decir, cuando colocamos el cursor entre dos palabras, a medida que escribimos reemplazamos el texto anterior. Para volver a la opción Insertar, volveremos a activar la tecla Insertar. 11

12 CLASE 6. INSTRUCCIÓN DESHACER Es una de las instrucciones más utilizadas porque si realizamos alguna acción equivocada permite retroceder hasta las acciones inmediatamente anteriores. La tecla de esta instrucción se representa por una flecha. El número de pulsaciones de esta tecla será igual al número de acciones que queremos deshacer. También se puede acceder a esta instrucción a través de la Barra de Menús, seleccionando la opción Edición y posteriormente, Deshacer escritura. Para borrar una parte de texto del documento, también se puede seleccionar el texto a deshacer, pulsar Edición y, posteriormente, Borrar. 12

13 CLASE 7. INSTRUCCIÓN GUARDAR Esta instrucción sirve para archivar un fichero en una carpeta determinada. La opción Guardar como permite asignar un nuevo nombre al fichero y situarlo en la carpeta que determinemos. Para ello, pulsamos Archivo y seleccionamos Guardar como. La opción Guardar archiva el fichero con el mismo nombre que el documento tenga en ese instante y en la misma carpeta donde se haya guardado por primera vez. Para realizar esta acción pulsamos Archivo y a continuación la opción Guardar. Existen diferentes opciones donde guardar un fichero. Se puede guardar en un diskette o en una carpeta situada en el disco duro. Para ambas opciones se selecciona el destino correspondiente, una vez que se ha pulsado la tecla Guardar como y se abre el cuadro de diálogo correspondiente. Es interesante que cada cierto tiempo el propio programa realice una copia de seguridad. Para comprobar si está activada esta opción, hay que seleccionar de la Barra de Menú la opción Herramientas, pulsar sobre Opciones, seleccionar 13

14 la pestaña Guardar y en la opción Guardar info. De Autorrecuperación cada seleccionar el número de minutos entre cada guardad 14

15 CLASE 8. INSTRUCCIÓN ABRIR Cuando existe ya un fichero en un disco o en el disco duro del ordenador y queremos acceder a él, seleccionamos en la Barra de Menú la opción Archivo y pulsamos sobre Abrir. Al pulsar, aparece un cuadro de diálogo donde seleccionamos la ubicación del fichero que pretendemos abrir. Si ese fichero no aparece directamente en el directorio que se muestra por defecto, se puede pulsar sobre la flecha que abre el menú. Para movernos a las carpetas o ficheros que hemos abierto recientemente, hay una función en ese cuadro de diálogo muy parecida al botón de Atrás de los navegadores de Internet. Otra opción es subir de nivel para buscar el fichero que queremos abrir. 15

16 CLASE 9. FORMATO El programa dispone de una serie de formatos prediseñados. Para acceder a ellos, pulsamos Formato en la parte superior de la pantalla y a continuación seleccionamos Tema. Al pulsar aparece un cuadro de diálogo donde se puede escoger entre una colección de temas o formatos definidos 16

17 A continuación seleccionamos Galería de estilos y disponemos de la opción de escoger entre una serie de plantillas prediseñadas que dan forma al documento. Para ello, seleccionamos una plantilla y aceptamos la opción. Una vez seleccionado el diseño del documento podemos variar las características de las letras de texto. Para ello, al inicio del documento se puede definir el formato que queremos estipular o, por el contrario, podemos escribir el texto en el formato que viene por defecto y, posteriormente, seleccionar el texto y cambiar sus características. Para cambiar la letra, seleccionamos el Menú Formato y la opción Fuente. En el cuadro de diálogo que aparece, podemos variar características como: - Tipo de letra - Estilo de fuente (normal, negrita, cursiva) - Tamaño - Color de fuente - Efectos (sombra, subrayado, tachado, relieve, etc.) 17

18 Las opciones para cambiar el formato de las letras, se encuentran en la Barra de Formato en la parte superior de la pantalla. Si no apareciesen directamente, se puede seleccionar yendo al Menú Ver, pulsando en Barra de Herramientas la opción Formato. Otra acción que se puede realizar es la de cambiar parte de un texto de mayúsculas a minúsculas y viceversa. Para ello, seleccionamos la parte de texto que queremos modificar, pulsamos Formato en la Barra de Menú y seleccionamos Cambiar mayúsculas y minúsculas. 18

19 Si queremos aumentar y resaltar la primera palabra de un texto, podemos emplear la opción Letra Capital del Menú Formato. Aparece un cuadro de diálogo que nos permite elegir el tipo de letra, las líneas que ocupa y la distancia respecto al texto. Otro cambio de formato que se puede realizar es el de párrafo. Para ello, como en el cambio de letra, o bien definimos las características de párrafo al inicio del texto o una vez escrito lo seleccionamos y cambiamos su estructura. Para ello, pulsamos Formato en la Barra de Menú, y seleccionamos Párrafo. 19

20 Aparece un cuadro de diálogo donde podemos escoger la alineación, la sangría que permite mover el texto del párrafo en horizontal a la derecha o izquierda y el espaciado. También se puede acceder a través de la Barra de Formato. 20

21 CLASE 10. ALINEAR TEXTO El programa dispone de una opción de formato para Alinear textos, y que generalmente se encuentra directamente en la Barra de Formato. Si queremos que el texto quede alineado a la izquierda, seleccionamos el párrafo y pulsamos el botón Alinear a la izquierda. El botón Centrar organiza las líneas alrededor del centro de la imagen y deja sin igualar los laterales. Si queremos que se iguale por la derecha, pulsamos el botón Alinear a la derecha. Si queremos igualar el texto por ambas partes, pulsamos el botón Justificar. 21

22 CLASE 11. NUMERACIÓN Cuando tenemos una lista, podemos numerar cada punto, seleccionando el texto y pulsando el botón Numeración de la Barra de Formato. También se puede invertir el orden y pulsar el botón de Numeración escribiendo posteriormente el texto o lista. Se procede de la misma forma cuando se quieren poner puntos delante de la lista, lo cual se realiza seleccionando la lista y pulsando el botón Viñetas de la Barra Formato. Una función útil es la de ordenar listas por orden alfabético. Se realizaría seleccionando las partes de documento a ordenar, pulsando Tabla en la Barra de Formato, pulsando Ordenar por párrafos y aceptando. 22

23 CLASE 12. FORMATO DE PÁGINA El programa nos permite definir las características que debe reunir una o varias páginas de un documento, tales como márgenes, tamaño de papel o la orientación de la página. Para la definición de todas estas opciones, pulsamos Archivo en la parte superior de la pantalla, y seleccionamos Configurar página. Al pulsar aparece un cuadro de diálogo donde podemos observar distintas pestañas con las características a elegir. En la pestaña de Márgenes, podemos definir los márgenes de las páginas, tipo de papel para imprimir y orientación del mismo. Se pueden cambiar los márgenes de todo el documento o seleccionar en la casilla Aplicar a la opción Desde aquí en adelante. En la pestaña Tamaño de papel se seleccionan el tipo de papel (DIN A4, etc.) y la orientación horizontal o vertical de la página. 23

24 CLASE 13. SALTO DE PÁGINA Y DE SECCIÓN Si queremos que a partir de un determinado punto el texto de un documento pase a otra página, situamos el cursor al comienzo de la palabra que queremos que aparezca en la siguiente página y pulsamos la opción Salto de página en el Menú Insertar. Cuando queremos separar distintos capítulos de un documento porque tienen distinto encabezado o un formato diferente, se recomienda dividir el texto en secciones. Para ello, colocamos el cursor en el punto donde queremos comenzar la sección, pulsamos en el Menú Insertar la opción Salto. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccionamos el tipo de salto de sección que queremos para nuestro documento. La opción Página siguiente deja en blanco el final de la página de una sección y comienza la siguiente sección en otra página. La opción Continuo realiza un salto de sección pero no deja espacio en blanco entre secciones. Para apreciar el cambio de sección en el documento, en la Vista Normal se observa una línea intermitente entre secciones. 24

25 CLASE 14. INSTRUCCIÓN COPIAR Y PEGAR Son dos instrucciones muy utilizadas para editar textos. Si queremos realizar una copia de una parte del documento, seleccionamos la parte del texto que se va a copiar y en el Menú Edición pulsamos la opción Copiar. Otra forma de realizar esa operación es a través del botón derecho del ratón, seleccionando la opción Copiar del Menú desplegable. Una vez que se ha copiado parte de un documento, para plasmarlo a la vez en otra posición se coloca el cursor en el punto donde queremos que comience la información que se ha copiado. En el Menú Edición, se selecciona la opción Pegar. Si lo que queremos es mover parte de un texto de una posición a otra, se selecciona ese texto, se pulsa la opción Cortar del Menú Edición. Para colocar esa información en su nueva posición, realizaríamos la misma operación anterior, colocamos el cursor en el punto adecuado y pegamos. 25

26 CLASE 15. INSTRUCCIÓN INSERTAR Para insertar el número de página en las páginas de un texto, pulsamos Insertar en la barra de Menú y seleccionamos Número de página. Aparece un cuadro de diálogo donde podemos seleccionar la posición en la que deseamos que aparezcan los números de página. Si al imprimir las páginas con su número de página correspondiente, éste no se ve en el papel, puede ser debido a que los márgenes no estén bien configurados por lo que se pulsará Archivo, Configurar página y en Diseño, aumentamos el tamaño del Pie de página. Si se quieren insertar textos ya predefinidos como saludos, despedidas o frases pulsamos Insertar en la barra de Menú y seleccionamos la opción Autotexto. 26

27 Aparece un cuadro de diálogo con todas las opciones que podemos elegir: Saludos, Cierre, Encabezado o pie de página, firma, etc. Cuando deseamos utilizar un símbolo que no aparece directamente en el teclado, se puede utilizar esta la instrucción Insertar, colocando el cursor en el punto donde queremos introducir el símbolo, pulsamos Insertar, Símbolo. Aparece un cuadro con los distintos símbolos que podemos seleccionar, pulsamos sobre el que nos interesa, pulsamos Insertar y Cerrar. 27

28 Inmediatamente, aparece en la posición escogida el símbolo seleccionado. En ocasiones interesa realizar en un documento comentarios, aclaraciones o referencias que, generalmente, se sitúan en la parte inferior de la página o al final del documento. Para ello, pulsamos Insertar en la barra de Menú y seleccionamos la opción Referencia, Nota al pie. Aparece un cuadro con el título Notas al pie y Notas al final donde podemos escoger que las notas se impriman al final de la página o del documento. Además, hay la opción de especificar el tipo de numeración. Si pulsamos Insertar en ese cuadro de diálogo, aparece el espacio para escribir el texto que queramos. Este programa además de textos permite insertar imágenes, gráficos y dibujos. Para realizar esta operación, pulsamos Insertar, Imagen y seleccionamos la imagen que queramos, o bien una de las que trae prediseñadas el programa, para lo cual escogemos la opción Imágenes prediseñadas, o una que tengamos almacenada en el disco duro del ordenador, seleccionando Desde Archivo. 28

29 Si tenemos un párrafo guardado en un fichero, y queremos introducirlo en una parte de un documento, situamos el cursor en el punto donde queremos introducirlo y pulsamos Insertar y Archivo. 29

30 CLASE 16. COLUMNAS Cuando queremos darle a un texto una estructura tipo prensa, con el texto dividido en columnas, pulsamos Formato, Columnas o seleccionamos el botón correspondiente en la Barra Estándar. Una vez que pulsamos cualquiera de las dos opciones, podemos seleccionar el número de columnas que queramos añadir al documento. Si ya tenemos un texto escrito y queremos adoptar esta estructura se selecciona el texto, se pulsa Formato, Columnas y definimos el número de columnas que deseemos. 30

31 CLASE 17. TABLAS Cuando queremos insertar una tabla para organizar los elementos de un documento, se puede hacer a través del botón Insertar Tabla de la Barra Estándar. O también se podría acceder a través del Menú Tabla, Insertar, Tabla. Una vez seleccionada esta opción, se escogen el número de filas y columnas que necesitamos para la tabla. La opción de Autoformato del cuadro Insertar Tabla ofrece una serie de tablas prediseñadas. 31

32 Una vez creada la tabla, se pueden realizar modificaciones: Las dimensiones de las celdas las cambiamos pulsando sobre la línea divisoria y manteniendo pulsado el botón nos movemos. Para mover toda la Tabla pulsamos sobre el recuadro con una cruz que aparece en la esquina superior izquierda y manteniendo pulsado el ratón nos movemos. Aparece una cruz en la punta de la flecha del cursor. Esta modificación también se puede realizar situándonos en las celdas y pulsando el botón derecho del ratón. Haciendo esta misma operación de pulsar el botón derecho del ratón, se pueden Eliminar celdas o Dividir celdas. Estas mismas instrucciones se encuentran en el menú que aparece al pulsar sobre Tabla en la Barra de Menú. Una vez creada la tabla, se pueden definir las propiedades de dicha tabla. Situándonos en la tabla, pulsamos el botón derecho del ratón y seleccionamos la opción Propiedades de tabla. Aparece un cuadro de diálogo donde una de las opciones es Alineación, dentro de la pestaña Tabla. Otra opción, en la pestaña Celda, es la posibilidad de colocación de los elementos dentro de una celda. 32

33 CLASE 18. ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA Para poder apreciar los encabezados y pies de página el documento tiene que estar en Diseño de impresión. Para introducirlos, en el Menú Ver pulsamos Encabezado y pie de página. La pantalla muestra un recuadro de línea intermitente donde se escribe el texto del encabezado. Una vez finalizada la introducción del texto, se pulsa Cerrar. Se procede de igual manera para el pie de página. 33

34 CLASE 19. BUSCAR, REEMPLAZAR E IR A Para poder activar estas funciones se puede hacer doble clic en la barra de estado, en la parte inferior de la pantalla. Aparece un cuadro de diálogo con las opciones Buscar, Reemplazar e Ir a. En la opción Buscar, nos permite buscar una palabra determinada dentro de un texto o documento. En la opción Reemplazar, nos permite sustituir una palabra que está escrita a lo largo de un documento por otra que definamos. Y, por último, la opción Ir a permite movernos rápidamente por documentos extensos. 34

35 También se puede acceder a estas funciones a través del menú Edición. 35

36 CLASE 20. ORTOGRAFÍA Para poder activar esta función pulsamos sobre Herramientas, Ortografía. El cuadro de diálogo que aparece, realiza una revisión de la gramática del texto y propone soluciones permitiendo varias opciones: - Omitir si consideramos que la palabra es correcta. - Agregar al diccionario del programa para que la próxima vez el programa detecte esa palabra y no se cuestione si es correcta o no. - Cambiar para sustituir esa palabra por la correcta. - Cambiar todas, si el error se encuentra y repite en varias partes del documento. Si queremos modificar las opciones de gramática y ortografía, pulsamos Herramientas, Opciones. En este cuadro seleccionamos la pestaña Ortografía y gramática, permitiendo configurar la forma de realizar la revisión ortográfica. Es importante la opción Revisar ortografía mientras escribe para que cuando escribamos una palabra que el programa considere equivocada, la marque con una línea roja instantáneamente. Otra opción importante son los sinónimos. Si queremos que el programa sugiera sinónimos, pulsamos Herramientas en la barra de menú, elegimos Idioma y pulsamos sobre Sinónimos. 36

37 CLASE 21. IMPRIMIR Para imprimir un documento pulsamos Archivo, Imprimir. Si ya tenemos definidas las características de impresión, podemos pulsar directamente el botón de la barra Estándar. Al pulsar Imprimir, aparece un cuadro de diálogo donde seleccionamos la impresora que nos interesa. En el apartado de páginas se seleccionan la parte o partes de documento que queremos imprimir, así como el número de copias en el apartado Copias. Antes de imprimir es importante visualizar cómo quedará el documento en su impresión para lo cual se comprueba a través de Imprimir, Vista preliminar. 37

38 CLASE 22. LAS SECCIONES Este programa permite aplicar distintos formatos a distintas partes de un documento, y ello a través de las secciones. Para activas las secciones, pulsamos Insertar y la opción Salto. En el cuadro de diálogo que aparece se pueden diferenciar dos partes: En una de las partes tenemos la opción de separar una página, una columna o un ajuste de texto. En la parte de abajo del cuadro se encuentran los tipos de salto de sección, que son cuatro. - En Página siguiente separa un texto de la siguiente forma: 38

39 - El tipo de sección continuo se utiliza para diferenciar secciones sin tener que empezar en otra página. - Si escogemos página par o impar, la siguiente sección comenzará en la próxima página especificada. Para acceder a las propiedades de la sección podemos pinchar dos veces con el ratón sobre la línea de Salto de sección que queremos configurar. Al hacerlo aparece un cuadro de diálogo con las opciones de configuración disponibles. En la pestaña de Márgenes podemos configurar márgenes, encabezados y pies de página de la sección. Al determinar toda la configuración, se pulsa Aceptar. 39

40 En la pestaña Tamaño de papel se pueden configurar las dimensiones de la hoja. En la parte derecha del cuadro se puede ver una vista previa de cómo resultaría una página con ese formato definido. 40

41 CLASE 23. PAGINAR Se puede acceder a las opciones de numeración en el Menú Insertar, pulsando Números de página. Aparece un cuadro de diálogo donde se muestran las opciones para configurar la numeración de las páginas. En la zona de la izquierda se pueden seleccionar datos como la posición (que se muestre en el encabezado o en el pie de página) o la alineación de la numeración (en qué lugar queremos que aparezca la numeración) y en la parte derecha hay una vista previa que muestra las modificaciones que se realizan sobre la configuración. Pulsando en Formato, dentro de este cuadro de diálogo, se puede concretar aún más las características de la numeración, como formato de los números, etc. 41

42 CLASE 24. LOS ÍNDICES El programa Word permite realizar un índice a partir de un documento. El primer paso es indicar qué palabras formarán parte del índice y para ello hay que marcar las entradas de índices. Para marcar las entradas, hay que seleccionar las palabras que formarán parte del índice. Una vez seleccionada, pulsamos Insertar, Índices y tablas. Se abre un cuadro con pestañas que muestran distintas funciones. En la pestaña Índice pulsamos Marcar entrada 42

43 Aparece el siguiente cuadro: En Entrada escribimos el nombre de la palabra que queremos que se muestre en el índice. En Opciones podemos indicar si queremos que se haga referencia a una página o intervalo de páginas o a una referencia cruzada. Al pulsar Marcar en el documento se ha introducido automáticamente una marca de índice entre paréntesis, la cual se puede mostrar u ocultar. Se pueden incluir tantas entradas como deseemos así como subentradas. Para finalizar el índice sólo hay que pulsar Aceptar en la ventana principal. 43

44 PROGRAMA EXCEL

45 PROGRAMA EXCEL ÍNDICE CLASE 1: Abrir el programa. CLASE 2: Partes de la pantalla. CLASE 3: Escribir en celdas. CLASE 4: Cambiar el tamaño de visualización. CLASE 5: Las hojas. CLASE 6: Seleccionar filas, columnas y celdas. CLASE 7: Introducción de datos. CLASE 8: Rangos. CLASE 9: Formato de datos y celdas. CLASE 10: Alinear los datos. CLASE 11: Desbordamiento de datos. CLASE 12: Instrucción Guardar y Recuperar. CLASE 13: Propiedades del Archivo. CLASE 14: Operaciones numéricas. CLASE 15: Las listas. CLASE 16: Las funciones. CLASE 17: Insertar funciones. CLASE 18: Instrucciones Copiar y Pegar. CLASE 19: Copiar fórmulas. CLASE 20: Copiar formato. CLASE 21: Mover. CLASE 22: Los gráficos. CLASE 23: Los dibujos. CLASE 24: Insertar. CLASE 25: Eliminar. CLASE 26: Ortografía. CLASE 27: Imprimir. 2

46 CLASE 28: Cómo obtener ayuda. 3

47 CLASE 1. ABRIR EL PROGRAMA Para abrir el programa existen varias formas: Pulsamos el botón "Inicio" en la esquina inferior izquierda. Y subiendo pulsamos "Programas" Seleccionamos el programa Excel Al utilizar una de estas tres opciones, aparece una pantalla con una serie de barras de menús y una zona cuadriculada como la pantalla que se muestra a continuación: 4

48 Si queremos añadir a la barra de menús visibles alguna instrucción que no está activada, pulsamos Ver, Barra de herramientas y seleccionamos la función que nos interesa. 5

49 CLASE 2. PARTES DE LA PANTALLA En la parte superior de la pantalla, se encuentra la Barra de Título, una barra azul que muestra el nombre del programa y el nombre del fichero. Por defecto, aparece el nombre Libro 1 hasta que no hayamos guardado el documento por primera vez con otro nombre. A la derecha se encuentran los botones típicos de Windows para reducir la dimensión de la pantalla o para cerrarla. La siguiente barra es la Barra de Menú, donde aparecen todas las órdenes importantes. La Barra Estándar permite activar las funciones más comunes para realizar operaciones de forma rápida. La Barra de Formato permite realizar acciones relacionados con la letra, el párrafo y sus características. La Barra de Fórmulas muestra la celda activa y la zona para escribir o insertar fórmulas en la celda activa. Para movernos de celda, podemos pulsar con el ratón en la celda que nos interesa o en la Barra de Fórmulas pulsar el primer recuadro de esta barra y seleccionar la celda de interés. 6

50 El área cuadriculada se llama hoja de trabajo de la hoja de cálculo, y tiene mayores dimensiones que las que aparecen a simple vista. Podemos desplazarnos por la hoja de cálculo utilizando las flechas del teclado. Existe en la pantalla unas columnas designadas por letras A, B, C, etc. Las filas se nombran mediante números. Las celdas se nombran por su columna y por su número de fila. 7

51 CLASE 3. ESCRIBIR EN CELDAS Para escribir en una celda pulsamos con el botón izquierdo del ratón sobre la celda donde queremos escribir. Se puede escribir directamente en la celda o colocar el cursor en la casilla derecha de la barra de fórmulas y escribir a continuación del signo =. Hay veces en que si escribimos un texto más largo del ancho de la columna, éste no se verá porque está tapado por la siguiente columna. Se puede ampliar el ancho de la columna. Para ello nos situamos con el cursor en la barra donde están las letras que designan las columnas, entre las dos columnas, apareciendo una crucecita. La desplazamos hacia la derecha y se aumenta inmediatamente el ancho de la columna. 8

52 CLASE 4. CAMBIAR TAMAÑO DE VISUALIZACIÓN Se puede cambiar el tamaño de visualización de las filas operando de la misma manera que con las columnas. Situamos el cursor en la barra que muestra los números de las filas, en la línea que queremos mover. Manteniendo pulsado el ratón desplazamos la fila. Se puede cambiar la visualización de toda la hoja de trabajo mediante el comando Zoom de la Barra Estándar. Si reducimos el zoom, la pantalla mostrará un mayor número de celdas de menor tamaño. 9

53 CLASE 5. LAS HOJAS La hoja de trabajo está formada por 256 columnas y miles de filas. Para movernos por las filas podemos utilizar la barra de desplazamiento que se encuentra en la parte derecha de la pantalla. Para movernos por las columnas, utilizamos la barra de desplazamiento inferior. También se pueden utilizar las flechas del teclado para movernos arriba, abajo, derecha e izquierda. Otra opción es pulsar Enter para bajar una fila o pulsar el tabulador (tecla en la esquina izquierda superior del teclado con dos flechas) para avanzar una columna. En la parte inferior de la pantalla hay una barra que permite cambiar entre distintas hojas 10

54 CLASE 6. SELECCIONAR FILAS, COLUMNAS Y CELDAS Hay veces en que se necesita hacer una operación determinada en un grupo de celdas. Para evitar tener que realizar esa operación individualmente se pueden seleccionar ese grupo de celdas y realizar la operación una sola vez obteniendo el mismo resultado en todas las celdas seleccionadas. Para seleccionar una fila pulsamos sobre el número que designa la fila. Si queremos seleccionar varias filas mantenemos pulsado el botón y nos desplazamos. Para marcar una columna completa, nos situamos en la barra superior de la columna donde se encuentran las letras que designan las columnas y pulsamos el botón izquierdo del ratón. Podemos seleccionar varias columnas si mantenemos pulsado el botón y nos desplazamos a las siguientes columnas. 11

55 Para seleccionar un grupo de celdas, pulsamos sobre la celda situada en una esquina y mantenemos pulsado el ratón moviéndonos hacia la esquina opuesta. Si queremos seleccionar un grupo de celdas salteadas, pulsamos con el ratón y nos desplazamos como en el caso anterior para seleccionar el primer grupo de celdas, pulsamos la tecla Ctrl (Control) pero soltamos el ratón y nos trasladamos hasta el segundo grupo de celdas pulsando con el botón izquierdo. Si queremos seleccionar todas las celdas de la hoja de cálculo, pulsamos sobre la esquina superior izquierda de la hoja de trabajo. 12

56 CLASE 7. INTRODUCCIÓN DE DATOS En la hoja de cálculo se pueden introducir texto, números y funciones. Para ello, nos situamos en la celda de interés e introducimos datos. Al introducir datos en una celda aparece en la barra de fórmulas el símbolo X que permite eliminar lo que acabamos de introducir. Si lo que queremos es confirmar lo escrito, pulsamos el botón de la barra de fórmulas o pulsamos Enter. Si queremos modificar los datos ya existentes de una celda, pulsamos sobre la celda, en la barra de fórmulas. En la casilla de la derecha aparece el contenido de la celda. Se puede utilizar la tecla Supr para borrar todo el contenido de la celda o la tecla de retroceso que se encuentra encima de la tecla Enter para realizar las modificaciones. 13

57 CLASE 8. RANGOS Los rangos son una herramienta de Excel que permite asignar un nombre a un grupo de celdas. Se define por sus celdas superior izquierda e inferior derecha, separadas por dos puntos. La ventaja de usar un rango es que en hojas de cálculo grandes permite localizar ese grupo de celdas sin tener que recordar su posición exacta, sólo por el nombre. Para establecer un rengo, primero se seleccionan las celdas que forman parte del grupo. Una vez seleccionadas escribimos el nombre que deseemos asignar para el rango en la casilla del cuadro de nombres de la barra de fórmulas y pulsamos la tecla Intro. La casilla izquierda de la barra de fórmulas agrupa todos los rangos definidos. Para llegar a la posición deseada sólo tenemos que seleccionar el que nos interese y aceptar. 14

58 CLASE 9. FORMATO DE DATOS Y CELDAS Para dar formato a datos ya introducidos hay que seleccionar las celdas sobre las que queremos aplicar ese formato. Para ello, pulsamos Formato en la barra de menú También se puede acceder directamente a las funciones de formato más utilizadas teniendo activada en pantalla la Barra de Formato. Si no aparece en la pantalla la Barra de Formato la activamos en el menú Ver de la Barra de Menú. 15

59 Para cambiar el formato hay que seleccionar la celda a modificar y utilizar la función que corresponda a la acción que deseamos. En la pestaña Fuente se pueden realizar operaciones como cambiar el tipo de letra, su tamaño, negrita, cursiva, subrayado, el color de la fuente, etc. En este cuadro de diálogo existen otras opciones como cambiar la alineación de los datos introducidos, a través de la pestaña Alineación. 16

60 Si seleccionamos la pestaña Bordes podemos cambiar las líneas que rodean las celdas de la hoja de cálculo modificando color, grosor y posición. 17

61 Igualmente podemos cambiar el formato numérico en la pestaña Número, pudiendo optar a formatos muy diversos: monetario, científico, porcentual, etc. Asimismo, se puede cambiar el color de relleno de las celdas a través de Tramas o proteger para ocultar o bloquear celdas en Proteger. Excel permite la posibilidad de aplicar a un grupo de celdas un formato ya definido. Para ello, se seleccionan las celdas a las que queremos dar formato. En Formato, pulsamos Autoformato y aparece el siguiente cuadro de diálogo. 18

62 Pulsamos el formato que más convenga y aceptamos. Las celdas seleccionadas adoptan instantáneamente el formato definido. 19

63 CLASE 10. ALINEAR LOS DATOS Se pueden alinear los datos de varias maneras pero en cualquier caso es necesario seleccionar la celda con los datos a alinear. - En la Barra de Formato pulsamos sobre el botón con el tipo de alineación que deseemos. - Pulsando el botón derecho del ratón sobre la celda con los datos a alinear, seleccionamos Formato de celdas, Alineación y escogemos la opción deseada. 20

64 CLASE 11. DESBORDAMIENTO DE DATOS Suele ocurrir que cuando se manejan operaciones numéricas haya un desbordamiento de celda. Esto se produce cuando el dato no cabe en el espacio visible de la celda y Excel lo manifiesta a través del símbolo #. Existen varias maneras de actuar frente a un desbordamiento influyendo el hecho de que se produzca en una celda con datos de texto o con datos numéricos. Si se produce cuando hay datos de texto, el desbordamiento dependerá de la celda situada inmediatamente a la derecha. Si está vacía, el texto se prolongará hacia la derecha libremente pero si está ocupada sólo será visible la parte de texto que quepa en la zona visible de la celda. Por ejemplo, se puede observar como en la siguiente tabla el texto de la celda B2 se prolonga hacia la celda contigua de la derecha y en la celda E6 la cifra numérica es más extensa que la longitud de la celda. Si se desborda una celda numérica se puede ver igualmente su contenido sin tener que modificar el ancho de las columnas, simplemente pulsando sobre la celda aparece el valor en la barra de fórmulas. 21

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66 CLASE 12. INSTRUCCIONES GUARDAR Y RECUPERAR Existen varias maneras de guardar las operaciones realizadas en una hoja de cálculo. - En la barra de menú pulsamos Archivo, Guardar como. Aparece un cuadro de diálogo donde podemos asignar un nombre al fichero que queremos guardar y pulsamos Guardar. Para recuperar ficheros que ya se habían guardado con anterioridad: - Pulsamos Archivo en la barra de menú, Abrir y hacemos doble clic sobre el fichero que deseamos abrir, buscando si fuese necesario entre los distintos directorios. 23

67 CLASE 13. PROPIEDADES DEL ARCHIVO En el menú Archivo, hay una opción llamada Propiedades donde nos encontramos diversas opciones de personalización agrupadas en varios apartados, uno en cada pestaña. En la pestaña General no se puede introducir ningún dato. Aparecen los datos vacíos hasta que los guardemos por primera vez. Son datos relacionados con la información de grabación del archivo. En la primera zona se hace referencia a la información del archivo. Tipo y Tamaño informan del tipo de archivo y el tamaño define lo que ocupa el archivo. La ubicación permite saber el directorio, disco o terminal de red en donde está situado físicamente el archivo. En la segunda zona se hace referencia a las fechas y horas importantes para el documento. - Creado: define cuándo fue creado el archivo. - Modificado: define cuándo se grabó por última vez la información del archivo. - Último acceso: informa cuándo fue la última vez que alguien abrió el archivo sólo para consultarlo, sin grabar información. En la última zona se muestran los atributos del archivo. Se informa de la posibilidad de escribir en él o si es de sólo lectura, si ha sido modificado o no, si es un archivo oculto o visible y si es un archivo de sistema o no. En la pestaña Resumen, la ventana está dividida en dos zonas: En la superior se puede introducir información sobre el autor (título del libro, asunto de que trata, etc.) y en la inferior introducimos información relativa al contenido del libro de trabajo, comentarios, palabras clave, etc. 24

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69 CLASE 14. OPERACIONES NUMÉRICAS Una de las mayores funcionalidades de Excel es operar con números. Para sumar números seleccionamos las celdas con los datos numéricos que deseamos sumar. Pulsamos sobre el símbolo sumatorio que se encuentra en la barra estándar. Si realizamos una suma y nos situamos sobre la casilla donde aparece el resultado de la suma, veremos que en el recuadro de la barra de fórmulas aparece la expresión: =SUMA(Celda 1: Celda 2) - Todas las fórmulas comienzan por el signo igual para indicar al programa que se trata de una función y no de texto. - A continuación, se muestra la función u operación matemática que se va a realizar, en este caso, es la suma. - Posteriormente se especifican las celdas, donde se encuentran los números que queremos operar, y que vendrán definidas por A4, B6, C5, etc. separando la primera y la última por dos puntos. También se puede sumar por filas y columnas. Si marcamos las celdas que contienen números y seleccionamos las filas o columnas siguientes vacías, pulsamos sumatorio y el resultado es: 26

70 Las operaciones matemáticas fundamentales pueden realizarse a través del programa Excel: SUMAR Para sumar directamente varios números: - Seleccionamos una celda y comenzamos escribiendo el signo = para indicar que se trata de una operación matemática. - Sumamos escribiendo los números a sumar y el signo +. - Pulsamos Enter o confirmar. Por ejemplo, si queremos sumar 2+2, elegimos una celda donde queremos que aparezca el resultado, escribimos 2+2 y pulsamos Enter. MULTIPLICAR, DIVIDIR Y POTENCIAS - Para multiplicar se utiliza el signo * y se procede de la misma manera que la suma. - Para dividir se utiliza el signo /. - Para potencias, se emplea el símbolo ^. En el programa Excel el orden de las operaciones matemáticas sí puede alterar los resultados. Así, el orden de cálculo es el siguiente: - Operaciones entre paréntesis. - Potencias. - Multiplicaciones y divisiones. - Sumas y restas. Por ejemplo: Cuál es el resultado de la operación 4+5*2-7*(2+3)^3? El programa primero calcula el paréntesis (2+3) que da 5 Después calcula la potencia y calcula 5^3 es decir 5*5*5 que da 125 A continuación las multiplicaciones 5*2 que da como resultado 10 y 7*125 que da 875 Nos queda es decir 14 menos 875 que da como resultado un número negativo

71 CLASE 15. LAS LISTAS Una de las funcionalidades de las listas es facilitar la introducción de datos en las hojas de cálculo. Cuando se introducen datos en una columna, el programa crea automáticamente una lista con todos los datos almacenados, de manera que cuando vamos a repetir un dato lo podemos seleccionar de la lista en lugar de rescribirlo. Para ello, nos colocamos en la celda donde queremos escribir el nombre repetido, pulsamos el botón derecho del ratón y seleccionamos la opción Elegir de la lista. Aparece un menú con los nombres pertenecientes a la lista. Excel tiene otras funciones automáticas relacionadas con las listas. Por ejemplo, si escribimos en una celda Lunes y arrastramos la ventana hacia abajo, aparecerán en las celdas siguientes Martes, Miércoles, etc. Vemos que se crea una lista automática con los nombres de la semana. Se pueden crear series de texto (meses, días de la semana, etc.) o series numéricas. 28

72 CLASE 16. LAS FUNCIONES Las funciones permiten utilizar una amplia variedad de parámetros. Son fórmulas predefinidas, que utilizan ciertos valores llamados argumentos, los cuales pueden ser números, texto, valores lógicos, matrices o referencias de celdas. Las funciones adoptan la forma: =FUNCION(argumento1;argumento2;argumento3 ) donde los argumentos se encuentran separados por puntos y comas. Por ejemplo: Para sumar los valores de las celdas A1, A2, A3 y A4 se podría utilizar la función SUMA con tres posibilidades: - =SUMA(A1;A2;A3;A4) - =SUMA(A1:A4) - Sumando mediante el operador matemático suma a través de =A1+A2+A3+A4. Existe otra función llamada Mínimo y se designa por MIN que calcula el valor más pequeño de un conjunto de celdas. Para calcularlo, colocamos el cursor en la celda donde queremos colocar el resultado. Escribimos =MIN(argumento1:argumento2) siendo el argumento la zona de datos sobre la que deseamos calcular el mínimo. Es interesante la posibilidad de Excel de permitir cambiar los datos ya que las funciones recalculan los resultados teniendo en cuenta los nuevos datos. 29

73 CLASE 17. INSERTAR FUNCIONES Las funciones de Excel están fácilmente accesibles a través de la opción Pegar función. Nos situamos en la celda donde queremos operar y donde queremos que se muestre el resultado de la operación. Si pulsamos el botón Pegar función de la barra estándar aparece un cuadro de diálogo donde primero hay que seleccionar el grupo en que se encuentra la función que deseamos utilizar, es decir, la categoría de la función. Una vez seleccionada la categoría, seleccionamos a la derecha el nombre de la función. Pulsamos Aceptar y aparece otro cuadro relacionado con la función escogida. Faltaría seleccionar las celdas con las que queremos operar. En la celda marcada se coloca la función mostrando el resultado de aplicar dicha función a los argumentos seleccionados. 30

74 CLASE 18. INSTRUCCIONES COPIAR Y PEGAR Para copiar el contenido de una o varias celdas en las que ya hay información introducida a otra u otras celdas: - Se seleccionan las celdas con la información que vamos a copiar. - Seleccionamos el comando Copiar a través del menú Edición, Copiar o pulsando el botón derecho del ratón y seleccionando Copiar. - Seleccionamos el área donde se quiere copiar el contenido. - Pulsamos Edición en la barra de menú y Pegar. Otra forma de copiar el contenido de una celda en otras celdas es marcando la celda, situándonos en la esquina de la celda para que aparezca una crucecita negra y moviéndonos a las siguientes celdas manteniendo pulsado. De esta manera, se reproduce la información. 31

75 CLASE 19. COPIAR FÓRMULAS Suele ser común copiar la fórmula que se utiliza en una hoja de cálculo para utilizarla en otra parte de la hoja. Para copiar una fórmula se emplea el mismo método que para copiar información. Se seleccionan las celdas con la fórmula a copiar, se pulsa Edición y Copiar, se marcan las celdas donde se quiere copiar la fórmula y se pulsa Edición, Pegar. Es posible que por defecto se copie la fórmula correctamente pero los argumentos no sean los mismos. Si queremos que al copiar la fórmula en otra celda el resultado se mantenga y el programa no cambie el rango de celdas sobre el que se ha realizado la suma debemos emplear una copia absoluta. Para ello escribimos el signo del dólar $ antes de las letras y los números que correspondan a las celdas. Así la copia es absoluta y no relativa. Por ejemplo: =SUMA($A$1:$B$1) Otra manera de copiar el valor de una celda es: - Marcamos la celda que queremos copiar. - Pulsamos Edición y Copiar. - Seleccionamos la celda donde queremos mostrar el valor. - Seleccionamos Edición y Pegado Especial. - En el cuadro que aparece, marcamos Valores. - Se pulsa Aceptar. 32

76 CLASE 20. COPIAR FÓRMATO Otra opción es copiar el formato de una celda a otra (tipo de letra, color de fondo, tamaño de letra, etc.). Para ello, se selecciona la celda con el formato que queremos copiar, pulsamos Edición y Copiar, seleccionamos la celda destino, pulsamos Edición y Pegado Especial y señalamos Formato en el cuadro de diálogo. De la misma manera se puede copiar el formato utilizando el botón de Copiar Formato en la barra de formato. Marcaríamos la celda con el formato a copiar, pulsamos sobre el botón de Copiar Formato, pulsamos sobre la celda en la que queremos aplicar el nuevo formato. 33

77 CLASE 21. MOVER Para mover la información que tenemos en una o varias celdas, columnas o filas realizamos las siguientes operaciones: - Seleccionamos el grupo de celdas que queremos mover. - Pulsamos Edición y Cortar. - Marcamos donde queremos colocar la información a trasladar. - Pulsamos Pegar. Se puede realizar directamente, empleando los botones de la barra de formato. Si pegamos información sobre una zona que ya contiene información, al pegar borramos los datos antiguos y se mostraría la nueva información copiada y pegada. Como en el programa Word, existe el botón Deshacer que permite rectificar la o las operaciones anteriores. 34

78 CLASE 22. LOS GRÁFICOS El programa dispone de un Asistente para gráficos a partir de una serie de datos ya introducidos. - Marcamos los datos que vamos a utilizar para el gráfico. - En la barra de formato pulsamos sobre el botón de Asistente de gráficos. Aparece el primer cuadro donde hay que seleccionar el Tipo de Gráfico de todos aquellos que aparecen como predeterminados. En el siguiente cuadro que aparece una vez seleccionado el tipo de gráfico, se toman los datos para realizar el gráfico. 35

79 Hay que determinar el rango de celdas que van a formar parte del gráfico. Una vez seleccionado el rango aparece un tercer cuadro donde podemos asignar un título al gráfico, a los ejes, etc. Una vez determinada toda esta información, al pulsar Siguiente, aparece un último cuadro donde podemos seleccionar la ubicación del gráfico. 36

80 Es interesante la posibilidad de estos gráficos con datos enlazados de modificar el propio gráfico automáticamente una vez que se han modificado los datos iniciales y se pulsa Enter. También se puede modificar el formato y cambiar la visualización del gráfico. Para cambiar el Área del gráfico, pulsamos sobre ella, aparecen unos puntos recuadrando todo el gráfico, pulsamos el botón derecho del ratón y aparece un menú. Se pueden realizar cambios como formato de área de gráfico, tipo de gráfico, de qué celdas proceden los datos, títulos del gráfico, etc. Aparece un cuadro de diálogo de Formato de área del gráfico en el que podemos cambiar el formato del texto que aparece en el área de gráfico. 37

81 Pulsando con el botón derecho del ratón sobre la leyenda, podemos modificar el formato de leyenda. 38

82 Al igual que la leyenda, también se puede modificar el formato del área de trazado pulsando el botón derecho del ratón sobre el área encuadrada por puntos negros y una línea discontinua, y seleccionando esta opción. 39

83 CLASE 23. LOS DIBUJOS El programa dispone de una Barra de Dibujo para poder añadir dibujos a la hoja de cálculo. Si ésta no está visible en la pantalla, se selecciona en el menú Ver, Barra de Herramientas, Dibujo.. Con ayuda de esta barra se pueden variedad de figuras gráficas predefinidas. Pulsando sobre Autoformas podemos acceder a distintos tipos de flechas, líneas, diagramas, etc. En la opción de Dibujo, en la barra de dibujo, podemos realizar operaciones como giros del dibujo seleccionado. 40

84 Dentro de esta barra, también hay la posibilidad de dibujar directamente algunas figuras o para cambiar el formato de las mismas (color, etc.). 41

85 CLASE 24. INSERTAR INSERTAR CELDAS Para insertar una celda nos situamos donde deseemos insertar la celda, pulsamos Insertar en la barra de menú, Celdas, definimos donde queremos que se inserte (arriba o abajo) y Aceptar. INSERTAR COLUMNAS Se marca la columna donde deseamos añadir una nueva columna en blanco a la izquierda, seleccionamos Insertar en la barra de menú y pulsamos Columnas. El número de columnas en la hoja de cálculo es constante e igual a 256. Si se añaden nuevas columnas, el programa elimina las últimas. Por tanto, si las últimas columnas contienen información, el programa no permitirá añadir nuevas columnas para no eliminar esos datos. INSERTAR FILAS Se marca la fila donde queremos añadir una fila por encima de la marcada, pulsamos Insertar en la barra de menú y pulsamos Filas. INSERTAR HOJAS DE CÁLCULO Pulsamos Insertar, seleccionamos Hoja de Cálculo. Una vez insertada se puede cambiar su posición en el libro, simplemente pulsando sobre la pestaña de la Hoja y arrastrándola a la posición deseada mientras se mantiene pulsado. Pulsando el botón derecho del ratón sobre las pestañas con las hojas de cálculo podemos acceder al menú que nos da posibilidad de Eliminar, Cambiar nombre, Mover, etc. 42