LICITACIONES PÚBLICAS DE EQUIPO DE CÓMPUTO EN LAS INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES. EXCLUIMOS A LOS ENSAMBLES?

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1 LICITACIONES PÚBLICAS DE EQUIPO DE CÓMPUTO EN LAS INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES. EXCLUIMOS A LOS ENSAMBLES? I. INTRODUCCIÓN Jesús T. Quintana Rodríguez En este documento se describen algunas experiencias del autor al participar en varias licitaciones públicas para adquirir equipo de cómputo en oficinas gubernamentales del Estado de Veracruz y se proponen algunas ideas tendientes a obtener mejores resultados en procesos de este tipo. Solo se refiere a la adquisición de computadoras personales y servidores pequeños y no a la adquisición de equipo de mediana y alta capacidad ni a equipos periféricos, todos los cuales tienen problemáticas diferentes y merecen tratarse por separado. Se mencionan también algunas ideas sobre las computadoras personales que se han dado en llamar ensambles, palabra con la que se designa a equipos que no tienen una marca conocida o que carecen de ella y que generalmente se conforman a partir de piezas que se venden separadamente. II. CÓMO SE COMPRABA EQUIPO DE CÓMPUTO ANTERIORMENTE Hasta finales de los ochentas, las instituciones públicas compraban sus bienes de cómputo mediante los llamados estudios de factibilidad. En dichos estudios se comparaban las características de varios equipos posibles asignando pesos o valores a cada una. Estos pesos se elegían, hasta cierto punto, subjetivamente, ya que los asignaban las personas que realizaban el estudio con base en experiencias previas o en consulta con otros técnicos. Así por ejemplo la capacidad del disco duro podía tener un peso del 35 % del total de características, si se requería una gran capacidad de almacenamiento. La suma de todos los pesos debería ser el 100 %. Una vez asignados los pesos se calificaba cada propuesta (de nuevo medio subjetivamente) por ejemplo del 1 al 10. Una característica cualitativa a diferencia de una cuantitativa era más difícil de calificar; por decir algo, calificar la capacidad del disco era menos difícil que calificar la solidez del proveedor. Estas calificaciones se multiplicaban por el peso y se obtenía la suma de todos estos productos la cual era la calificación total por proveedor. La calificación obtenida se dividía entre el costo de la oferta para obtener una razón costo - beneficio y el proveedor que obtenía la mayor razón era el seleccionado. Aunque el método era parcialmente subjetivo, debido a que se negociaba (hasta se regateaba) con los proveedores directamente, se podían obtener beneficios muy aceptables dado que ellos generalmente proponían valores Investigador del Instituto de Investigaciones y Estudios Superiores de las Ciencias Administrativas de la Universidad Veracruzana. 47

2 Licitaciones públicas de equipo de cómputo en las instituciones gubernamentales. Excluimos a los ensambles? agregados importantes (los cuales también tenían su respectivo peso) que beneficiaban a la institución y, por otro lado, procuraban ofrecer el menor precio ya que a veces hasta conocían el precio ofertado por otro proveedor. En suma, había una competencia establecida y conocida. III. COMPRA MEDIANTE LICITACIONES PÚBLICAS El problema con el mecanismo descrito en el apartado anterior era la falta de confianza, porque fácilmente se podía favorecer a algún proveedor en particular asignando un peso alto a alguna característica que se supiera que dicho proveedor tenía o hasta definiendo una característica particular que solo él tuviera. Así mismo se podía asignar con dolo una alta calificación en una característica Para dar transparencia en la adquisición de bienes en las dependencias públicas, los gobiernos federales y estatales han puesto gran énfasis en instrumentar licitaciones públicas para la adquisición de sus bienes. Una licitación pública es una mezcla de concurso y subasta en donde varios proveedores de bienes participan proponiendo equipos de ciertas características junto con sus precios. La dependencia del sector público requirente, escogerá, por el precio mas bajo, a la empresa ganadora siempre y cuando esta cumpla cabalmente con los requisitos establecidos por aquella. Este mecanismo es completamente diferente al anterior; aquí la institución solicitante debe determinar exhaustivamente y con gran precisión lo que requiere. Si el proveedor ofrece características superiores a las solicitadas no son tomadas en cuenta en la selección del ganador, solamente el precio Otras restricciones adicionales consisten en no incluir dentro de los requerimientos referencias a marcas específicas ni poner características que cierren el concurso a un solo proveedor o marca. El proceso de una licitación pública es básicamente el siguiente: El primer paso consiste en publicar, mediante periódicos del lugar, nacionales e Internet, las especificaciones precisas del equipo que la dependencia del sector público desea adquirir, señalando las condiciones de compra tales como forma de pago, garantías, tiempo de entrega 1. El gobierno federal, a través de la Contraloría de la federación, obliga a utilizar un programa de cómputo llamado Compranet para publicar en Internet las bases de la licitación y los aspectos técnicos de los bienes que se solicitan. Los proveedores deben estar atentos para consultar diariamente los medios de comunicación mencionados. Si alguno quiere participar deberá adquirir formalmente las bases del concurso, generalmente a un cierto costo para garantizar seriedad por parte de este. Durante un período determinado, los proveedores pueden enviar preguntas para aclarar algunas dudas que tuvieren, mismas a las que se da respuesta en una junta formal de aclaraciones. En una posterior reunión se reciben en sobre cerrado las ofertas y las descripciones técnicas de los equipos, mismas que se abren y firman en presencia de todos los proveedores y funcionarios de la 1 Para una descripción detallada del proceso deberán consultarse las Leyes de adquisiciones del gobierno federal y/o de los estados... 48

3 I.I.E.S.C.A. Ensayos dependencia. Posteriormente, la institución que convocó el concurso, después de analizar la documentación, emite el fallo de quien fue el ganador con base en el menor precio como ya dijimos, y siempre y cuando se cumpla cabalmente con los aspectos técnicos solicitados. IV. COMENTARIOS SOBRE LOS DOS MÉTODOS Si no existía dolo y si se realizaba razonablemente bien, el primer método producía mejores resultados para la institución que el segundo método. Se podían obtener mejores precios si se negociaba directamente proveedor por proveedor Una prueba de esto es que las empresas privadas no hacen, por lo general licitaciones públicas como las del gobierno porque los gerentes principales o el dueño son los que toman la decisión de compra. Una vez que los técnicos deciden qué comprar, aquéllos directamente negocian con los proveedores y escogen al que les da la mejor oferta en general, esto es, incluyendo precio, valores agregados, servicio y acuerdos particulares, Etc. Una tienda departamental podría por ejemplo adquirir una marca de equipo de cómputo para su administración a un precio conveniente a cambio de vender esa marca dentro de la tienda. Mediante el método de licitación pública no siempre se escoge al mejor proveedor. Esto es así porque aunque se pueden incluir restricciones en las bases de licitación para el tipo de proveedor (estados financieros, certificaciones ISO, historial, Etc.), esto solo restringe el número de proveedores pero no asegura que de los finalistas, dado que se elige por precio, se escoja al mejor proveedor. Entiéndase por un mejor proveedor aquel que dará el mejor servicio y durante más tiempo después de la compra, a saber: tiempo de entrega, garantía, resolución de problemas, Etc. Tampoco las licitaciones aseguran la elección del mejor equipo. Por la misma razón anterior, se sabe que los equipos finalistas cumplen con los requisitos que se solicitaron, pero no se sabe si alguno es mejor que otro en algún aspecto y, aunque se supiera, se tiene que elegir por precio por lo que podría eliminarse al mas conveniente para la institución. Adicionalmente, como no es permitido mencionar marcas en los requerimientos (situación que se viola frecuentemente en algunas licitaciones y las contralorías a veces lo notan y a veces no), pudiera ser que se adquiera un equipo que cumple con las característica técnicas pero que no es del agrado de los usuarios porque es de otra marca a la cual quizá no estaban acostumbrados o no la preferían por cualquier otra razón. Otro asunto importante es que tampoco se compra más barato que con el otro método. Como un proveedor no conoce las ofertas de los otros, no siempre hace su mayor esfuerzo en su propuesta por temor a disminuir sus ganancias, con la esperanza de que los otros proveedores no bajen menos que él su precio. Por último, es obvio que no se pueden realizar acuerdos adicionales beneficiosos para la dependencia, parecidos al ejemplificado anteriormente en la tienda departamental, porque ahí es donde podría prestarse a conductas indebidas. 49

4 Licitaciones públicas de equipo de cómputo en las instituciones gubernamentales. Excluimos a los ensambles? Lo anterior hace ver que las dependencias gubernamentales no siempre obtienen lo mejor mediante las licitaciones públicas pero es lo que se tiene que pagar por la desconfianza. V. LICITACIONES PÚBLICAS DE COMPUTADORAS PERSONALES Con respecto a la adquisición de equipo de cómputo, concretamente computadoras personales, las licitaciones públicas presentan, además de los problemas descritos, problemas particulares que merecen resaltarse. Por un lado, igual que en cualquier licitación pública, no siempre se escoge al mejor proveedor, no siempre se obtiene el mejor precio y no se pueden hacer arreglos beneficiosos para la institución. Por otro lado, tampoco se compra el mejor equipo por las razones expuestas anteriormente ni se pueden adquirir equipos por los que tenga uno alguna preferencia o excluir otros que por alguna razón no sean satisfactorios. Esto es así porque, dado que está prohibido mencionar marcas, la adquisición solo se realiza por el cumplimiento de las características técnicas solicitadas (que no deben dirigir abiertamente a una marca) y por precio. Por lo tanto si, por ejemplo una institución ha trabajado durante mucho tiempo con algún fabricante, ha recibido un buen servicio y le gustan estos equipos por alguna razón subjetiva, puede que en la próxima adquisición no se adquieran del mismo fabricante porque no es posible plasmar conceptos subjetivos (preferencias) en forma de aspecto técnico 2 VI. FUERA LOS ENSAMBLES? Merece la pena dedicarle atención a otro hecho. En variadas ocasiones se dejan fuera equipos que algunas veces son mejores, tienen un costo menor y mayor capacidad: los llamados ensamblados. Es común que en las dependencias públicas solo se quieran marcas famosas, porque existe la creencia de que siempre son mejores, sin precisar que se entiende por mejor y con el agravante de que estas también fallan. Ahora hasta son de colores y muy vistosas para atraer compradores y no es raro que los usuarios las prefieran por esta razón Para poder adquirir la marca que se quiere, en el anexo técnico de las bases para licitar, se incluyen certificaciones ISO, marquitas muy particulares, características del bus, cantidad de memoria cache, Etc. y algunas cosas hasta ridículas que nada tienen que ver con el desempeño del equipo como troquelados y letreros particulares en el mother board. El resultado es que muchas veces se utilizan solo como procesadores de textos por ejemplo; parecería más razonable exigir características superiores cuando se van a dedicar a diseño arquitectónico o gráfico o para procesos de cálculo muy demandantes Los equipos que se han dado en llamar ensamblados son computadoras completamente funcionales que algunos pequeños y/o grandes negocios integran a partir de componentes a los que se tiene fácil acceso en comercios electrónicos. 2 Un ejemplo de que hay que adecuar la ley de adquisiciones para lo referente a equipo de cómputo, está en que se prohíbe establecer marcas de equipos y sin embargo se permite mencionar la marca del procesador y la marca del sistema operativo. Las contralorías dejan pasar esto. 50

5 I.I.E.S.C.A. Ensayos Esto es posible debido a la proliferación de estándares en los componentes electrónicos lo cual posibilita y facilita su conexión entre si. Algunas consideraciones relativas a este tipo de equipos y que mencionamos enseguida, hacen pensar que su adquisición puede ser una alternativa comparada con la adquisición de equipos más costosos, los llamados de marca. Veamos: a. Todos los equipos son ensamblados. Todos los fabricantes, incluidos los mas famosos, no fabrican ni el 10% de las partes con que construyen sus computadoras por lo que compran los componentes a terceros y los ensamblan b. Dados los avances tecnológicos y la mercadotecnia, las computadoras personales a lo más tienen tres años de vigencia, con lo cual pagar un sobreprecio por un equipo de marca conocida para que dure muchos años es un desperdicio. La calidad pierde un poco de importancia. c. Se compra más capacidad por el mismo precio en un ensamble, o lo que es lo mismo, un ensamble es más barato. Mucho del costo superior en los de marca conocida se debe a un costo mayor de mano de obra en el país de origen y a los costos en publicidad. d. Con los equipos ensamblados hay mas integración nacional con los beneficios consecuentes para el país e. Es más fácil encontrar refacciones para los ensamblados dado que usan componentes que siguen estándares públicos. Muchas veces con los equipos de marca reconocida es necesario comprar componentes al mismo fabricante con lo cual se pierde el concepto de compatible que tanto influyó en los avances de cómputo actuales y nos beneficiaron por la competencia que se generó. f. Por la misma razón de los estándares en sus componentes, migrar los equipos ensamblados a otro modelo superior cuando se libera un nuevo avance tecnológico es mucho más fácil. Con los otros equipos a veces es imposible. VII. CÓMO SELECCIONAR UN EQUIPO DE CÓMPUTO? Si las consideraciones anteriores sugieren la posibilidad de incluir los ensambles en una licitación pública, surgen las preguntas de cómo seleccionar un equipo de cómputo? y cuándo una computadora, personal o no, es mejor que otra? Para distinguir si una computadora es mejor que otra he observado tres apartados a considerar: a) La calidad de los componentes b) El soporte del vendedor antes y después de la venta c) El desempeño del equipo VIII. LA CALIDAD DE LOS COMPONENTES La calidad de los componentes teóricamente se manifiesta en una mayor duración del equipo y en que no tenga descomposturas, pero Cómo calificamos la calidad en el momento de la compra porque hasta cierto punto es subjetiva? Es muy probable que dos personas tengan diferente opinión sobre la calidad de un mismo 51

6 Licitaciones públicas de equipo de cómputo en las instituciones gubernamentales. Excluimos a los ensambles? equipo. Esa es la razón para pedir certificaciones ISO y NOM en las licitaciones públicas aunque estos certificados lo que están avalando realmente es el proceso con el que se construyó el equipo por lo que aún así no tenemos la completa seguridad de que será un equipo que no falle 3 En una licitación pública se pueden solicitar equipos como muestra para analizar cual es el de mejor calidad, previamente a la compra. Sin embargo esto resulta de poca utilidad porque en primer lugar será difícil que los miembros de la institución se pongan de acuerdo en cual equipo tiene mejor calidad, ya que cada uno tendrá sus preferencias. En segundo lugar, una vez puestos de acuerdo, cómo se plasmarían estas características de calidad en las bases de la licitación de una manera objetiva que haga factible evaluar las diferentes propuestas de los proveedores? El problema de distinguir la calidad en los equipos se ha visto un poco disminuido, dado que ya no compramos equipos para que nos funcionen durante diez años o más. Debido a los cambios tecnológicos no es raro que un equipo deje de ser útil a los tres años de adquirido (o mucho menos si cuando lo compramos ya tenía tiempo de venderse el nuevo procesador). IX. EL SOPORTE DEL VENDEDOR ANTES Y DESPUÉS DE LA VENTA Este punto es de suma importancia. Previo a la venta un proveedor debe dar la mayor información para poder realizar la mejor compra. Posterior a la venta es fundamental contar con el proveedor durante la vida útil del equipo para resolver los problemas que se presenten: Instalación, cumplimiento de la garantía (preferiblemente por tres años), reparaciones, surtimiento de partes, consultas técnicas, Etc. Cómo distinguir si un proveedor es mejor que otro? La mejor manera es consultar a sus clientes, aunque también se deben solicitar los estados financieros, fianzas, seguros, Etc. que aseguren lo más que se pueda, su permanencia en el mercado. X. EL DESEMPEÑO DEL EQUIPO Por extraño que parezca, algo que casi nunca se hace es definir, previamente a su compra, el para qué se quiere un equipo. Es como si quisiéramos adquirir un vehículo sin determinar previamente para que lo necesitamos. Desde luego todos quisiéramos el más grande o el más rápido pero obviamente estaríamos desperdiciando su capacidad y pagando un costo extra. Generalmente nos inclinamos hacia una computadora por referencias a una marca, por la apariencia o porque debemos tener computadoras El uso que le daremos a un equipo de cómputo determina sus capacidades. Lo decimos en plural porque las computadoras son sistemas, esto es, son la unión de varias cosas funcionando juntas. Esto implica que no se puede asegurar que 3 En el Congreso del Estado de Veracruz a fines del año 2001 y principios del 2002 se adquirieron 45 equipos de marca desconocida (o poco conocida) y 65 equipos de marca muy famosa. En el momento de la instalación 1 equipo de los 45 presentó fallas y también 4 de los 65, o lo que es lo mismo, el 2.22% y el 6.15 % respectivamente. En este caso los equipos de marca famosa fallaron más. 52

7 I.I.E.S.C.A. Ensayos una computadora es mejor que otra solo porque tenga un procesador central más rápido o más memoria que otra. La unión de todos los componentes -CPU, memoria, bus, memoria caché, buffers, diseño general, Etc. por la parte del hardware; y los drivers, sistema operativo, programas de aplicación, Etc. por la parte del software- es lo que determina el desempeño general del equipo Adicionalmente, una aplicación en particular puede requerir una capacidad mayor de cierta característica. Por ejemplo, una aplicación de diseño gráfico o arquitectónico requerirá un monitor más grande y mayor cantidad de memoria en la tarjeta de video y quizá un procesador adicional en esta tarjeta. Así también una aplicación de captura de infinidad de documentos quizá requiera una gran capacidad en disco y por el contrario, un procesador central no tan rápido. No sucederá lo mismo si tenemos un problema con grandes requerimientos de cálculos como en los problemas de simulación o de resolución de problemas matemáticos, los cuales requerirán un procesador central muy rápido y seguramente hasta más de uno. La mejor manera a la que se ha llegado para determinar si una característica importante para nosotros tiene un desempeño mejor en una computadora o en otra, es trabajar con ellas con la aplicación a la que se quieren dedicar, esto es, ejecutar en ellas el programa que vamos a utilizar y observar en cual se obtienen mejores resultados. Esto muchas veces no es posible porque pocos proveedores facilitarían sus equipos durante algún tiempo para esta prueba; pero algo que dificulta más esta solución, es el problema de elaborar el sistema que se va a probar. Muchas veces para eso se quiere el equipo de cómputo. Ante la dificultad expuesta, en muchas ocasiones se recurre a utilizar programas elaborados por algunas compañías ex profeso. Estos programas prueban un sin número de características de cada equipo y generan tablas y resúmenes de cada uno y de cada una de sus características que permiten elaborar un benchmark 4 adecuado. Algunos de estos programas tienen un costo alto pero se puede encontrar otros de uso gratuito o de un costo mínimo. (Consultar por ejemplo la siguiente dirección electrónica: XI. CONCLUSIÓN De ninguna manera es la intención de este trabajo recomendar o restringir la adquisición de computadoras personales de un determinado tipo (ensambles o de marca reconocida). La recomendación más bien sería adecuar los procedimientos de compra en las instituciones de la administración pública con el fin de incluir la mayor cantidad de equipos prospecto y elegir de entre ellos los mejores para la aplicación a la que se quieren dedicar. Como dice el dicho Según el sapo debería ser la pedrada. Lo que si puede ser válido recomendar serían los puntos de la lista siguiente: Solicitar que los componentes internos sean de marcas y estándares conocidos. Dado que no han existido restricciones en las licitaciones en 4 Término en inglés para denominar al conjunto de procedimientos para evaluar un computador 53

8 Licitaciones públicas de equipo de cómputo en las instituciones gubernamentales. Excluimos a los ensambles? cuanto a la inclusión de marcas en el sistema operativo, programas y componentes internos, se puede indicar que el procesador, el mother board, el bus, Etc. sean de una marca con cierto prestigio por su calidad. Lo mismo se puede hacer con los periféricos (CD ROM, disco duro, tarjeta de sonido, Etc.) Exigir tres años de garantía como mínimo Enfatizar la investigación sobre las empresa proveedoras restringiéndolas a solamente las más serias para asegurar su permanencia en el mercado y por consiguiente el servicio postventa. Solicitar muestras para realizarles pruebas de desempeño con los programas que se van a utilizar en ellas, si es que se tienen, o con programas dedicados que midan el desempeño. Desde luego sería necesario adecuar los requerimientos técnicos de la licitación indicando el mínimo desempeño requerido de cada característica por evaluar, lo cual no es sencillo porque implica un sólido conocimiento técnico por parte de las áreas de informática de las instituciones. Exigir todos los drivers y manuales de los componentes 54