Generando Records con Pequeños Agricultores

Transcripción

1 Generando Records con Pequeños Agricultores Incluyendo Educación Financiera! Haciendo la agricultura mas rentable Presented by the UTPA Risk Management Project Risk Management for Hispanic and Other Small Producers in South Texas

2 Importante Mantiene al agricultor al tanto Si estas perdiendo dinero, te darás cuenta rápidamente Los cambios pueden hacerse temprano para evitar perdidas Te darás cuenta de que es lo que genera dinero y que no La información estará bajo tu control, y las decisiones estarán basadas en lo que ves y en lo definido por los libros, no por lo mas popular

3 Básicos Mantén record de cosas simples y complicadas Algunas veces una calculadora y un lápiz es todo lo que necesitas Los nuevos vendedores no deben de intimidarse Los contadores son una gran ayuda pero ten en cuenta que no es su dinero, es tuyo. Aprende algunos conceptos básicos de contabilidad para estar prevenido

4 Conoce el costo de todo Comunicación y artículos de oficina Gasolina Mantenimiento Labor Seguros Utilidades Renta de equipo Costo de materiales

5 Costo de materiales Los costos de materiales son extremadamente importantes Seguir consejos o tendencias pueden costarte mucho dinero y tiempo Materiales es mucho mas que solo semillas Puede incluir modificación a sistemas de irrigación, instalación de rejas, suplementos o revisión de tierra, sistemas de entrega y labor Todo esto significa mas dinero- razón suficiente para seguir todos estos costos

6 Presupuesto de la Empresa La empresa significa la cosecha, ganado, etc. Incluye el costo de materiales, equipo, instalaciones Para tu cosecha fertilizante, químicos, equipos y almacenaje Para tu ganado comida y establos - Como y cuanto puedes crecer? - Cuánto puedes comprar? Estima necesidades de publicidad Es importante tener un seguimiento de todas estas cosas

7 Crop Cost Record Crop: Date Operation Labor Hours Equipment Used Equipment Eqmpt Hours Cost per hour w/o labor Materials or Supplies Total Eqmt cost of op Description Amount Cost of Materials Used Total Labor hours 0 Labor Rate $ Total Direct Labor Cost $0.00 Total Direct Machine cost 0 Field Size Total Direct supplies cost 0 Field Identificat ion Other crop expenses: Greenhouse - non labor U/M Total Yield per Size Land rent or tax Yield Data 1 Un-assigned labor Production Cost per U/M: 0 Total Production Cost $0.00

8 Equipment Designation Total Hours Operation Operating and Owning Cost for Significant Equipment Total 3 year Operating Average Cost Operating Owning Fuel/ Repair and without Cost per Cost per Energy Maintenance Labor Hour Year Owning Cost per Hour of Operation Total Cost per Hour (without operator) Tractor #1 0 $0.00 $0.00 $ $0.00 Tractor #2 0 $0.00 $0.00 $ $0.00 Skid Steer 0 $0.00 $0.00 $ $0.00 A 0 $0.00 $0.00 $ $0.00 B 0 $0.00 $0.00 $ $0.00 C 0 $0.00 $0.00 $ $0.00 Irrigation 0 $0.00 $0.00 $ $0.00 Calculation of 3 Year Avg Repair and Maintenance Cost Three Year Total 3 year Average Tractor #1 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 Tractor #2 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 Skid Steer $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 A $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 B $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 C $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 Irrigation $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 Calculation of Annual Cost of Owning Life to Replaceme nt (Years) Owning Costs per Year "Trade-in" "Investment" Value Tractor #1 $0.00 $0.00 $ Tractor #2 $0.00 $0.00 $ Skid Steer $0.00 $0.00 $ A $0.00 $0.00 $0.00 0

9 Business Expenses Jan Feb Mar 1st Quarter Total Car and Truck Chemicals Conservation Custom Hire Feed Supplement Feed Grain and Roughage Fertilizers and Lime Freight and Trucking Gas/Fuel/Oil Insurance Expense Labor Hired Rent Machinery/Equip/Vehicles Rent Land/Animals Repairs and Maintenance Seeds and Plants Supplies Taxes Real Estate Utilities Veterinary/Breeding/Medicine Other Expenses Irrigation Interest Livestock Purchase Expense Total

10 Hoja de Perdidas y Ganancias Sample Projections Projected Income Statement Year 1 Jun-13 Jul-13 Aug-13 Sep-13 Oct-13 Nov-13 Dec-13 Jan-14 Feb-14 Mar-14 Apr-14 May-14 Total REVENUES Gross Sales $ 37,968 $ 37,968 $ 37,968 $ 37,968 $ 37,968 $ 37,968 $ 37,968 $ 37,968 $ 37,968 $ 37,968 $ 37,968 $ 37,968 Total Revenues $37,968 $37,968 $37,968 $37,968 $37,968 $37,968 $37,968 $37,968 $37,968 $37,968 $37,968 $37,968 $68,572 Cost of Goods $21,642 $21,642 $21,642 $21,642 $21,642 $21,642 $21,642 $21,642 $21,642 $21,642 $21,642 $21,642 $259,701 PROFIT MARGIN $16,326 $16,326 $16,326 $16,326 $16,326 $16,326 $16,326 $16,326 $16,326 $16,326 $16,326 $16,326 $195,915 OPERATING EXPENSES Supplies Professional Services ,496 Travel & Entertainment ,000 Legal & Accounting ,800 Professional Services ,600 Insurance - General Business ,000 Payroll 9,333 9,333 9,333 9,333 9,333 9,333 9,333 9,333 9,333 9,333 9,333 9, ,996 Payroll Taxes 1,587 1,587 1,587 1,587 1,587 1,587 1,587 1,587 1,587 1,587 1,587 1,587 19,044 Payroll Benefits ,924 Total Operating Expenses $ 13,055 $ 12,905 $ 12,905 $ 12,905 $ 12,905 $ 12,905 $ 12,905 $ 12,905 $ 12,905 $ 12,905 $ 12,905 $ 13,055 $ 155,160 EARNINGS FROM OPERATIONS 3,271 3,421 3,421 3,421 3,421 3,421 3,421 3,421 3,421 3,421 3,421 3,271 40,755 LESS: Depreciation 1,927 2,427 2,427 2,427 2,427 2,427 2,427 2,427 2,427 2,427 2,427 2,427 28,620 LESS: Amortization LESS: Loan Interest 1,050 1,048 1,045 1,043 1,041 1,039 1,036 1,034 1,031 1,029 1,027 1,024 12,447 NET INCOME $ 295 $ (53) $ (50) $ (48) $ (46) $ (44) $ (41) $ (39) $ (36) $ (34) $ (32) $ (179) $ (312)

11 Estado de Flujos de Efectivos Sample Projections Projected Cashflow Year 1 Month 1 Month 2 Month 3 Month 4 Month 5 Month 6 Month 7 Month 8 Month 9 Month 10 Month 11 Month 12 CASH FLOWS FROM OPERATING ACTIVITIES: Net Income $295 ($53) ($50) ($48) ($46) ($44) ($41) ($39) ($36) ($34) ($32) ($179) Adjustments to reconcile Net Income to Net Cash provided by (used in) Operating Activities: Dec (Inc) Inventory Dec. (Inc.) Accounts Receivable Inc. (Dec.) Accounts Payable Inc. (Dec.) Payroll Tax Payable 1,587 1,587 1,587 (3,174) 1,587 1,587 (3,174) 1,587 1,587 (3,174) 1,587 1,587 Add Back Depreciation 1,927 2,427 2,427 2,427 2,427 2,427 2,427 2,427 2,427 2,427 2,427 2,427 Add Back Amortization NET CASH PROVIDED BY (USED) IN OPERATING ACTIVITIES $3,808 $3,960 $3,963 ($796) $3,967 $3,969 ($789) $3,974 $3,977 ($782) $3,981 $3,834 CASH FLOW FROM INVESTING ACTIVITIES: Equipment (77,200) Construction Costs (37,000) Startup Costs - Deposits - NET CASH USED IN INVESTING ACTIVITIES (114,200) CASH FLOWS FROM FINANCING ACTIVITIES: Loan From Lone Star National Bank 210, Payment of Note (455) (457) (460) (462) (464) (466) (469) (471) (474) (476) (478) (481) NET CASH USED IN FINANCING ACTIVITIES 209,545 (457) (460) (462) (464) (466) (469) (471) (474) (476) (478) (481) NET INC. (DEC.) IN CASH 99,153 3,503 3,503 (1,258) 3,503 3,503 (1,258) 3,503 3,503 (1,258) 3,503 3,353 CASH AT BEGINNING OF PERIOD 0 99, , , , , , , , , , ,903 Owner's Withdrawal CASH AT END OF PERIOD $ 99,153 $ 102,656 $ 106,160 $ 104,902 $ 108,405 $ 111,908 $ 110,651 $ 114,154 $ 117,657 $ 116,399 $ 119,903 $ 123,256

12 Balance General Sample Projections Projected Balance Sheet Year 1 Month 1 Month 2 Month 3 Month 4 Month 5 Month 6 Month 7 Month 8 Month 9 Month 10 Month 11 Month 12 ASSETS Current Assets: Cash 99, , , , , , , , , , , ,256 Accounts Receivable Inventory Total Current Assets 99, , , , , , , , , , , ,256 Fixed Assets: Land 100, , , , , , , , , , , ,000 Building 183, , , , , , , , , , , ,000 Equipment 93,000 93,000 93,000 93,000 93,000 93,000 93,000 93,000 93,000 93,000 93,000 93,000 Equipment 77,200 77,200 77,200 77,200 77,200 77,200 77,200 77,200 77,200 77,200 77,200 77,200 LESS: Accumulated Depreciation (1,927) (4,353) (6,780) (9,207) (11,633) (14,060) (16,487) (18,913) (21,340) (23,767) (26,193) (28,620) Total Fixed Assets 451, , , , , , , , , , , ,580 Other Assets: Construction Costs 37,000 37,000 37,000 37,000 37,000 37,000 37,000 37,000 37,000 37,000 37,000 37,000 Start-up Costs LESS: Accumulated Amortization Total Other Assets 37,000 37,000 37,000 37,000 37,000 37,000 37,000 37,000 37,000 37,000 37,000 37,000 Total Assets $587,427 $588,503 $589,580 $585,895 $586,972 $588,048 $584,364 $585,441 $586,517 $582,833 $583,909 $584,836 LIAB. & OWNER'S EQUITY Current Liabilities: Accounts Payable Payroll Tax Payable 1,587 3,174 4,761 1,587 3,174 4,761 1,587 3,174 4,761 1,587 3,174 4,761 Current Portion of Long Term Debt 5,641 5,669 5,697 5,725 5,754 5,783 5,812 5,841 5,870 5,899 5,929 5,958 Total Current Liabilities 7,228 8,843 10,458 7,312 8,928 10,544 7,399 9,015 10,631 7,486 9,103 10,719 Long Term Liabilities: Note Payable / Bank 203, , , , , , , , , , , ,429 Total Long Term Liabilities 203, , , , , , , , , , , ,429 Stockholders' Equity: Beginning Equity 376, , , , , , , , , , , ,000 Retained Earnings (YTD) (29) (66) (100) (133) Accumulated Owner's Withdrawal Current Period Earnings 295 (53) (50) (48) (46) (44) (41) (39) (36) (34) (32) (179) Total Owner's Equity 376, , , , , , , , , , , ,688 Total Liabilities & Owner's Equity $ 587,427 $ 588,503 $ 589,580 $ 585,895 $ 586,972 $ 588,048 $ 584,364 $ 585,441 $ 586,517 $ 582,833 $ 583,909 $ 584,836 $ - $ - $ 0 $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -

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14 Terminología- palabras que debes saber Cuentas por pagar- cantidad que se debe a alguien que próvido un servicio previamente Cuentas por cobrar- cantidad que se te de debe por alguien a quien previamente asististe con un servicio o bien Bien- cualquier activo que tiene algún valor Balance general- record financiero que enlista los bienes y deudas que se tienen; que es lo que se tiene contra lo que se debe Efectivo- cantidad de fondos líquidos disponibles; usualmente enlistados en el balance general

15 Estado de Flujos de Efectivo- record financiero que indica la cantidad de transacciones en efectivo en un negocio Depreciación- el valor de un activo decrece con el uso y el tiempo, así como otros factores. Este valor refleja el valor depreciado Empresa-cualquier cosecha, producto, animal, etc. en el que hay recursos asignados para crear ingresos Ingreso Bruto- ingreso de todas las ventas Ingreso Neto- efectivo o ingreso recibido de todas las ventas menos todos los gastos asociados Estado de Resultados- record financiero que indica todos los ingresos recibidos por la empresa, impuestos, gastos, etc. por un periodo de tiempo Material- cualquier cosa usada para producir una cosecha o animal

16 Interés- dinero pagado a un prestador por el hecho de prestarnos dinero Inventario- todos los productos que poses, cosechas o has almacenado Pasivo- igual que una deuda; clasificadas como actuales o no actuales (largo o corto plazo) Línea de crédito- un préstamo que tiene un limite y un tiempo especifico para pagar Valor del mercado- cantidad estimada de dinero que alguien recibe por vender un activo al valor actual de mercado Ingreso neto- cantidad recibida de todas las ventas menos gastos Lucro-dinero generado por la empresa después de todos los gastos y pagos han sido hechos

17 Es mucho mas que solo records financieros Crops Acres Yield/Acre Sales Month of Sale Totals

18 Guardar comprobantes ayuda! Facilita el pedir prestamos Mantiene los ingresos mas exactos Impuestos De esta manera puedes saber que funciona y que no Puede ser tedioso, pero al final vale la pena

19 Preguntas? Contáctanos! Rick Carrera (956) Presented by the UTPA Risk Management Project Risk Management for Hispanic and Other Small Producers in South Texas