Métodos para el cálculo de inventario Manejo de Kardex

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1 Nociones básicas de inventario Semana 12 Empecemos! Esta semana haremos el análisis descriptivo para realizar los procedimientos necesarios de contar, calcular y registrar en valor el inventario existente en un almacén. Estudiaremos la parte de la Contabilidad que se encarga de la recolección de los datos para su clasificación, ordenación y manejo sistemático, que permita explicar el comportamiento de los movimientos de los productos o rubros existentes. Qué sabes de...? Qué criterios usarías para organizar un almacén?, qué estrategias aplicarías para llevar el control del mismo? El reto es... El análisis del sistema de rotación de inventarios usado en las diferentes organizaciones comerciales nos permitirá conocer sus principales movimientos y deficiencias para verificar los activos de las mismas, para así comprobar la aplicabilidad de los métodos usados. En relación a esto, la cooperativa Turismo SRL necesita escoger un método para el control de inventario. Cuál método recomendarías que se adapte a las necesidades actuales de la cooperativa? Vamos al grano Medición de los inventarios en la contabilidad Una de las partes fundamentales de la Contabilidad es el adecuado tratamiento de los inventarios, por ello, en la Norma Internacional de Contabilidad (NIC 2) y en la sección 13 de la NIIF para Pymes, se establecen los requerimientos necesarios para su correcto reconocimiento y medición. 147

2 Qué son los inventarios? Los inventarios son activos: 1. En proceso de producción con vistas a una venta. 2. En forma de materiales o suministros a ser consumidos en el proceso de producción de bienes o en la prestación de servicios. Es razonable que los inventarios se reconozcan como activos, puesto que proporcionan beneficios económicos a una empresa y además, su costo puede ser medido con fiabilidad. Medición de los inventarios según las NIIF Los inventarios se medirán al Costo o al Valor Neto de Realización (VNR) del que sea menor. Por qué? Sencillamente porque los inventarios no deben estar registrados en la contabilidad a un importe mayor del que se vaya a poder recuperar mediante su venta. El Valor Neto Realizable es el precio estimado de venta de un activo menos los costos estimados necesarios para terminar su producción y llevar a cabo su venta; en otras palabras, lo que se va a poder recuperar. Ejemplos de la medición de los inventarios Caso 1 El costo registrado en libros del artículo A es de Bs ,00 El precio estimado de venta del artículo A es de Bs ,00 Para poder venderlo debes pagar transporte por Bs. 150,00 La resolución quedaría: Costo = Bs ,00 VNR= = Bs ,00 No requiere ajuste: porque el costo es menor. Caso 2 El costo registrado en libros del artículo A es de Bs ,00 El precio estimado de venta del artículo A es de Bs ,00 Para poder venderlo debes pagar transporte por Bs. 200, La resolución quedaría: Costo = Bs ,00

3 Semana 13 VNR= = Bs ,00 Si requiere ajuste por Bs. 100,00: porque el costo es mayor a lo que se puede recuperar (Precio de Venta). El ajuste puede realizarse de dos formas: Afectando al inventario mediante una cuenta de valoración: Descripción Debe Haber Gasto por ajuste de los inventarios a VNR. 100,00 Provisión por desvalorización de inventarios. 100,00 (P/R ajuste de inventarios a VNR). Afectando al inventario directamente: Descripción Debe Haber Gasto por ajuste de los inventarios a VNR. 100,00 Inventarios. 100,00 (P/R ajuste de inventarios a VNR). A medida que crecen los negocios, los inventarios, en igual proporción, aumentan, hasta el punto de representar un 25% de los activos de muchas empresas; y poseen un gran potencial para los administradores y consultores. El propósito de presentar políticas concernientes al control del movimiento de inventarios, abarcando el adecuado control, resguardo y salvaguarda que debe mantenerse sobre los medicamentos existentes, tiene como objetivos los siguientes: 1. Almacenar los medicamentos en lugares secos, ventilados y seguros. 2. Mantener un kardex actualizado. 3. Ejecutar periódicamente controles físicos y reconciliaciones contra el mayor general. 4. Documentar periódicamente el uso de materiales para cada trabajo. 5. Control de las compras de inventario y los niveles mínimos y máximos. 6. Mantener una rotación de inventarios razonable. 7. El almacenamiento de los medicamentos debe cumplir las siguientes condiciones: a) El almacén debe estar ventilado y ser a prueba del mal tiempo. b) Los materiales deben ser claramente etiquetados y cada clase individual de material debe ser almacenado en un lugar común. 149

4 c) Los medicamentos que estén dañados u obsoletos deben segregarse del inventario. El control de movimientos a través de la hoja kardex tiene como objetivo provee una metodología de verificación de los niveles de inventario, cantidades disponibles por producto individual en cualquier momento. Esto tiene un procedimiento el cual se explica a continuación: 1. Los movimientos de los inventarios deben ser controlados mediante el uso de sistema de hoja kardex. 2. El uso del sistema de tarjeta kardex no debe sustituir el procedimiento del conteo físico periódico de los inventarios. 3. Todos los movimientos de inventario deben ser soportados con la documentación correspondiente. 4. La tarjeta kardex debe contener como referencia el número del documento Entrada de almacén. Método de valoración de inventarios Uno de los métodos de valoración de inventarios o existencias que no se permite aplicar, al utilizar tanto las NIIF completas como las NIIF para Pymes, es el Método UEPS o LIFO (Últimas en Entrar Primeras en Salir). La metodología de utilización del Método UEPS o Método LIFO consiste en sacar primero aquellos inventarios que recién ingresaron a la bodega, lo cual es exactamente a la inversa en el Método PEPS o FIFO. Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), no permiten la aplicación del Método de Valoración de Inventarios UEPS, porque el inventario queda subvalorado. Por qué las NIIF no permiten aplicar el Método UEPS o LIFO? Al emplear el Método UEPS, los inventarios que recién ingresaron son los primeros que deber ir retirándose de la bodega. Esto hará que dispongamos solo de aquellas existencias que tienen un costo más antiguo. Solo imagina lo siguiente El 01 de enero compras 10 pantalones a un valor de Bs. 22,00 cada uno, mientras que el 10 de Enero compras 22 pantalones a un valor de Bs. 22,50 cada uno. 150 El 15 de enero se efectúa una venta de 18 pantalones. Como se está aplicando el Método UEPS, las mercaderías que deben salir de nuestro inventario son aquellas que cuestan Bs. 22,50 (es decir, las más recientes).

5 Semana 13 Entonces, quedarían en la bodega las existencias al costo más antiguo de Bs. 22,00. Así, al final el inventario queda subvalorado, por ello las NIIF no permiten la aplicación del Método UEPS. No obstante, es importante que conozcas cómo se aplica el Método de Valoración UEPS. En la sección Para saber más encontrarás interesantes videos al respecto. Métodos para valorar el inventario En el sistema de inventario permanente hay varios métodos para valorar la mercancía existente para la venta. Revisemos brevemente en qué se basan algunos de ellos: 1. FIFO o PEPS: en este método lo primero que entra es lo primero que sale, adaptándose más a la realidad del mercado, ya que emplea una valoración basada en costos más recientes. 2. LIFO o UEPS: sigue la regla de que la última mercancía que entra debe ser la primera en salir. Su ventaja está en que el inventario mantiene su valor estable cuando ocurre algún alza en los precios. 3. De costo o mercado, el más bajo: toma como base el precio inferior de las existencias, manteniendo el principio contable del Conservatismo, el cual no anticipa beneficios y prevé posibles pérdidas. 4. De promedio móvil: las salidas de inventario son valoradas al costo promedio de las existencias disponibles. Método PEPS Las siglas PEPS significan Primero en entrar primero en salir, también se usan las siglas en inglés FIFO (first in, first out). Su razonamiento es muy sencillo: si tenemos mercancías en existencia para la venta y compramos nueva mercancía para vender, salimos primero de la más antigua. Vamos a suponer que nuestra empresa se dedica a la compra y venta de bolsos deportivos y en el mes de diciembre del 2010 se dieron las siguientes operaciones de contado; aclarando que las ventas tienen un recargo del 40% sobre el costo. Fecha Operación Cantidad Costo unitario Costo total Compra 120 Bs. 6,00 Bs. 720, Compra 60 Bs. 6,10 Bs. 366, Venta

6 Nuestro encargado de almacén lleva un registro de cada una de estas transacciones en una hoja de control. Los registros en el libro diario son los siguientes: Debe Haber Inventario Bs. 720,00 Banco Bs. 720, Inventario Bs. 366,00 Banco Bs. 366,00 Hasta aquí tenemos dos compras de contado, que registramos cargando a inventario y abonando a banco. Ahora, al registrar la venta debemos tomar en cuenta que aplicamos el método PEPS. Veamos las entradas que tenemos: Fecha Unidades Bs. c/u Total Bs ,00 720,00 (1º entrada) ,10 366,00 (2º entrada) ,05 302,50 (3º entrada) Pero la primera venta es de 100 unidades y según el método PEPS debemos tomarla de la primera compra, cuyo costo unitario es de Bs. 6,00 (100 und x Bs. 6,00= Bs. 600,00) que es el monto que debemos rebajar de la cuenta inventario. Se hacen dos asientos: uno para registrar la venta y otro para registrar la disminución de inventario. 100 unidades vendidas a un precio con 40% de recargo sobre el costo, si el costo es de Bs. 6,00, luego el precio de venta es de Bs. 8,40 lo que nos da un total de Bs. 840,00 en venta (100 unid x Bs. 8,40). El asiento que debe registrarse es el siguiente: Debe Haber Banco Bs. 840,00 Venta Bs. 840, Costo de venta Bs. 600,00 Inventario Bs. 600,00 Ahora veamos la diferencia con el mismo ejemplo, pero aplicando el método UEPS. Método UEPS 152 Último en entrar, primero en salir, es lo que significan estas 4 letras, también es llamado método LIFO en inglés (Last in, first out). Significa que al vender mercancías debemos salir de las últimas que compramos.

7 Semana 13 Supongamos el mismo ejemplo anterior, pero al registrar la venta debemos tomar en cuenta que aplicamos el método PEPS. Recordemos las entradas (compras) que tenemos: Fecha Unidades Bs. c/u Total Bs ,00 720,00 (1º entrada) ,10 366,00 (2º entrada) ,05 302,50 (3º entrada) La primera venta es de 100 unidades y el método UEPS nos indica que debemos tomarla de la última compra cuyo costo unitario es de Bs. 6,05, pero, hay un detalle, la venta es de 100 unidades y la última compra apenas fue de 60 unidades, por lo cual debemos completar las 40 que nos faltan con la penúltima compra, cuyo costo es de Bs. 6,10. Tenemos 2 lotes para vender: 60 unid con un costo de Bs. 6,05=Bs. 363,00 40 unid con un costo de Bs. 6,10=Bs. 244,00 Lo que nos da un total de Bs. 607,00 que será la deducción de inventario que debemos hacer. Mientras tanto, el cálculo de la venta será así: Se venden 60 unidades con un costo de Bs. 6,05, entonces el precio de venta será Bs. 847,00 (40% sobre el costo) y se venden 40 unidades con un costo de Bs. 6,10, cuyo precio será Bs. 8,54 (40% sobre el costo). El cálculo de la venta es: 60 unid x Bs. 8,47=Bs. 508,20 40 unid x Bs. 8,54=Bs. 341,60 Total vendido= Bs. 849,80 (Bs. 508,00+Bs. 341,60) Luego el asiento por la venta, aplicando el método UEPS, es: Debe Haber Banco Bs. 849,00 Venta Bs. 849, Costo de venta Bs. 607,00 Inventario Bs. 607,00 Como podemos ver, el asiento para registrar la venta y la disminución de inventario son distintos, dependiendo del método aplicado (PEPS o UEPS). 153

8 Para saber más Para profundizar en el tema de esta semana, te recomendamos consultar las siguientes direcciones web: Aplica tus saberes Aplicando el método anteriormente estudiado, analiza y desarrolla el siguiente ejercicio: una empresa que se dedica a la compra y venta de accesorios para damas tuvo en el mes de diciembre del 2010 las siguientes operaciones de contado: Fecha Unidades Bs. c/u Total Bs ,00 720,00 (1º entrada) ,10 366,00 (2º entrada) (3º entrada) Precio con 40% de recargo sobre el costo. Completa la tabla 15. Tabla 15 Fecha Operación Cantidad Costo unitario Costo total Compra 120 Bs. 3,00 Bs. Compra 60 Bs. 6,00 Bs. Venta 100 Bs. Comprobemos y demostremos que Con los datos del ejercicio anterior, realiza el registro del libro diario de inventario usando el mismo método empleado y compara tu repuesta con la de tus compañeros en el CCA Debe Haber Banco Bs. Venta Bs Costo de venta Bs. Inventario Bs.