Contexto. Definiendo el DATOS

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2 P ara explicar los cálculos que deben llevarse a cabo, iremos proponiendo algunos datos, que aunque de carácter demostrativo, tratan de ser lo más ajustados posible a la realidad. Definiendo el Contexto DATOS Tamaño de la empresa: 50 personas Documentos gestionados/día: 100 documentos N o de armarios archivadores: 3 archivadores Dimensiones de los armarios archivadores: Ancho 41cm, Alto 104 cm, Fondo 50 cm Personas que trabajan gestionando estos documentos: 2 personas Personas que necesitan encontrar documentos para la realización de su labor diaria: 10 pers. Nota: Todos los trabajadores de este ejemplo cobrarán el Salario Mínimo Legal Vigente en España, de 641,10. PASO 1: Determinar los Costes del Sistema Actual Determina los costes reales de mantener tu sistema documental en papel, para ello, ten en cuenta costes como los siguientes: * La persona del ejemplo se encuentra cobrando el salario mínimo legal vigente (SMLV). * El coste de las contribuciones a la SS en España según la normativa vigente puede variar de un 32 a un 35%. * Según estudio de PriceWaterhouse Coopers (Tiempo estimado que tarda una persona archivando un documento en un sistema de archivo de documentos en papel bien estructurado).

3 * En el calculo de los metros cuadrados necesitados se toma en cuenta también el espacio requerido para abrir los cajones del armario. * En Madrid en 2010 según Cushman & Wakefield Consultora Inmobiliaria. Para simplificar los cálculos de costes, hemos obviado el coste de tener que volver en muchos casos a generar o recuperar un documento perdido (por ejemplo, ponerse en contacto con un proveedor para ver si puede enviar una copia de la factura, volver a elaborar un informe extraviado, etc). No obstante, sería interesante que hicierais una aproximación más completa de lo que puede significar en términos de dinero la pérdida de documentos. Incluyendo al menos estos costes, ya podemos hacer una estimación bastante cercana de cuanto le cuesta a la empresa seguir trabajando con un sistema documental en papel.

4 Gestionar documentos en papel tiene para esta empresa un coste estimado de ,23 euros al año Una cifra nada despreciable que la empresa debe soportar año tras año. PASO 2: Estimar Los Beneficios Del Nuevo Sistema Haz una estimación de los beneficios que la empresa obtendría con el nuevo sistema de digitalización. Recuerda que para escoger el sistema que mejor se adecue a las necesidades de la empresa tendréis que considerar múltiples factores, como el tipo de documentos que se van a digitalizar (estructurados o no estructurados), la posibilidad que os brinda la solución de captura de trabajar con lotes de documentos, qué procesos se pretende automatizar y la tasa de precisión que la herramienta de digitalización ofrece. Para saber más sobre como escoger una buena solución de captura pregúntanos por otros artículos como: 6 Pasos Para Liberar A Tu Empresa Del Papel Comparativa de Herramientas de Captura Continuemos. Vamos a suponer que la empresa del ejemplo elige un sistema como Athento para almacenamiento y captura de toda su documentación, junto con un escáner Fujitsu fi6130 capaz de digitalizar de 40 a 80 páginas por minuto. Con el nuevo sistema, el proceso para gestionar cada nuevo documento recibido sería el siguiente: 1. Una persona se encarga de poner los documentos en el escáner. 2. Athento recibe los documentos en una carpeta monitorizada. 3. Athento aplica tecnología semántica y otras para reconocer cada documento en la carpeta monitorizada. 4. Athento extrae la información relevante de cada tipo de documento. 5. Athento guarda de manera digital el documento en el sitio que le corresponda según su tipología. Como puedes ves, en el caso de Athento, la intervención de una persona en el proceso de gestión de un nuevo documento se limita a colocarlo en el escáner. Este es uno de los beneficios cruciales que hay que cuantificar. Otro factor fundamental son las tasas de acierto, pues si el sistema no es capaz de reconocer un documento o extraer sus datos, una persona tendrá que hacer el proceso de manera manual.

5 Calculemos pues, en primer lugar, el tiempo que van a utilizar con el nuevo sistema los dos empleados gestionando documentos: *Este tiempo está calculado para 80 documentos que en el caso del ejemplo es el número de documentos máximo que procesa el escáner. Una persona se tarda 30 segundos colocando un lote de 80 documentos en un escáner. La extracción de datos y clasificación manual, se calculan a partir de las tasas de acierto, si el sistema hace bien su trabajo sólo un 98% de las veces, en el 2% de las veces una persona tendrá que llevar a cabo el trabajo de manera manual. Beneficios Reducción costes por tiempos ahorrados en trabajo del personal 8.981,54 Sigamos considerando otros beneficios, esta vez aquellos costes que nos ahorramos eliminando gastos de almacenamiento físico.

6 * Al almacenarse de manera digital la información los costes de alquiler de espacio se reducen a 0. Athento posee una característica denominada Autottaging que reduce el tiempo de búsqueda de documentos manteniéndolos accesibles agrupados mediante categorías en una nube de tags. Encontrar documentos mediante este mecanismo reduce el tiempo de búsqueda a 15 segundos por documento (en promedio). Vamos a calcular el beneficio usando esta herramienta de búsqueda de documentos.

7 Con el nuevo sistema documental sobre Athento, la empresa del ejemplo gastaría ,73 euros menos. PASO 3: Saber Cuándo Se Recuperará La Inversión Ya estamos cerca de poder calcular el ROI de nuestro proyecto de digitalización; pero antes, por supuesto, necesitamos saber cuál es la inversión que vamos a llevar a cabo. * No es obligatorio, pero si aconsejable contratar un servicio de soporte por los años siguientes al de la inversión. Estos precios son aproximados y podrán variar según componentes añadidos o requerimientos de desarrollos específicos. Una vez sepamos la cuantía de la inversión, podremos proseguir a calcular la tasa de retorno de la inversión. Vamos a hacerlo con un límite temporal de 5 años.

8 Para estos cálculos se ha considerado que se tarda un mes y medio para poner Athento a pleno rendimiento, por lo tanto, durante el primer año sólo se generan ahorros 10,5 meses. En estos datos se puede observar como, a partir del 2 año la inversión se ha recuperado al completo. Un ROI de un 87% significa que hemos hecho una gran inversión, no sólo recuperando el dinero invertido, sino también produciendo beneficios.

9 La solución que escoja SÍ afecta mi ROI Por último, queremos hacer hincapié en que no todos los proyectos de digitalización devolverán los mismos resultados. Son múltiples los factores que afectarán los rendimientos del proyecto, y uno de ellos es sin duda, las decisiones que hagamos en materia de adquisiciones tecnológicas. Pero no tanto como porque distintas soluciones software o hardware tienen distintos precios, sino porque (en especial en temas de software) no todas las herramientas son igual de eficientes. Por ejemplo, si hubiésemos elegido un gestor documental como Nuxeo junto con una aplicación de captura como Ephesoft, buscando un documento del que no sabemos sus datos exactos, nos tardaríamos 45 segundos más y el proceso de autoclasificación con estas herramientas tiene una tasa de eficiencia del 75%. Si consideramos que todos los demás factores se mantienen constantes (costes del sistema anterior, precio, tiempo de implantación, etc.), los beneficios se verían reducidos. Vamos a verlo.

10 Como se puede apreciar, esta parte de cambios significaría recuperar la inversión un año después de lo que se haría con Athento. Esperamos haber sido de ayuda, pero recuerda que siempre puedes contactarnos en:

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