BOLETÍN DE NEGOCIOS Y FINANZAS CONTABILIDAD BÁSICA

Transcripción

1 BOLETÍN DE NEGOCIOS Y FINANZAS CONTABILIDAD BÁSICA QUÉ ES LA CONTABILIDAD? La contabilidad es el idioma de negocios. Su propósito es recolectar la información necesaria para la toma de decisiones económicas. Se trata de un sistema de información mediante el cual se recolecta, clasifica, resume y se informa de las operaciones cuantificables en dinero que realiza una persona o una empresa. La información pertinente es la referente a un Período o Ejercicio Contable que normalmente se refiere a un año calendario (enero a diciembre). A pesar de que el proceso de registrar datos financieros puede ser una actividad tediosa, resulta ser indispensable para determinar si una empresa o individuo ha producido ganancias o pérdidas durante un período determinado. La contabilidad es una herramienta de control que indica en cuales actividades se están utilizando los fondos y el costo de producir un producto o artículo. En proyectos de inversión la contabilidad ayuda a verificar que los gastos y ganancias se están realizando de acuerdo con el presupuesto establecido. De todos los reportes contables que se producen, hay dos de suma importancia para la toma de decisiones. 1. El Balance General permite conocer la situación económica de la empresa, las propiedades (Activos) existentes así como las deudas (Pasivos) que tiene con otros. 2. El Estado de Resultados permite conocer la utilidad o pérdida de un ejercicio, cuantos Ingresos (Ventas) y cuantos Egresos (Gastos) se realizaron durante el período. Las características de los estados financieros son: Comprensibilidad: Quien los prepara debe conocer el negocio para presentar los datos de una manera muy clara. Relevancia: Dado que esta información influye en la toma de decisiones, se deben incluir todo dato relevante. Confiabilidad: Deben tener la menor cantidad de errores u omisiones posibles y deben poder ser verificados con documentos de respaldo. Comparabilidad: Deben prepararse de tal forma que se pueda hacer una comparación entre períodos. CÓMO SE REGISTRA LA INFORMACIÓN CONTABLE? La base del sistema contable es la partida doble. Es decir, por cada transacción financiera se registra una entrada y una salida en las cuentas. El Contador las registra en el Libro Diario que es como la bitácora de producción nada más que aquí las actividades se ponen con valor en Lempiras. Por ejemplo: Si se compra un bote de insecticida, hay una entrada a inventario y una salida de caja, por el mismo valor. Para recolectar y clasificar estas transacciones, se debe tener una evidencia por escrito de lo que se ha realizado. Por eso se tienen que pedir y guardar las facturas de todo lo que se compra. Si no hay facturas para gastos menores como gastos de transporte (bus o taxi), se tiene que elaborar recibos para documentar el gasto. Febrero

2 También hay que hacer una factura para todos los productos que se venden, recibos firmados por los trabajadores de todo lo que se les paga, etc. Con esta documentación el Contador procede a registrarla en el Libro Diario, poniendo al lado izquierdo el debe (entrada) y al lado derecho el haber (salida). Se registran todas las operaciones detalladas, con fecha y en el orden que se van realizando, afectando todas las cuentas involucradas en cada transacción. Siguiendo con el ejemplo anterior, si compramos al contado un insecticida por Lps , el 18 de Octubre de 2006, el asiento de diario es: 18 de Octubre de 2006 Debe Haber Inventario de insecticida Caja Ese mismo día se compra donde un proveedor fertilizante por Lps. 8,500.00, y se paga el 50% y el 50% se pagara en 30 días. El libro se vería así: 18 de Octubre de 2006 Debe Haber Inventario de insecticida Caja Inventario de fertilizante 8, Caja 4, Proveedores 4, , , Al final del día se totalizan las dos columnas de debe y haber (entradas y salidas) para verificar que están cuadrados los registros. Estas transacciones del libro diario se deben trasladar a un Libro Mayor que es un resumen de los movimientos por cada una de las cuentas contables existentes. Los registros en el Libro Mayor se llevan en una cuenta T donde el lado izquierdo es el debe (entradas) y el derecho el haber (salidas). Aquí se trasladan todos los movimientos del Libro Diario y al final del mes se totaliza. Caja 10, , , Con los saldos (Totales) de cada cuenta se trabaja para obtener los Estados Financieros. La contabilidad se puede llevar manualmente o por computadora, que es lo más utilizado en la actualidad, pero para eso hay que solicitar autorización a la Dirección Ejecutiva de Ingresos. EL ESTADO DE RESULTADOS Al Estado de Resultados también se le conoce como Estado de Pérdidas y Ganancias. El Estado de Resultados es el resumen de todas las actividades realizadas durante el Período Contable. Está compuesto por: Ventas Netas: son todas las ventas realizadas sean de contado o a crédito, menos los descuentos, bonificaciones o devoluciones que se dan en algunos productos. Otros Ingresos: pueden ser, por ejemplo, el sueldo que recibe el Sr. Juan Buen Día porque trabaja en la finca del vecino. Costos de Producción: se pueden presentar de diferentes formas, pero aquí se reportan por actividades del proceso productivo, esto con el objeto de poder compararlos con el presupuesto inicial del cultivo e ir monitoreando si los costos están dentro de lo esperado en cada actividad. Si los costos son diferentes de lo que se tenía presupuestado, tiene que buscarse la explicación. Por ejemplo, si se dio un costo más alto en control de plagas, tal vez hubiese más insectos porque no se limpiaron los alrededores del cultivo. Si se obtuvo un costo más bajo en riego, puede ser porque llovió bastante y no fue necesario regar. Febrero

3 Juan Buen Día ESTADO DE RESULTADOS Enero a Diciembre 2,006 INGRESOS Ventas Ventas 221, Devoluciones, Descuentos y Bonificaciones 7, Ventas Netas 213, Otros Ingresos 3, TOTAL INGRESOS 216, COSTOS Costos de Producción Preparación de Suelo 3, Siembra 37, Control de Malezas 1, Control de Plagas 42, Fertilización 18, Riego 16, Cosecha 3, Vigilancia 1, Destrucción TOTAL COSTOS DE PRODUCCION 125, UTILIDAD BRUTA 91, GASTOS Gastos de Comercialización 5, Gastos Administrativos 9, TOTAL GASTOS 14, UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS E INTERESES 76, Gastos Financieros 7, UTILIDAD DESPUES DE INTERESES 68, PAGO DE IMPUESTOS GANANCIA NETA 68, Febrero

4 Utilidad Bruta: son los Ingresos menos los Costos de Producción (desde la siembra de vivero, si la hay, hasta la cosecha). Esto indica cuanto gana antes de restar los gastos que no están relacionados con la producción. Gastos de Comercialización: incluyen el transporte y empaque del producto. Gastos Administrativos: son los gastos en papelería, honorarios del contador, etc. Utilidad antes de Impuestos e Intereses: se obtiene al restar los Gastos de la Utilidad Bruta y muestra cuanto queda de ganancia. Después se resta los Gastos Financieros, que son los intereses que paga si utiliza algún préstamo para capital de trabajo o para inversión. Finalmente se resta el Impuesto Sobre la Renta y lo que queda es la Utilidad Neta, la ganancia después de haber pagado todo. El Estado de Resultados no es acumulativo, se calcula para el período contable. Luego el resultado de fin del período, al iniciar el siguiente período, se traslada al Balance General en la línea de Utilidades Retenidas. EL BALANCE GENERAL El Balance General también se le conoce como Balance de Situación. El Balance muestra lo que tiene y lo que debe. El Balance en la próxima página se presenta en dos columnas, pero también se puede presentar como un listado con los Activos primero, luego los Pasivos y finalmente el Patrimonio. En el Balance la sumatoria de los Activos debe ser igual a la sumatoria de los Pasivos más el Patrimonio. En el Balance se quedan las cuentas con saldos y se van acumulando los movimientos año tras año. Para hacer los Estados Financieros se debe contratar los servicios de un Contador profesional ya que hay que cumplir con los Principios Básicos de Contabilidad y con las Normas Internacionales de Información Financiera. Tanto el Balance como el Estado de Resultados de un ejercicio contable completo deben ser firmados por el propietario del negocio y firmados y sellados por el Contador que los elabora. Esta información sirve para hacer la declaración del Impuesto sobre la Renta (ISR) que debe presentarse el 30 de marzo y pagarse antes del 30 de abril de cada año. También sirve para obtener préstamos ya que es parte de la documentación requerida por instituciones financieras y principalmente para saber si la actividad que se está realizando está dejando utilidades. Se pueden elaborar Estados Financieros intermedios (cada mes o al final de un ciclo de cultivo) para hacer análisis específicos. Los Activos es en lo que se ha usado el dinero. Activo circulante es el efectivo o bienes fáciles de convertir en efectivo como el dinero en bancos, cuentas por cobrar, inventarios, etc. Activos fijos son las propiedades más difíciles de convertir en efectivo como terrenos, maquinara, etc. Depreciación es un valor asignado por el desgaste del equipo y las instalaciones por utilizarlos en el proceso de producción. Se resta del valor de compra de los Activos Fijos para obtener el Activo Fijo Neto. Los Pasivos son las fuentes de dinero que no son de los propietarios. Pasivo circulante pueden ser proveedores (casas comerciales), bancos, financieras y/o cooperativas que han otorgado préstamos a corto plazo (un año o menos). Pasivo Largo Plazo son bancos, financieras y/o cooperativas que han proporcionado préstamos a largo plazo (más de un año). El Patrimonio es el dinero de él o los propietarios de la Empresa, y puede estar compuesto por el capital social, las reservas legales, las utilidades retenidas de ejercicios anteriores y las utilidades del período. Febrero

5 Cuando se revisa el Balance, simplemente recordar hacerse dos preguntas respecto al dinero: de dónde viene? y a dónde se va? Juan Buen Día BALANCE GENERAL Al 31 de Diciembre de 2,006 Activos Pasivos Activo Circulante Pasivo Circulante Caja y Bancos 105, Cuentas por Pagar 8, Cuentas por Cobrar 25, Préstamos de corto plazo 22, Inventarios 8, Total Pasivo Circulante 30, Gastos pagados por adelantado 4, Total Activo Circulante 144, Pasivo Largo Plazo Préstamo hipotecario 60, Activo Fijo Total Pasivo Largo Plazo 60, Terrenos 78, Edificios 125, Total Pasivos 90, Maquinaria y Equipo 22, Equipo de Computo 18, Patrimonio Mobiliario y Enseres 7, Capital Social 83, (Menos) Depreciación 15, Reservas Legales 3, Activo Fijo Neto 235, Utilidades Retenidas 133, Utilidades del Período 68, Total Capital 288, Total Activo 379, Total Pasivo y Patrimonio 379, CUÁNDO SE REALIZAN LOS REGISTROS CONTABLEMENTE? Los registros se realizan cuando se tiene la seguridad que ocurrió la actividad. Por ejemplo: si se hace una venta a crédito, se registra la venta en seguida porque ya se entregó el producto y se hizo la factura. No la pagaron todavía pero queda una cuenta por cobrar. Si se tiene un contrato para vender, eso no se debe registrar. Se tiene la seguridad que el producto se venderá pero todavía no ha sucedido. Para fines prácticos no se llevará un libro Diario, eso se lo deja a los contadores, pero se utilizará la Bitácora. La misma que se utiliza para producción, allí debe anotar toda actividad que se realiza en el cultivo, todo lo que se compra y todo lo que se vende, ya que la memoria no es suficientemente buena para tener toda la información disponible cuando se quiere hacer un análisis o planificar una actividad. Se requiere de disciplina y de compromiso para estar escribiendo todo lo que sucede. Pero al terminar el ciclo se dará cuenta que vale la pena el tiempo invertido, porque sabrá si en realidad ganó o perdió en la actividad que realizó. CÓMO SE LLEVA UN CONTROL DE LOS GASTOS? Antes de iniciar cualquier actividad se debe hacer un presupuesto, que en este caso se va a separar por actividades del ciclo de producción, tal y como se presentan los costos en el Estado de Resultados. Diariamente se debe actualizar la Bitácora al ir avanzando en el ciclo de producción, al terminar cada actividad se suman todos los gastos realizados. Por ejemplo: preparación de suelos, preparación de vivero, transplante, etc. Los gastos realizados se comparan con el Febrero

6 presupuesto para ver si se está cumpliendo. Si hay diferencias, hay que buscar la explicación. Por ejemplo: se gastó menos en control de plagas porque no hubo mucha incidencia. El gasto de fertilización es más que el programado a causa del incremento en el precio. Toda la fruta cosechada no se pudo vender porque los cosechadores cortaron y no estaba en su punto. Las explicaciones de las variaciones deben ser analizadas detenidamente para ver si son cosas que se pueden controlar y corregir en el futuro. De los ejemplos anteriores solo la pérdida de fruta se puede controlar capacitando a los cosechadores. Como se puede apreciar a través de este pequeño boletín, la Contabilidad es la herramienta básica para la toma de decisiones, ya que de ella es de donde se toma la información para hacer casi todos los cálculos y análisis, por lo que no solo es importante cosechar frutas, granos y verduras, también es muy importante cosechar datos. El EDA (Entrenamiento y Desarrollo de Agricultores) es un programa de la Cuenta del Desafío del Milenio de Honduras (MCA-Honduras) con fondos provenientes de la Corporación del Desafío del Milenio (MCC) de los Estados Unidos de América. EDA es implementado por Fintrac Inc., la Fundación Hondureña de Investigación Agrícola y la Escuela Agrícola Panamericana. Esta publicación ha sido posible gracias al apoyo brindado por la oficina de MCA-Honduras, bajo los términos del contrato entre MCA-Honduras y Fintrac Inc. Las opiniones aquí expresadas corresponden a los autores de las mismas y no necesariamente reflejan la opinión de MCA-Honduras, MCC, del Gobierno de Honduras ni del Gobierno de los Estados Unidos. EDA. Oficina de FHIA, La Lima, Cortes, Honduras. Tel: (504) Fax: (504) eda@fintrac.com Febrero