Contabilidad. Objetivos de aprendizaje del tema

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1 Tema # 2. Una visión general al proceso contable 1 Objetivos de aprendizaje del tema Al finalizar el tema serás capaz de: Aplicar los conocimientos adquiridos para registrar correctamente las transacciones contables. Diseñar el diario general, mayor general y la balanza de comprobación (antes y después de ajustes). Ejemplificar el ciclo contable de los negocios. Determinar los asientos de ajuste necesarios en las operaciones de los negocios. Diseñar la balanza de comprobación ajustada. 2 D.R. Universidad TecMilenio 1

2 Introducción del tema De qué forma se deben organizar los registros para poder elaborar los estados financieros? Contestar a esta pregunta es la base para un buen sistema de información contable. Los contadores realizan los registros, los organizan, los comprueban y finalmente les realizan ajustes necesarios para poder pasar los resultados a los estados financieros. No hacerlo adecuadamente provoca pérdida de tiempo en la búsqueda del error. 3 El registro contable En contabilidad todos los registros afectan a dos o más cuentas, esto se denomina partida doble porque siempre se debe respetar la ecuación contable básica: Activo Pasivo Capital Dentro del capital se encuentra la utilidad o pérdida del ejercicio, misma que resulta de: Utilidad (pérdida) del ejercicio = ingresos gastos 4 D.R. Universidad TecMilenio 2

3 Ejemplos de registro contable Afectando Activo y Capital. Los dueños hacen una aportación de 50,000 para que la empresa inicie operaciones: Aumenta la cuenta de Bancos (Activo) en 50,000 y Aumenta la cuenta de Capital Social (Capital) en 50,000. Por lo que tenemos: Activo: 50,000 Pasivo: 0 Capital: 50,000 Y se respeta la ecuación contable básica. 5 Ejemplo de registro contable Afectando Activo y Pasivo. La empresa adquiere una camioneta de 100,000 con un 25% de enganche y el resto a 12 meses sin intereses: Aumenta la cuenta de Equipo de Transporte (Activo) en 100,000, disminuye la cuenta de Bancos (Activo) en 25,000 y aumenta la cuenta de Documentos por Pagar (Pasivo) en 75,000. Por lo que tenemos: Activo: 100,000 Activo: -25,000 Pasivo: 75,000 Capital: 0 Y se respeta la ecuación contable básica. 6 D.R. Universidad TecMilenio 3

4 Base acumulada La contabilidad base acumulada consiste en registrar los ingresos cuando ocurre la venta, independientemente si hay entrada de efectivo o no. Lo mismo ocurre con los gastos, se registran cuando se incurre en ellos, independientemente si se hayan pagado o no. La contabilidad base efectivo sólo es útil para conocer los flujos de efectivo del negocio, no es correcto usarla para contabilizar porque no cumple con los principios básicos que vimos en el tema 1. 7 La Cuenta de Mayor Todo sistema contable tiene un catálogo de cuentas, el cual es su estructura. Nombre de la cuenta DEBE HABER Aquí se registran los Cargos Aquí se registran los Abonos ΣCargos ΣAbonos Saldo Deudor Saldo Acreedor (ΣCargos > ΣAbonos) (ΣCargos < ΣAbonos) Consiste en grupos de cuentas para cada tipo de activo, pasivo, capital, ingreso o gasto. Cada cuenta tiene dos columnas, la del lado izquierdo se le llama Debe y la del lado derecho Haber. 8 D.R. Universidad TecMilenio 4

5 Reglas de cargo y abono Cuentas de Activo y de Gastos: aumentan con cargos y disminuyen con abonos, su saldo normal es deudor. Cuentas de Pasivo, Capital e Ingresos: disminuyen con cargos y aumentan con abonos, su saldo normal es acreedor. En el manual contable de cada negocio se deben detallar las cuentas y explicar qué debe registrarse en ellas. 9 Diario General El diario general es un libro o medio magnético en el cual quedan registradas, cronológicamente, todas las transacciones efectuadas en un negocio, de acuerdo con los principios de contabilidad y en función del efecto que éstas hayan tenido en las cinco cuentas básicas de activo, pasivo, capital, ingreso y gasto (Guajardo, 2008). El registro (asiento de diario) debe contener fecha, nombre de las cuentas a cargar, nombre de las cuentas a abonar, cantidades a cargar, cantidades a abonar, explicación y referencia. 10 D.R. Universidad TecMilenio 5

6 Mayor General El mayor general es un libro o medio electrónico en el que se efectúa un registro individual, o separado, de los aumentos o las disminuciones de cuentas especificas en el sistema contable (Guajardo, 2008). Esto significa que las operaciones registradas en el diario general se pasan a un registro de una cuenta individual para conocer su saldo en cualquier momento. En la actualidad con la tecnología de información, este proceso se realiza en tiempo real por el mismo programa que se esté utilizando. 11 Balanza de comprobación La balanza de comprobación es un resumen de los saldos de todas las cuentas del mayor general, su propósito es verificar que la suma de los saldos deudores sea igual a la suma de los saldos acreedores. De no ser así, se debe revisar el mayor general y posteriormente el diario general, porque seguramente algún registro o asiento contable no cumplió con el principio de partida doble o bien, se tiene un error aritmético. Esto debe corregirse antes de seguir adelante con la elaboración de los ajustes. 12 D.R. Universidad TecMilenio 6

7 El registro de los impuestos El impuesto más común a registrar es el IVA (Impuesto al Valor Agregado), dependiendo de la tasa impositiva puede ser de 0%, 10%, ó 16%. Este impuesto se registra como IVA por pagar cuando se cobra e IVA por acreditar cuando se paga. 13 El ciclo contable El ciclo contable consta de cuatro pasos: 1. Registro de transacciones. 2. Ajustes. 3. Estados financieros. 4. Cierre. Cada paso consta de cuatro actividades básicas (excepto en los estados financieros), las cuales son: a. Análisis de la información. b. Registro en el diario general. c. Clasificación en el mayor general. d. Elaboración de la balanza de comprobación. 14 D.R. Universidad TecMilenio 7

8 Asientos de ajuste Los asientos de ajuste se elaboran al final de cada periodo contable y su objetivo es cumplir con el postulado básico: asociación de costos y gastos con ingresos. Cada asiento de ajuste afecta a una cuenta del balance general y una cuenta del estado de resultados. Son cuatro pasos básicos: 1.Análisis de la información. 2.Registro en el diario general. 3.Clasificación en el mayor general 4.Elaboración de la balanza de comprobación ajustada. 15 Asientos de ajuste de las cuentas de ingresos Para las cuentas de ingresos existen dos tipos de ajuste: 1. Ingresos acumulados no registrados. Son los ingresos que se ganaron pero aún no se cobran, sería un cargo a la cuenta de clientes (activo) y un abono a la cuenta de ingresos. 2. Anticipos de clientes. Son los cobros que se hicieron antes de otorgar el servicio o entregar la mercancía, cuando se realiza la operación se debe registrar un cargo a la cuenta de anticipo de clientes (pasivo) y un abono a la cuenta de ingresos. 16 D.R. Universidad TecMilenio 8

9 Asientos de ajuste de las cuentas de gastos Para las cuentas de gastos existen tres tipos de ajuste: 1. Gastos devengados no registrados. Por ejemplo con los intereses de un crédito que se pagan hasta el vencimiento, si al final del periodo no se ha pagado se debe registrar el interés devengado, un cargo a la cuenta de gastos y un abono a la cuenta de intereses por pagar (pasivo). 2. Gastos pagados por anticipado. Por ejemplo las primas de los seguros que se pagan por adelantado, al final del periodo se debe registrar la cantidad proporcional del uso de esa póliza de seguro, un cargo a la cuenta de gastos y un abono a la cuenta de seguro pagado por anticipado (activo). 17 Asientos de ajuste de las cuentas de gastos 3. Depreciación. Se refiere al gasto por el desgaste de los activos fijos correspondiente a la parte proporcional del periodo. Se calcula con la fórmula: Gasto por depreciación = (costo de adquisición valor de rescate) vida útil El registro se realiza con un cargo a la cuenta de gasto y un abono a la cuenta del activo fijo en cuestión, que puede ser depreciación acumulada de equipo de oficina. 18 D.R. Universidad TecMilenio 9

10 Balanza de comprobación ajustada Una vez registrados los asientos de ajuste en el diario general y el mayor general se procede a elaborar la balanza de comprobación Sapapo, S.A. Balanza de comprobación 31 de diciembre de 20 ajustada, cuyo objetivo es el mismo que el de la balanza de comprobación antes de ajustes, verificar que la suma de los saldos deudores sea igual a la Gasto de depreciación suma de los saldos acreedores Gasto de materiales Gasto de seguros de todas las cuentas. Cuenta Debe Haber Bancos 50,000 Cuentas por cobrar 68,000 Materiales 42,000 Seguro pagado por anticipado 8,800 Equipo de oficina 435,000 Depreciación acumulada de equipo de oficina 95,000 Cuentas por pagar 15,800 Sueldos y salarios por pagar Honorarios no devengados 25,000 Javier Villarreal, cuenta de capital 290,000 Javier Villarreal, retiros 52,000 Honorarios devengados 630,000 Gasto de sueldos y salarios 255,000 Gasto de alquiler 55,000 Gasto de servicios públicos 37,950 Gastos diversos 52,050 Totales 1,055,800 1,055, Cierre Los registros contables son la base para una generación adecuada de los estados financieros que sirven para la toma de decisiones en las empresas. El catálogo de cuentas especifica qué se debe registrar en cada cuenta. Se lleva un diario general y un mayor general, del cual se genera la balanza de comprobación; sin embargo, es necesario hacer ajustes para registrar correctamente los ingresos y los gastos del periodo, para finalmente obtener la balanza de comprobación ajustada. Hasta aquí no se ha generado ningún estado financiero para tomar decisiones, Cómo se elaboran dichos estados financieros? esto lo veremos en el tema siguiente. 20 D.R. Universidad TecMilenio 10

11 Referencias bibliográficas Libro de texto Guajardo, G. (2008). Financiera (5ª Ed.). México: Mc Graw Hill. ISBN: Capítulo 3. Registro de transacciones. Capítulo 4. Ajustes. 21 Créditos Diseño de contenido: LCP. Alfonso Guadalupe Hernández Virgen, MA Coordinador académico del área: Lic. José de Jesús Romero A., MC y MED Edición de contenido: Lic. Myrna Guadalupe Ibarra Briceño Edición de texto: Lic. Francisco Javier Vernis Vega Diseño Gráfico: Ing. Nuria Aguirre Villalobos 22 D.R. Universidad TecMilenio 11

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